Was ist der Unterschied zwischen einer Quittung und einer Rechnung?

Als Geschäftsinhaberin oder -inhaber haben Sie wahrscheinlich schon von den Begriffen „Rechnung” und „Quittung” gehört. Der Unterschied zwischen diesen Dokumenten ist jedoch nicht immer klar.

Rechnungen und Quittungen sind beides Dokumente, die während des Verkaufsprozesses ausgestellt werden, aber jeweils unterschiedliche Funktionen haben.

Dieser Artikel erklärt, was Rechnungen und was Quittungen sind, worin sie sich unterscheiden und welche Informationen sie beide aufweisen müssen.

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein Dokument, das von einem Geschäft an seine Kundschaft ausgestellt wird, sobald diese für die bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen bezahlen müssen. Es handelt sich um eine offizielle Zahlungsaufforderung, die auch als Verkaufsnachweis für Ihr Geschäft dient.

Da es sich bei Rechnungen um offizielle Geschäftsdokumente handelt, gibt es Pflichtfelder, die auf Rechnungen enthalten sein müssen. Dazu gehören der Name und die Adresse Ihres Geschäfts und des Kunden, eine Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, das Fälligkeitsdatum der Zahlung, eine Aufschlüsselung der verkauften Waren oder Dienstleistungen sowie der fällige Gesamtbetrag.

Falls Ihr Geschäft mehrwertsteuerpflichtig ist, müssen Sie eine Umsatzsteuerrechnung mit zusätzlichen Angaben zur Umsatzsteuer ausstellen.

Rechnungen werden in der Regel ausgestellt, nachdem die Waren oder Dienstleistungen bereitgestellt wurden, aber bevor die Zahlung eingegangen ist. Es ist jedoch auch möglich, eine Rechnung nach Zahlungseingang auszustellen.

Was ist eine Quittung?

Eine Quittung ist ein Dokument, das von einem Geschäft an seine Kundschaft ausgestellt wird, nachdem die Zahlung für den Artikel oder die Dienstleistungen erfolgt ist. Sie dient sowohl Ihrem Geschäft als auch der Kundschaft als Zahlungsnachweis.

Auf Quittungen sollten die Angaben zu Ihrem Geschäft, das Datum der Zahlung, der gezahlte Betrag und ein etwaiges Restguthaben angegeben sein.

Eine Quittung sollte jedes Mal ausgestellt werden, wenn Sie eine Zahlung von einem Kunden erhalten. Dies gilt auch für Anzahlungen oder Teilzahlungen.

Der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung

Rechnungen und Quittungen dienen unterschiedlichen Zwecken, da sie in verschiedenen Phasen des Verkaufsprozesses ausgestellt werden. Rechnungen werden ausgestellt, bevor Ihre Kundin oder Ihr Kunde die Zahlung sendet, während eine Quittung ausgestellt wird, nachdem die Zahlung eingegangen ist. Die Rechnung dient als Zahlungsaufforderung und die Quittung als Zahlungsnachweis.

Das bedeutet auch, dass jedes Dokument andere Informationen erfordert. Die Rechnung sollte eine detaillierte Aufschlüsselung der Produkte und Dienstleistungen enthalten, während die Quittung nur den gezahlten Betrag und ein eventuell fälliges Restguthaben ausweisen muss. Beide Dokumente sollten eindeutig als „Rechnung” oder „Quittung” gekennzeichnet sein.

Vorschriften für das Ausstellen von Rechnungen und Quittungen

In Deutschland sind Rechnungen nur bei Verkäufen zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend vorgeschrieben. Bei Umsatzbeträgen von weniger als 250 € (einschließlich Umsatzsteuer) kann anstelle einer vollständigen Rechnung eine Kleinbetragsrechnung ausgestellt werden. Wenn eine Rechnung ausgestellt wurde, muss keine Quittung generiert werden, es sei denn, der Kunde fordert sie an.

Bei Verbrauchergeschäften (B2C) reicht eine Quittung aus. Auf Anfrage sollten Sie Ihrer Kundschaft allerdings auch eine Rechnung ausstellen.

Eine Rechnung gilt außerdem als quittierte Rechnung, wenn sie nach Zahlungseingang ausgestellt wird und eindeutig als bezahlt gekennzeichnet ist. Umgekehrt kann eine Quittung zur Rechnung werden, wenn Sie die vorgeschriebenen Rechnungsangaben hinzufügen.

Wie erstelle ich Rechnungen und Quittungen mit SumUp?

SumUp bietet eine Vielzahl verschiedener Geschäftslösungen, darunter Rechnungen und Quittungen.

Mit SumUp Rechnungen können Sie in Sekundenschnelle professionelle Rechnungen erstellen und diese direkt an die E-Mail-Adresse Ihres Kunden senden. Sie können Ihre Bankdaten angeben, um Banküberweisungen zu akzeptieren, oder einen Zahlungslink generieren, um Online-Zahlungen anzunehmen.

SumUp bietet verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an, darunter Kartenterminals und Zahlungslinks. Jedes Mal, wenn Sie eine Zahlung annehmen, haben Sie die Möglichkeit, eine Quittung an die E-Mail-Adresse des Kunden oder der Kundin zu senden oder sie über den mit dem Kartenterminal verbundenen Bondrucker auszudrucken.