Rechnungsprogramm vs. Rechnung schreiben mit Word oder Excel

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen,

• welche Vorteile die Nutzung eines einfachen Rechnungsprogramms gegenüber Word oder Excel bietet,

• warum Sie mit einem Rechnungsprogramm schneller Rechnungen schreiben können,

• wie Sie Zahlungen einfacher und übersichtlicher verwalten,

• wie Sie mehr Umsatz machen und schneller bezahlt werden.

Die erste Rechnung schreiben ist für viele Unternehmer ein besonderer Moment. Denn das bedeutet: Die Mühe hat sich gelohnt - und die Kasse klingelt! Aber wie schreibt und verwaltet man als Unternehmer seine Rechnungen am besten?

Zur Wahl stehen Word und Excel oder ein professionelles Rechnungsprogramm für Selbstständige, Kleinunternehmer oder Freiberufler. Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, zeigen wir Ihnen hier die Vorteile und Nachteile beider Lösungen.

Rechnungsprogramm: Schneller Rechnungen schreiben

Als Unternehmer finden Sie online viele kostenlose Rechnungsvorlagen für Word und Excel zum Download. Allerdings müssen Sie Ihre Rechnungsvorlage für jede einzelne Rechnung manuell ausfüllen, auf Ihrem PC abspeichern und können sie erst dann versenden. 

Das ist nicht nur zeitraubend, sondern birgt auch viele Fehlerquellen, wie beispielsweise die doppelte Vergabe von Rechnungsnummern oder falsche Preisauszeichnungen. 

Mit einem Rechnungsprogramm automatisieren Sie diese Abläufe. Sie öffnen einfach eine neue Rechnungsvorlage, suchen die Kontaktdaten des Kunden in Ihrem Adressbuch und wählen das entsprechende Produkt per Dropdown-Menü aus. Alle anderen Felder wie Rechnungsnummer und Rechnungsdatum übernimmt das Programm für Sie bereits automatisch.

Jetzt versenden Sie die Rechnung nur noch per E-Mail direkt aus dem Rechnungsprogramm heraus an Ihren Kunden - oder drucken diese vor Ort in Ihrem Ladengeschäft aus.

Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm professioneller gestalten

Ihre Rechnung sollte nicht nur professionell geschrieben sein - auch das Rechnungsdesign ist wichtig. Denn Sie möchten schließlich einen professionellen und seriösen Eindruck bei Ihrem Kunden erwecken. Gestalten Sie Ihre Rechnungen mit Word und Excel, müssen Sie das Design der Rechnungsvorlage manuell anpassen - das kostet Zeit und Nerven.

In einem guten Rechnungsprogramm können sie nicht nur alle notwendigen Informationen Ihrer Firma wie Adresse oder Steuernummer hinterlegen, sondern auch Ihr Logo oder Social Media-Links einfügen, das Layout anpassen oder persönliche Grüße hinzufügen. 

So entspricht Ihre Rechnung nicht nur dem Corporate Design des Unternehmens, sondern Sie können ihr auch eine persönliche Note geben. Das werden Ihre Kunden nicht nur zu schätzen wissen, sondern bleibt ihnen auch im Gedächtnis.

Schneller bezahlt werden mit einem Rechnungsprogramm

Mit Word und Excel können Sie in erster Linie eines tun: Rechnungen schreiben. Damit sind die Funktionen für Sie als Unternehmer und auch für den Kunden sehr eingeschränkt. Besonders dann, wenn es um die Zahlung Ihrer Rechnungen geht.

Viele Kunden möchten ihre Rechnungen heute direkt per Mausklick bezahlen - anstatt umständliche Überweisungen durchzuführen. Schreiben und versenden Sie Ihre Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm online, kann Ihr Kunde die Rechnung mit einem Klick auf den Bezahl-Button direkt per Kreditkarte begleichen. 

Damit bieten Sie Ihrem Kunden eine schnelle wie sichere Möglichkeit die Rechnung zu begleichen. Der Vorteil für Sie und Ihr Unternehmen: Ihre Kunden begleichen die Rechnung spürbar schneller. Denn im Durchschnitt bezahlen Kunden 14 Tage früher, wenn sie ihre Rechnungen online bezahlen können. 

Rechnungsprogramm: Rechnungen übersichtlicher verwalten

Haben Sie eine Rechnung geschrieben und versendet, müssen Sie diese auch verwalten. Zahlungen abgleichen, überfällige Rechnungen markieren oder ggf. mahnen. 

Mit Word und Excel müssen Sie das manuell machen. Schreiben Sie nur wenige Rechnungen, ist dieser Aufwand überschaubar. Doch je höher Ihr Rechnungsvolumen, umso mehr Zeit erfordert die manuelle Rechnungsverwaltung. 

Wieso also Zeit verschwenden? Wenn Sie sich für ein Rechnungsprogramm entscheiden, können Sie viel Zeit sparen. Denn fast alle Vorgänge sind automatisiert: In der Rechnungsübersicht sehen Sie den Status jeder einzelnen Rechnung und Zahlung. So werden z.B. beglichene Rechnungen automatisch als bezahlt markiert, Sie können überfällige Rechnungen direkt ausfindig machen und Ihren Kunden an den ausstehenden Betrag erinnern.

Ein weiterer Vorteil: Ein Rechnungsprogramm erstellt Ihre Rechnungen automatisch Finanzamt-konform und enthält alle rechtlich erforderlichen Informationen. Formfehler o.ä. gehören damit der Vergangenheit an.

Mit einem Rechnungsprogramm mobil Rechnungen schreiben

Ein Rechnungsprogramm bietet für Handwerker oder andere Unternehmer, die viel unterwegs sind, einen weiteren Vorteil. Führen Sie Kundenaufträge oder Bestellungen außer Haus durch und wollen darüber eine Rechnung mit Word oder Excel schreiben, benötigen Sie dafür einen Laptop oder PC. Vor Ort können Sie also nur umständlich eine Rechnung schreiben.

Ein professionelles Rechnungsprogramm können Sie hingegen auch mobil nutzen: Sie installieren einfach die dazugehörige App auf Ihrem Smartphone. So können Sie Angebote und Rechnungen auch direkt vor Ort beim Kunden schreiben und die Rechnung per App versenden.

Tipp: Bündeln Sie Ihre Geldeingänge, sowohl Kartenzahlungen als auch gestellte Rechnungen, am besten in einer App: der SumUp App. Denn in der Transaktionsübersicht können Sie sich ganz einfach und jederzeit einen Überblick verschaffen.

SumUp Rechnungen: Mehr verkaufen und die Kundenbindung stärken

Sie haben ein Ladengeschäft? Viele Kunden möchten heute nicht mehr bar bezahlen, sondern ziehen eine Zahlung per EC-Karte oder Kreditkarte vor. Um sich diese Einnahmen nicht mehr entgehen zu lassen, haben Sie sich für ein praktisches Kartenterminal entschieden. Damit bieten Sie Ihren Kunden die Möglichkeit mit EC- oder Kreditkarten zu bezahlen.

Doch auch darüber hinaus unterstützen wir Sie beim Schreiben und Verwalten von Rechnungen. Für Ihr Unternehmen ist das eine Chance Ihren Service zu erweitern. Beschränken Sie sich nicht ausschließlich auf Verkäufe innerhalb Ihrer Geschäftsräume. Für Außer-Haus-Bestellungen, Anzahlungen oder Großkunden bieten wir Ihnen eine übersichtliche wie einfache Lösung.

Stärken Sie die Bindung zu Ihren Kunden und bauen Sie langjährige Geschäftsbeziehungen mithilfe eines Rechnungsprogramms aus. Ein Kunde, der mehrmals im Monat bei Ihnen einkauft oder Ihre Dienstleistungen regelmäßig in Anspruch nimmt, bringen Sie damit das entsprechende Vertrauen entgegen und fördern gleichzeitig, dass er sich geschätzt fühlt und gerne mit Ihnen Geschäfte macht. 

Fassen Sie alle Einkäufe und Bestellungen in einer Rechnung zusammen und senden Sie diese in der vereinbarten Regelmäßigkeit - z.B. zweiwöchentlich oder monatlich - an Ihren Kunden. Mit solchen wiederkehrenden Rechnungen vereinfachen Sie nicht nur die Büroarbeit Ihres Kunden, sondern auch Ihre eigene.

SumUp Rechnungen: Ihr kostenloses Rechnungsprogramm

Ein Rechnungsprogramm ist für Kleinunternehmer oder Freiberufler oftmals nicht erschwinglich bzw. rentiert sich erst nach Jahren. SumUp Rechnungen ist bereits in Ihrer SumUp App enthalten und kann jederzeit kostenlos genutzt werden. Schreiben Sie so viele Rechnungen wie sie möchten. Sie bezahlen Sie nur, wenn Sie bezahlt werden. 

Das heißt: Das Schreiben und Verwalten von Rechnungen ist sie für sie ausnahmslos kostenlos. Sobald ein Kunde Sie über den Link in seiner Rechnung bezahlt, zahlen Sie lediglich eine Transaktionsgebühr von 2,5 Prozent.  

Und so funktioniert SumUp Rechnungen

Führen Sie zunächst ein Update auf die aktuellste Version der SumUp App durch. Gehen Sie im Anschluss in der App auf „Mehr“. Dort finden Sie unter „Meine Produkte“ weitere unserer Produkte und Dienstleistungen. 

Wenn Sie „Meine Produkte“ noch nicht aktiviert haben, aktivieren Sie den Schieber an dieser Stelle und schon können sie das in die App integrierte Rechnungsprogramm unter „Rechnungen“ starten. 

Richten Sie vor dem Erstellen der ersten Rechnung Ihre individuelle Rechnungsvorlage ein, fügen Sie Ihr Firmenlogo hinzu. Diese wird für alle künftigen Rechnungen gespeichert.