Umsatzsteuer in einer Rechnung richtig ausweisen

Rechnungen sind offizielle Dokumente, bei denen Pflichtangaben berücksichtigt werden müssen, damit sie gültig sind und anerkannt werden. Die richtige Angabe einer Umsatzsteuer gehört dabei zu einer rechtsgültigen Rechnung.

Für Sie heißt das: Falls Sie die falsche Umsatzsteuer auf Ihrer Rechnung angegeben haben, wird ihre Rechnung im Nachgang gegebenenfalls nicht anerkannt. Das gilt auch, wenn die restlichen Pflichtangaben Ihrer Rechnung richtig sind. 

Die richtige Angabe der Umsatzsteuer auf einer Rechnung kann auf den ersten Blick verwirrend sein. So gibt es in Deutschland die Umsatzsteuer in Höhe von 19%, 7% sowie eine komplette Umsatzsteuerbefreiung.

Damit Ihre Rechnung anerkannt wird, erklären wir Ihnen hier, wie und welche Umsatzsteuer Sie in Ihrer Rechnung angeben müssen. 

Keine Umsatzsteuer in einer Rechnung für Kleinunternehmer

Gute Neuigkeiten für Kleinunternehmer und Inhaber eines Kleingewerbes in Bezug auf die Ausstellung einer Umsatzsteuer in einer Rechnung: Als Kleinunternehmer sind Sie nämlich von der Umsatzsteuer befreit, sodass Sie auf Ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer ausstellen müssen.

Falls Sie ein Kleingewerbe haben, greift bei Ihnen ebenfalls die Umsatzsteuerbefreiung, sodass auch Sie in Ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen müssen.  

Wichtig ist für Kleinunternehmer, in jeder Rechnung als Kleinunternehmerzusatz  sichtbar einzufügen, dass Sie von der Umsatzsteuer befreit sind.

Tipp für Kleinunternehmer in Bezug auf die Umsatzsteuer in einer Rechnung:

Damit Sie den Hinweis nicht jedes mal bei der Rechnungsausstellung erneut angeben müssen, legen Sie sich eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer mit dem Kleinunternehmerzusatz  an.

Die Umsatzsteuer in einer Rechnung: Regelsteuersatz von 19%

Falls Sie kein Kleinunternehmer sind und auch kein Kleingewerbe haben, müssen Sie die Umsatzsteuer in einer  Rechnung immer abgeben. Das deutsche Umsatzsteuergesetz hat seit 2006 den Regelsteuersatz in Höhe von 19% festgelegt. 

Auch wenn der Regelsteuersatz für Produkte und Dienstleistungen 19% beträgt, dürfen Sie nicht den Fehler begehen, grundsätzlich immer die Umsatzsteuer in Höhe von 19% beim Schreiben Ihrer Rechnungen zu nehmen. 

Wenn Sie beispielsweise den Regelsteuersatz in Höhe von 19% angeben, obwohl ein ermäßigter Steuersatz korrekt wäre, können Ihre Kunden, die ebenfalls Steuer abführen müssen, nicht mehr vom Vorsteuerabzug Gebrauch machen. Der Grund ist, dass das Finanzamt beim Prüfen nicht anerkennen wird, wenn jemand mehr Steuern zu einer Rechnung zurückbekommen möchte, als es laut Umsatzsteuergesetz vorgeschrieben ist.   

Andersherum müssen Sie den Differenzbetrag nachzahlen, wenn Sie einen ermäßigten Steuersatz berechnen, obwohl Sie bei Ihrer Rechnung die reguläre Umsatzsteuer in Höhe von 19% hätten angeben müssen.

Aus diesem Grund ist im Hinblick auf die Umsatzsteuer bei Rechnungen wichtig zu verstehen, wann jeweils der Regelsteuersatz in Höhe von 19% und der ermäßigte Steuersatz in Höhe von 7% greift. 

Die Umsatzsteuer in einer Rechnung: ermäßigte Umsatzsteuer von 7%

Im deutschen Umsatzsteuergesetz gibt es den ermäßigten Steuersatz von 7%, den man in einer Rechnung unter bestimmten Voraussetzungen angeben darf.

Folgende Produkte dürfen mit einer ermäßigten Umsatzsteuer in einer Rechnung ausgewiesen werden:

• Die meisten Lebensmittel

• Kulturelle Angebote wie Bücher, Zeitschriften, Kunstgegenstände, Eintrittskarten für Museen und Theater

• Übernachtungen in einem Hotel

Freiberufler und die ermäßigte Umsatzsteuer in einer Rechnung 

Falls Sie Freiberufler sind, ist für Sie die ermäßigte Umsatzsteuer zum Schreiben einer Rechnung gültig. Sie müssen die ermäßigte Umsatzsteuer in Höhe von 7% natürlich nur ausweisen, wenn Sie kein Kleinunternehmer mehr sind.   

Damit Sie eine Rechnung als Freiberufler mit einer ermäßigten Umsatzsteuer von 7% schreiben können, müssen Sie einen der folgenden Berufe ausüben:

• Ein Beruf, bei dem das Endergebnis ein Urheberrecht aufweist: künstlerische Beruf wie z.B. Journalistische Berufe, oder kreative Berufe

• Weniger künstlerische und kreative Berufe: Berufsgruppen in der Ärzte Branche, Rechtsanwalt Branche oder im Bildungssektor und Wissenschaftsbereich 

Falls Sie sich unsicher sind, ob Ihre Selbstständigkeit eine freiberufliche Tätigkeit ist, fragen Sie zur Sicherheit immer beim Finanzamt nach. 

Die Umsatzsteuer in einer Rechnung: EU Ausland

Grundsätzlich empfehlen wir Ihnen, Ihre Rechnungen auf Englisch zu schreiben, wenn Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen im EU Ausland anbieten.

Als Kleinunternehmer geben Sie für Ihre Kunden im EU Ausland keine Umsatzsteuer in Ihrer Rechnung an. 

Falls Sie kein Kleinunternehmer mehr sind und damit eine Umsatzsteuer auf einer Rechnung angeben müssen, gelten für Sie folgende Regeln für das EU Ausland:

• Bei einer Rechnung an Privatkunden im EU Ausland wird die Umsatzsteuer ausgewiesen 

• Bei einer Rechnungen an andere Personen oder Unternehmen im EU Ausland, die eine Umsatzsteuer abführen müssen: keine Angabe der Umsatzsteuer

Falls Sie nämlich eine Rechnung an einen Unternehmer oder ein Unternehmen im EU Ausland schreiben, kommt das Reverse Charge Verfahren zum Tragen.

Die Umsatzsteuer in einer Rechnung: Vorteile des Rechnungsprogramms SumUp Rechnungen

In Bezug auf die korrekte Umsatzsteuer in einer Rechnung, hat das intuitive Rechnungsprogramm SumUp Rechnungen viele Vorteile für Sie. Egal, ob Sie als Kleinunternehmer oder Freiberufler eine Umsatzsteuer in Ihrer Rechnung ausweisen müssen oder nicht.

Das Schreiben einer Rechnung mit SumUp Rechnungen hat folgende Vorteile für Sie: 

1. Vorteil: Schnelle Auswahl der Umsatzsteuer und automatische Berechnung der Endpreise der Rechnung 

Sie wählen mit nur einem Klick im Dropdown Menü aus, welche Umsatzsteuer Sie für Ihre Rechnung brauchen. In dem vorgefertigten Muster geben Sie hierbei lediglich Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung an. Das Rechnungsprogramm SumUp Rechnungen berechnet ausgehend von Ihren Angaben den Gesamtbetrag, indem es den Bruttopreis mit der dazugehörigen Umsatzsteuer in der Rechnung berücksichtigt. 

2. Vorteil: keine Angabe der Umsatzsteuer als Kleinunternehmer  in der Rechnung

Sie können mit nur einem Klick in den Einstellungen auswählen, ob Sie ein Feld für die Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen angezeigt haben möchten. Hiezu gehen Sie einfach in Ihre Einstellungen unter Firma und betätigen dort den Schieber „USt. zu Rechnungen hinzufügen”.

Zudem haben haben Sie in jeder Rechnung ein Hinweisfeld, in dem Sie den Kleinunternehmerzusatz als Entwurf für künftige Rechnungen speichern können. 

3. Vorteil: Schnelles Schreiben von Rechnungen in Englisch 

Sie können bei Sumup Rechnungen die Sprache in den Einstellungen zu Englisch ändern, sodass Sie schnell und einfach für Ihre Kunden Rechnungen auf Englisch schreiben können.