Wie schreibe ich ein Berichtigungsdokument?
Fehler passieren, und am besten, man räumt sie schnellstmöglich aus dem Weg. Bei fehlerhaften Rechnungen funktioniert das ganz einfach mit einem simplen Berichtigungsdokument.
Berichtigungsdokument: Was ist das?
Ein Berichtigungsdokument steht an, wenn Sie sich bei einer Rechnung vertan haben, also beispielsweise den falschen Steuersatz angegeben oder eine der notwendigen Pflichtangaben vergessen haben. Auch wenn Sie einem Kunden nachträglich einen Rabatt gewähren wollen, ist das Berichtigungsdokument das Mittel der Wahl.
Das Dokument muss von Ihnen als Rechnungssteller geschrieben und von Ihrem Kunden zusammen mit der Originalrechnung abgelegt werden.
Richtig berichtigen – so geht’s
Ob Sie das Berichtigungsdokument mit der Hand schreiben, am Rechner erstellen oder auf einer Schreibmaschine tippen, spielt keine Rolle. Wichtig ist vor allem, dass es sich eindeutig der fehlerhaften Rechnung zuordnen lässt. Das Berichtigungsschreiben sollte mindestens folgende Angaben beinhalten:
Absendernennung des Rechnungsstellers
Richtigstellung des Fehlers
Verweis auf die Rechnungsnummer der Originalrechnung
Verweis auf das Rechnungsdatum der Originalrechnung
Wenn der Fehler bei der Nummer oder beim Datum liegt, sollten Sie dies im Berichtigungsdokument möglichst genau erklären. Ansonsten gibt es keine formalen Anforderungen an das Dokument – eine knappe Übersicht im Telegrammstil wird ebenso akzeptiert wie ein ausführlicher Brief.
Sollten Sie einem Kunden mehrere falsche Rechnungen geschickt haben, können Sie die Berichtigungen in einem einzigen Berichtigungsdokument zusammenfassen. Hier gilt es aber besonders gut aufzupassen, dass die Korrekturen eindeutig den jeweiligen Rechnungen zugeordnet werden können.
Plan B für alle Schreibfaulen
Wenn Sie gerade zufällig sowieso bei Ihrem Kunden sind und den Fehler dort entdecken, können Sie den Fehler auf der Rechnung handschriftlich korrigieren, also z. B. eine fehlende Steuernummer ergänzen. Diese Korrektur müssen Sie dann mit Ihrer Unterschrift auf der Originalrechnung bestätigen. Vergessen Sie nicht, eine Kopie der korrigierten Fassung zu Ihren Unterlagen zu nehmen.
Damit Fehler bei der Rechnungserstellung gar nicht erst passieren, eignet sich eine clevere Rechnungssoftware wie die von SumUp Rechnungen. Hier werden definitiv alle gesetzlichen Pflichtangaben abgefragt, Steuerbeträge automatisch ausgerechnet und einmal eingegebene Daten mit einem Klick korrekt übernommen.