Beleg – Was ist ein Beleg?
Beleg ist der Oberbegriff für Rechnungen, Quittungen, Kassenbons und alle anderen Nachweise, die eine geschäftliche Ausgabe oder Einnahme dokumentieren.
Ein Beleg gilt als Beweis für ein bestimmtes Ereignis in Ihrem Unternehmen. In der Regel handelt es sich dabei um Einnahmen oder Ausgaben, aber es gibt zum Beispiel auch Inventurlisten oder Entnahmebelege, die auch als Beleg gelten.
Entnahmebelege müssen Sie beispielsweise erstellen, wenn Sie Geld aus der Geschäftskasse nehmen.
Jeder Beleg ist wichtig
Der Beleg gilt als Grundlage für jede Buchung in Ihrer Buchführung und ist der Nachweis für die Richtigkeit Ihrer Aufzeichnungen. Daher gilt in Deutschland auch die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.
Für jede Buchung in Ihrer Buchhaltung benötigen Sie einen Beleg. Sollten Sie keinen Beleg haben, haben Sie die Möglichkeit einen Eigenbeleg zu erstellen.
Die Belege müssen dabei selbstverständlich nicht immer aus Papier sein, sie können zum Beispiel auch aus einem PDF-Dokument o.ä. bestehen.
Wie Sie merken, wird unter dem Begriff Beleg sehr viel zusammengefasst.
Was muss der Beleg enthalten?
So vielfältig die verschiedenen Belege sein können, so unterschiedlich sind auch die Anforderungen an diese Belege.
Die Frage, wie ein Beleg aussehen muss, lässt sich also nicht pauschal beantworten.
Es ist logisch, dass eine Inventurliste andere Angaben enthalten muss als zum Beispiel ein Kassenbon.
Der wichtigste Beleg ist wohl die Rechnung. Welche Angaben in einer Rechnung gemacht werden müssen, können Sie in dem Eintrag zur Rechnung nachlesen.
Unterschied zwischen externem und internem Beleg
Der externe Beleg oder auch Fremdbeleg wird von anderen Leuten, wie zum Beispiel Kunden oder Lieferanten, ausgestellt und dokumentiert einen Zahlungsverkehr mit Ihnen.
Zu den externen Belegen gehören zum Beispiel
Eingangsrechnungen
Eingangsgutschriften
Kontoauszüge
Schecks
Handelsbriefe
Steuerbescheide
Den internen Beleg oder auch Eigenbeleg genannt, stellst du als Unternehmen selber aus.
Häufige Formen des Eigenbelegs sind:
Kopien von Quittungen
abgesandte Handelsbriefe
Entnahmebelege
Ausgangsrechnungen
Ausgangsgutschriften
Lohn- und Gehaltslisten
Belege über Stornos und Umbuchungen