Mahnung – Was ist eine Mahnung?
Eine Mahnung ist ein Dokument, mit dem Kunden dazu aufgefordert werden, ihre überfälligen Rechnungen zu begleichen. Üblich ist ein Mahnvorgang mit drei Mahnstufen.
Mit dem guten Rechnungsprogramm wie SumUp Rechnungen können Sie den Rechnungsstatus jederzeit überprüfen und haben immer einen Überblick über schon bezahlte und noch offene Rechnungen.
Eine Mahnung wird auch Zahlungserinnerung genannt und beschreibt damit schon ziemlich genau, worum es geht.
Wann wird eine Mahnung verschickt?
Nachdem Sie Ihre Leistung erbracht haben beziehungsweise Ihre Ware an Ihren Kunden geliefert haben, stellen Sie in der Regel eine Rechnung über den vereinbarten Betrag.
In dieser Rechnung sollten Sie ein Zahlungsziel angeben. Dieses Zahlungsziel kann entweder als Zeitraum (z.B. „zahlbar 14 Tage nach Rechnungserhalt“) oder als Zeitpunkt (z.B. „zahlbar bis zum 31.03.2015“) angegeben werden.
Sollte Ihr Kunde in diesem Zeitraum nicht bezahlen, sollten Sie eine Mahnung versenden. Es empfiehlt sich aber, nach der Frist ein paar Tage zu warten, bevor Sie Ihre Mahnung verschicken. Verschicken Sie Ihre Mahnung vorschnell, verärgern Sie möglicherweise Ihre Kunden.
Warten Sie allerdings zu lange, steigt das Risiko, dass Ihre Forderung ausfällt und Sie kein Geld mehr bekommen. Sie sollten Ihre Mahnung etwa 7 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist versenden.
Formulierung der Mahnung
Ihre erste Mahnung sollten Sie freundlich formulieren. Schließlich kann es sein, dass Ihr Kunde die Rechnung einfach nur vergessen hat und dass keine böse Absicht dahinter steckt.
Eine mögliche Formulierung wäre:
"Wir möchten Sie darüber informieren, dass wir noch keinen Zahlungseingang für die nachstehend aufgeführte Rechnung feststellen konnten. Wir wären sehr dankbar, wenn Sie die Zahlung überprüfen könnten. Vielen Dank für Ihre Hilfe."
Wenn der Kunde nicht reagiert und Sie keine Zahlung erhalten, können Sie eine Mahnung versenden, in der Sie eindringlicher werden. Pro Mahnstufe sollte das Dringlichkeits-Niveau etwas steigen.
Ihre dritte oder vierte Mahnung könnte zum Beispiel so formuliert werden:
"Die nachstehend aufgeführte Rechnung ist überfällig. Sie haben auf frühere Zahlungserinnerungen nicht reagiert. Wenn Ihre Zahlung nicht innerhalb von fünf Tagen eingeht, wird die Forderung an ein Inkassobüro übergeben."
Mehr als drei oder vier Mahnungen sollten Sie nicht versenden. Wenn Sie immer noch keine Zahlung erhalten, sollten Sie Ihre Forderung an ein Inkassobüro übergeben oder ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.
Mahngebühren in einer Mahnung
Es gibt keine Pflicht, Mahngebühren mit einer Mahnung zu erheben und es gibt keine gesetzliche Grenze nach oben. Sie sollten sich aber ungefähr an folgenden Beträgen orientieren:
1. Mahnung: 2,50 – 5,00 Euro
2. Mahnung: 5,00 - 7,50 Euro
3. Mahnung: 7,50 – 10,00 Euro