Proformarechnung – Was ist eine Proformarechnung?

Eine Proformarechnung ist keine richtige Rechnung. Sie ist ein Beleg, der den Empfänger nicht zu einer Zahlung auffordert. Sie wird meistens bei Exportgeschäften mit nicht EU-Ländern angefertigt und erlaubt Ihnen, kostenlos Ware zu einem Geschäftspartner zu senden.

Mit einem guten Rechnungsprogramm wie SumUp Rechnungen kannst schnell und auch von unterwegs professionelle Rechnungen und Proformarechnungen erstellen.

Sie können eine Proformarechnung ausstellen, wenn Sie den Wert einer Warensendung, zum Beispiel für steuerliche Zwecke, darlegen müssen.

Eine Proformarechnung hilft Ihnen also bei Auslandsgeschäften, da Sie kostenlos Ware an den Empfänger liefern können. Für eine solche Lieferung wird kein Zoll erhoben. Der Zoll wird bei solch einer Lieferung nur den tatsächlich gezahlten Preis als Grundlage benutzen.

Dabei müssen Sie aber beachten, dass es nicht möglich ist, im Nachhinein eine normale Rechnung auszustellen.

Die Proformarechnung kann auch als Vorabkopie der eigentlichen Rechnung ausgestellt werden. In diesem Fall enthält sie Adresse und Kontodaten des Lieferanten, den Preis und die Zahlungsbedingungen, die Lieferkonditionen, die Bezeichnung der Ware sowie die Anschrift und ggf. die Lieferadresse des Kunden.

Anwendungsbereiche der Proformarechnung

Die Proformarechnung wird in folgenden Bereichen angewandt:

• Import/Export Geschäft als Nachweis des Warenwerts für Feststellungen des Zolls und des Finanzamts

• kostenlose Mustersendungen

• Lieferungen und Leistungen auf Vorauskasse, die als Grundlage für die Zahlung fungieren

• Warenaustausch (Bsp.: Garantie- oder Kulanzfälle)

• Ersatzteillieferungen

• Spenden

• Geschenke

Was ist bei Geschäften mit nicht EU-Ländern zu beachten?

Da die Proformarechnung nur als Beleg für Waren fungiert, die keinen Handelswert besitzen, sollten Sie beachten, dass sie nicht die normale Rechnung, die als Zahlungsaufforderung gilt, ersetzt.

Sie ermöglicht es Ihnen nur, Ihre Waren kostenlos zu liefern. Die Proformarechnung legen Sie Ihrer Warensendung bei, da sie Ihre Ware deklariert und wichtig für die Zollabwicklung ist, damit keine Zollabgaben erhoben werden.

Wichtig: Im Nachhinein können Sie die Proformarechnung nicht in eine normale Rechnung umwandeln.

Die Proformarechnung in der Buchhaltung

In der Buchhaltung gilt die Proformarechnung auch als die debitorische und kreditorische Rechnungsabgrenzung. Das bedeutet, dass Sie mittels der Proformarechnung eine Rechnung ersetzen können, die noch nicht als Beleg vorliegt.

Wenn Sie also am Jahresende wissen, dass Sie eine Rechnung über eine bestimmte Leistung bekommen werden und den Betrag schon genau wissen, können Sie eine Proformarechnung erstellen, um den Aufwand zu buchen.

In diesem Fall hat die Proformarechnung die gleiche Funktion wie ein Eigenbeleg.

Wichtig hierbei ist, dass Sie die Proformarechnung durch die Originalrechnung ersetzen, sobald Sie diese erhalten.