Aufbewahrungspflicht – Was ist die Aufbewahrungspflicht?
Die Aufbewahrungspflicht definiert die Fristen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Für steuerrelevante Unterlagen liegt sie zwischen 6 und 10 Jahren.
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Wozu dient die Aufbewahrungspflicht?
Die Aufbewahrungspflicht dient der Sicherung der Dokumentation.
Hinter der Aufbewahrungspflicht liegt der Gedanke der Nachprüfbarkeit. Unternehmen müssen Rechenschaft über ihre finanziellen Transaktionen, ihre Situation und ihre Geschäfte bei externen Stellen ablegen.
Damit ein Unternehmen kontrollierbar bleibt, müssen wichtige Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden.
Aufbewahrungspflicht: Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?
Das Prinzip der Archivierung besagt, dass grundsätzlich alle Bücher, die steuerrelevant sind, auch aufbewahrungspflichtig sind. Welche Bücher aufbewahrt werden müssen und für wie lange, ist im Handelsgesetzbuch festgelegt.
Folgende Dokumente unterliegen nach § 257 Abs. 1 HGB der Aufbewahrungspflicht:
Zur ersten Gruppe gehören Handelsbücher, Eröffnungsbilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernlageberichte, Konzernabschlüsse und sonstige Organisationsunterlagen.
Es müssen zudem empfangene, sowie gesendete Handelsbriefe aufbewahrt werden und Belege für Buchungen nach §238 HGB.
Sonstige geschäftsrelevante Unterlagen unterliegen ebenfalls der Aufbewahrungspflicht.
Es ist zu beachten, dass die Eröffnungsbilanzen, Konzernabschlüsse und Jahresabschlüsse als Originale aufbewahrt werden müssen. Wohingegen die anderen Dokumente auch als Kopie auf einem Datenträger gespeichert werden können, hierbei müssen allerdings die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erfüllt sein.
Wichtig ist nur, dass diese Dokumente abrufbar und lesbar sind (§257 Abs. 3 Satz 1 HGB.).
Selbstverständlich müssen alle Wiedergaben inhaltlich mit dem Original übereinstimmen. Dies entspricht den Grundsätzen einer ordnungsgemäß geführten Buchführung.
Wie lange gilt die Aufbewahrungspflicht?
Die Aufbewahrungspflicht kann unterschiedlich lang ausfallen.
Die erstgenannte Gruppe von Dokumenten muss zehn Jahre aufbewahrt werden. Die sonstigen Unterlagen müssen sechs Jahre abrufbar sein.
Die Aufbewahrungsfrist fängt mit dem Schluss des Kalenderjahrs an, indem das Inventar, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss erstellt wurde, der Handelsbrief empfangen, oder Buchungen entstanden sind.
Unter dem Begriff sonstige Unterlagen fallen im Prinzip alle Unterlagen, die sich auf bestimmte Geschäftsfälle beziehen und in irgendeiner Form für die Besteuerung relevant sind.
Sollte die Aufbewahrungsfrist für bestimmte Dokumente abgelaufen sein, diese jedoch noch für die Steuer relevant sind, läuft deren Aufbewahrungsfrist nicht ab. Auch ist es in der Praxis schwierig nach sechs Jahren die ersten Dokumente auszuordnen, da dadurch oft der Zusammenhang in den Dokumenten zerstört wird.
Es gilt grundsätzlich die Regel, dass nach zehn Jahren noch diejenigen Dokumente aufbewahrt werden, die für eine begonnene Steuerprüfung noch von Wichtigkeit sind.
Verletzung der Aufbewahrungspflicht
Die Aufbewahrungspflicht ist ein Bestandteil einer ordnungsgemäß geführten Buchhaltung.
So führen Verletzungen der Aufbewahrungspflicht zu den Rechtsfolgen, die auch für einen Verstoß gegen die Buchführungspflicht gelten.