Was tun, wenn der Kunde seine Rechnung nicht zahlt?

Die meisten Unternehmer, Unternehmerinnen und Selbständigen werden früher oder später vor diesem Problem stehen: Ein Kunde zahlt seine Rechnung einfach nicht. Auch wenn es unangenehm ist, sollten Sie unbedingt handeln, denn wenn ein Kunde seine Rechnung nicht zahlt, wirkt sich dies unter anderem auf Ihre finanzielle Liquidität aus.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie am besten vorgehen, wenn einer Ihrer Kunden seine Rechnung nicht zahlt.

Warum zahlt der Kunde seine Rechnung nicht?

Bevor Sie rechtliche Wege einschlagen, um Ihr Geld einzutreiben und somit womöglich Ihre Kundenbeziehung gefährden, versuchen Sie zunächst herauszufinden, warum genau Ihr Kunde seine Rechnung nicht zahlt.

1. Der Kunde hat gerade kein Geld und kann seine Rechnung nicht zahlen

Natürlich kann es immer mal vorkommen, dass ein Kunde oder eine Kundin gerade nicht liquide ist und die Rechnung schlichtweg aus Geldmangel nicht zahlt. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Rechnung zu begleichen und die Kundenbeziehung aufrecht zu halten oder vielleicht sogar zu verbessern.

Zum einen könnten Sie Ihrem Kunden eine Ratenzahlung anbieten. Dabei zahlt der Kunde die Rechnung nicht sofort vollständig, sondern kann diese über einen längeren Zeitraum mit kleineren Beträgen begleichen.

Zum anderen können Sie ihm natürlich einen Zahlungsaufschub gewähren, um Ihrem Kunden in schwierigen Zeiten entgegenzukommen. Besonders bei saisonbedingten Schwankungen kann dies eine nette Geste sein, die Ihre Kundenbeziehung bestärkt.

2. Der Kunde ist mit der Rechnung oder Ware nicht einverstanden und will nicht zahlen

Ein weiterer Grund, warum ein Kunde eine Rechnung nicht zahlt, wäre, dass er mit dieser oder der darauf berechneten Ware oder Dienstleistung nicht einverstanden ist. Möglicherweise zahlt der Kunde auch wegen Mängeln an der Lieferung die Rechnung nicht.

Hier empfiehlt es sich, das persönliche Gespräch zu suchen, um herauszufinden, warum genau Ihr Kunde seine Rechnung nicht zahlt. Stimmt etwas mit der Rechnung nicht, berichtigen Sie sie und stellen sie neu aus. Bezahlt der Kunde die Rechnung wegen bestimmter Mängel am Produkt nicht, kommen Sie ihm gegebenenfalls entgegen und bieten Sie ihm eine Erstattung oder Austausch an.

Tipp: Versuchen Sie nicht, um alles in der Welt Ihren Kunden von seinem Unrecht zu überzeugen. Vielleicht bekommen Sie diesmal Ihr Geld, verlieren dafür aber einen potentiellen Langzeitkunden.

So gehen Sie vor, wenn ein Kunde eine Rechnung nicht zahlt

1. Kunde zahlt nicht: Zahlungserinnerung

Bevor Sie Ihren Kunden mit Mahnungen und Klagen verschrecken, erinnern Sie Ihn zunächst freundlich an seine offene Rechnung. Möglicherweise hat er einfach vergessen, die Rechnung zu bezahlen.

Formulieren Sie hierzu einfach ein paar nette Sätze, die auf den ausstehenden Betrag hinweisen. Merken Sie aber unbedingt an, dass Ihr Kunde im Zahlungsverzug steht und das Zahlungsziel überschritten hat. Setzen Sie idealerweise ein neues Zahlungsziel.

Rechtlich hat eine Zahlungserinnerung den gleichen Stellenwert wie eine Mahnung.

2. Kunde zahlt nicht: Mahnung

Reagiert der Kunde nicht auf Ihre Zahlungserinnerung und hat die Rechnung immer noch nicht bezahlt, so können Sie ein (außergerichtliches) Mahnverfahren einleiten. In Ihrer Mahnung schildern Sie sachlich und neutral die Dringlichkeit der Zahlung.

Wenn ein Kunde eine Rechnung nicht zahlt, besteht das außergerichtliche Mahnverfahren in der Regel aus drei Stufen, bevor weitere, rechtliche Schritte eingeleitet werden. Ihr Tonfall wird dabei von Mahnung zu Mahnung eindringlicher. Da Ihr Kunde schon seit der ersten Zahlungserinnerung in Zahlungsverzug steht, können Sie ihm nun außerdem Verzugszinsen bzw. Mahngebühren berechnen.

3. Kunde zahlt trotz Mahnung nicht: Gerichtliches Mahnverfahren

In den allermeisten Fällen werden Rechnungen spätestens nach der ersten oder zweiten Mahnung beglichen. Zahlt ein Kunde aber trotz Mahnung nicht, sollten Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.

Dafür füllen Sie einen offiziellen Mahnvordruck aus und senden ihn an den Geschäftssitz des zuständigen Mahngerichts. Dieses prüft Ihren Mahnbescheid auf Richtigkeit und schickt ihn dann an Ihren Kunden.

Nun kann Ihr Kunde die Rechnung begleichen, den Mahnbescheid ignorieren oder Widerspruch einlegen. Widerspricht Ihr Kunde nicht, können Sie ggf. einen Gerichtsvollzieher mit dem Einzug beauftragen. Ein Widerspruch führt dagegen zwangsläufig zu einer offiziellen Gerichtsverhandlung und Sie sollten einen Anwalt einschalten.

Beachte: Für den Mahnbescheid fallen Kosten an, die Sie zunächst vorstrecken müssen. Diese richten sich nach dem Betrag der offenen Rechnung.

Kunde zahlt nicht: Inkasso - eine Alternative zum gerichtlichen Mahnverfahren

Wenn ein Kunde seine Rechnung auch trotz Mahnung nicht zahlt, Sie ein gerichtliches Mahnverfahren aber vermeiden möchten, haben Sie noch die Möglichkeit ein Inkasso Unternehmen einzuschalten. Dieses „kauft” Ihnen die Forderung, also die offene Rechnung ab und treibt den zu zahlenden Betrag selbst beim Kunden ein.

Somit sparen Sie sich ein kostspieliges Gerichtsverfahren, bekommen aber dennoch zumindest einen Teil des Rechnungsbetrages über den Inkasso Verkauf zurück.

Offene Rechnungen immer im Blick mit SumUp Rechnungen

Um all Ihre Rechnungen und deren Bezahlstatus im Blick zu haben, empfiehlt es sich, ein einfaches, intuitives Rechnungsprogramm zu nutzen. Mit SumUp Rechnungen können Sie den Bezahlstatus Ihrer Rechnungen jederzeit überprüfen. Eine Rechnung wird automatisch als bezahlt markiert, wenn Sie über den Zahlungslink beglichen wird.

Überschreitet eine offene Rechnung das Zahlungsziel, wird diese direkt als überfällig markiert und Sie wissen, dass Sie Ihren Kunden diesbezüglich einmal kontaktieren sollten. So haben sie immer einen aktuellen Überblick über Ihre offenen, bezahlten sowie überfälligen Rechnungen und können schnellstmöglich handeln.