Was ist ein gutes Rechnungsprogramm?

Mit einem guten Rechnungsprogramm können Sie ganz einfach und meist online professionelle Rechnungen erstellen. Einige Rechnungsprogramme geben Ihnen zusätzlich einen Überblick über Ihre Finanzen und erleichtern Ihnen die Buchhaltung.

Natürlich gibt es nicht nur ein Rechnungsprogramm auf dem Markt. Manch ein Rechnungsprogramm ist als Freeware verfügbar, andere muss man kaufen. Einige Rechnungsprogramme gibt es als App für mobile Geräte, ein anderes Rechnungsprogramm ist vielleicht nur für Mac oder PC gedacht.

Egal ob einfaches Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer, Handwerker oder KFZ-Werkstatt, in diesem Artikel erklären wir Ihnen, was ein gutes Rechnungsprogramm ausmacht und wie Sie die passende Rechnungssoftware für Ihr Unternehmen finden.

Das macht ein gutes Rechnungsprogramm aus

Zunächst sollten Sie mit einem Rechnungsprogramm natürlich schnell und einfach Rechnungen erstellen können. Dabei ist unbedingt darauf zu achten, dass die angebotene Rechnungsvorlage rechtskonform ist und alle Pflichtangaben einer Rechnung beinhaltet.

Darüber hinaus sollte ein gutes, professionelles Rechnungsprogramm noch weitere Funktionen anbieten, die einem bei der Unternehmensführung helfen:

Rechnung schreiben, designen und direkt versenden

Eine Rechnungssoftware sollte es möglich machen, schnell und einfach professionelle, individuelle und rechtskonforme Rechnungen zu schreiben. Darüber hinaus sollten Rechnungen direkt aus dem Rechnungsprogramm heraus an Kunden verschickt werden können.

Ein gutes Rechnungsprogramm stellt eine professionelle Rechnungsvorlage zur Verfügung, die nur noch individuell ausgefüllt werden muss. Idealerweise gibt es dabei eine Auto-Fill Funktion, die das aktuelle Rechnungsdatum und die richtige Rechnungsnummer automatisch übernimmt und gegebenenfalls wiederkehrende Rechnungstexte abspeichert.

Außerdem sollte es in einem Rechnungsprogramm Optionen zur Individualisierung der Rechnungen geben, sodass Farben und Logo dem eigenen Unternehmen angepasst werden können. Hierfür stellt eine gute Rechnungssoftware verschiedene professionelle Rechnungs Designs zur Verfügung.

Um eine Rechnung so schnell wie möglich an einen Kunden zu bringen, sollten Sie die geschriebenen Rechnungen zu guter Letzt direkt aus dem Programm heraus per E-Mail oder sogar Messenger App versenden können. Papier und Briefmarke sind dafür wirklich nicht mehr nötig.

Kunden und Produkte verwalten

Damit Rechnungen noch einfacher und schneller geschrieben werden können, sollte man im Rechnungsprogramm Kunden- und Produktinformationen hinterlegen können. Diese sollten beim Erstellen einer Rechnung direkt auszuwählen sein, sodass die Daten nicht jedes Mal manuell eingetippt werden müssen.

Ein wirklich gutes Rechnungsprogramm spart damit Zeit und reduziert die Chance, dass sich Tipp- oder Rechenfehlern einschleichen.

Rechnungsübersicht und Rechnungsstatus

Je mehr Rechnungen ein Unternehmen ausstellt, desto schwieriger ist es, die Übersicht darüber zu behalten, welche Rechnung bezahlt und welche vielleicht schon überfällig ist. Deshalb sollte ein gutes Rechnungsprogramm immer eine klare Übersicht bieten, in der Sie auch gezielt nach bestimmten Rechnungen suchen und filtern können.

Idealerweise werden alle Rechnungen in der Übersicht mit einem aktuellen Rechnungsstatus versehen. Dabei wird jede Rechnung z.B. mit „gesendet”, „gesehen”, „bezahlt” oder auch „überfällig” markiert, sodass Sie all Ihre Rechnungen immer genau im Blick haben und Kunden gegebenenfalls an eine offene Rechnung erinnern können.

Ein zusätzlicher Pluspunkt für die Rechnungssoftware wäre eine Einnahmenübersicht, in der die Einnahmen sowie die noch offenen Beträge eines bestimmten Zeitraums klar zu erkennen sind.

Rechnungsmanagement von überall und auf jedem Gerät

Egal, ob Sie selbst nun nach einem Rechnungsprogramm speziell für Mac, Windows, iOS oder Android suchen, sollten Sie doch immer darauf achten, dass das Programm auch auf allen anderen Geräten, mobil sowie stationär, nutzbar ist.

Gerade wenn mehrere Leute mit dem Programm arbeiten sollen, kann es sein, dass nicht jeder das gleiche Betriebssystem nutzt. Deshalb ist es hier besonders wichtig, dass das Rechnungsprogramm Flexibilität im Umgang erlaubt.

Außerdem sollten Sie ein einfaches Online Rechnungsprogramm in Betracht ziehen, mit dem Sie alle Daten jederzeit, von überall und von jedem Gerät abrufen können, ohne immer eine Software installieren zu müssen. So können Sie auch von unterwegs online eine Rechnung schreiben und versenden, um so z.B. die Reisezeit effizienter zu nutzen.

Bestes Rechnungsprogramm für mich und mein Unternehmen

Nun gibt es eine Vielzahl von Rechnungsprogrammen auf dem Markt, aus der Sie die richtige Rechnungssoftware für sich und das eigene Unternehmen wählen müssen. Hierbei kann es helfen, sich schon vor der Suche zu überlegen, was genau Sie vom künftigen Rechnungsprogramm erwarten und wo Sie eventuell kompromissbereit sind.

Diese Fragen können helfen, Ihre eigenen Ansprüche zu definieren:

• Berechnen Sie Ihren Kunden Umsatzsteuer oder nicht? Bietet das Rechnungsprogramm dafür die Option die Umsatzsteuer beim Rechnungen schreiben ein- und auszustellen?

• Auf welchen Geräten wollen Sie das Rechnungsprogramm nutzen und soll es auch online und mobil verfügbar sein?

• Wie sollen Ihre Rechnungen am Ende aussehen? Simpel, aber professionell? Kreativ und sehr individuell? Inwieweit lässt die Rechnungssoftware Sie Ihre Rechnungen gestalten?

• Wie viele Rechnungen schreiben Sie? Gibt es beim Rechnungsprogramm ein monatliches oder jährliches Rechnungslimit oder können Sie so viele Rechnungen schreiben, wie Sie wollen?

Außerdem ist es natürlich wichtig, dass Sie sich überlegen, was Sie bereit sind für Ihr Rechnungsprogramm zu zahlen. Soll es ein kostenloses Rechnungsprogramm sein, eine Pro-Rechnung-Gebühr oder regelmäßige Abo-Zahlungen?

Kostenloses Rechnungsprogramm: SumUp Rechnungen

Mit dem Online Rechnungsprogramm von SumUp können Sie ganz einfach, gratis und von überall Rechnungen schreiben und versenden.

SumUp Rechnungen ist eine Rechnungssoftware, mit der Sie kostenlos und unbegrenzt professionelle Rechnungen erstellen und direkt an Ihre Kunden schicken können. Über einen Zahlungslink können diese die Rechnung unkompliziert und schnell begleichen, sodass Ihre Rechnung im Programm als „bezahlt” markiert wird.

Um eine Rechnung bei Bedarf auch einmal stornieren oder ändern zu können, haben Sie bei SumUp Rechnungen natürlich auch die Möglichkeit, Gutschriften zu erstellen.

SumUp Rechnungen bewahrt all Ihre Rechnungen und Daten völlig sicher in der Cloud auf, die Sie jederzeit und von überall auf Ihrem Smartphone, Tablet, Laptop oder PC abrufen können.