GDPdU – Was sind die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen?

Unternehmen verwalten ihre Daten immer mehr in elektronischer Form. In den GDPdU waren von 2002 bis 2015 Regelungen zur Prüfbarkeit solcher digitalen Unterlagen festgelegt.

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Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) beinhalteten bis 1. Januar 2015 die gültigen Vorschriften zu den Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung auf digital gespeicherte Daten sowie zur Mitwirkungspflicht Steuerpflichtiger bei externen Betriebsprüfungen.

Digitale Aufbewahrung – die Pflichten eines Unternehmers

Grundsätzlich gilt: Jeder Kaufmann unterliegt der Aufbewahrungspflicht. Teilweise können Buchungsunterlagen (Rechnungen, Buchungsbelege, etc.) auch auf digitalen Datenträgern gespeichert werden.

Bei den GDPdU handelte es sich um eine Anweisung des Bundesfinanzministeriums, die sich auf den Datenzugriff und die Prüfbarkeit relevanter Unterlagen bezog. Die Regelungen betrafen:

die Abgabenordnung (AO): Sie enthält allgemeine Vorschriften und grundsätzliche Regelungen zum Steuer- und Abgabenrecht. Die einzelnen Steuergesetze (z.B. Einkommensteuergesetz) enthalten dagegen die konkreten Regelungen zur Berechnung von Steuern und Abgaben.
das Umsatzsteuergesetz (UStG): Es enthält Regelungen zur Umsatzbesteuerung von Lieferungen, Leistungen, etc.

Anforderungen der GDPdU an digitale Unterlagen

Um die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen zu ermöglichen, mussten nach den GDPdU bestimmte Anforderungen zu deren Aufbewahrung erfüllt sein. Rechnungen mussten u.a. vom Empfänger so gespeichert werden, dass keine Änderungen mehr vorgenommen werden konnten.

Der Empfänger einer Rechnung musste auch sicherstellen, dass die Archivierungs-, Übertragungs- und Konvertierungssysteme den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) entsprachen. Die GoBS waren eine Erweiterung zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und enthalten Richtlinien zur Buchführung mithilfe von Datenverarbeitungssystemen.

GDPdU – Mitwirkungspflicht bei Betriebsprüfungen

In den GDPdU wurde auch die Mitwirkungspflicht bei Betriebsprüfungen festgelegt. Bei einer solchen Prüfung musste der steuerpflichtige Unternehmer dem Betriebsprüfer im eigenen Unternehmen einen Arbeitsplatz mit Zugriff auf alle DV-Systeme anbieten.

Der externe Prüfer konnte sich dabei zwischen folgenden Arten des Zugriffs entscheiden:

1. Unmittelbarer Lesezugriff

Beim unmittelbaren Datenzugriff liest der Betriebsprüfer die steuerlich relevanten Daten über die vom Steuerpflichtigen genutzte Hardware und Software.

2. Mittelbaren Zugriff über Auswertungen

Beim mittelbaren Datenzugriff greift nicht der Prüfer selbst auf die Daten zu. Stattdessen findet eine maschinelle Auswertung durch den Unternehmer oder einen beauftragten Dritten statt.

3. Datenträgerüberlassung

Bei der Datenträgerüberlassung muss das Unternehmen den Finanzbehörden die zur Prüfung erforderlichen Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung stellen (z.B. auf einer DVD).

Verletzung der Anforderung der GDPdU

Die Vorschriften der GDPdU mussten eingehalten werden und waren Voraussetzung, um elektronische Bücher anlegen zu können und um diese und weitere Unterlagen auch ins Ausland verlagern zu können.

Wurden die GDPdU verletzt, konnte ein Strafgeld von 2.500 bis 250.000 € eingefordert werden (§146 Abs. 2b der AO).

Wichtig: Ablösung von GDPdU und GoBS durch die GoBD

Mit 1. Januar 2015 wurden die GDPdU von den sogenannten Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenschutz (GoBD) abgelöst.