Wie lange kann man rückwirkend eine Rechnung schreiben?

„Ohne Rechnung, kein Geld.“ Haben Sie diesen Satz auch schonmal gehört? Und vielleicht sogar weiche Knie bekommen, weil Sie eine Leistung erbracht, aber die Rechnung dafür noch nicht ausgestellt haben?

Keine Sorge: Du kannst eine Rechnung auch rückwirkend ausstellen. Bleibt nur noch die Frage, wie lange du dafür Zeit hast. Genau das klären wir in diesem Artikel.

Wie lange kann eine Rechnung rückwirkend gestellt werden?

Die gute Nachricht gleich zu Beginn: Es gibt keine Verjährung, wenn Sie eine Rechnung rückwirkend stellen möchten.

Sie können also immer rückwirkend eine Rechnung schreiben – egal, wie lange die Erbringung der Leistung bzw. die Lieferung des Produkts her ist. Wichtig ist vor allem, dass Sie nachweisen können, dass Sie die Leistung tatsächlich erbracht haben.

Doch jetzt kommt das große „Aber“: Zwar können Sie Ihrem Kunden rückwirkend eine Rechnung ausstellen und schicken; doch das bedeutet nicht, dass Ihr Kunde noch verpflichtet ist, die Rechnung zu bezahlen.

Denn bei der Zahlungspflicht Ihres Kunden gibt es durchaus eine Verjährung.

Verjährungsfrist: Ab wann muss mein Kunde nicht mehr bezahlen?

Das ist jetzt also die entscheidende Frage: Wie lange ist Ihr Kunde verpflichtet, eine Rechnung zu bezahlen? In der Regel – wenn Sie also nichts anderes mit Ihrem Kunden vereinbart haben – liegt der Zeitraum für die Zahlungspflicht bei drei Jahren. Danach ist Ihr Kunde nicht mehr zur Zahlung verpflichtet.

Hinweis: Wir sprechen hier zwar von drei Jahren, doch das ist etwas ungenau. Es handelt sich nämlich gar nicht um einen Stichtag, also NICHT um genau drei Jahre nach dem Leistungsdatum. Ganz genau gesagt: Ihr Kunde ist nach Ablauf des dritten Jahres nach Leistungserbringung nicht mehr verpflichtet zu bezahlen.

Beispiel: Stefan ist Fotograf und hat für Tim und Johanna am 15. Juli 2017 ein Paarshooting gemacht. Die Zahlungspflicht verjährt NICHT am 15. Juli 2020, sondern am Ende des dritten Jahres, also am 31. Dezember 2020.

Kann ich eine Rechnung rückwirkend ändern?

Auch hier können wir Sie beruhigen: Ja, die Korrektur einer Rechnung ist rückwirkend möglich.

Damit Ihre Buchhaltung sauber und nachvollziehbar bleibt, stornieren Sie die bereits ausgestellte Rechnung zunächst, indem Sie eine Gutschrift dafür ausstellen. Dann schreiben Sie eine neue, korrekte Rechnung und schicken diese Ihrem Kunden.

Kleiner Tipp: Bevor Sie mit dem Stornieren und erneuten Ausstellen der fehlerhaften Rechnung loslegen, kontaktieren Sie Ihren Kunden und geben ihm bzw. ihr kurz Bescheid. Dann wundert er bzw. sie sich nicht, wenn er/sie eine Gutschrift und neue Rechnung zugeschickt bekommt.

Spezialfall: Kann ich Umsatzsteuer rückwirkend in Rechnung stellen?

Sie haben zu spät gemerkt, dass sie nicht mehr in die Kleinunternehmerregelung fallen und haben fälschlicherweise Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausgestellt? Eins ist sicher: Sie schulden dem Finanzamt die Steuer.

Option 1: Wenn Sie es finanziell verkraften können und Ihre Kunden nicht um eine Nachzahlung bitten möchten, müssen Sie die Umsatzsteuer aus den gezahlten Beträgen herausrechnen und ans Finanzamt abführen.

Option 2: Tatsächlich können Sie auch hier die Rechnungen per Gutschrift stornieren und in der korrigierte Rechnungen die Umsatzsteuer rückwirkend in Rechnung stellen.

Achtung: Das verpflichtet Ihre Kunden nicht, den Umsatzsteuerbetrag auch tatsächlich nachzuzahlen. Denn vor Gericht können sie berechtigterweise argumentieren, dass die ursprünglich vereinbarte Summe als Bruttobetrag ausgewiesen wurde, was bedeutet, dass die USt inbegriffen ist.

Unser Tipp: Vielleicht kontaktieren Sie Ihre Kunden einfach und finden heraus, ob sie bereit sind, die Umsatzsteuer nachzuzahlen. Gerade wenn dein Kunde selbst steuerpflichtiger Unternehmer ist, hast du da gute Chancen, denn dieser kann die Umsatzsteuer dann einfach vom Finanzamt als Vorsteuer zurückfordern und hat dadurch keine zusätzlichen Kosten.

Tipp: Mit einem Rechnungsprogramm auf der sicheren Seite

Wir können es gar nicht oft genug sagen: Ob es nun um das Schreiben einer Rechnung, eine Rechnungskorrektur oder ganz allgemein darum geht, Ihre Buchhaltung in den Griff zu bekommen – das Investieren in ein Rechnungsprogramm lohnt sich!

Mit SumUp Rechnungen schreiben Sie eine Rechnung in unter einer Minute – sowohl per Computer als auch per Mobilgerät –, können diese in wenigen Klicks korrigieren,

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