Vom Angebot zur Rechnung: So schreiben Sie ein professionelles Angebot

Alles der Reihe nach - das gilt auch beim Geschäftsverkehr mit Ihren Kunden. Hier ist oftmals das Angebot der erste Schritt. Viele potentielle Kunden lassen sich daher zuerst einmal ein Angebot von Ihnen schicken. Was Sie dabei beachten sollten, haben wir hier für Sie zusammengefasst.

Was ist ein Angebot? Und was eine Rechnung?

Angebot und Rechnung haben zwei grundsätzlich andere Funktionen.

Ein Angebot ist eine empfangsbedürftige Willenserklärung, mit der Sie einem Kunden ein Produkt oder eine Dienstleistung zu bestimmten Konditionen anbieten. Mit einem Angebot erklären Sie sich also bereit, Ihrem Kunden eine Ware oder Leistung unter den angegebenen Bedingungen zu verkaufen.

Eine Rechnung ist hingegen eine Mitteilung über das im Rahmen des Kaufvertrags fällige Entgelt. Mit einer Rechnung informieren Sie Ihren Kunden also über den Zahlbetrag zu Ihrer verkauften Ware oder Leistung.

Gerade im Dienstleistungsbereich erfragen Kunden gerne zuerst ein Angebot, bevor sie bestellen. Das Angebot ist also oft das erste Geschäftsdokument, das Ihr potentieller Kunde von Ihnen in Händen hält. Und wie wir wissen: Der erste Eindruck zählt! Darum sollten Sie bei Ihren Angeboten besondere Sorgfalt walten lassen.

Angebot vs. Rechnung: Wie erstelle ich ein korrektes Angebot?

Anders als bei einer Rechnung, gibt es für Angebote keine rechtlich verbindlichen Pflichtangaben. Sie können also prinzipiell selbst entscheiden, welche Informationen Sie in Ihrem Angebot aufnehmen wollen.

Dennoch ist es natürlich sinnvoll, sich im Aufbau Ihres Angebots an Ihrer Rechnungsvorlage zu orientieren - schließlich soll Ihre Rechnung am Ende ja auch Ihr Angebot widerspiegeln.

Empfehlenswerte Inhalte eines professionellen Angebots sind:

  • Ihr Name und Ihre Anschrift

  • Name und Anschrift Ihres Kunden

  • Angaben zu Produkt bzw. Leistung

  • Preis (Nettopreis, Umsatzsteuer-Satz, Umsatzsteuer-Betrag, Bruttopreis)

  • Angebotsdatum

  • Gültigkeitsdatum

  • Zahlungsbedingungen

  • Evtl. Lieferzeit und Versandkosten

In Ihrem Angebot sollten Sie auch auf Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) verweisen. Ansonsten finden lediglich die gesetzlichen Vertragsbedingungen aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BG) Anwendung.

Wie sieht es bei einer Rechnung aus? Statt dem Angebotsdatum geben Sie hier das Rechnungsdatum an. Und statt dem Gültigkeitsdatum das Leistungsdatum/ Lieferdatum. Auf Ihre Rechnung gehört außerdem noch eine Rechnungsnummer. Und auch Ihre Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID muss mit drauf.

Hinweis: Als Kleinunternehmer dürfen Sie keine Umsatzsteuer anführen - weder auf dem Angebot noch auf der Rechnung.

Worauf muss ich bei der Erstellung eines Angebots noch achten?

Mit einem Angebot stellen Sie gleichzeitig eine Empfehlung aus. Nämlich die Empfehlung an Ihren Kunden, Ihr Produkt oder Ihre Leistung zu kaufen. Darum sollte Ihr Angebot nicht nur die formalen Kriterien erfüllen.

Ein individuelles Angebot erstellen

Achte darauf, dass Ihr Angebot den Bedürfnissen Ihres Kunden entspricht. Der Kunde kommt schließlich mit einem spezifischen Problem zu Ihnen - und möchte dafür eine passgenaue, individuelle Lösung.

Verkaufspreise und Rabatte richtig kalkulieren

Eine der wichtigsten Aspekte in Angeboten und Rechnungen ist der Preis. Denn welcher Kunde zahlt schon gerne zu viel? Oder anders herum: Sie wollen genug an Ihrem Verkauf verdienen.

Produktpreis und Rabatt - der ein Angebot unter Umständen erst so richtig schmackthaft macht - sollten also richtig kalkuliert sein.

Ein professionelles Design erstellen

Wenn Sie wollen, dass Ihr Kunde bei Ihrem Angebot zuschlägt, ist auch ein professionelles Design entscheidend. Fragen Sie sich einmal selbst: Würden Sie bei jemandem kaufen, dessen Angebot einen schlampigen oder unformatierten Eindruck erweckt? Wahrscheinlich nicht.

Darum sollten Sie unbedingt auf ein sauberes, ordentliches und professionelles Design achten. Denken Sie daran: Ihr Angebot ist der erste, wichtigste Eindruck!

Ihr Angebot genau überprüfen

Versandpreise vergessen anzugeben? Beim Preis eine Null vergessen? Kein Problem denken Sie: Sie können ja das Angebot stornieren und ein neues schreiben. So einfach ist das nicht. Ein Angebot ist prinzipiell immer verbindlich - Sie geben ja eine Willenserklärung ab - und auch Klauseln wie "Unverbindlich" oder "Preise vorbehalten" greifen nur in Ausnahmefällen.

Daher sollten Sie Ihr Angebot unbedingt genau überprüfen, bevor Sie es versenden.