Rechnung schreiben fürs Taxi: Krankenfahrten, Personenbeförderung & Co.

Sie bringen Ihre Mitmenschen gerne sicher und bequem von A nach B? Darauf können Sie stolz sein, denn bei Ihnen im Taxi können Fahrgäste sich zurücklehnen und kommen unkompliziert an ihr Ziel. Und das i-Tüpfelchen: Ab und zu kommen Sie mit Ihren Kunden nett ins Gespräch.

Doch dann kommt der Papierkram und nimmt Ihnen den Wind aus den Segeln. Das muss aber nicht sein: Wir erklären Ihnen, wie Sie korrekt und effizient Rechnungen und Buchhaltung für Ihr Taxi verwalten.

Eine Krankenfahrt mit dem Taxi richtig abrechnen

Ein spezieller Fall in der Personenbeförderung mit dem Taxi ist die Krankenfahrt. Im Gegensatz zur Rettungsfahrt oder dem Krankentransport findet dabei keine medizinische Versorgung während des Transports statt.

Solche Leistungen werden zum Teil (oder manchmal auch komplett) von der Krankenkasse übernommen; die Abrechnung der Krankenfahrten mit Ihrem Taxi, also den Papierkram, übernehmen jedoch Sie als Beförderer bzw. Transporteur.

Wichtige Regelungen für die Erstattung von Krankenfahrten

Eine Krankenfahrt ist aus bürokratischer Sicht kein einfaches Anliegen. Daher sollten Sie folgende Punkte beachten, bevor Sie loslegen:

• Sie benötigen ein gültiges Institutionskennzeichen (IK). Falls Ihr Unternehmen mehrere Filialen bzw. Zweigstellen hat, benötigt jede Filiale/Zweigstelle ein eigenes Institutionskennzeichen.

• Für die Abrechnung von Krankenfahrten per Taxi müssen Sie außerdem die für die jeweilige Fahrt entsprechenden Positionsnummern verwenden, welche Sie im Positionsnummernverzeichnis finden.

• Die Tarife für Krankenfahrten, welche die Krankenkassen bereit sind zu übernehmen, variieren je nach Region und Krankenkasse. Informieren Sie sich dazu am besten im Voraus bei verschiedenen Krankenkassen. Sollte der Tarif einer bestimmten Kasse sich nicht lohnen, können Sie Aufträge für Krankenfahrten auch ablehnen.

• Krankenfahrten werden nur dann vollständig von der Krankenkasse erstattet, wenn Sie die ökonomisch kürzeste Strecke gefahren sind. Das wird von den Krankenkassen meist anhand eines Routenplaners wie Google Maps nachgeprüft.

Sie sehen, es gibt beim Thema Krankenfahrten mit dem Taxi genaue Regelungen. Daher lohnt es sich, diese Leistungen gut vorbereitet anzugehen. Wenn es dann tatsächlich zu einer Krankenfahrt kommt, gehen Sie am besten folgendermaßen vor:

1. Verordnung zur Krankenbeförderung prüfen

Vor Fahrtbeginn sollten Sie nach dem Krankenbeförderungsschein fragen, der vom Arzt ausgestellt wurde. Bei einer ambulanten Behandlung benötigt der Patient auf dem Formular zusätzlich zur ärztlichen Verordnung auch die Genehmigung der Krankenkasse. Prüfen Sie den Krankenbeförderungsschein daher gründlich.

2. Patient um Zuzahlung bitten

Nach der Fahrt bitten Sie den Fahrgast darum, den gesetzlichen Eigenanteil zu zahlen. Die Höhe dieser Zuzahlung liegt bei 10 % der Beförderungskosten, aber mindestens 5 € und maximal 10 €. Liegt der Gesamtpreis der Fahrt unter 5 €, muss der Patient die komplette Summe selbst übernehmen.

Beispiel 1: 

Die Krankenfahrt kostet 40 Euro. Die Zuzahlung liegt dann bei 5 Euro, weil 10 % nur 4 Euro wären, was unter dem Mindestbetrag des Eigenanteils liegen würde.

Beispiel 2: 

Die Krankenfahrt kostet 80 Euro. Die Zuzahlung liegt dann bei 8 Euro (10 %).

Beispiel 3: 

Die Krankenfahrt kostet 130 Euro. Die Zuzahlung liegt dann bei 10 Euro, weil 10 % 13 Euro wären, was den Höchstbetrag des Eigenanteils übersteigen würde.

Hinweis: Hat ein Patient die gesetzliche Belastungsgrenze erreicht, fällt die Zuzahlung komplett weg.

3. Krankenbeförderungsschein ausfüllen und bestätigen lassen

Nach der Fahrt tragen Sie die Informationen zur Fahrt in den Krankenbeförderungsschein ein und lassen den Patienten diese mit Datum und Unterschrift bestätigen.

4. Krankenbeförderungsschein bei der Krankenkasse einreichen

Danach reichen Sie den Krankenbeförderungsschein bei der Krankenkasse Ihres Fahrgastes ein, da diese für die Kostenübernahme von Krankenfahrten zuständig sind.

Immer und überall Rechnung schreiben – auch vom Taxi aus

Wir haben auch eine gute Nachricht: „Normale“ Taxifahrten, bei denen Sie keine Patienten transportieren, lassen sich viel einfacher abrechnen – vor allem, wenn Sie eine Buchhaltungssoftware fürs Taxi nutzen. :)

Möchte Ihr Kunde eine Rechnung, können Sie diese in einem modernen Rechnungsprogramm per App auf Ihrem Mobilgerät in wenigen Fingertipps erstellen und verschicken – noch während er in Ihrem Taxi sitzt. Das Gleiche gilt übrigens auch für Angebote, falls Kunden vorab eins bekommen möchten.

Haben Sie mehrere Mitarbeiter, können diese ebenfalls per Smartphone oder Tablet vom Taxi aus eine Rechnung oder ein Angebot schreiben. Denn alle Daten und Dokumente werden in Echtzeit auf allen Geräten synchronisiert und sind in der Cloud sicher gespeichert.

Außerdem sparen Sie Zeit, da Sie Kunden- und Dienstleistungsdaten abspeichern und in Sekundenschnelle in eine Rechnung einfügen können.