Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID: Was muss auf die Rechnung?

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen,

• was eine Steuernummer bzw. eine Umsatzsteuer-ID ist,

• wann Sie welche Nummer auf Ihrer Rechnung angeben müssen

• wie und wo Sie Steuernummer und Umsatzsteuer-ID beantragen können

• wie Sie mit SumUp eine korrekte steuerliche Rechnung schreiben und bezahlen lassen können.

Jeder Unternehmer, der das erste Mal eine Rechnung schreibt, steht vor der Frage: Muss ich die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung angeben? Schließlich können beide Nummern auf der Rechnung angegeben werden. Welche Nummer wann erforderlich ist, erfahren Sie hier.

Steuernummer vs. Umsatzsteuer-ID: Was ist was?

Es gibt nicht nur eine Steuernummer für Unternehmen - nein: Als Unternehmer können Sie sowohl im Besitz einer Steuernummer sein als auch einer Umsatzsteuernummer (Umsatzsteuer-ID). Beide Nummern dienen gleichermaßen zur steuerlichen Identifikation.

Eine Steuernummer - auch Steuer-ID - ist Ihre steuerliche Identifikationsnummer. Jede Privatperson in Deutschland verfügt über eine solche Steuernummer. Schreiben Sie eine Rechnung, müssen Sie meistens Ihre Steuernummer zur Identifikation angeben.

Eine Umsatzsteuer-ID kann nur an Unternehmen vergeben werden und ist in bestimmten Fällen Ihre steuerliche Identifikationsnummer für das EU-Ausland. Sprich: Sie kann dann erforderlich sein, wenn Sie eine Rechnung an einen Geschäftspartner im EU-Ausland schreiben.

Wann muss ich die Steuernummer auf der Rechnung angeben?

Eine von beiden Nummern - die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID - sollten Sie immer auf der Rechnung angeben. Aber wann ist die Steuernummer auf der Rechnung erforderlich?

Die Beantwortung der Frage ist einfach: Die Steuernummer geben Sie dann an, wenn Sie Rechnungen an einen anderen Unternehmer oder eine Privatperson schreiben, die ihren Sitz in Deutschland hat. Es ist sozusagen Ihre innerdeutsche steuerliche Identifikationsnummer.

Erlaubt ist es Ihnen aber auch, statt der Steuernummer die Umsatzsteuernummer - also die Umsatzsteuer-ID - anzugeben. Viele Unternehmer bevorzugen die Angabe der Umsatzsteuer-ID auch auf innerdeutschen Rechnungen, denn sie ist aus Perspektive des Datenschutzes sicherer.

Wann muss ich die Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung angeben?

Im Gegensatz zur Steuernummer verfügt nicht jede Person automatisch über eine Umsatzsteuer-ID. Sie müssen diese als Unternehmer aktiv beantragen - das bedeutet, sie wird Ihnen nur auf Verlangen zugeteilt. Wann ist sie also erforderlich?

Erforderlich ist sie dann, wenn Sie und Ihr Kunde beide umsatzsteuerpflichtiger Regelunternehmer sind und Ihr Kunde seinen Unternehmenssitz im EU-Ausland hat. Denn dann gilt das Prinzip der innergemeinschaftlichen Lieferung oder Leistung: Ihr Kunde, nicht Sie, muss die Umsatzsteuer für den Kauf an das Finanzamt abführen.

Um diesen besonderen umsatzsteuerlichen Vorgang abzuwickeln, müssen Sie und Ihr Kunde beide über eine europäische Umsatzsteuer-ID identifiziert werden können. Auf der Rechnung müssen Sie also sowohl Ihre, als auch die Umsatzsteuer-ID Ihres Kunden angeben. Außerdem dürfen Sie in diesem Fall keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Sonst würde Ihr Kunde ja doppelt Umsatzsteuer bezahlen: Einmal an Sie und einmal an sein Finanzamt.

Wichtig: Sind Sie Kleinunternehmer oder ist Ihr Kunde Kleinunternehmer oder Privatperson, greift das Prinzip der innergemeinschaftlichen Lieferung / Leistung nicht. Das bedeutet, es muss auch keine Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung angegeben werden.

Wie kann ich Steuernummer und Umsatzsteuer-ID beantragen?

Ihre Steuernummer bzw. Steuer-ID kennen Sie vermutlich noch aus Ihren Zeiten als Arbeitnehmer. Das Finanzamt teilt sie Ihnen aber auch noch einmal automatisch mit, wenn Sie Ihre selbstständige Tätigkeit anmelden. Sie können sie alternativ auch direkt bei dem für Sie zuständigen Finanzamt erfragen.

Bei der Umsatzsteuer-ID sieht es anders aus: Die Umsatzsteuernummer müssen Sie aktiv beantragen. Das können Sie entweder direkt bei der Gründung Ihres Unternehmens tun, und zwar auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Alternativ steht Ihnen auf der Website des Bundeszentralamts für Steuern ein Online-Formular für die Beantragung zur Verfügung.

SumUp Rechnungen: Eine korrekte steuerliche Rechnung schreiben & bezahlen lassen

Eine korrekte steuerliche Rechnung mit Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID können Sie einfach und schnell mit dem Rechnungsprogramm SumUp Rechnungen schreiben. Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID wird genauso wie die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum auf jeder Rechnung automatisch übernommen. Sie müssen nur noch Kunde und Produkt per Dropdown Menü auswählen, um Ihre Rechnung fertigzustellen.

SumUp Rechnungen erkennt sogar, wenn Sie eine Rechnung an einen Kunden im EU-Ausland schreiben wollen und weist Sie auf eine mögliche innergemeinschaftliche Lieferung oder Leistung hin.

Durch die praktische Integration mit dem SumUp Kartenlesegerät können Sie Ihre Rechnung im Anschluss direkt vor Ort vom Kunden bar oder per Kreditkarte bezahlen lassen. Ihr Kunde kann den Betrag per EC-Karte oder Kreditkarte begleichen.

So können Sie somit einfach und schnell steuerlich korrekte Rechnungen schreiben und bezahlen lassen.