Mahnung Vorlage – Eine professionelle Mahnung schreiben

Nicht jeder Kunde zahlt pünktlich. Darum sollten wissen, was zu tun ist, wenn Kunden Ihre Rechnung nicht bezahlen und wie Sie eine professionelle Mahnung schreiben.

Deshalb geben wir Ihnen hier Tipps und Tricks für eine professionelle Mahnvorlage, die Sie einfach anpassen und bei Bedarf an Ihre Kunden senden können.

1. Mahnung Vorlage – Wann und wie oft sollten Sie eine Mahnung schreiben?

Die erste Frage, die sich viele Unternehmer stellen ist: Wann sollte man eine erste Mahnung schreiben? Nach zwei Wochen? Nach drei Wochen?

Eine gesetzliche Regelung dazu gibt es nicht. Wichtig ist, dass Sie auf Ihrer Rechnung eine Zahlungsfrist angeben – üblich ist eine 4-wöchige Zahlungsfrist. Dann weiß Ihr Kunde nicht nur, wann der Rechnungsbetrag fällig ist: Sie wissen auch, wann Sie die 1. Mahnung schreiben sollten. Nämlich dann, wenn die Zahlungsfrist verstrichen ist.

Eingebürgert hat sich folgender Mahnvorgang:

1. Zahlungserinnerung

2. Erste Mahnung

3. Zweite Mahnung

4. Dritte Mahnung

Es werden in der Regel also drei Mahnungen geschrieben, bevor weitere Konsequenzen in Betracht gezogen werden, z.B. der Gang zum Anwalt oder die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens.

2. Mahnung Vorlage – Welche Informationen gehören in eine Mahnung?

Wir haben es bereits angesprochen: Wird eine Rechnung nicht innerhalb der Zahlungsfrist beglichen, sollten Sie eine Mahnung schreiben. Nun stellt sich Ihnen vermutlich die Frage: Welche Informationen sollte eine Mahnung – bzw. eine Vorlage für Mahnungen – konkret beinhalten?

Mahnung Vorlage: Diese 8 Punkte sollte Ihre Mahnung enthalten:

• Dokumententitel „Mahnung“

• Datum der Mahnung

• Ihre Anschrift

• Anschrift des Kunden

• Freitext mit Aufforderung zur Zahlung

• Die Mahnung betreffende Produkte / Leistungen

• Verweis auf Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag

• Neues Zahlungsziel

Wie Sie sehen, ist es wichtig, dass in Ihrer Mahnungsvorlage bestimmte Informationen wie eine konkrete Zahlungsaufforderung, eine neue Zahlungsfrist und eine Referenz / Verweis zur entsprechenden Rechnung angeführt sind.

3. Mahnung Vorlage – Wie formuliert man eine Mahnung professionell?

Sie wissen selber: Der Ton macht die Musik. Auch bei Mahnungen ist das nicht anders. Ihnen geht es ja nicht nur darum, dass Ihr Kunde bezahlt, sondern auch darum, die Kundenbeziehung nicht unnötig negativ zu belasten. Daher gilt immer: Bleiben Sie höflich und sachlich - auch wenn Sie eine Mahnung schreiben müssen. Um Ihnen die Formulierung Ihrer Mahnungen zu erleichtern, haben wir hier drei Textvorschläge für Ihre Mahnungsvorlage vorbereitet:

Erste Mahnung: Vorlage

Sehr geehrter Herr XYZ,

nach Überprüfung aller Zahlungseingänge ist uns aufgefallen, dass Sie Ihre Rechnung (Nr. XYZ) noch nicht beglichen haben. Vermutlich haben Sie nur vergessen, den Betrag von XYZ zu begleichen. Wir bitten Sie daher darum, den Rechnungsbetrag bis zum XYZ zu zahlen.

Mit freundlichen Grüßen,

XYZ

Zweite Mahnung: Vorlage

Sehr geehrte Frau XYZ,

bis zum heutigen Datum konnten wir noch keinen Zahlungseingang der Rechnung Nr. XYZ über den fälligen Betrag von XYZ feststellen. Bitte begleichen Sie die Rechnung bis zum XYZ und überweisen den Rechnungsbetrag auf das angegebene Geschäftskonto.

Mit freundlichen Grüßen,

XYZ

Dritte Mahnung: Vorlage

Sehr geehrter Herr XYZ,

Ihre Zahlung für Rechnung Nr. XYZ ist immer noch ausstehend. Bitte begleichen Sie den ausstehenden Rechnungsbetrag unverzüglich. Sollten wir bis XYZ keinen Zahlungseingang verzeichnen können, sehen wir uns gezwungen, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.

Mit freundlichen Grüßen,

XYZ Der Ton Ihrer Mahnungsvorlage sollte mit jeder Mahnstufe dringlicher werden. Hat Ihr Kunde auch nach der zweiten Mahnung nicht bezahlt, solltest du in deiner dritten und letzten Mahnung Konsequenzen ankündigen – das gerichtliche Mahnverfahren. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre letzte Mahnung schreiben sollten.