Handwerk 4.0 / Digitalisierung: 5 Dinge, die Sie tun können, um Ihren Betrieb zu modernisieren und effizienter zu arbeiten

Digitalisierung und technologischer Fortschritt: Auch das Handwerk muss sich schlau machen, um auf dem neuesten Stand zu bleiben und nicht abgehängt zu werden. Doch welche Möglichkeiten gibt es, um zum Handwerk 4.0 zu gehören? Wir wollen uns sinnvolle Beispiele für die Digitalisierung im Handwerk anschauen und welche Vorteile und Risiken sie bergen.

Definition: Handwerk 4.0 – was bedeutet das?

4.0 steht im Allgemeinen für eine neue Art, etwas zu tun – in der Regel mit Hilfe von Digitalisierung. So ist die Arbeitswelt 4.0, oder auch New Work, geprägt von mehr Flexibilität, Wertschätzung und digitaler Zusammenarbeit am Arbeitsplatz.

Das Handwerk 4.0 steht also für einen modernen, digitalisierten Arbeitsbereich. Für diese Branche ist das insofern eine besondere Herausforderung, weil gerade das Handwerk von traditionellen Werten und manueller Arbeit geprägt ist. Dieser digitale Wandel kann letztendlich viele Bereiche des Betriebs betreffen, beispielsweise Marketing, Buchhaltung, digitale Tools oder intelligente Werkzeuge bei der Arbeit.

Vorteile der Digitalisierung

Es liegt auf der Hand, dass sich durch die Digitalisierung auch ganze Berufsfelder wandeln oder gar neue Berufe entstehen: Wer etwa als Elektriker ohnehin viel mit Technik zu tun hat, sieht sich neuen Aufgaben gegenüber, wie zum Beispiel der Gebäudeautomation bzw. im Smart Home.

Andere Handwerksberufe ändern sich vielleicht nicht im Kern, aber in einigen wichtigen Aspekten. Wer bei diesem Wandel mitgeht, reagiert auf neue Anforderungen auf Kundenseite und kann die Effizienz im Betrieb steigern. Aufgaben werden automatisiert, wodurch auch die Fehleranfälligkeit geringer wird.

Zudem bieten Sie Ihren Mitarbeitenden einen Arbeitsplatz, der mit der Zeit geht und der sie bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Betriebe, die sich dagegen nicht um die interne Weiterentwicklung kümmern, riskieren, auf der Strecke zu bleiben, weil die Konkurrenz sie überholt, günstiger ist oder den Kunden andere Vorteile bietet.

Zu den Begrifflichkeiten – Digitalisierung vs. Digitale Transformation

Bevor wir uns die genauen Möglichkeiten anschauen, den Handwerksbetrieb zu digitalisieren, wollen wir zunächst die wichtigsten Begriffe klären. Digitalisierung heißt in der Regel, etwas auf einem Gerät zu tun, auf einem Bildschirm zu sehen, was vorher vielleicht ein Blatt Papier oder ein Ordner gewesen wäre. Ein gutes Beispiel hierfür sind die Überweisungsträger, die früher bei Banken noch gang und gäbe waren und heute durch Online-Banking nahezu vollständig abgelöst wurden. Das spart die Ressource Papier und das Archivieren und Heraussuchen von Informationen wird vereinfacht.

Spricht man allerdings von der Digitalen Transformation, geht es dabei eher um den Vorgang, sich durch digitale Lösungen neue Einkommensquellen für das Unternehmen zu erschließen. Während der Transformation können bestimmte Bereiche auch komplett wegfallen. Ein einfaches Beispiel ist hier der Onlineshop, der sich auch bei kleineren Firmen realisieren lässt.

Möglichkeiten, Ihren Handwerksbetrieb zu digitalisieren

Digitale, automatisierte Rechnungsstellung

Schicken Sie Ihre Rechnungen noch per Post oder sind Sie schon auf den E-Mailversand umgestiegen? Viele Kunden bevorzugen es, Rechnungen digital zu erhalten. Vorbei die Zeit mit Zettelsammlungen und vollen Briefkästen, die beispielsweise bei Abwesenheit während einem Urlaub vielleicht nicht geleert werden.

Gleichzeitig können Sie die Rechnungsstellung mit einer Software erledigen, wo Kunde und Rechnungsposten sowie Textbausteine für das Anschreiben oder Projektbeschreibungen einfach zu hinterlegen sind. Ein weiterer Vorteil: Sie werden umgehend benachrichtigt, wenn Ihre Rechnung angesehen oder beglichen wurde bzw. überfällig ist.

Projektmanagement

Was traditionell vielleicht an einem Whiteboard oder in einem Kalender passiert, kann auch in die digitale Welt überführt werden. Erledigen Sie Ihr Projektmanagement in einer Software, die Sie bei der Einsatzplanung unterstützt und wo alle wichtigen Projektinformationen an einem digitalen Ort zusammenkommen.

Das gibt Ihnen den Überblick, auf welchem Stand welches Projekt ist und wann Sie neue Kunden eintakten können. Bei Bedarf können Pläne, Zeichnungen, genommene Maße und Ähnliches dann eventuell sogar direkt auf der Baustelle abgerufen werden, beispielsweise über ein Tablet oder Smartphone.

Digitales Werkzeug

Mit der Digitalisierung bietet sich für Handwerker eine ganz neue Bandbreite an Werkzeugen mit besonderen Lösungen. Auf Wunsch kann auch im Kleinen Robotik eingesetzt werden – sei es beim Reinigen von Abflussrohren oder Leitungen, Sensoren oder auch in Form von Drohnen zur Erkundung einer Fläche.

Digital vernetzte Komponenten können gemessene Daten direkt an Ihr Projektmanagementsystem übertragen. Beliebt sind auch eFormulare für Tablets und Smartphones. Dort finden unter anderem Baustellenprotokolle Platz und kein Teammitglied muss mehr die krakelige Handschrift von einem anderen entziffern.

Digitale Kontoführung

Kontoführung kann viel Arbeit machen, die im Digitalen nicht notwendig ist. Arbeiten Sie mit wenig Bargeld, muss die Kasse weniger gepflegt werden, Sie gehen seltener zur Bank, um Geld einzuzahlen oder zu wechseln, und Rechnungen sind durch bargeldlosen Zahlungsverkehr mit wenigen Klicks bezahlt.

Ein Vorteil von vielen Geschäftskonten ist außerdem, dass die Daten direkt mit Ihrer Buchhaltungssoftware verknüpft werden können. Das heißt beispielsweise, Sie hinterlegen bei eingegangenen und ausgegangenen Beträgen die passende Rechnung und übermitteln diese über eine Schnittstelle direkt an die Steuerberaterin oder den Steuerberater Ihres Vertrauens. Manche bieten auch die Funktion, die Steuerzahlungen im Voraus zu schätzen oder daran zu erinnern, welche Steuervorauszahlung bereits getätigt wurde.

Informieren Sie sich im Vorfeld und buchen einen Termin zur Steuerberatung, um herauszufinden, ob Ihr Bankkonto sich mit der verwendeten Software verknüpfen lässt. Dies spart viel Arbeit von der Sorte, die die wenigsten Selbstständigen gern machen.

Website, Kontakt und Onlineshop

Es gibt sicher noch einige Wege, die noch nicht so sehr „ausgetreten“ sind – Lösungen, die Ihnen einfallen, die Ihnen die Arbeit erleichtern oder einen besonderen Mehrwert für Kunden bieten. Dabei kann die Website ein wichtiges Werkzeug sein. Sie könnten beispielsweise ein Tool nutzen, mit dem man auf der Website direkt einen Termin bei Ihnen bucht. Diese Buchungen werden automatisiert beantwortet und in Ihren Kalender exportiert.

Oder Sie ermöglichen es Bestandskunden, in einem Servicefall ein Ticket zu eröffnen. Anstatt mühselig in E-Mail-Ping-Pong nachzufragen, können Sie darin die benötigten Informationen direkt abfragen und zum Absenden verpflichtend machen. Und als letzte Anregung würde sich auch im Handwerk sicher ein Onlineshop gut eignen. Vielleicht vertreiben Sie darüber Do-it-yourself-Kits oder Pflegesets, wenn Sie normalerweise eine Dienstleistung anbieten. Ebenso könnten Sie Online-Kurse aufzeichnen und diese dort verkaufen oder weitere Online-Services entwickeln. Die Liste ließe sich noch eine Weile fortsetzen.

Fallstrick: Datensicherheit

Wer sich dazu entschließt, den eigenen Betrieb zu digitalisieren, hat dabei nicht nur Vorteile. Ein Risiko, das dabei entsteht oder wächst, ist die Datensicherheit bzw. Cyber Security. Vielleicht denken Sie, dass das ein Thema ist, was für Sie kaum von Belang ist. „Das betrifft nur andere und größere Betriebe.“ Da denken Sie falsch. Insbesondere kleine Betriebe sind gegen Hackerangriffe kaum gewappnet und deshalb einfache Beute. Was kann im schlimmsten Fall passieren?

Es klingt wie ein Krimi, aber es ist ein gängiges Vorgehen, dass Hacker durch eine Hintertür Zugriff auf Ihr System erhalten und Ihre gesamten Daten sperren. Sie werden dann dazu aufgefordert, eine gewisse Summe in Bitcoin zu zahlen, um wieder Zugang zu erhalten. Dieses Vorgehen ist bekannt als Ransomware. Als Unternehmer sind Sie auf diese Daten angewiesen und werden das sicher nicht einfach abtun.

Die beste Gegenwehr ist hier die Vorbeugung

• Tatsächlich ist das schwächste Glied in der Cyber Security in der Regel der Enduser. Bilden Sie sich und Ihre Mitarbeitenden regelmäßig weiter, wie sie beispielsweise Spam-Nachrichten als solche erkennen, sichere Passwörter erstellen und was im schlimmsten Fall passieren kann. Leute, die darüber informiert werden, warum sie etwas tun sollen, werden sich mit höherer Wahrscheinlichkeit daran halten.

• Nutzen Sie Software-Lösungen, die bereits erprobt sind und sich auf dem Markt bewährt haben. Dann ist es am wahrscheinlichsten, dass sie den DSGVO-Richtlinien entsprechen und die Daten besser vor Cyberangriffen geschützt sind.

Förderungen für die Digitalisierung im Handwerk

Nötige finanzielle Investitionen sind gerade für KMU aus dem Handwerk oftmals ein Hindernis, die Digitalisierung voranzutreiben. Dies wird aber von Seiten des Staates und der Länder unterstützt. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz fördert aktuell mit der Maßnahme „Digital Jetzt“.

Nach erfolgreicher Bewerbung gibt es Zuschüsse zu Investitionen in digitale Technologien sowie Investitionen in die Qualifizierung der Beschäftigten zu Digitalthemen. Je kleiner das Unternehmen, desto größer fällt der Zuschussanteil aus. Gleichzeitig läuft auch noch das bundesweite Förderprogramm go-digital, das ebenso für Handwerksbetriebe interessant sein kann.

Auch nahezu alle Bundesländer bieten bestimmte Förderprogramme an. In Bayern und Niedersachsen nennen sie es Digitalboni, an anderen Stellen heißen die Zuschüsse oder zinsgünstigen Kredite auch DigiBoost oder Digitalisierungsstarter. Informieren Sie sich am besten zum aktuellen Stand der Digitalisierungsförderung bei Ihrer zuständigen Handwerkskammer oder der IHK.

Hilfreich sind auch die offiziellen Websites des Bundes und der Länder. Unterstützung bei der Beantragung und der persönlichen Digitalstrategie erhalten Sie bei bewährten Beratungsfirmen. Die Beratungsleistung kann ebenso je nach Förderung bezuschusst werden.

Fazit: Das Handwerk 4.0 ist die Zukunft

Sicherlich, die Digitalisierung verändert das Handwerk ebenso wie alle anderen Bereiche. Doch sie ist insbesondere eine Chance für mehr Vielfalt und somit vielleicht ein Mittel gegen den Fachkräftemangel.

Letztendlich ist es doch so: Wer einen hochwertigen Eichentisch im Esszimmer stehen hat, der Jahrzehnte überdauert und mit mühseliger Handarbeit entstanden ist, für den ist es vermutlich nebensächlich, wie viele Arbeitsschritte nebenher digitalisiert oder automatisiert waren. Für Sie als Geschäftsführer macht es aber in jedem Fall einen Unterschied.