Stornorechnung: Wie kann ich eine Rechnung stornieren?
Egal, wie sorgfältig Sie bei Ihrer Rechnungsstellung vorgehen - Fehler passieren uns allen mal. Ob nun die Adresse nicht stimmt oder ein Rabatt vergessen wurde, ist eine Rechnung einmal ausgestellt, kann und sollte sie nicht mehr geändert werden. Die Rechnung muss negiert und eine Stornorechnung muss erstellt werden.
Wie bei allen rechtsgültigen Dokumenten, gibt es auch bei einer Stornorechnung einiges zu beachten. Was eine Stornorechnung überhaupt ist, und wie Sie eine Rechnung richtig stornieren und korrigieren, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist eine Stornorechnung?
Der Begriff „Storno” wurde aus dem Italienischen abgeleitet und bedeutet so viel wie aufgeben, löschen oder auflösen. Genau darum geht es bei einer Stornorechnung: Mit ihr kann eine ausgestellte (fehlerhafte) Rechnung korrigiert bzw. rückgängig gemacht werden.
Eine Stornorechnung ist die Negierung oder Umkehrung einer vorher ausgestellten Rechnung in Form einer Gutschrift. So eine Stornorechnung sollte nach dem gleichen Muster geschrieben werden wie eine normale Rechnung.
Eine Stornorechnung erhält eine separate, einzigartige Rechnungsnummer, sollte aber präzise darauf hinweisen, auf welche Ausgangsrechnung sich die Stornierung bezieht.
Wann sollte man eine Stornorechnung schreiben?
Bei kleineren Fehlern in der Rechnung, beispielsweise unbedeutenden Rechtschreibfehlern, muss diese nicht zwangsläufig storniert werden. Sofern die Rechnung für alle Beteiligten verständlich ist und vor allem alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthält, muss nicht unbedingt eine Stornorechnung ausgestellt werden.
Eine Stornorechnung zu erstellen, kann in verschiedenen Situationen nötig sein. Mögliche Gründe für das Ausstellen einer Stornorechnung sind zum Beispiel:
Grundlegende Fehler in der ursprünglichen Rechnung
Fehlende, unvollständige oder beschädigte Lieferungen
Nicht stattgefundene oder mangelhafte Dienst- ode Werkleistungen
Nachträglicher Preiserlass
Fehlen auf der Rechnung also gewisse Pflichtangaben oder muss der Rechnungsbetrag im Nachhinein geändert werden, so sollten Sie diese Rechnung stornieren und neu ausstellen.
Eine unbezahlte Rechnung stornieren
Eine noch unbezahlte Rechnung zu stornieren bzw. zu korrigieren ist nicht schwer und kann auf verschiedene Weisen erledigt werden. Eine Möglichkeit wäre es, die Rechnung einfach unter der gleichen Rechnungsnummer zu bearbeiten und neu auszustellen.
Um wirklich auf der sicheren Seite zu sein, können Sie stattdessen auch ein sogenanntes Berichtigungsdokument ausstellen, das dem Kunden zusammen mit der Originalrechnung vorgelegt wird. Dieses Berichtigungsdokument muss unbedingt auf Rechnungsnummer und -datum der Ursprungsrechnung verweisen und die Fehler und deren Berichtigung genau und verständlich darlegen.
Eine bereits bezahlte Rechnung stornieren
Anders sieht es aus, wenn die Zahlung für die Rechnung schon eingegangen und verbucht ist. Nun darf die Rechnung keinesfalls mehr nachträglich geändert werden, sondern muss storniert und neu ausgestellt werden.
Hierfür muss also eine Gutschrift bzw. Stornorechnung über den Betrag der Ursprungsrechnung erstellt werden, um diese zu negieren. Ursprungsrechnung und Stornorechnung gleichen sich aus, sodass sie buchhalterisch wieder +/- Null ergeben.
Falls nötig, kann nun eine Rechnungskorrektur, also eine neue, korrigierte Rechnung ausgestellt werden.
Gutschrift, Rechnungskorrektur oder Stornorechnung?
Bei den Begriffen Gutschrift, Rechnungskorrektur und Stornorechnung gibt es einige Verwirrung, da sie oft synonym verwendet werden und teilweise das gleiche bedeuten. Dennoch gibt es wichtige Unterschiede, denen Sie sich vor Ausstellung solcher Dokumente bewusst sein sollten.
Steuerrechtlich gesehen sind Gutschriften Rechnungsumkehrungen und stellen ein Plus für den Empfänger dar. Im kaufmännischen Sinne sind Gutschriften aber korrigierte oder neutralisierte Rechnungen und werden ausgestellt, wenn Leistungen oder Waren zurückgenommen werden. Eine Gutschrift kann auch über einen Teilbetrag der Rechnung ausgestellt werden.
Eine Stornorechnung wird hingegen immer über den Gesamtbetrag der Originalrechnung ausgestellt und negiert (neutralisiert) diese. Sie wird als negative Rechnung gesehen und ergibt in Summe mit der Ursprungsrechnung immer Null.
Als Rechnungskorrektur kann prinzipiell jegliche Korrektur einer ausgestellten Rechnung bezeichnet werden. So ist die Stornierung und Neuerstellung, aber auch ein ausgestelltes Berichtigungsdokument, eine Rechnungskorrektur.
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