Rechnungen ins Ausland (EU & Drittland) schreiben

Schon die alten Römer haben fleissig international Handel getrieben und ihre Waren um den halben Erdball verschickt. Und heute? Ist die Welt noch viel vernetzter.

Vielleicht haben ja auch Sie Kunden in der Schweiz oder den USA und müssen nun zum ersten Mal eine Rechnung ins EU Ausland oder Drittland stellen? Erfahren Sie hier, welche Regelungen zur Rechnungsstellung Sie dabei beachten sollten.

Einführung: Wie stelle ich Rechnungen ins Ausland richtig?

Bisher haben Sie als in Deutschland ansässiger Unternehmer wahrscheinlich in erster Linie Rechnungen an Kunden in Deutschland geschrieben. Das ist der Standardfall – und damit kennen Sie sich vermutlich schon bestens aus. Etwas anders verhält es sich beim Rechnung schreiben ins Ausland.

Rechnungen ins Ausland stellen: Die Krux mit dem "Leistungsort"

Um die umsatzsteuerlichen Regelungen mit EU-Ländern und Drittländern zu verstehen, müssen Sie eines wissen: Umsatzsteuer muss prinzipiell immer in dem Land erbracht werden, in dem der Leistungsort liegt.

Im Regelfall entspricht der Leistungsort Ihrem Unternehmenssitz in Deutschland. Die Ware oder Dienstleistung ist also auch in Deutschland umsatzsteuerpflichtig – sprich, Sie führen die Umsatzsteuer an das deutsche Finanzamt ab.

Schreiben Sie eine Rechnung an einen Kunden ins Ausland, kann sich der Leistungsort aber verschieben. Und dann ist die Sache mit der Umsatzsteuer etwas komplizierter. Grundsätzlich wird nun erst einmal zwischen Rechnungen ins EU Ausland und Rechnungen in Drittländer unterschieden.

Rechnung schreiben ins Ausland: EU

Verkaufen Sie Produkte oder Leistungen an einen Kunden im EU-Ausland – z.B. nach Österreich, Italien, Frankreich etc. – gelten folgende Regelungen beim Rechnung schreiben:

1. Sie beide sind Regelunternehmer

Ein Regelunternehmer ist ein Unternehmer, der Umsatzsteuer an das Finanzamt abführt, also im Besitz einer Umsatzsteuer-ID ist.

Sind Sie selbst Regelunternehmer und verkaufen Ihre Produkte oder Leistungen an einen anderen Regelunternehmer im EU Ausland, verschiebt sich der Leistungsort von Ihnen zu Ihrem Kunden.

Normalerweise müssten Sie nun Umsatzsteuer in dem Land entrichten, in dem Ihr Kunde seinen Unternehmenssitz hat. Das wäre äußerst mühsam. Aus diesem Grund hat man innerhalb der EU das so genannte Reverse-Charge Verfahren eingeführt.

Rechnung ins Ausland: Das Reverse-Charge Verfahren

Im Rahmen des Reverse-Charge Verfahren wird die Umsatzsteuerschuldnerschaft einfach umgedreht: Nicht du, sondern dein Kunde muss die Umsatzsteuer statt dir an sein Finanzamt entrichten. Du bist sozusagen "fein raus" - und stellst eine Rechnung ins EU Ausland ohne Umsatzsteuer aus.

Damit das Reverse-Charge Verfahren durchgeführt werden kann, gelten für Reverse-Charge Rechnungen bestimmte Regelungen. So eine Rechnung sollte unter anderem folgende Angaben enthalten:

• Ihre Umsatzsteuer ID

• Die Umsatzsteuer ID Ihres Kunden

• der Hinweis „Reverse-Charge Verfahren“

Besonders wichtig: Sie müssen Ihre Rechnung ins EU Ausland ohne Umsatzsteuer ausstellen. Denn würden Sie Umsatzsteuer auf der Rechnung anführen, müsste Ihr Kunde ja zweimal Umsatzsteuer zahlen: Einmal an Sie und einmal an sein Finanzamt.

2. Sie sind Regelunternehmer, Ihr Kunde aber nicht

Sind Sie Regelunternehmer und verkaufen Ihre Leistungen oder Produkte an eine Privatperson oder einen Kleinunternehmer, verschiebt sich der Leistungsort nicht. Ihr Umsatz ist also nach wie vor in Deutschland steuerpflichtig.

Sie müssen auf Ihrer Rechnung dann also ganz normal die deutsche Umsatzsteuer anführen. Hierzu gibt es allerdings noch verschiedene Sonderreglungen, wenn Sie regelmäßig in ein anderes EU Land Ware versenden (Lieferschwelle).

Hinweis: Bei der Erstellung von Dienstleistungen in Zusammenhang mit Telekommunikation, Rundfunk, Fernsehen und Elektronik für eine Privatperson im EU-Ausland gilt eine besondere Regelung: Das so genannte Mini-One-Stop-Shop Verfahren (MOSS). In diesem Fall muss auf der Rechnung die jeweilige Umsatzsteuer des Empfängerlandes angeführt werden. Außerdem müssen Sie eine besondere Form der Umsatszteuer(an)meldung abgeben.

3. Sie sind Kleinunternehmer

Sind Sie selbst Kleinunternehmer – führen also keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab – dürfen Sie nie Umsatzsteuer auf Ihrer Rechnung anführen. Das gilt auch beim Rechnung schreiben an einen Kunden im EU-Ausland – egal ob er Regelunternehmer, Kleinunternehmer oder Privatperson ist.

Das bedeutet: Sie stellen auch für Ihre Kunden im EU-Ausland eine ganz normale, umsatzsteuerfreie Kleinunternehmerrechnung aus.

Rechnungen schreiben ins Ausland: Drittland

Was aber, wenn Sie Produkte oder Leistungen an einen Kunden in einem Drittland verkaufen? Also zum Beispiel eine Rechnung in die Schweiz oder in die USA? Gibt es hier eine besondere Umsatzsteuer, die es bei Rechnungen an ein Drittland zu beachten gilt?

In manchen Fällen schon - denn auch für Rechnungen in ein Drittland gelten besondere Regelungen:

1. Sie beide sind Regelunternehmer

Auch hier gilt: Der Leistungsort verschiebt sich zu Ihrem Kunden im Ausland und Ihre Rechnung ist umsatzsteuerfrei. Es handelt sich dabei um eine Ausfuhrlieferung bzw. grenzüberschreitende Dienstleistung, die durch einen Ausfuhrnachweis vom Zoll bzw. einer beauftragten Spedition bestätigt werden muss.

Möglicherweise müssen Sie Ihre Lieferung oder Leistung im Empfängerland versteuern. Mit vielen Drittländern sind jedoch Vereinbarungen ähnlich dem Reverse-Charge Verfahren getroffen, z.B. bei einer Rechnung in die Schweiz. Somit muss Ihr Kunde und nicht Sie die Umsatzsteuer abführen.

Egal, ob es sich in Ihrem Fall um eine Rechnung in die USA, die Schweiz oder ein anderes Drittland handelt: Erkundigen Sie sich am besten im Vorhinein über die Bestimmungen des entsprechenden Drittlandes (Stichwort: Umsatzsteuer Drittland).

2. Sie sind Regelunternehmer, Ihr Kunde aber nicht

In diesem Fall bleibt der Leistungsort wiederum Deutschland und Sie müssen die deutsche Umsatzsteuer (19% oder 7%) auf Ihrer Rechnung in das Drittland anführen.

3. Sie sind Kleinunternehmer

Sind Sie selbst Kleinunternehmer gilt auch hier: Sie dürfen beim Rechnung schreiben nie Umsatzsteuer anführen. Deine Rechnung in ein Drittland ist hier also auch ohne Umsatzsteuer auszustellen.

Rechnungen schreiben mit einem Rechnungsprogramm

Wie Sie sehen, ist die Rechnungsstellung im Allgemeinen und besonders bei Rechnungen ins Ausland nicht immer ganz einfach. Ein Rechnungsprogramm wie SumUp Rechnungen bietet Ihnen eine einfache, rechtskonforme Rechnungsvorlage, auch für Rechnungen ins Ausland. Hier klicken Sie sich einfach durch die Angabenfelder und wählen den entsprechenden Steuersatz aus.

Mit einem Rechnungsprogramm beugen Sie Fehlern in der Rechnungsstellung vor und schreiben schnell und von überall Ihre Rechnungen an Ihre Kunden im EU-Ausland oder Drittland.