Der Unterschied zwischen Quittung und Rechnung
In der Buchhaltung gibt es verschiedene Formulare, Ausgaben und Einnahmen mit Hilfe von Belegen zu dokumentieren. Das kann gerade zu Beginn einer Selbstständigkeit verwirrend und vielleicht sogar überfordernd sein.
So sind Rechnung und Quittung beides jeweils ein Beleg, allerdings gibt es einen Unterschied zwischen der Quittung und der Rechnung. Zudem gibt es den Begriff „quittierte Rechnung”.
Bestimmt werden oder haben Sie sich die Frage gestellt, was der Unterschied zwischen einer Quittung und Rechnung genau ist, und wann Sie welchen Beleg eigentlich brauchen. Daher werden wir auf die Rechnung und Quittung in diesem Artikel näher eingehen und Ihnen den Unterschied zwischen diesen beiden Belegen erklären.
Die Wichtigkeit einer Rechnung und Quittung in der Buchhaltung
Da es sich bei der Quittung und der Rechnung jeweils um Belege handelt, möchten wir für Sie zum besseren Verständnis zuerst auf den Beleg in der Buchhaltung kurz näher eingehen.
In der Buchhaltung spricht man von einem Beleg, um Ihre Einnahmen und Ausgaben Ihrer Selbstständigkeit oder Ihrem Unternehmen schriftlich nachzuweisen. Hierbei gibt es verschiedene Formen von schriftlichen Belegen: die Rechnung, der Kassenbon und die Quittung. Die wichtigsten Belege sind dabei die Quittung und die Rechnung.
In der Buchhaltung gilt in diesem Zusammenhang im deutschsprachigen Raum das berühmte Sprichwort: „Keine Buchung ohne Beleg”. Das weist darauf hin, dass Ihr Finanzamt alle Ihre geschäftlichen Vorgänge ohne Probleme nachvollziehen muss. Somit ist eine Rechnung und eine Quittung als jeweilige Belegart gleichermaßen wichtig für Ihre Buchhaltung.
Quittung vs. Rechnung: Funktionen und Merkmale der Rechnung
Mit einer Rechnung informieren Sie Ihre Kunden, dass ein bestimmter Gesamtbetrag zu Ihrer Leistung zu zahlen ist. Wichtig ist dabei, dass Ihre Rechnung wichtige Pflichtangaben enthält, damit sie ein gültiges Dokument ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie ein kleines Unternehmen haben, Freelancer oder Einzelunternehmer Kleinunternehmer sind: Eine Rechnung muss immer rechtskonform sein.
Tipp für Ihre rechtskonforme Rechnung:
Sie sind Kleinunternehmer? Nutzen Sie ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer wie Sumup Rechnungen zum Schreiben Ihrer Rechnungen. Auf diese Weise erstellen Sie schnell professionelle und rechtskonforme Rechnungen.
Wichtig ist dabei, dass eine Rechnung in der Regel nicht die hauptsächliche Funktion hat, eine Zahlung zu belegen. Das ist die grundsätzliche Funktion von Quittungen oder Kontoauszügen, wie Ihnen weiter unten näher erklärt wird.
Eine Rechnung wird zur Quittung: die quittierte Rechnung
Eine Rechnung kann als Zahlungsbeleg und somit zur Quittung werden. Hierfür müssen Sie auf ihr deutlich vermerken, dass Ihr Kunde Ihre Rechnung bereits bezahlt hat. In diesem Fall muss auf dieser Rechnung bzw. auf der Quittung das Zahlungsdatum sowie die Unterschrift von Ihnen als Zahlungsempfänger stehen. Im Fall dass die Rechnung die Quittung ersetzt, wird sie auch quittierte Rechnung genannt.
Quittung vs. Rechnung: Funktionen und Merkmale der Quittung
Eine Quittung hat die Funktion, den Empfang von Leistungen zu bestätigen. Zum anderen belegt eine Quittung immer im Gegensatz zur Rechnung, dass die Zahlung bereits erfolgt ist. Damit haben Ihre Kunden einen Nachweis, dass sie für Ihre Produkte oder Dienstleistungen bezahlt haben. Sie haben mithilfe der Quittung wiederum den Nachweis für Ihre Buchhaltung, woher das Geld kommt.
Pflichtangaben auf einer Quittung
Da die Quittung und die Rechnung jeweils als Beleg für Ihre Buchhaltung verschiedene Funktionen haben, ist ein wesentlicher Unterschied zwischen Quittung und Rechnung, dass die Quittung viel weniger Pflichtangaben beinhaltet. Die Pflichtangaben einer Quittung sind folgende:
Bruttopreis der Leistung
Datum und Ort der Ausstellung von der Quittung
Leistungsart (was) und Leistungsmenge (wie viel)
Umsatzsteuersatz der Leistung, falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind
Unterschrift und ggf. Stempel des Leistungserbringers/Quittungerstellers
Im Unterschied zur Rechnung braucht eine Quittung keine der folgenden Angaben:
Datum der Leistung
Rechnungsnummer
Steuernummer
Die Vorlage für eine Quittung ist damit weniger detailliert als die Vorlage für eine ordentliche Rechnung. Ganz gleich, ob die Vorlage der Rechnung in einem professionen Rechnungsprogramm oder ob die Rechnungsvorlage in Word und Excel erstellt wird.
Eine Quittung wird zur Rechnung
Genauso wie eine Rechnung zu einer Quittung werden kann, kann eine Quittung wiederum zu einer Rechnung werden, falls die Quittung die Pflichtangaben einer ordentlichen Rechnung enthält. In diesem Fall nennt man die Quittung ebenfalls quittierte Rechnung. Auch bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro wird die Quittung zu einer Rechnung.
Quittung vs. Rechnung Fazit: Der Unterschied zwischen beiden Belegen
Eine Rechnung und eine Quittung sind beides Belege, die wichtig für Ihre Buchhaltung sind. Dabei unterscheiden sich Quittung und Rechnung folgendermaßen voneinander:
1. Unterschied zwischen Quittung und Rechnung: Funktion in der Buchhaltung
Der wesentliche Unterschied zwischen der Rechnung und der Quittung ist, dass eine Quittung als Beweis für den Erhalt einer Leistung und Zahlung dient. Die Rechnung hat im Unterschied zur Quittung die Funktion, Leistungen übersichtlich darzustellen und die dazugehörigen Kosten aufzuzeigen.
Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Quittung zu einer Rechnung werden, und die Rechnung die Funktion einer Quittung erfüllen.
2. Unterschied zwischen Quittung und Rechnung: unterschiedliche Pflichtangaben
Vor dem Hintergrund, dass eine Quittung und eine Rechnungen jeweils verschiedene Funktionen haben, liegt ein weiterer wesentlicher Unterschied in den verschiedenen Pflichtangaben beider Belege. Eine gültige Rechnung beinhaltet deutlich mehr Pflichtangaben als eine rechtlich gültige Quittung. Die Vorlagen für Rechnungen oder Quittungen sind damit verschieden, sodass Sie am besten jeweils eine Rechnungsvorlage und eine Vorlage für Ihre Quittungen haben.
Rechnung und Quittung: richtig und professionell ausstellen im Alltag
Sicherlich werden Sie sich jetzt fragen, in welchen Alltagssituation Ihrer Selbstständkeit eine Quittung sinnvoll ist. Die Antwort ist: sobald Sie Zahlungen in Bargeld erhalten oder z.B. Ihre Lieferanten Bar bezahlen möchten, brauchen Sie eine Quittung für Ihre Unterlagen.
Der Grund ist, dass ein Beleg in Form einer Quittung Barzahlungen für das Finanzamt nachvollziehbar macht. Bei einer Überweisung ersetzt der Kontoauszug dem hingegen die Quittung. Zudem sind Sie verpflichtet, auf Nachfrage Ihres Kunden eine Quittung zu erstellen. Wir empfehlen Ihnen hierbei, eine professionelle Vorlage für eine Quittung zu erstellen, da ein klassischer Block für eine Quittung (wie auch für eine Rechnung) heute immer weniger zeitgemäß wird.
Damit Sie sich voll und ganz Ihrer Selbstständigkeit widmen können, empfehlen wir Ihnen ein intuitives Rechnungsprogramm wie SumUp Rechnungen, um schnell professionelle und rechtskonforme Rechnungen zu erstellen. Bei SumUp Rechnungen geben Sie lediglich Infos zu Ihrem Kunden sowie zu Ihrem Produkt an. Ein gutes Rechnungsprogramm wie SumUp Rechnungen versendet und erstellt Rechnungen in Sekundenschnelle.