Was ist eine wiederkehrende Rechnung?
Eine wiederkehrende Rechnung aufzusetzen, ist nützlich und zeitsparend, wenn Sie Stammkunden haben, denen Sie regelmäßig einen bestimmten Betrag für die immer selbe Leistung in Rechnung stellen. Dieser Artikel erklärt, was genau eine wiederkehrende Rechnung ist, wer diese Art von Rechnungen nutzen sollte, Vorteile sowie den Prozess, eine wiederkehrende Rechnung zu erstellen.
Was bedeutet wiederkehrende Rechnung?
Eine wiederkehrende Rechnung ist, wie der Name schon verrät, eine Rechnung, die nicht nur einmal, sondern wiederkehrend in regelmäßigen Zeitabständen versendet wird. Diese Art von Rechnungen wiederholen sich und werden immer an denselben Kunden gesendet, zum Beispiel wöchentlich oder monatlich, haben denselben Rechnungsbetrag und umfassen jedes Mal die gleiche Leistung bzw. das gleiche Produkt.
Wer sollte eine wiederkehrende Rechnung für Zahlungen nutzen?
Wenn Sie selbstständig sind und Ihr eigenes Unternehmen gegründet haben, wissen Sie, dass sich eine effektive und produktive Arbeitsweise auszahlt. Dank wiederkehrenden Rechnungen müssen Sie nur einmal eine Rechnung aufsetzen, die dann automatisch jeden Monat, jede Woche oder jedes halbe Jahr etc. generiert und verschickt wird.
Haben Sie also Kunden, denen Sie immer wieder die gleiche Rechnung schicken? Dann sollten Sie sich überlegen, für diese Kunden wiederkehrende Rechnungen zu kreieren und dadurch Papierkram und Zeit sparen.
In einigen Branchen sind wiederkehrende Rechnungen Gang und Gäbe. Dazu zählen beispielsweise:
Unternehmen, die Abonnements verkaufen (Zeitungen, Softwares etc.) Vermieter und Hausverwaltungen
Energieversorgungsunternehmer (Strom, Gas etc.)
Marketing Agenturen, die Verträge über mehrere Monate mit Ihren Kunden vereinbart haben
(Fach-)Berater
Vorteile von wiederkehrenden Rechnungen
Die Vorteile von wiederkehrenden Rechnungen sind folgende:
Sie sparen Zeit beim Aufsetzen der wiederkehrenden Rechnung, denn sie muss nur einmal angelegt werden. So müssen Sie nicht jeden Monat oder jede Woche die Rechnung manuell schreiben.
Fehler, die bei der Rechnungserstellung entstehen können, werden durch den automatischen Prozess vermieden
Sie vergessen nie wieder, Rechnungen zu schreiben, denn die wiederkehrende Rechnung wird einfach automatisch zum richtigen Zeitpunkt versendet. Das heißt natürlich auch, dass Sie wahrscheinlich schneller bezahlt werden.
Merkt Ihr Kunde, dass Ihre Rechnung immer zum selben Zeitpunkt kommt, stellt er vielleicht eine wiederkehrende Zahlung ein, so dass Sie noch zuverlässiger bezahlt werden.
Wie erstellen Sie eine wiederkehrende Rechnung?
Sie wollen nun eine wiederkehrende Rechnung schreiben? Um eine wiederkehrende Rechnung zu erstellen und automatisch zu versenden, benötigen Sie ein Rechnungsprogramm. Die meisten Rechnungssoftwares, die es auf dem Markt gibt, bieten diese Funktion an.
Die Rechnungsprogramme unterscheiden sich natürlich individuell voneinander, aber das Aufsetzen von wiederkehrenden Rechnungen im Programm sollte recht simpel sein.
Gewöhnlich sollten Sie auf folgendes achten:
Dass auf Ihrer wiederkehrenden Rechnung alle Pflichtangaben enthalten und ausgefüllt sind
Dass das Datum der ersten Rechnung, die gesendet werden soll, richtig eingestellt ist
Die Zeitabstände, in denen die Rechnung wiederkehrend an Ihre Kunden geschickt werden soll, sollten korrekt sein
Das Enddatum, falls dieses schon feststeht, sollte korrekt angelegt sein
Oftmals lässt sich festlegen, ob die Rechnung ganz automatisch gesendet werden soll oder ob sie erst verschickt werden soll nach einer manuellen Prüfung, so können Sie kleine Anpassungen vornehmen, falls sich bei Leistung, Produkt oder Rechnungsbetrag etwas verändert haben sollte Wenn Sie den Prozess, wie eine wiederkehrende Rechnung in Ihrem Rechnungsprogramm erstellt wird, aufgesetzt haben, werden die Rechnungen in regelmäßigen Intervallen verschickt. Bei diesen Kunden müssen Sie sich also keine Sorgen mehr um die Rechnungsstellung machen – Ihre Rechnungssoftware erledigt das alles für Sie! Das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummern werden automatisch angepasst, so dass Ihre wiederkehrenden Rechnungen auch rechtskonform sind.