Was für eine Zahlungsfrist soll ich auf einer Rechnung angeben?

In diesem Artikel erfahren Sie

• Was eine Zahlungsfrist bzw. ein Zahlungsziel ist

• Welche Zahlungsfristen möglich sind

• Warum Sie immer eine Zahlungsfrist angeben sollten

• Was passiert, wenn Ihr Kunde nicht innerhalb der Zahlungsfrist bezahlt

Eine Zahlungsfrist bzw. ein Zahlungsziel gehört zu den Zahlungsbedingungen, die Sie auf einer Rechnung angeben können.

Es gibt in Deutschland eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. Abweichend davon können individuelle Regelungen zwischen Ihnen und Ihren Kunden vereinbart werden.

Brauche ich eine Zahlungsfrist auf meiner Rechnung?

Manche Unternehmer scheuen sich, eine Zahlungsfrist auf Ihrer Rechnung anzugeben, weil sie z.B. fürchten, dass der Kunde es als unhöflich empfinden könnte.

Damit nehmen Sie sich jedoch eine wichtige Möglichkeit, dem Kunden klar zu kommunizieren, wann er sich im Zahlungsverzug befindet - egal ob es sich um die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen oder ein individuell vereinbartes Zahlungsziel handelt.

Eine Mahnung beispielsweise kann bei nicht offensichtlich kommuniziertem Zahlungsziel bei einem Kunden tatsächlich für Verwirrung oder Unmut sorgen.

Auch Sie selbst können schneller und einfacher den Überblick über offene und überfällige Rechnungen wahren, wenn Sie auf jeder Rechnung eine Zahlungsfrist angeben.

Grundsätzlich sollten alle Zahlungsbedingungen - und dazu gehört die Zahlungsfrist bzw. das Zahlungsziel - dem Kunden klar und übersichtlich mitgeteilt werden. Die Rechnung ist dazu der beste Ort.

30 Tage: Die gesetzliche Zahlungsfrist

Von Gesetzes wegen gilt eine Zahlungsfrist (auch Zahlungsziel genannt) von 30 Tagen.

Eine Rechnung ist grundsätzlich immer sofort fällig. Die gesetzliche Zahlungsfrist räumt dem Kunden aber 30 Tage Zeit ein, eine Rechnung zu begleichen. Erst danach befindet er sich im Zahlungsverzug.

Wichtig zu wissen ist: Die 30-Tage Zahlungsfrist gilt immer dann automatisch, auch ohne gesonderten Hinweis, wenn folgende zwei Bedingungen erfüllt sind:

1. Wenn nichts anderes zwischen Ihnen und Ihrem Kunden vereinbart ist

2. Und Ihr Kunde ein anderes Unternehmen ist (B2B).

Ist Ihr Kunde eine Privatperson, so muss auch auf die 30-tägige Zahlungsfrist explizit auf der Rechnung hingewiesen werden.

Nach Vereinbarung: Individuelle Zahlungsfrist

Bestimmt haben Sie auf Rechnungen schon öfter den Hinweis gelesen „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen” oder „Jetzt kaufen, in 3 Monaten bezahlen”. Dies sind individuell vereinbarte Zahlungsziele, mit denen Sie Ihr Geld früher einfordern können, oder aber Ihrem Kunden mit einer längeren Zahlungsfrist entgegen kommen. Eine individuelle Zahlungsfrist kann also vereinbart werden, wenn Ihnen das gesetzliche Zahlungsziel von 30 Tagen zu lang oder zu kurz ist.

Gesetzliche Zahlungsfrist verkürzen

Es ist wichtig, dass diese Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden einvernehmlich getroffen wird, zum Beispiel über einen Vertrag oder Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Nicht zulässig ist es, einfach eine beliebige, von der gesetzlichen abweichende Zahlungsfrist auf einer Rechnung anzugeben - diese wäre ungültig.

Gesetzliche Zahlungsfrist verlängern

Wenn Sie ein Zahlungsziel festlegen wollen, das länger ist als die gesetzliche Zahlungsfrist, so ist dies einfacher möglicher.

Natürlich können sie auch in diesem Fall das Zahlungsziel in Ihren AGB regeln oder über einen individuellen Vertrag mit dem Kunden.

Da Sie dem Kunden mit einem längeren Zahlungsziel aber einen Vorteil gewähren, genügt es hier, die Zahlungsfrist einfach auf der Rechnung anzugeben, etwa mit dem Hinweis: „Zahlbar innerhalb von 90 Tagen”.

Was, wenn mein Kunde nicht innerhalb der Zahlungsfrist zahlt?

Die Zahlungsfrist ist verstrichen und Ihr Kunde hat noch nicht bezahlt? Sie sollten ihm nun eine freundliche Zahlungserinnerung oder Mahnung schicken.

Der Ablauf ist üblicherweise wie folgt:

• Zahlungserinnerung

• 1 Mahnung

• 2 Mahnung

• 3 Mahnung

Statt mit einer Zahlungserinnerung können Sie auch direkt mit der ersten Mahnung beginnen - das ist Geschmackssache und hängt unter anderem vom Verhältnis zwischen Ihnen und Ihrem säumigen Kunden ab.

Gültigkeit der Zahlungsfrist: Ab wann?

Die Zahlungsfrist tritt mit Erhalt der Rechnung durch Ihren Kunden in Kraft.

Bei Postversand wird üblicherweise eine Dauer der Zustellung von maximal drei Werktagen angenommen, da es sich bei regulären Briefen nicht exakt nachverfolgen lässt.

Werden Rechnungen per Email versandt, tritt dieses Problem nicht auf, da sie innerhalb weniger Sekunden bei Ihrem Kunden eintreffen. Um sicherzugehen, dass Ihre Email nicht im Spam landet oder übersehen wird, können Sie eine Lesebestätigung anfordern - oder die Rechnung mit einem Rechnungsprogramm erstellen.

Zahlungsfristen übersichtlich verwalten: mit einem Rechnungsprogramm

Es kann schnell einmal passieren, dass Sie nicht mehr alle Zahlungsfristen und offenen Rechnungen im Blick haben. Gerade, wenn Sie mit einzelnen Kunden individuelle Regelungen treffen. Ein Rechnungsprogramm kann Ihnen dabei helfen.

Sie können mit einem Rechnungsprogramm wie SumUp Rechnungen:

• Rechnungen sekundenschnell schreiben und versenden

• Zu jedem Kunden die jeweils vereinbarte Zahlungsfrist abspeichern

• Den Überblick über offene und überfällige Rechnungen wahren

• Per Push-Nachricht informiert werden, sobald ein Kunde Ihre Rechnung öffnet

• Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung erstellen und senden

Darüber hinaus können Sie das Rechnungsprogramm SumUp Rechnungen mit SumUp verbinden, um Ihre Rechnungen schneller bezahlen zu lassen, so dass Ihr Kunde nicht die Zahlungsfrist überschreitet. Bieten Sie Kartenzahlung Ihrer Rechnung online oder vor Ort an und sparen Sie sich und Ihrem Kunden Aufwand.

Mit einem Rechnungsprogramm sparen sie so wertvolle Zeit bei der Verwaltung von Zahlungsfristen. Und darüber hinaus auch Geld - denn jede eine nicht bezahlte Rechnung ist immer auch ein billiger Kredit für Ihren Kunden.