Was gibt es bei der Rechnungsnummer zu beachten?

Eine Rechnungsnummer ist eine vom Rechnungssteller einmalig vergebene Nummer aus Zahlen und teilweise auch Buchstaben. Jede Rechnung über 250 Euro muss eine solche Rechnungsnummer aufweisen, damit sie eindeutig identifiziert werden kann. Zu beachten ist hierbei auch, dass Rechnungsnummern fortlaufend vergeben werden sollten und Lücken in der Zahlenreihe ungern beim Finanzamt gesehen werden.

Bevor Sie Ihre erste Rechnung schreiben, sollten Sie sich also Gedanken über den Aufbau Ihrer persönlichen Rechnungsnummern machen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wofür die Rechnungsnummer eigentlich gut ist, was genau Sie dabei beachten sollten und wie Sie die passende Rechnungsnummer für sich erstellen.

Gesetzliche Regelungen zu Rechnungsnummern

Im §14 des Umsatzsteuergesetzes ist neben den allgemeinen Pflichtangaben für Rechnungen auch die Pflicht zur Vergabe einer Rechnungsnummer festgeschrieben.

Dort wird die Rechnungsnummer als „fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird” definiert.

Jede Rechnung darf nur einmal ausgestellt werden, was die Wichtigkeit der einzigartigen Rechnungsnummer erklärt. Außerdem wird im Handelsgesetzbuch vorgeschrieben, dass jede Rechnung in einem Rechnungsausgangsbuch aufbewahrt und mit entsprechender Rechnungsnummer versehen werden muss.

Ausgenommen sind hier Proformarechnungen sowie Kleinbetragsrechnungen. Solche Rechnungen dürfen auch ohne Rechnungsnummer ausgestellt werden.

Tipp: Vergessen Sie nicht, mit Beginn eines neuen Jahres auch Ihre Rechnungsnummern zu aktualisieren, um die Kontinuität und Nachverfolgbarkeit der Geschäftsvorgänge zu gewährleisten.

Sinn und Zweck einer Rechnungsnummer

Der Sinn hinter der Pflicht zur Rechnungsnummer ist simpel: Anhand einer einmalig vergebenen Rechnungsnummer kann eine Rechnung eindeutig identifiziert werden, sodass das Dokument einem zugehörigen Geschäftsvorfall (Zahlungseingang) zugeordnet werden kann.

Da jede Rechnung rechtlich nur einmal erstellt werden darf, ist es hilfreich die Rechnungsnummern so zu wählen, dass sie eine fortlaufende Zahlenreihe ohne Lücken bilden. Die Kontinuität und die Einzigartigkeit der Rechnungsnummer machen es dem Finanzamt somit einfacher, Ihre Geschäftsvorgänge nachzuvollziehen und zuzuordnen.

Beachte: Fortlaufende Rechnungsnummern sind keine Pflicht. Dennoch können eventuelle Lücken bei der prüfenden Behörde den Verdacht erwecken, dass Umsätze nicht versteuert werden, um diese nicht versteuern zu müssen.

Wie erstelle ich nun eine gute Rechnungsnummer?

Prinzipiell sind Sie bei der Wahl einer Rechnungsnummer relativ frei. Dennoch sollte auf eine gewisse Struktur und Einfachheit geachtet werden, um im Laufe der Zeit den Überblick zu behalten.

Die einfachste Variante wäre es, mit der Rechnungsnummer 1 zu starten und dann fortlaufend zu zählen. Eine gute Übersicht ist somit garantiert und Fehlerquellen werden minimiert. Zu beachten ist hier, dass bei solch einer Zahlenreihe offen liegt, wie viele Rechnungen Sie mit Ihrem Unternehmen geschrieben haben, was nicht immer vorteilhaft ist.

Daher kann es sinnvoll sein, die eigene Rechnungsnummer etwas umzustrukturieren und an das eigene Unternehmen anzupassen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen einige Beispiele, wie Sie Ihre Rechnungsnummer sinnvoll erstellen können.

Beispiele für eine sinnvolle Rechnungsnummer

Zum einen könnte zu Beginn der Rechnungsnummer die Jahreszahl oder das aktuelle Datum stehen, um die generelle Struktur der Rechnungsnummer auch beim Jahreswechsel beizubehalten, aber die Einmaligkeit der Folgerechnungen zu gewähren:

• 2021-0001

• 2021-15-03-0001

Da eine Rechnungsnummer auch Buchstaben und ganze Wörter enthalten kann, könnte sie auch mit einem Kürzel oder dem eigenen (Firmen-) Namen beginnen:

• RE-0001

• FIRMA-X-0001

Des weiteren haben Sie die Möglichkeit zusätzliche Informationen, wie zum Beispiel Kunden- oder Projektnummern, in der Rechnungsnummer unterzubringen:

• RE-KU111-0001

• RE-PRO555-0001

Egal, für welche Art der Rechnungsnummer Sie sich entscheiden, sie sollte einfach und natürlich einmalig sein.

Wo steht die Rechnungsnummer?

Auch bei der Platzierung der Rechnungsnummer können Sie sich für die für Sie ansprechendste Variante entscheiden. Hier gibt es keine konkreten Vorschriften. Dennoch sollten Sie sicherstellen, dass die Rechnungsnummer gut ersichtlich auf Ihrer Rechnung steht, sodass der Rechnungsempfänger oder das Finanzamt nicht lange danach suchen müssen.

Es ist üblich, die Rechnungsnummer bei den allgemeinen Rahmenangaben wie Kundennummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum des Dokuments aufzuführen. Diese Informationen werden in der Regel in einem eigenen Block oder einer separaten Zeile oder Spalte angegeben.

Mögliche Fehler bei der Vergabe der Rechnungsnummer

Fehler bei der Ausstellung der Rechnungsnummer können passieren, besonders wenn regelmäßig viele Rechnungen an viele verschiedene Kunden geschrieben werden. Das ist nicht immer problematisch, doch Sie sollten wissen, wie Sie mit bestimmten Fehlern umgehen und wie Sie sie korrigieren.

Rechnungsnummer fehlerhaft oder doppelt vergeben

Eine fehlerhafte Rechnungsnummer kann in der Rechnungsübersicht und der gesamten Buchhaltung zu Unregelmäßigkeiten und Verwirrung führen. Sofern diese Rechnungsnummer noch nicht vergeben wurde, ist es nicht zwingend notwendig, sie zu korrigieren. Um die eigene Buchführung sauber und übersichtlich zu halten, kann es dennoch ratsam sein, eine Rechnungskorrektur auszustellen.

Anders verhält es sich, wenn eine Rechnungsnummer doppelt vergeben wurde. So eine Rechnung ist zwingend zu korrigieren, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden. Hierfür wird ein separates Dokument, eine Rechnungskorrektur, erstellt, in der auf die fehlerhafte Rechnung, inklusive ursprünglicher Rechnungsnummer und -datum, hingewiesen wird.

Um eine Rechnungsnummer zu ändern, sollte also ein völlig neues Rechnungsdokument ausgestellt werden. Diese korrigierte Rechnung enthält dann nicht die gleiche Rechnungsnummer, sondern eine neue, korrekte.

Rechnungsnummer übersprungen

Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist im Allgemeinen empfehlenswert, aber keine offizielle Pflicht. Wurde eine Rechnungsnummer einmal übersprungen, ist dies also vorerst nicht so schlimm. Hierbei sollte aber genau darauf geachtet werden, dass alle Zahlungseingänge einem Rechnungsdokument zugewiesen werden können und keine Rechnung gelöscht wurde. Im schlimmsten Fall kann das Finanzamt Ihnen hier Steuerhinterziehung vorwerfen.

Daher ist es ratsam, eine möglichst einfache, fortlaufende Rechnungsnummer zu wählen, die es Ihnen selbst und auch dem Finanzamt leicht macht, all Ihre Geschäfte nachzuvollziehen.

Nie wieder Probleme mit Rechnungsnummern

Ein Rechnungsprogramm wie SumUp Rechnungen hilft Ihnen bei der Erstellung und fortlaufenden Weiterführung der Rechnungsnummern. Hierbei können Sie entweder die voreingestellte Option oder aber eine ganz individuelle Rechnungsnummer wählen, die dann ganz automatisch fortgeführt wird.

So können Sie sich sicher sein, dass Ihre Rechnungen alle Pflichtangaben und rechtlichen Vorschriften erfüllen.