Bewirtungsbeleg – Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg ist ein Formular, das man ausfüllen muss, um ein Geschäftsessen von der Steuer abzusetzen. Auf Englisch wird Bewirtungsbeleg oft mit „entertainment receipt‟ übersetzt.

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Achtung: Ein Bewirtungsbeleg entspricht nicht einem Kassenbeleg, sondern ist ein zusätzliches Dokument. Vergisst man einen Bewirtungsbeleg auszufüllen, kann man das entsprechende Geschäftsessen nicht als Geschäftsausgabe steuerlich geltend machen.

Bewirtungsbeleg-Muster – Brauche ich eine Vorlage für einen Bewirtungsbeleg?

Grundsätzlich kann man sich einen Bewirtungsbeleg vom Restaurant, in dem das Geschäftsessen stattfindet, ausstellen lassen. Diesen erhält man zusätzlich zum Kassenbeleg. Die meisten Gastwirte haben also maschinell erstellte Vordrucke für Bewirtungsbelege zur Hand.

Manchmal ist das Bewirtungsbeleg-Muster sogar direkt auf die Rückseite des Kassenbons gedruckt. Achtung: Handelt es sich dabei um Thermopapier handelt, welches mit der Zeit verblasst und unleserlich wird, sollte der Beleg unbedingt zeitnah kopiert werden.

Bewirtungsbeleg ausfüllen – Welche Angaben gehören auf einen Bewirtungsbeleg?

Um einen Bewirtungsbeleg richtig auszufüllen, muss man wissen, welche Anforderungen an das Formular gestellt werden. Folgende Angaben muss das Restaurant machen:

Ort der Bewirtung, d.h. Name des Restaurants
Rechnungsdatum bzw. Leistungsdatum (i.d.R. der Tag der Bewirtung)
Unterschrift eines Mitarbeiters

Zusätzlich dazu ist der Gastgeber zu folgenden Angaben auf dem Bewirtungsbeleg verpflichtet:

Anlass der Bewirtung
Name und Firma der bewirteten Person(en), d.h. der Gäste
Bewirtungskosten (Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag)

Achtung: Diese Angaben genügen lediglich bei Kleinbetragsrechnungen.

Bewirtungsbelege über 250 € – Welche zusätzlichen Anforderungen gelten?

Die Höhe der Aufwendungen spielt beim Bewirtungsbeleg also durchaus eine Rolle. Denn bei Bewirtungskosten über 250 Euro brutto (bis 2016 lag die Grenze bei 150 Euro) handelt es sich nicht mehr um eine sog. Kleinbetragsrechnung und es sind zusätzliche Angaben auf dem Bewirtungsbeleg erforderlich:

Anschrift des Restaurants
Steuernummer des Restaurants
Name und Anschrift des Rechnungsempfängers, d.h. des Gastgebers
Rechnungsnummer
Angaben über die verzehrten Speisen und Getränke
Preise der einzelnen Gerichte und Getränke

Achtung: Vor allem bei den Angaben zum Gastgeber bestehen die Finanzbehörden darauf, dass diese durch das Restaurant – nicht durch den Gastgeber selbst – auf dem Bewirtungsbeleg ausgefüllt werden.

Bewirtungsbeleg – Was gilt es beim Anlass der Bewirtung zu beachten?

Hier ist besondere Vorsicht geboten, denn Angaben wie „Geschäftsessen‟ oder „Arbeitsgespräch‟ genügen keinesfalls. Beispiele für den Anlass auf einem Bewirtungsbeleg können sein:

„Gespräch zur Planung des South Asia Food Festivals‟
„Infogespräch zum Bauprojekt ABC-2019‟

Mit solchen spezifischen Angaben ist man beim Bewirtungsbeleg auf der sicheren Seite und verhindert, dass dieser von den Finanzbehörden abgelehnt wird.

Bewirtungsbeleg – Kann ich das Trinkgeld auch von der Steuer absetzen?