Eigenbeleg – Was ist ein Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg gilt als Ersatz für eine verloren gegangene oder nicht ausgestellte Rechnung oder Quittung. Er wird vom Finanzamt als Ersatzbeleg anerkannt.
Wenn Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben erfassen, brauchen Sie für jede Buchung einen Beleg. Ohne Nachweise werden deine Ausgaben vom Finanzamt nicht anerkannt.
Mit einem Rechnungsprogramm wie SumUp Rechnungen haben Sie all Ihre Rechnungen immer im Blick und können jederzeit auf diese zugreifen.
Es kann aber natürlich immer einmal vorkommen, dass es für eine betriebliche Zahlung keine Rechnung gibt. Entweder sie wurde gar nicht ausgestellt oder sie ist verloren gegangen.
Im ersten Schritt sollten Sie immer versuchen, ein Duplikat der ursprünglichen Rechnung zu bekommen. Ist dies nicht möglich oder steht der Aufwand in keinem angemessenen Verhältnis, gibt es die Möglichkeit, dass Sie selbst einen Beleg schreiben – einen Eigenbeleg.
Durch einen Eigenbeleg können Sie die steuerliche Abzugsfähigkeit sichern.
Was muss auf dem Eigenbeleg stehen?
Auf dem Eigenbeleg sollten Sie möglichst genau angeben
wie viel gezahlt wurde,
wofür gezahlt wurde,
wann gezahlt wurde,
und an wen gezahlt worden ist.
Darüber hinaus sollten Sie angeben, warum Sie einen Eigenbeleg ausstellen und keine Originalrechnung vorliegt. Grundsätzlich sollten also alle Angaben aufgeschrieben werden, die auch auf der originalen Rechnung standen. Durch Ihre Unterschrift unter dem Beleg bestätigen Sie, dass Ihre Angaben richtig sind.
Bitte beachten Sie aber, dass ein Eigenbeleg nur eine Notlösung ist und Sie für jede Buchung einen Originalbeleg haben sollten. Sollten Ihre Eigenbelege aber die Ausnahme und die Angaben auf ihnen möglichst genau sein, werden die Eigenbelege in der Regel vom Finanzamt anerkannt.
Hinweis: Bei zu vielen Eigenbelegen leidet die Glaubwürdigkeit Ihrer Buchführung und Sie könnten in späteren Betriebsprüfungen Probleme bekommen.
Eigenbeleg und Vorsteuer
Eine zwingende Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung.
Ein Eigenbeleg ist keine ordnungsgemäße Rechnung und Sie können daher keine Vorsteuer aus diesem Beleg geltend machen.