Was ist eine kumulierte Rechnung und wofür wird sie genutzt?
Eine kumulierte Rechnung, auch Sammelrechnung genannt, fasst Rechnungen über mehrere Positionen, Dienstleistungen oder Lieferungen in einem Dokument zusammen. Besonders bei umfangreichen Aufträgen kann es deshalb ratsam sein, eine kumulierte Rechnung für den jeweiligen Kunden zu erstellen.
Kumulierte Rechnungen erleichtern Ihnen die Buchhaltung, da statt vielen einzelnen Rechnungen nur eine einzige verbucht werden muss. Auch für Ihren Auftraggeber ist eine kumulierte Rechnung einfacher und übersichtlicher als separate Rechnungen für jeden Rechnungsposten.
So erstellen Sie eine kumulierte Rechnung
Mit einer kumulierten Rechnung, bzw. Sammelrechnung, werden mehrere Kundenaufträge in einem einzigen Dokument abgerechnet. Auch bei einer kumulierten Rechnung sollten alle Pflichtangaben, die für jede normale Rechnung gelten, enthalten sein.
Prinzipiell ist eine kumulierte Rechnung also wie eine Einzelrechnung zu erstellen. Dennoch gibt es bei solchen Sammelrechnungen einige Besonderheiten, auf die beim Erstellen zu achten ist:
Alle Einzelabrechnungen sollten chronologisch aufgelistet werden.
Der Abrechnungszeitraum und alle einzelnen Leistungserbringungstermine müssen erkennbar sein.
Sowohl die Einzelsummen der „einzelnen Rechnungen” als auchdie finale Gesamtsumme gehören auf die kumulierte Rechnung.
Je nachdem wie groß Ihr Unternehmen ist, wie viele Kunden Sie haben und wie viele Rechnungen Sie regelmäßig ausstellen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, kumulierte Rechnungen zu erstellen:
1. Zum einen können Sie kumulierte Rechnungen natürlich mit einem Programm wie Excel oder Word erstellen. Für eine simple kumulierte Rechnung können Sie im Internet verschiedene Muster und Vorlagen kostenlos ansehen oder herunterladen. Sofern Ihr Unternehmen noch recht klein, und die Anzahl der auszustellenden Rechnungen überschaubar ist, ist das zunächst sicher eine passable Option.
2. Ist Ihr Geschäft aber recht erfolgreich und Sie haben regelmäßig viele Rechnungen an viele verschiedene Kunden auszustellen, kann ein gutes Rechnungsprogramm Ihnen viel Arbeit abnehmen. Ein Programm, dass Ihnen auch das Schreiben von kumulierten Rechnungen einfach und schnell ermöglicht, kann Zeit sparen und vor allem Flüchtigkeitsfehlern vorbeugen.
Wann sollten Sie eine kumulierte Rechnung erstellen?
Kumulierte Rechnungen sind immer dann ratsam, wenn Sie von einzelnen Kunden regelmäßig oder dauerhaft Aufträge erhalten und diese in periodischen Abständen gesammelt abrechnen möchten. Solche kumulierten Rechnungen bieten sich also für diejenigen Kunden an, mit denen Sie langfristige Geschäftsbeziehungen pflegen und regelmäßig handeln.
Prinzipiell können kumulierte Rechnungen in jeder Branche und für jegliche Produkte und Dienstleistungen ausgestellt werden. Besonders oft werden kumulierte Rechnungen aber zum Beispiel in Bautrieben und im handwerklichen Bereich verwendet, da in diesen Branchen häufig über einen längeren Zeitraum mehrere Aufträge abgewickelt und berechnet werden. Hier macht es Sinn, erst nach Auftragsabschluss eine Sammelrechnung auszustellen.
Kumulierte Rechnung: Beispiele
Für kumulierte Rechnungen gibt es verschiedene Beispiele. Hier kann unter anderem Ihre Stromrechnung genannt werden. Sie beziehen über einen bestimmten Zeitraum immer wieder Energie von Ihrem Stromanbieter, welche Ihnen nach Ablauf des festgelegten Zeitraums gesammelt berechnet wird.
Eine andere Situation, in der eine kumulierte Rechnung Sinn macht, wäre zum Beispiel die regelmäßige Belieferung eines kleinen Geschäfts mit frischen Waren. Hier muss nicht jede Lieferung einzeln in Rechnung gestellt werden, sondern kann in einem bestimmten Rhythmus periodisch mit einer kumulierten Rechnung abgerechnet werden.