Rechnungsvorlage für Journalisten

In Deutschland gibt es laut dem Deutschen Journalistenverband DJV mittlerweile mehr als 26.000 freie Journalisten. Die Zahl wächst weiter – vor allem, weil es in dieser Branche immer weniger Möglichkeiten einer Festanstellung gibt.

Für alle freien Journalistinnen und Journalisten bedeutet das, dass Sie Auftraggebern eine Rechnung für ihre Leistungen ausstellen müssen. Zum Glück gibt es dafür professionelle Rechnungsvorlagen, auf die Journalisten zurückgreifen können.

Ihre Rechnungsvorlage muss alle wichtigen Angaben enthalten

Als freier Journalist muss Ihre Rechnungsvorlage allen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und alle Pflichtangaben enthalten:

• Ihr Name, Ihre Anschrift und Ihre Steuernummer

• Name und Anschrift Ihres Auftraggebers

• Eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum

• Das Leistungsdatum / Lieferdatum (Zeitpunkt der Auftragserfüllung)

• Leistungsbeschreibung / Auftragsbeschreibung

• Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag

In einer professionellen Rechnungsvorlage sind diese Inhalte bereits standardmäßig vorgegeben. Wichtig ist: Sitzt Ihr Auftraggeber im EU-Ausland, müssen Sie sowohl Ihre Umsatzsteuer-ID als auch die Ihres Kunden auf der Rechnungsvorlage anführen. Dann gilt nämlich das so genannte Reverse-Charge Verfahren.

Vorsicht: Ihre Rechnungsvorlage als Kleinunternehmer

Als freier Journalist sind Sie wie jeder andere Selbstständige auch prinzipiell umsatzsteuerpflichtig. Das ändert sich jedoch, wenn Ihr Umsatz weniger als 22.000 € jährlich ausmacht. Haben Sie also nur wenige Aufträge im Jahr und bleiben unter der 22.000 € Grenze, gelten Sie als Kleinunternehmer.

In diesem Fall müssen Sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Ihre Rechnungsvorlage ist somit ebenfalls umsatzsteuerfrei – und Sie müssen im Hinweisfeld auf Ihren Status als Kleinunternehmer hinweisen.

Rechnen Sie Pauschalen und Stundensätze richtig ab

Schreiben Sie als freier Journalist für eine Zeitung oder Zeitschrift, rechnen Sie wahrscheinlich entweder über eine Pauschale oder über Stundensätze ab.

In Ihrer Rechnungsvorlage können Sie sowohl Stundensätze als auch fixe Pauschalen eintragen. Nutzten Sie die Rechnungsvorlage in einem Rechnungsprogramm wie SumUp Rechnungen, sind Ihre Stundensätze und Pauschalen bereits fertig hinterlegt.

Sie wählen sie nur noch aus einem Dropdown-Menü aus. Auch Nettopreis und Rechnungsbetrag werden automatisch berechnet.

Nutzen Sie Online-Zahlungsoptionen auf Ihrer Rechnungsvorlage

Viele freie Journalisten kennen dieses Problem: Auftraggeber lassen sich gerne Zeit mit der Bezahlung. Sie können aber einiges dafür tun, um Ihre Kunden zu einer schnellen Bezahlung zu motivieren. Ihre stärkste Waffe: Online-Zahlungsoptionen auf Ihrer Rechnungsvorlage angeben.

In einem Rechnungsprogramm wie SumUp Rechnungen können Sie diese Online-Zahlungsoption direkt in Ihrer Rechnung integrieren. So muss der Kunde nur auf den „Jetzt bezahlen“ Button klicken – und kann direkt online bezahlen.