Rechnungskorrektur – Was ist eine Rechnungskorrektur?

Eine Rechnungskorrektur bezeichnet einen geschäftlichen Prozess, bei dem eine fehlerhafte Rechnung berichtigt oder storniert wird. Bei diesem Vorgang wird deinem Kunden, an den du die zu korrigierende Rechnung ausgestellt hast, die Rückerstattung von Geld meistens in Form einer Gutschrift, belegt.

Um die Ausstellung fehlerhafter Rechnungen zu vermeiden, ist es hilfreich, ein einfaches, aber professionelles Rechnungsprogramm zu nutzen, in dessen Rechnungsvorlage alle nötigen Angaben schon vorhanden sind.

Gibt es einen Unterschied zwischen Gutschrift und Rechnungskorrektur?

Von einer Gutschrift spricht man umgangssprachlich bei einem Preisnachlass. Wenn Ware nicht gegen Geld umgetauscht werden kann, erhält man ebenfalls eine so genannte Gutschrift.

Im Umsatzsteuerrecht gelten Gutschriften allerdings als Dokumente, die ausweisen, dass die Abrechnungslast nicht bei dem Unternehmen liegt, welches die Leistung erbringt, sondern stattdessen beim Leistungsempfänger, also dem Kunden.

Also bekommt der Leistungserbringer – nach einer umgekehrten Rechnung – einen Betrag vom Leistungsempfänger ausgestellt, damit wieder ein Ausgleich zwischen beiden Parteien entsteht.

Aus kaufmännischer Sicht gibt es demnach keinen Unterschied zwischen einer Rechnungskorrektur, denn wenn eine korrigierte Rechnung ausgestellt wird, spricht man von einer Gutschrift.

Wann muss ich eine Rechnungskorrektur durchführen?

Fehler können immer passieren – natürlich auch beim Schreiben deiner Rechnung. Hier müssen Sie aber nicht in Panik verfallen, denn Fehler können im Nachhinein wieder ausgeglichen bzw. korrigiert werden.

Solange Sie die Rechnung noch nicht an Ihren Kunden gesendet und in Ihrer Buchführung erfasst haben, können Sie fehlerhafte Rechnung einfach löschen und dann eine neue erstellen.

Haben Sie die Rechnung allerdings schon in der Buchführung erfasst, wird es ein klein wenig komplizierter: In diesem Fall muss Ihre Rechnungskorrektur eine eigene Rechnungsnummer bekommen, damit Ihre Buchführung sauber bleibt.

Warum muss eine fehlerhafte Rechnung korrigiert werden?

Was passiert, wenn Sie den Fehler auf der Rechnung ignorieren und keine Stornorechnung oder Gutschrift anfertigen? Dieser kleine Fehler könnte vermeintlich große Folgen haben und Konsequenzen nach sich ziehen, die im schlimmsten Fall existenzbedrohend sein können.

Das Problem hat zunächst einmal der Empfänger Ihrer Rechnung. Bei einer Betriebsprüfung zu einem späteren Zeitpunkt kann nämlich der Vorsteuerabzug gestrichen werden.

Werden vom Betriebsprüfer mehrere fehlerhafte Belege – egal ob eingehend oder ausgehend – gefunden, kann die ganze Buchführung in Zweifel gezogen werden. In einem solchen Fall wird die Besteuerungsgrundlage einfach geschätzt, was teuer werden kann für den Steuerpflichtigen.

Natürlich sollten Sie immer sicherstellen, dass Sie Ihren Kunden stets die richtige Rechnung ausstellen. Falls sich doch mal ein Fehler eingeschlichen hat und dieser entweder von Ihnen oder dem Kunden bemerkt wird, sollten Sie die Rechnung korrekt berichtigen.

Ansonsten ergeben sich für Sie nicht nur Konsequenzen mit dem Finanzamt, sondern Sie gehen auch das Risiko ein, Ihren Kunden zu verlieren.

Fehler, die bei der Rechnungserstellung passieren können

Folgende Fehler können sich zum Beispiel bei der Rechnungsstellung einschleichen und sollten unbedingt behoben werden:

• Falsche oder fehlende Steuernummer des Absenders oder Empfängers

• Fehlerhafter Betrag

• Falsche oder fehlende Rechnungsnummer

• Angabe des Umsatzsteuersatzes ist fehlerhaft

• Die Anschrift des Empfängers oder Absenders ist veraltet

• Leistungsdatum oder Leistung wurden falsch angegeben

Allgemein sollte immer darauf geachtet werden, alle Pflichtangaben in der Rechnung anzugeben, um eine Rechnungskorrektur im Nachhinein zu vermeiden.

Hinweis: Selbstverständlich sollten Sie auch Rechnungen, die Sie selbst erhalten, immer gründlich auf ihre Richtigkeit prüfen und ggf. eine Rechnungskorrektur oder Gutschrift anfordern.

Stornorechnung: Wie korrigiere ich meine Rechnungen richtig?

Sobald der Kunde oder Sie selbst die Rechnung mit dem Fehler im Buchhaltungssystem eingebucht haben, muss diese richtig storniert werden, und eine neue Rechnung muss her. Diese muss natürlich entsprechend korrigiert sein und eine eigene Rechnungsnummer haben.

Neutralisiert wird die fehlerhafte Rechnung dann mit einer Gutschrift bzw. Stornorechnung. Im letzten Schritt stellen Sie dann eine neue korrigierte Rechnung aus. So ist die Buchführung wieder auf neutralem Stand und ausgeglichen und Ihre Verkaufszahlen wieder im Reinen.

Ein Rechnungsprogramm macht Ihnen die Rechnungskorrektur noch einfacher, da Sie Ihre Rechnungen jederzeit mit wenigen Klicks stornieren und neu erstellen können.