Kalkulation in der Gastronomie: So wirtschaften Sie richtig

Die Kalkulation ist für Selbstständige einer der Grundpfeiler für ihr Geschäft. Sie entscheidet maßgeblich über Erfolg und Misserfolg, über das Bestehen am Markt oder die Pleite.

In der Gastronomie zählt dabei oft jeder Cent. Inflation und andere Krisen haben es Gastro-Selbstständigen nicht einfacher gemacht. Hier kommen deshalb hilfreiche Tipps für die Kalkulation, die Grundlagen und wie sich Kosten und Preise vorteilhaft beeinflussen lassen.

Grundlegendes zur Kalkulation in der Gastronomie

Die Kalkulation Ihres Gastro-Betriebes ist das Stellgerüst, das alles zusammenhält. Sie dient dazu, Preise fair und gewinnbringend festlegen zu können. Anhand der Kalkulation lassen sich Entscheidungen über Rabattaktionen, geplante Sonderausgaben und Preiserhöhungen treffen. Außerdem zeigt sie mögliche Stellschrauben auf, um Kosten und Preise zu optimieren. Eine gute Preisgestaltung schafft optimalen Gewinn und überzeugt gleichzeitig die Kundschaft bei der Kaufentscheidung.

Die Selbstkosten geben in der Kalkulation die untere Grenze vor, weshalb sie möglichst genau berechnet werden sollten. Weitere Faktoren sind die Zielgruppe und die Konkurrenz: Was bietet man, was andere nicht bieten? Wie viel ist die angestrebte Zielgruppe bereit zu bezahlen? Wer eine Buyer Persona erstellt, also ein genaues Bild von der Zielgruppe, weiß, wie preisbewusst sie ist und wie viel sie verdient. Nachhaltigkeit, gute Qualität und Handwerk können durchaus Kriterien sein, die man sich gut bezahlen lassen kann.

Bei der Kalkulation in der Gastronomie sind Analysen und Statistiken zentral, die mithilfe des Kassensystems entstehen. Die Auswertung liefert Daten über Spitzenzeiten, Warengruppen und die Kundschaft. Es gibt sogar KI, die dabei hilft, Überschuss zu vermeiden. Sie kann verlässlich eine große Zahl an Faktoren einberechnen, und das in kürzester Zeit.

Kosten in der Gastronomie, so schlüsseln sie sich auf

In der Kalkulation werden Kosten und Gewinn einander gegenübergestellt. Wie hoch ist die Profitabilität? Zu den Kosten gehören Wareneinkäufe, Personal, die sogenannten Gemeinkosten und natürlich darf man Steuerabzüge nicht vergessen. Sie lassen sich unterscheiden in direkte oder auch variable Kosten und indirekte bzw. Fixkosten.

Warenkosten

Warenkosten sind die Kosten, die meistens als erstes in den Sinn kommen: Einkaufspreise für benötigte Waren. Dabei ist die beste Qualität für den geringstmöglichen Preis das Ziel. Gerade zu Beginn der unternehmerischen Tätigkeit fällt es schwer, einzuschätzen, wie viele Gerichte und Getränke im Jahr über den Tisch gehen. Hier müssen angehende Gastro-Betreibende schätzen und häufig anpassen, bis der optimale Wareneinsatz gefunden ist. Dabei helfen auch klar vorgegebene Portionsgrößen.

Bei der Berechnung der Warenkosten müssen nicht nur die Einkaufspreise, sondern auch mögliche Rabatte und Liefergebühren bedacht werden. Viele vergessen in der Kalkulation auch bestimmte Zutaten, die in der Gastronomie anfallen. Das gilt insbesondere für Gewürze oder Kräuter. Auch wenn sie nicht grammgenau pro Gericht kalkuliert werden müssen, sollte der Posten grundsätzlich nicht fehlen.

Optimieren lassen sich Warenkosten durch den Vergleich unterschiedlicher Anbieter, aber auch durch eine effiziente Lagerführung, durch die möglichst wenig Ware verdirbt oder lange Zeit Platz wegnimmt. Auch Bruch oder Ausschuss beeinflussen die Warenkosten und müssen eingeplant werden.

Personalkosten

Personalkosten sind – selbsterklärend – alle Kosten, die für Personal anfallen. In der Gastronomie sind das vor allem Küchen- oder Servicekräfte. Vielleicht erhalten Sie aber auch Unterstützung im Marketing, der Buchhaltung oder Sie beschäftigen Reinigungskräfte. Löhne gehören ebenso zu Personalkosten wie Lohnnebenkosten oder Sonderzahlungen.

Im Rahmen der Mindestlohnregelung ist die Versuchung hoch, die Personalkosten optimieren zu wollen. Auf der anderen Seite muss man beim herrschenden Personalmangel in der Gastronomie attraktiv für den Arbeitsmarkt bleiben. Unqualifizierte Arbeitskräfte sind vielleicht schädlicher für den Betrieb, als dass höhere Löhne gekostet hätten. Im schlimmsten Fall ist der Personalmangel so groß, dass Restaurant oder Bar zwischenzeitlich ganz geschlossen bleiben müssen.

Gemeinkosten

Gemeinkosten sind die angesprochenen Fixkosten, also solche Kosten, die nicht einem bestimmten Produkt zugerechnet werden können. Sie fallen grundsätzlich an und müssen über einen Schlüssel auf die Gerichte und Getränke umgelegt werden.

Zu den Gemeinkosten gehören Pacht oder Miete für den Standort, ebenso Nebenkosten, darunter Strom und Heizung. Auch Reinigung, Versicherungen, Abschreibungen für Equipment, aber auch Marketingaktionen sollten nicht vergessen werden. Zu den häufigsten Marketingmaßnahmen in der Gastronomie gehören der Druck von Flyern, (Einwurf-)Speisekarten, Vereinswerbung oder auch Zeitungsanzeigen.

Damit die Aufteilung der Gemeinkosten sinnvoll erfolgen kann, muss man sich für das Kalkulationskonzept entscheiden, das einem für den eigenen Gastronomiebetrieb am meisten zusagt.

Steuerabzüge

In der Kalkulation müssen auch Steuern einfließen, etwa die Gewerbesteuer und die Umsatzsteuer. Die Mehrwertsteuer wird ans Finanzamt weitergegeben, weshalb sie zumindest bei der Preiskalkulation mitgedacht werden muss.

Gewinn machen

Zur Kalkulation gehört, den geplanten Gewinn einzubeziehen, damit die Preise so festgelegt werden können, dass noch etwas abfällt. Vom Gewinn werden auch Rücklagen für größere Investitionen, nötige Reparaturen oder Renovierungen und Vergrößerung bezahlt. Im Gastgewerbe sind Margen von über 100 Prozent eher selten. Das heißt aber nicht, dass man sie von vornherein ausschließen sollte.

5 Kalkulationskonzepte

Jetzt gibt es unterschiedliche Wege, um Preise rentabel zu kalkulieren. Setzen Sie sich mit jedem Konzept auseinander, um zu entscheiden, wie Sie in Ihrem individuellen Fall vorgehen wollen. Eine einfache Aufschlagkalkulation war früher vielleicht einmal die Regel. Dabei rechnet man die Warenkosten mal 3 oder 4, um den Preis festzulegen. Heutzutage gilt das maximal als grobe Orientierung und viele individuelle Faktoren sollten stattdessen einfließen.

Deckungsbeitragsrechnung

Bei der Kalkulation via Deckungsbeitrag geht man von dem Betrag aus, der zur Deckung der Fixkosten zur Verfügung steht (also Umsatz minus variable Kosten). Alle Kosten, die vorab zusammengetragen wurden, sind also wichtig, um den Deckungsbeitrag zu berechnen. Je höher der Deckungsbeitrag, desto eher ist ein Produkt rentabel. Das heißt, die Berechnung unterstützt dabei, die Schlüsselartikel unter den Gerichten zu identifizieren (siehe Mischkalkulation).

Anschließend werden alle Gemeinkosten auf die Warengruppen und dann einzelne Gerichte gemäß ihrem Anteil verteilt. Dabei hilft die Auswertung der Kasse. Der Nachteil ist, dass eine Deckungsbeitragsrechnung nur rückwirkend erstellt werden kann.

Genaue Kalkulation

Stattdessen können Sie auch genau kalkulieren, welchen Aufwand welches Gericht macht, um die Gemeinkosten gerecht aufzuteilen. Dazu testen Sie jedes Gericht und den benötigten Aufwand an Zeit und Energie / Ressourcen. Der Nachteil ist, dass durch die vielen zu berücksichtigenden Faktoren einfach Fehler entstehen können und man sich vielleicht in Details verliert. Dafür erhält man bei einer genauen Rechnung aber auch die exaktesten Ergebnisse.

Mischkalkulation

Wer eine Mischkalkulation aufstellt, gestaltet Preise gezielt so, dass einige Waren mit weniger Marge von anderen mit größerer Marge ausgeglichen werden. Getränke erzielen in der Gastronomie normalerweise größere Margen als Speisen. Speisen, die den meisten Gewinn bringen, werden besonders hervorgehoben. Dabei hilft es, die eigenen Produkte in verschiedene Kategorien zu unterteilen:

• Schlüsselartikel sind diejenigen, die hohe Qualität zu einem fairen Preis anbieten, beziehungsweise diejenigen, die den Betrieb von der Konkurrenz abheben.

• Zugartikel sind Produkte, die bewusst günstig angeboten werden, um preisbewusste Kundschaft anzuziehen. Trotzdem sollte auch hier kostendeckend gerechnet werden.

• Kompensationsartikel gleichen die geringe Marge der Zugartikel wieder aus.

Damit basiert die Mischkalkulation weniger auf den Materialkosten und mehr auf dem Marktwert – was allerdings auch Risiken mit sich bringt.

Die Zielkostenkalkulation

Die Zielkostenkalkulation geht das Ganze von der umgekehrten Seite an: Der Gastronom oder die Gastronomin beginnt dabei, welcher Verkaufspreis wünschenswert und realistisch ist. Ausgehend davon wird berechnet, wie viel für die Herstellung ausgegeben werden kann. Dies optimiert den Einkaufsprozess, weil sie proaktiv in Verhandlungen gehen. Ein weiterer Vorteil ist die marktorientierte Herangehensweise.

Aufschlagskalkulation

Die genannte Faustregel „Kosten mal 3 oder 4“ wird auch als einfache Aufschlagskalkulation bezeichnet. Sie hat gleich mehrere Nachteile: Der psychologische Effekt von Preisen wird nicht berücksichtigt, sie werden als weniger gerecht wahrgenommen und sind deshalb oft nicht wettbewerbsfähig.

Außerdem motiviert die einfache Aufschlagskalkulation nicht, geschickt zu verhandeln und Ware einzukaufen – denn die Preise würden parallel auch günstiger werden.

Kosten optimieren

Ihre Kosten scheinen Ihnen sehr hoch und immer mehr Kundschaft springt mit dem Hinweis auf hohe Preise ab? Dann gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, um Kosten zu optimieren. Die Kalkulation hilft dabei, Szenarien durchzurechnen und Gestaltungspotenziale aufzudecken.

Energie sparen

Ein alter Hut und die meisten werden sich denken, dass sie hier schon alles machen, was in ihrer Macht steht. Dennoch wird Energiesparen der Umwelt und dem Geldbeutel zuliebe immer relevanter. Gaspreise steigen, Wasser wird im Sommer knapp und einige einfache Kniffe hat man vielleicht doch nicht auf dem Schirm oder sie ewig vor sich hingeschoben:

• Prüfen Sie regelmäßig Strom- & Gasangebote und wechseln Sie, wenn es sinnvoll ist. Aber nicht immer ist der günstigste Strom automatisch die beste Wahl: Ökostrom ist ein Kaufargument, das Sie gegebenenfalls von der Konkurrenz abhebt, und gar nicht viel teurer sein muss.

• Wie viel Strom verbrauchen die Lampen in Ihrem Gastro-Betrieb? LED-Leuchten werden immer günstiger, haben einen besonders geringen Verbrauch und eine lange Lebenszeit.

• Haben Sie mehrere Räume, können einzelne vielleicht kurzzeitig geschlossen und weniger geheizt und beleuchtet werden. Bei der effizienten Planung helfen digitale Reservierungstools.

• Prüfen Sie, ob Armaturen an Spüle und in den Toiletten Einsparpotenziale besitzen. Ein Wasserhahn, der unbemerkt lange läuft, kann schnell teuer werden.

• Auf Heizpilze, die teures Gas brauchen, sollte man verzichten. Stattdessen können Gäste warme Decken bekommen oder in einem Zelt vor Wind geschützt werden.

Lagerhaltung und Abfallmanagement optimieren

Das Lager benötigt Energie, es kostet Miete und Unordnung bringt mehr Verderb und größeren Arbeitsaufwand mit sich. Deshalb ist ein effizientes Lagermanagement essenziell für die Gastronomie. Einerseits gehört dazu, den Einkauf an der Nachfrage auszurichten. Ein gutes Kassensystem unterstützt dabei, den Überblick zu behalten. Steigen die Preise oder gibt es attraktive Rabatte bei Mehrabnahme, kann dennoch der Einkauf von größeren Mengen angeraten sein.

Andererseits muss das Mindesthaltbarkeitsdatum beachtet werden. Dafür arbeiten Köche am besten nach dem FIFO-Prinzip, also First in First out, um Lebensmittelverschwendung zu vermeiden. Das, was zuerst ins Lager kam, sollte auch als erstes verwendet werden. Dabei hilft es, neue Ware nach hinten zu sortieren, wie es auch im Supermarkt üblich ist.

Fällt trotzdem Müll an oder man hat sich beim Einkauf verkalkuliert, gilt es, um die Ecke zu denken. Wo fällt Abfall an, der vermieden werden könnte? Speisen und Zutaten, die übrig bleiben, können durch Angebote wie die App Too Good To Go wenigstens für einen kleinen Betrag abgegeben werden. Insbesondere auf dem Land ist das Angebot klein und deshalb gut genutzt. Durch Sparen der Entsorgungskosten lässt sich gegebenenfalls gleich doppelt davon profitieren.

Auch bei der Zubereitung hilft Kreativität, weniger Verschnitt zu erzeugen. Nutzen Sie alle Teile eines Tiers, aber auch Kartoffelschalen und Ähnliches. Vielleicht integrieren Sie auch Überraschungsgerichte auf Ihrer Speisekarte, die günstiger sind und für die Sie im Gegenzug überschüssige Zutaten verwerten können.

Speisekarte überarbeiten

Die Speisekarte ist ein wichtiger Hebel, denn sie entscheidet darüber, welche Zutaten eingekauft werden müssen und wie teuer diese sind. Um die Speisekarte diesbezüglich zu optimieren, sollte sie so schlank wie möglich sein – weniger Zutaten bedeuten eine kleinere Lagerfläche, weniger Abfall und schnellere Zubereitung. Die allgemeine Qualität der Gerichte kann gesteigert werden, so dass Kunden zufriedener und bereit sind, mehr zu zahlen. Andererseits kann das Speisenangebot dort ausgebaut werden, wo die Marge höher ausfällt. Ist Gemüse im Einkauf günstiger, erweitern Sie das vegetarische Angebot. Sie sprechen dann auch neue Zielgruppen an. Über 10 Prozent der Deutschen essen kein Fleisch, und einige mehr essen mindestens ab und zu vegetarisch. Auch hier entscheidet gelungene Präsentation und Bepreisung darüber, dass besonders gewinnbringende Gerichte gefördert werden.

Saisonalität

Wenn Sie Ihr Angebot saisonal ausrichten, bedeutet das oft geringere Kosten im Einkauf. Lange Transportwege für exotische Zutaten werden vermieden, die Speisen werden frischer. Saisonale Produkte können besonders beworben werden, indem man sie optisch hervorhebt oder rabattiert. Ein großer Teil der Kundschaft wird das abwechslungsreiche Angebot ohnehin dankbar annehmen.

Saisonalität sorgt dafür, dass Zutaten zu unterschiedlichen Zeiten unterschiedlich teuer sind. Dazu kommen Krisen, die Knappheit und hohe Preise auslösen. Um dynamisch darauf zu reagieren, können Sie auf Mittel zurückgreifen, um Verkaufspreise häufiger anpassen zu können. Eine Möglichkeit sind Preistafeln oder digitale Speisekarten. Allemal schöner, als aufwendig gedruckte Speisekarten mit Tipp-Ex zu korrigieren oder deshalb ganz auf die Preisanpassung zu verzichten.

Preise und deren Akzeptanz optimieren

Die Kosten sind nur ein Faktor, um die Gewinnmarge zu steigern. Ebenso gehört dazu, Preise so zu gestalten, dass sie attraktiv sind, und sie so zu kommunizieren, dass klar ist: Was ist der Mehrwert, wenn die Kundschaft hier mehr bezahlen muss als woanders? Do good and talk about it: Verbessern Sie Ihr Angebot, setzen Sie sich ein für die Umwelt und gerechte Bezahlung, dann kommunizieren Sie das. Ebenso sollte das Servicepersonal diesbezüglich geschult werden, um auf Nachfragen zu reagieren und Empfehlungen abgeben zu können.

Die Zielgruppe verstehen

Um die Menschen zu verstehen, die in Ihr Lokal kommen, beobachten Sie sie. Fragen Sie persönlich nach Feedback und lesen Sie Rezensionen aufmerksam. Um die Erwartungen des Kundenstamms besser zu verstehen, können Sie auch ein Testessen veranstalten. So erhalten Sie einen Einblick, was wie oft bestellt wird, und Sie verteilen Fragebogen für Feedback. Im Gegenzug bekommen die Testesser einen Rabatt, ein kostenloses Getränk oder musikalische Untermalung.

Als Gastronom muss man verstehen, wie zahlungsbereit die eigene Zielgruppe ist. Das nennt man auch Preissensibilität. Fällt die Rechnung höher aus als beim Wettbewerb, ist dementsprechend die Erwartung da, dass auch Essen und Service besser sind. Denn der Preis ist auch ein wichtiger Anhaltspunkt für die Qualität von Speisen. Ein zu günstig bepreister Kuchen wiederum löst den Eindruck aus, er könnte auch weniger gut schmecken oder ein Fertiggericht sein.

Gleichzeitig darf eine gewisse Preisschwelle – sozusagen der Gewöhnungswert für eine Speise oder ein Getränk – nicht überschritten werden. Ein Schnitzel bleibt ein Schnitzel, egal wie gut die Qualität und der Service sind. Die Kundschaft zahlt in dem Moment vielleicht ein höherpreisiges Schnitzel, wird sich aber zweimal überlegen, ob sie sich den nächsten Besuch leisten kann.

Trotzdem: Der Preis ist nicht alles – Leute gehen nicht essen, weil es günstiger ist als zu Hause, sondern um sich umsorgen zu lassen, etwas Neues auszuprobieren und um Menschen zu treffen. Vielleicht konzentrieren Sie sich also mehr auf die Qualität und das Ambiente, um dadurch Preise rechtfertigen zu können und sich von der Konkurrenz abzuheben.

Preise als Marketinghebel

Preisgestaltung ist eine wichtige Strategie im Marketingmix. Sie ist ein entscheidender Faktor dabei, wie man sein Geschäft positioniert. Möchte man Verkäufe ankurbeln, bietet man Rabatte oder Aktionen, bei denen Kunden Kunden werben. Auch Treueprämien sind ein häufig gewähltes Instrument in der Gastronomie. Zum Beispiel: Beim 10. Hauptgericht gibt es ein Getränk umsonst oder nach 10 Kaffees gibt es den 11. gratis. Das fördert die Kundenbindung.

Rabatte lassen sich auch an bestimmten Uhrzeiten festmachen. Dadurch reagieren Sie sowohl auf steigende und sinkende Nachfrage zu bestimmten Zeiten als auch auf die Zeitpläne von unterschiedlichen Zielgruppen. Mittags kommen vielleicht viele Angestellte aus der Umgebung. Sie brauchen kein großes Angebot, dafür sind sie aber preisbewusst, weil sie nicht täglich 20 € für ein Mittagessen ausgeben wollen. Da eignet sich ein Mittagstisch.

Ein Beispiel ist die Bepreisung für asiatische Buffets oder Frühstücksbuffets: Unter der Woche sowie mittags sind diese günstiger. Abends und am Wochenende sind sie oft deutlich teurer, dafür wird in der Regel auch ein größeres Angebot oder Live-Cooking geboten. Zu diesen Zeiten kommen eher Leute, die sich in ihrer Freizeit etwas gönnen oder eine Familienfeier austragen.

So gelingt die Kalkulation

Sehen Sie jetzt nur noch Zahlen um ihren Kopf schwirren? Nur Mut – eine gut gemachte Kalkulation ist aufwendig. Haben Sie aber einmal die Basis geschaffen, müssen nur noch die Daten angepasst werden. Es ist wichtig, dass Sie das regelmäßig tun, weil der Markt sich stetig wandelt. Niemand sollte für einen Hungerlohn Gastronomie betreiben oder ständig um die Existenz fürchten müssen. Mit einer Kalkulation stellen Sie Ihr Geschäft langfristig auf sichere Füße.