Rechnung schreiben: Wie schreibe ich eine Rechnung?
Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland eingeführt. SumUp steht Ihnen sowohl bei der Erstellung als auch beim Empfang elektronischer Rechnungen zur Seite. Weitere Informationen zu den Vorschriften und dem Angebot von SumUp finden Sie auf unserer Informationsseite.
Wer das erste Mal einen Kundenauftrag ausführt, steht vor der Frage: Wie schreibe ich eine Rechnung eigentlich? Worauf muss ich achten? Und: Gibt es professionelle Rechnungsvorlagen?
Im Folgenden erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie als Unternehmer eine Rechnung schreiben sollten.
1. Pflichtangaben: Wie schreibe ich eine Rechnung?
Das Wichtigste zuerst: Jede Rechnung muss gewisse Pflichtangaben einhalten, die der Gesetzgeber vorschreibt. Dazu zählen:
Ihre Anschrift und die Anschrift Ihres Kunden
Eine einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer
Das Rechnungsdatum
Das Lieferdatum bzw. Leistungsdatum
Art und Menge des Produkts bzw. Beschreibung der Leistung
Preis (Netto, Brutto, USt.-Satz und USt.-Betrag)
Um sich die Rechnungsstellung zu erleichtern, können Sie zum Rechnung schreiben auf ein Rechnungsprogramm zurückgreifen, das Ihnen eine professionelle, rechtskonforme Rechnungsvorlage zur Verfügung stellt.
2. Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: So geht's!
Die Frage: Wie schreibe ich eine Rechnung? haben wir nun schon allgemein beantworten. Was aber, wenn Sie Kleinunternehmer sind? Gelten hier dieselben Vorschriften?
Fast! Denn als Kleinunternehmer müssen Sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen und dürfen auf Ihrer Rechnung also auch keine Umsatzsteuer anführen. Ihre Rechnung ist also immer umsatzsteuerfrei!
Zusätzlich müssen Sie einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung anbringen, z.B.
Umsatzsteuerfrei gemäß 19 UStG
Gemäß 19 UStG ist die Rechnung umsatzsteuerfrei
Aufgrund von 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet
Tipp: Erfahren Sie hier, warum ein Rechnungsprogramm auch für Kleinunternehmer ein Muss ist.
3. Rechnungsdesign: Wie gestalte ich eine Rechnung?
Haben Sie Ihre Rechnung erst einmal fertig geschrieben, geht es an das Rechnungsdesign. Denn: Auch die Gestaltung Ihrer Rechnung ist wichtig, schließlich wollen Sie seriös wirken.
Wie frei Sie sich in der Gestaltung Ihrer Rechnung bewegen können, ist vor allem von Ihrer Branche abhängig. Als Designer oder Fotograf werden Sie Ihre Rechnung wahrscheinlich kreativer gestalten als ein Rechtsanwalt oder Wirtschaftsprüfer.
Wichtig ist: Ihr Logo sollte mit auf die Rechnung – denn das ist das wichtigste Wiedererkennungszeichen Ihres Unternehmens.
Hier finden Sie viele Tipps für ein gutes Design Ihrer Rechnung - Denn das Auga zahlt mit!
4. Wie schreibe und versende ich eine Rechnung richtig?
Sobald Sie mit dem Rechnung schreiben fertig sind, stellt sich Ihnen vermutlich die Frage: Wie versende ich sie richtig?
Die gute Nachricht ist: Hier gibt es (fast) kein richtig oder falsch. Sie können Ihre Rechnungen versenden, wie Sie möchten: Per Post, per E-mail oder auch per App.
Tipp: Zeit und Geld sparen Sie, wenn Sie Ihre Rechnungen direkt aus Ihrem Rechnungsprogramm heraus versenden. Sie klicken einfach auf „Senden“ – und schon landet die Rechnung im Email-Posteingang Ihres Kunden.
5. Eine Rechnung schreiben und korrigieren: Wie geht das?
Haben Sie Ihre Rechnung versendet, kann es vorkommen, dass Sie einen Anruf von Ihrem Kunden erhalten: Er ist umgezogen und hat eine neue Adresse und bittet Sie, diese auf der Rechnung zu ändern. Oder der Rechnungsbetrag ist falsch und muss korrigiert werden.
Was Sie jetzt auf keinen Fall tun sollten: Die Rechnung einfach löschen. Machen Sie es stattdessen wie die Profis, stornieren Sie die Rechnung richtig und versenden Sie anschließend die korrigierte Rechnung.
6. Wie schreibe ich eine Rechnung mit einem Rechnungsprogramm?
Manuell eine Rechnung schreiben ist mühsam – denn Sie müssen Ihre Rechnungen jedes Mal manuell ausfüllen, abspeichern, verwalten und Zahlungseingänge kontrollieren. Außerdem können schnell einmal Fehler bei der Rechnungsnummer oder der Berechnung des Endbetrags passieren.
Vielleicht haben Sie sich deshalb auch schon die Frage gestellt: Geht das auch einfacher? Wie schreibe ich eine Rechnung mit einem Rechnungsprogramm? Nutzen Sie ein Rechnungsprogramm wie SumUp Rechnungen, hat das einige Vorteile:
Schnell und einfach Rechnungen schreiben: Egal ob im Büro oder von unterwegs: Schreiben Sie immer und überall Rechnungen auf Ihrem Smartphone oder Computer und senden Sie diese direkt an Ihre Kunden.
Clevere Rechnungsvorlagen: Mit SumUp Rechnungen erscheint Ihr Logo sowie Ihre Firmendaten auf jeder Rechnung, die Sie erstellen. Die App generiert außerdem automatisch die fortlaufenden Rechnungsnummern und berechnet die entsprechende Umsatzsteuer.
Rechnungsstatus verfolgen: Anhand des aktuellen Rechnungsstatus haben Sie all Ihre Rechnungen im Blick und können stets überprüfen, welche gesehen, bezahlt oder noch offen sind.
Einfache Bezahlung: Die E-Mails Ihrer Rechnungen enthalten alle einen Link, über den Ihre Kunden direkt online mit nur einem Klick zahlen können.
Mit einem guten Rechnungsprogramm sparen Sie also viel manuelle Arbeit und haben mehr Zeit für das Kerngeschäft Ihres Unternehmens.