Rechnungsvorlage für Online Shops

Rund zwei Drittel der Deutschen shoppen heutzutage online. Besonders beliebt:

• Bekleidung

• Bücher und Zeitschriften

• Sport- und Freizeitartikel

• Möbel und Deko

• Spielzeug

• Haushaltsgeräte

Verkaufen Sie Ihre Produkte ebenfalls über einen Online Shop? Dann müssen Sie sich rechtzeitig – spätestens dann, wenn Sie Ihren ersten Kunden haben – damit beschäftigen, wie Sie Rechnungen ausstellen. Am einfachsten ist es, Sie nutzen dafür eine Rechnungsvorlage für Online Shops.

Was genau ist eine Rechnungsvorlage für Online Shops?

Die optimale Rechnungsvorlage für Ihren Online Shop lässt Sie Ihre Produkte und Kunden aus dem Online Shop einfach erfassen.

Außerdem sollte Ihre Rechnungsvorlage bestimmte Kunststücke beherrschen, die Sie für Ihr Online Business benötigen. Beispielsweise das Reverse-Charge Verfahren berücksichtigen, wenn ein Kunde aus dem EU-Ausland bei Ihnen bestellt.

Wie genau eine Rechnungsvorlage für Online Shops aufgebaut ist, erklären wir Ihnen jetzt.

Rechnungsvorlage mit allen notwendigen Pflichtangaben

Ganz allgemein ist es natürlich wichtig, dass Ihre Rechnungsvorlage alle notwendigen Pflichtangaben erfüllt.

Es ist wie mit dem Impressum oder den Verkaufs- und Lieferbedingungen auf Ihrer Website: Bestimmte Dinge gehören einfach auf die Rechnung. Welche dazu zählen, haben wir in unserem Beitrag über die Pflichtangaben auf der Rechnung aufgezählt.

Daten aus dem Online-Shop automatisch in Ihre Rechnungsvorlage übernehmen

Wenn es nun ans Schreiben Ihrer Rechnung geht, wäre es natürlich praktisch, wenn Sie Ihre Kundendaten bzw. Produktdaten aus dem Online Shop nicht manuell in Ihre Rechnungsvorlage eintippen müssen.

Einfacher ist es – und das sollte Ihre Rechnungsvorlage für Online Shops können, dass Sie Ihre Kunden-, und Produktdaten per Dropdown Menü auswählen können.

Sonderaktionen und Rabatte aus Ihrem Online-Shop berücksichtigen

Vermutlich bieten auch Sie in Ihrem Online Shop regelmäßig Rabattaktionen an. Zum Beispiel vor Weihnachten – oder einen „Summer Sale“. Beliebt sind auch Neukundenrabatte.

Ihre Rechnungsvorlage sollte also so flexibel sein, dass Sie Sonderaktionen und Rabatte problemlos in Ihrer Rechnung angeben können – und der Endpreis entsprechend automatisch berechnet wird.

Rechnungsvorlage mit Online-Zahlungsoptionen

Kommen wir zu einem weiteren wichtigen Punkt: Online-Zahlungsoptionen. Denn Kunden, die in Online Shops kaufen, sind meistens ganz allgemein ziemlich online-affin. Und erwarten, dass sie Ihre Rechnung dann auch gleich direkt online bezahlen können.

Jetzt kommt Ihre Rechnungsvorlage ins Spiel: Denn eine Rechnungsvorlage für Online Shops sollte Ihrer Kunden die Möglichkeit bieten, direkt per Mausklick zu bezahlen. Per Kreditkarte, Sofortüberweisung oder ähnliches, was mit SumUp Rechnungen möglich ist.

Sie werden sehen: Bieten Sie Online-Zahlungsoptionen auf Ihrer Website an, werden Sie dadurch nicht nur Ihre Verkaufsabschlüsse steigern – sondern werden auch schneller bezahlt!

Reverse-Charge Verfahren auf Ihrer Rechnungsvorlage für Online-Shops

Als Online-Shop Betreiber kann es Ihnen immer passieren, dass ein Kunde aus dem Ausland bei Ihnen bestellt. Denn das ist Sinn und Zweck der Online-Welt: Die internationale Vernetzung.

Darum ist es wichtig, dass Sie auf Ihrer Rechnungsvorlage das Reverse-Charge Verfahren abbilden können. Denn ist der Unternehmenssitz Ihrer Kunden im EU-Ausland (und sind Sie beide umsatzsteuerpflichtige Regelunternehmer), dreht sich die Umsatzsteuerschuldnerschaft um.

Das bedeutet: Ihr Kunde zahlt die Umsatzsteuer auf Ihre Ware direkt an Ihr Finanzamt. Und Sie müssen daher eine umsatszteuerfreie Rechnung ausstellen (sonst würde Ihr Kunde ja doppelt Umsatszteuer bezahlen: Einmal an sein Finanzamt, und einmal an Sie).

Im Optimalfall erkennt Ihre Rechnungsvorlage automatisch, ob Ihr Kunde EU-Ausländer ist und schlägt Ihnen eine umsatzsteuerfreie Rechnung vor.

Rechnungsprogramm SumUp Rechnungen: Die optimale Rechnungsvorlage für Online-Shops

Eine Rechnungsvorlage für Online-Shops muss einige komplexe Anforderungen erfüllen. Mit einer einfachen Rechnungsvorlage für Word oder Excel ist das nicht möglich – oder zumindest mit viel Aufwand verbunden.

Ein Rechnungsprogramm wie SumUp Rechnungen bietet Ihnen die optimale Rechnungsvorlage für Online-Shops:

• Eine professionelle Online Rechnungsvorlage

• Auswahl von Kunden und Produkten per Dropdown Menü

• Berücksichtigung von Rabatten und Sonderaktionen

• Online-Zahlungsoptionen

• Online-Zahlungsabgleich Ihrer Rechnungen

• Online-Versand Ihrer Rechnungen direkt aus dem Rechnungsprogramm

• Reverse-Charge Verfahren für Lieferungen ins EU-Ausland

Nutzen Sie die Rechnungsvorlage in einem Rechnungsprogramm wie SumUp Rechnungen für Ihren Online Shop, sind Sie also bestens für die Rechnungsstellung Ihres Online Shops gerüstet.