So schreiben Sie eine Rechnung auf Englisch
Haben Sie internationale Kunden, die Sie auffordern, die Rechnung bitte auf Englisch zu erstellen, aber sind Sie sich unsicher, wie genau diese Rechnung in englischer Sprache aussehen soll? Kein Problem, wir helfen Ihnen gerne und fassen für Sie zusammen, was Sie beim Rechnung schreiben auf Englisch beachten müssen und stellen Ihnen sogar ein Muster zur Verfügung.
Wenn Sie international aktiv sind, ist das meistens ein Zeichen dafür, dass Ihr Geschäft erfolgreich ist und über die Grenzen Deutschlands hinaus wächst. Ein wachsendes Unternehmen ist wahrscheinlich genau das, was Sie wollen, bringt aber auch einige Herausforderungen mit sich, zum Beispiel das Rechnungen schreiben auf Englisch.
Ihren englischsprachigen bzw. internationalen Kunden sollten Sie selbstverständlich keine Rechnung auf Deutsch zukommen lassen, damit diese das Dokument auch verstehen. Kundenkommunikation ist das A und O für Selbstständige, weshalb Sie immer darauf achten sollten, dass Sie mit Ihren Auftraggebern in einer Sprache kommunizieren, der diese mächtig sind.
Tipps und Tricks beim Rechnung ausstellen auf Englisch
Haben Sie Auftraggeber, die Ihre Rechnung auf Englisch anfordern, müssen Sie in erster Linie beachten, dass das Dokument die Richtlinien des Finanzamts erfüllt. Natürlich müssen alle in Deutschland gesetzlich festgelegten Pflichtangaben enthalten und die Übersetzung sollte korrekt sein, damit keine Missverständnisse aufkommen und Ihr Auftraggeber eventuell verwirrt ist und nachhaken muss.
Beachten sollten Sie, dass Sie bei Kunden aus dem Ausland das Reverse-Charge Verfahren bei der Rechnung auf Englisch anwenden können, wenn Sie und Ihr Auftraggeber nicht Kleinunternehmer sind.
Übersetzungen beim Rechnungen ausstellen auf Englisch
Natürlich sollten Sie alle Begriffe auf Englisch übersetzen, hierzu gehören auch Ihre Produkte und Dienstleistungen. Sie können hierfür zum Beispiel Wörterbücher benutzen. Wir empfehlen Ihnen, sich nicht nur auf Google Translate zu verlassen, sondern mehrere Quellen und (Online-)Übersetzungstools zu prüfen. Außerdem könnten Sie die Rechnung von einem Muttersprachler überprüfen lassen, wenn Sie unsicher sind. Hier eine kleine Vokabelliste für Sie mit den Begriffen, die auf jeder Rechnung zu finden sind:
Rechnung: Invoice
Rechnungsnummer: Invoice No.
Rechnungsdatum: Invoice Date
Liefer-/Leistungsdatum: Delivery Date
Zahlungsziel: Due Date
Kundennummer: Costumer No.
Gesamtsumme: Total
Umsatzsteuer: VAT
Umsatzsteuernummer: VAT No.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: VAT ID
Produktbeschreibung: Product Description
Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm einfach auf englisch schreiben
Ein gutes Rechnungsprogramm wie SumUp Rechnungen kann Ihnen Zeit und Mühen ersparen und Übersetzungsfehlern vorbeugen, wenn Sie eine Rechnung auf englisch ausstellen müssen.
Bei der Rechnungsstellung in SumUp Rechnungen können Sie ganz einfach per Drop-Down Menü wählen, in welcher Sprache Ihre Rechnung erstellt werden soll. Somit werden alle wichtigen Begriffe automatisch übersetzt und Sie müssen lediglich Ihre Kunden- und Produktdaten eingeben.
Akzeptiert das Finanzamt die Rechnung auf Englisch?
Grundsätzlich akzeptieren mittlerweile immer mehr Finanzämter in Deutschland auch Rechnungen auf Englisch. Generell gilt aber Deutsch als Amtssprache laut der Abgabenordnung, deshalb könnte das Finanzamt eine deutsche Übersetzung anfragen. Um ganz sicherzugehen, dass das Ihr Finanzamt später zusätzliche Unterlagen einfordert, erstellen Sie die Rechnung am besten einmal auf Englisch und einmal auf Deutsch. Die englische Version der Rechnung schicken Sie an Ihren Kunden. Die deutsche sowie die englische Rechnung legen Sie dann in Ihren Buchhaltungsunterlagen zusammen ab, so dass sie einander zugeordnet werden können. Wichtig ist, dass beide Dokumente den gleichen Inhalt haben und sich eben nur durch ihre Sprache unterscheiden. Auch die Rechnungsnummer ist in der deutschen und englischen Rechnung identisch.