Barzahlung - Was ist eine Barzahlung?
Eine Barzahlung liegt vor, wenn mit realen Banknoten oder Münzen eine Rechnung zu einer Leistung, einem Produkt oder ein Kauf bezahlt wird.
Mit einem guten Rechnungsprogramm haben Sie all Ihre Rechnungen im Blick, ob Überweisung, Bar- oder Kartenzahlung.
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen folgenden Arten der Barzahlung:
Unmittelbare Zahlung: Das Bargeld wird direkt eigenhändig oder über einen Boten übergeben.
Mittelbare Zahlung: Die Barzahlung findet durch die Mittel der Post in Form eines Einschreibens, eines Wertbriefes oder durch eine Postanweisung statt.
Können Rechnungen bar bezahlt werden?
Vorab: In Deutschland gibt es keine gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf die Höhe von Barzahlungen. Sie müssen allerdings beachten, dass bei Beträgen über 10.000 Euro eine Ausweispflicht gilt. Das Unternehmen oder der Händler trägt die Pflicht, die darin enthaltenen Angaben des Käufers aufzunehmen und zu speichern.
Somit ist es möglich, Rechnungen mit Bargeld zu begleichen. Hierbei sollten folgende Regeln beachtet werden:
1. Der Zahlungsnachweis bei Barzahlungen Grundsätzlich sind Sie als selbstständiger Dienstleister verpflichtet - egal ob für Produkte, Leistungen oder Zahlungen - einen Barbeleg (auch Quittung genannt) bei Barzahlungen auszustellen, wenn dein Kunde danach fragt.
2. Folgende Pflichtangaben gehören auf einen Barbeleg/Quittung:
Zahlungszweck
Bargeldsumme und die dazugehörige Währung
Schuldner (also, wer die Zahlung geleistet hat)
Nettobetrag und dazugehörige Mehrwertsteuer
Ort und Datum der Barzahlung
Unterschrift vom Zahlungsempfänger und eventuell Firmenstempel
Sofern eine Quittung die Pflichtangaben einer Rechnung beinhaltet, darf eine Quittung als Rechnung gelten.
Andersherum ist eine Rechnung eine Quittung, wenn auf ihr vermerkt ist, dass die Zahlung erfolgt ist. Wenn die Rechnung gleichzeitig eine Quittung sein soll, muss auf ihr das Datum der Zahlung und die Unterschrift des Zahlungsempfängers stehen.
Merke: ein Kassenbon, den du beim Einkaufen erhältst, ist in den meisten Fällen keine Quittung, da er oft nicht den gesetzlichen Normen einer Quittung nachkommt.
So enthält eine Quittung im Gegensatz zum Kassenbon eine Unterschrift und/oder einen Stempel von dem, der die Leistung erhalten hat. Auch ist auf einer Quittung vermerkt, wer gezahlt hat.
Grundlegendes zur Buchhaltung bei Barzahlung
Sicherlich werden Sie sich die Frage gestellt haben, wie Sie Barzahlungen korrekt verbuchen. Hiezu lautet die Regel: Keine Buchung ohne Beleg!
Grundsätzlich ist also jeder verpflichtet, zu allen Bareinnahmen und Barausgaben immer einen korrekten Beleg beizufügen. Das Finanzamt muss bei Prüfungen alle Vorgänge nachvollziehen können, die Sie mit Ihrem Bargeld gemacht hast.
Korrektes Verbuchen von Barzahlungen
Jede betriebliche Ausgabe muss durch einen Beleg erklärbar sein. Nur dann kann die Ausgabe steuerlich geltend gemacht werden. Sie verbuchen eine betriebliche Ausgabe als Privateinlage.
Ein sogenannter Eigenbeleg kann einen fehlenden Beleg für Betriebsausgaben ersetzen. Auf dem Eigenbeleg wird nur die Ausgabe ohne die dazugehörige Umsatzsteuer aufgeführt. Das bedeutet wiederum, nicht vom Vorsteuerabzug profitieren zu können.
Zahlt Ihr Kunde eine Rechnung mit Bargeld, buchen Sie die Zahlung als Privatentnahme. Wichtig ist dabei, auf dem dazugehörigen Beleg oder der Rechnung festzuhalten, dass Sie für Ihre Rechnung Bargeld erhalten hast.
Was ist ein Kassenbuch?
In Bezug auf Buchführung und Bargeld wirst du zudem die Begriffe Kassenbuch oder Kassenkonto hören. Hierbei handelt es sich um ein aktives Konto, dass jede Form der baren Einzahlungen und Auszahlungen dokumentiert.
Ein Kassenbuch muss alle rechtlichen Gesetze erfüllen. Zudem sind grundsätzliche Regeln der regulären Buchführung auch bei der Kassenbuchführung gültig.
Wichtiges zur Kassenbuch Pflicht
Wenn Sie Ihren Jahresabschluss durch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen, sind Sie nicht in der Pflicht, ein Kassenbuch zu führen. Dasselbe gilt, wenn Sie alle Geschäfte bargeldlos abwickeln. Ein Beispiel für bargeldlose Zahlungen ist ein Onlineshop.
Falls Sie mit der doppelten Buchführung arbeiten und somit eine Bilanz erstellen müssen, sind Sie verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Der Vorteil eines gründlichen Kassenkontos ist ein strukturierter und ordentlicher Überblick zu Einnahmen und Ausgaben.
Vorteile und Nachteile einer Barzahlung
Die Barzahlung hat Vorteile. Deswegen erfreut sie sich vor allem in Deutschland an großer Beliebtheit. Bei der Barzahlung gibt es aber auch Nachteile. Daher wollen wir Ihnen beides vorstellen.
1. Vorteil einer Barzahlung: Direkte und schnelle Bezahlung vor Ort
Ein Vorteil von Zahlungen durch Bargeld ist, dass die Bezahlung direkt vor Ort erfolgt. Das Geschäft läuft also schnell und direkt ab. Dadurch können Sie das erhaltene Geld direkt verwenden. Ihr Kunde läuft weniger Gefahr, sich zu verschulden. Das bedeutet auch, dass Mahnungen oder lange Kreditlaufzeiten in der Regel nicht auftreten.
2. Vorteil einer Barzahlung: Einfache Zahlungsart
Barzahlungen sind sehr einfach, zumal sich der Kunde keine PIN oder TAN Nummern merken muss. Auch ist bei Barzahlungen weder eine Registrierung noch eine Anmeldung in irgendeiner Form nötig.
1. Nachteil der Barzahlung: Käufe ohne Beleg schwer nachzuvollziehen
Eine Barzahlung ohne Beleg ist nahezu unmöglich nachzuweisen. Für Unternehmen ist es ohne Belege und Quittungen schwer nachzuvollziehen, wie und welche Ausgaben mit Bargeld stattgefunden haben. Privatpersonen können hingegen ohne Quittung eine Rückerstattung nur schwer erhalten oder nur selten eine Reklamation ausführen.
2. Nachteil der Barzahlung: Illegale Geschäfte und Falschgeld
Die Anonymität durch Barzahlungen bringt ein erhöhtes Risiko für kriminelle Geschäfte mit sich. Es gibt zudem auch heute noch Falschgeld, auch wenn Banknoten im Euroraum mittlerweile relativ fälschungssicher sind. Im Falle einer Zahlung mit Falschgeld besteht für Unternehmen oder Selbstständige das Risiko, auf den Kosten sitzen zu bleiben.
Bargeldlose Zahlungen als Alternative zum Bargeld
Auch wenn es heutzutage immer noch üblich ist, mit Bargeld zu zahlen, möchten wir Ihnen eine Reihe von Möglichkeiten für digitale Bezahlungen aufzählen:
Online-Bezahlsysteme: Diese Zahlungsweise ist im E-Commerce verbreitet und eine vereinfachte Möglichkeit, Produkte oder Dienstleistungen im Internet zu kaufen.
PayPal
Kauf auf Rechung
Überweisungen
Zahlung mit Bankkarte oder mit der Kreditkarte
Zahlungen durch mobile Endgeräte mit Hilfe von Apple-Pay oder Android Pay