Stornorechnung – Was ist eine Stornorechnung?
Eine Stornorechnung dient der Korrektur einer fehlerhaften Rechnung. Stornorechnungen werden häufig synonym auch Rechnungskorrektur, Korrekturrechnung oder aus kaufmännischer Sicht auch Gutschrift genannt.
Mit einem guten Rechnungsprogramm wie SumUp Rechnungen beugen Sie Rechnungsfehlern ganz einfach vor.
Warum ist eine Stornorechnung notwendig?
Wenn Sie eine fehlerhafte Rechnung erstellt und an einen Kunden gesendet haben, ist das kein Grund zur Sorge. Mit einer Stornorechnung können Sie den Fehler wieder ausbügeln und Ihre Buchhaltung bleibt im Reinen.
Ignorieren Sie den Fehler aber und berichtigen ihn nicht, zieht das höchstwahrscheinlich Konsequenzen nach sich. Einerseits wird Ihr Kunde den Fehler früher oder später bemerken und er bekommt Schwierigkeiten. Andererseits ist auch Ihre eigene Buchhaltung verfälscht.
Ihr Kunde hat das Recht auf eine korrigierte Rechnung. Stellst du sie ihm nicht aus, ist sein Vorsteuerabzug gefährdet und Sie werden ihn sicherlich auch als Klienten verlieren, da Sie nicht auf seine Wünsche eingehen und ihm die Stornorechnung verweigern.
Wann muss eine Stornorechnung ausgestellt werden?
Kleine Fehler, wie zum Beispiel ein Rechtschreibfehler, der sich eingeschlichen hat, müssen natürlich nicht zwangsweise korrigiert werden. Ist der Sinn der Rechnung problemlos erkennbar und sind alle gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten, muss keine Stornorechnung ausgestellt werden.
Was Ihre Rechnung laut Umsatzsteuergesetz auf jeden Fall enthalten muss, um gültig zu sein:
Name und Anschrift deines Unternehmens
Name und Anschrift deines Kunden, der die Leistung in Anspruch nimmt
Das Ausstellungsdatum der Rechnung
Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer Identifikationsnummer
Bei Kunden aus dem EU-Ausland ebenfalls deren Umsatzsteuer Identifikationsnummer
Eine einmalig zu vergebende, fortlaufende Rechnungsnummer
Menge, Art und Zeitpunkt der gelieferten Produkte oder Leistungen
Nettobetrag, Steuerbetrag, Steuersatz und Bruttobetrag
Ggf. Zusatz zur Kleinunternehmerregelung
Anders sieht es aus, wenn die Pflichtangaben fehlerhaft sind oder wenn eine oder mehrere der gesetzlich vorgeschriebenen Angaben gar nicht aufgeführt sind. Dann bleibt Ihnen keine Wahl – die Rechnung muss geändert bzw. eine Stornorechnung muss erstellt werden.
Fehlt zum Beispiel das Leistungsdatum oder ist der falsche Betrag aufgeführt und Sie haben diese Rechnung bereits an den Kunden verschickt, sollten Sie Ihren Kunden informieren und die Rechnung korrigieren.
Haben Sie die Rechnung noch nicht verschickt, können Sie sie einfach ändern und schicken die richtige Version später an Ihren Kunden.
Rechnung stornieren: Wie geht das?
Hier kommt es darauf an, ob die Zahlung schon verbucht wurde. Einfacher ist es, wenn die Zahlung noch nicht vom Kunden verbucht wurde, dann reicht eine neue Rechnung bzw. ein Berichtigungsdokument. Wurde die Zahlung bereits ausgeführt, muss eine Stornorechnung her.
Die Zahlung wurde noch nicht verbucht:
Sie möchten eine unbezahlte Rechnung stornieren? Wurde die Zahlung noch nicht vom Kunden veranlasst, können Sie die Rechnung unter der gleichen Rechnungsnummer bearbeiten und neu ausstellen. Sie haben auch die Möglichkeit, stattdessen ein Berichtigungsdokument zu schreiben.
Das Berichtigungsdokument korrigiert die fehlerhaften Angaben und muss von Ihnen und Ihrem Kunden zusammen mit der ungültigen Rechnung abgelegt werden. Die Berichtigung muss auf das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer des Ursprungsdokuments hinweisen. Es muss klar ersichtlich sein, um welchen Fehler es sich handelt.
Die Zahlung wurde bereits verbucht:
Wenn die Zahlung vom Kunden schon getätigt wurde und damit in der Buchhaltung aufgeführt wird, darf die Rechnung nachträglich nicht mehr geändert werden. Stattdessen muss die Rechnung storniert werden, Sie kommen nicht um eine Stornorechnung herum.
Die alte Rechnung muss neutralisiert werden, dafür müssen Sie eine Rechnung mit einem Negativbetrag schreiben. Dies wird auch als Gutschrift bezeichnet. Nachdem Sie die Stornorechnung erstellt haben, ist Ihre Buchhaltung wieder auf +/- Null und damit ausgeglichen.
Wie sieht das Muster einer Stornorechnung aus?
Für Stornorechnungen gelten dieselben gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Alle oben genannten Punkte müssen auch auf der Gutschrift bzw. der Stornorechnung zu finden sein.
Wichtig ist ebenfalls, dass die Korrekturrechnung der fehlerhaften Originalrechnung deutlich zugewiesen werden kann, deshalb muss die ursprüngliche Rechnungsnummer auf jeden Fall enthalten sein sowie das Datum der ungültigen Rechnung.
Im Anschluss können Sie eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer ausstellen. Achten Sie darauf, dass Ihnen nicht wieder ein Fehler passiert. Weisen Sie den Kunden im Betreff daraufhin, dass dies die neue Rechnung ist. Natürlich müssen Sie auch die Gutschrift an Ihren Kunden senden.
Mit einem guten Rechnungsprogramm lassen sich übrigens innerhalb weniger Sekunden Stornorechnungen bzw. Gutschriften erstellen und Sie können sichergehen, dass diese rechtskonform sind und den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.