Personalfragebögen im Handwerk: Eine praxisnahe Anleitung für Handwerksbetriebe

Der Personalfragebogen gilt als bewährtes Instrument in der Personalplanung, um Betrieben dabei zu helfen, beruflich relevante Daten über Mitarbeitenden strukturiert zu erfassen und zu verarbeiten. In diesem Artikel erfahren Sie, welchen Zweck der Personalfragebogen erfüllt und wie Sie einen rechtskonformen und praxisnahen Personalfragebogen für Ihren Handwerksbetrieb erstellen können.

Die Bedeutung von Personalfragebögen im Handwerk

In Zeiten des Fachkräftemangels ist der Personalfragebogen ein wirksames Mittel, um die Personalverwaltung im Handwerk zu professionalisieren und den Betrieb besser auf die Anforderungen des Marktes und der Mitarbeitenden auszurichten.

Unterstützung im Bewerbungsprozess

Der Fragebogen wird im Bewerbungsverfahren oder im Einstellungsprozess eingesetzt, um relevante Informationen über alle Bewerber:innen strukturiert zu erfassen. Dies umfasst persönliche Daten, berufliche Qualifikationen, Erfahrungen, Weiterbildungsbedarf und spezielle Fähigkeiten der jeweiligen Kandidaten.

Strukturiert bedeutet, dass jede Bewerberin und jeder Bewerber den gleichen Fragebogen ausfüllt. Auf diese Weise verschaffen Betriebe sich eine umfassende Sicht auf die Fähigkeiten und Potenziale der Kandidatinnen und Kandidaten. Gleichzeitig schaffen sie dadurch eine Vergleichbarkeit und unterstützen dabei, die am besten qualifizierte Person für eine offene Stelle zu identifizieren. Auf dieser Basis treffen sie eine qualifizierte Vorauswahl, welche Bewerberinnen und Bewerber sie beispielsweise zum Vorstellungsgespräch einladen.

Professionelles Onboarding

Ist es Ihnen gelungen, mithilfe des Personalfragebogens erfolgreich eine offene Stelle in Ihrem Handwerksbetrieb mit einer qualifizierten Fachkraft zu besetzen, dienen die Informationen Ihnen dazu, den neuen Kolleginnen und Kollegen einen reibungslosen Start in Ihrem Betrieb zu verschaffen.

• Ihnen liegen alle relevanten persönlichen Angaben vor, die Sie benötigen, um die Personalakte anzulegen oder den Arbeitsvertrag zu erstellen. Sie ersparen sich Rückfragen und sind in der Lage, den Prozess erheblich zu vereinfachen und zu beschleunigen.

• Ihnen liegen alle relevanten Daten vor, um sie ordnungsgemäß anzumelden und die Lohnsteuer sowie die Beiträge zur Sozialversicherung sowie zur gesetzlichen Unfallversicherung korrekt abzuführen.

Ressourcen effizient nutzen

Gerade in kleineren Handwerksbetrieben mit nur wenigen Mitarbeitenden ist es erforderlich, Arbeitskräfte möglichst effizient einzusetzen. Eine Fachkraft mit Erfahrung erledigt Aufgaben in der Regel schneller und zuverlässig. Quereinsteiger benötigen bei bestimmten Aufgaben vielleicht mehr Zeit oder auch Anleitung. Haben Sie im Personalfragebogen, der bei der Einstellung in der Personalakte landet, gezielt die Qualifikationen und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden erfasst, dienen diese Informationen als Grundlage für Personalentscheidungen. Sie helfen Ihnen dabei, bei der Vergabe von Projekten oder der Auswahl von Mitarbeitenden für spezielle Aufgaben ihre Ressourcen effizienter zu nutzen, indem Sie Aufgaben optimal verteilen und dadurch die Gesamtleistung Ihres Betriebes steigern.

Effektive Personalplanung und Teamentwicklung

Die Handwerksbranche unterliegt einem ständigen Wandel. Die Digitalisierung verändert Prozesse und Arbeitsweisen, neue Technologien im Zusammenhang mit Klimaschutz und Energieeffizienz erfordern eine kontinuierliche Weiterbildung. Die zielgerichtete Sammlung von Informationen über die Qualifikationen und Erfahrungen der Mitarbeitenden macht es Ihnen leichter einzuschätzen, welche Fähigkeiten im Team vorhanden sind und wo möglicherweise Schulungs- oder Entwicklungsbedarf besteht.

Damit können Sie die gesammelten Informationen beispielsweise als Entscheidungsgrundlage heranziehen, welche Mitarbeitenden für die im Betrieb erforderlichen Weiterbildungsmaßnahmen infrage kommen. Gleichzeitig können Sie den Personalfragebogen nutzen, um die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitenden zu fördern und sich gezielt mit ihnen über ihre beruflichen Ziele auszutauschen und ihnen eine gezielte Förderung und Entwicklung zu ermöglichen, was wiederum zu einem positiven Betriebsklima beiträgt.

Konfliktpotenzial: Verletzung von Persönlichkeitsrechten

Der Personalfragebogen dient Handwerksbetrieben sowohl im Bewerbungsprozess als auch im Einstellungsprozess als nützliches Werkzeug. Möchten Sie dieses Instrument nutzen, um eine Vorauswahl zu treffen, welche Bewerberinnen und Bewerber Sie zum Vorstellungsgespräch einladen möchten, müssen Sie allerdings wissen, dass keine Verpflichtung besteht, den Fragebogen auszufüllen. Natürlich möchten Sie so viel wie möglich über die Bewerber:innen erfahren, um einschätzen zu können, ob sie die gewünschten Anforderungen erfüllen. Einige Kandidatinnen und Kandidaten könnten sich durch Ihre „Neugier“ allerdings in ihren Persönlichkeitsrechten verletzt sehen. Insbesondere, wenn sie Ihre Fragen als zu persönlich empfinden.

Datenschutz beachten

Darüber hinaus gelten im Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besondere Bestimmungen in Bezug auf Rechenschafts- und Informationspflichten, die Sie beachten müssen, wenn Sie mithilfe eines Personalfragebogens Daten über Bewerber:innen oder Mitarbeitende erheben, weiterverarbeiten und speichern.

Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung

Zum einen müssen Sie ihre schriftliche Zustimmung zur Datenerhebung einholen. Das Einverständnis muss zudem freiwillig erfolgen. Gleichzeitig müssen Sie Bewerber:innen und Mitarbeitende explizit darüber aufklären, dass sie ein Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Daten haben und ihr Einverständnis zur Datenerhebung jederzeit widerrufen dürfen.

Zweckgebundene Daten

Im Sinne der Datenminimierung dürfen im Personalfragebogen nur Daten erhoben werden, die für den Bewerbungsprozess oder im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis benötigt werden. Darüber hinaus dürfen diese Daten ausschließlich zweckgebunden verwendet und nicht auf Vorrat oder Verdacht gespeichert werden dürfen.

Das bedeutet, dass Sie Personalfragebögen von Bewerber:innen, die aus dem Bewerbungsprozess ausscheiden, löschen müssen. Entsprechend dürfen Sie auch personenbezogene Daten von Mitarbeitenden nur für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses speichern. Sobald das Beschäftigungsverhältnis endet, müssen Sie auch diese Daten löschen.

Aktuelle und korrekte Daten

Die gespeicherten Daten müssen sachlich korrekt und aktuell sein. Entsprechend sind Arbeitgebende verpflichtet, die Daten auf „rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise“ transparent zu verarbeiten (vgl. Art. 5a Datenschutz-Grundverordnung). Zudem sind sie im Hinblick auf die Vertraulichkeit dazu verpflichtet, die erhobenen Daten sicher aufzubewahren und sensibel mit ihnen umzugehen.

Welche Daten dürfen Sie im Personalfragebogen erfassen?

Grundsätzlich gilt, dass Fragen, die im berechtigten Interesse Arbeitgebender liegen, zulässig sind. Zu den wichtigsten Daten gehören Angaben zur Person, beruflichen Qualifikationen und Erfahrungen, Weiterbildungsbedarf sowie eventuell spezifische Fähigkeiten, die im Handwerk besonders gefragt sind. Allerdings hängt die Zulässigkeit der Fragen im Personalfragebogen davon ab, welchem Zweck er dient bzw. zu welchem Zeitpunkt der Fragebogen ausgefüllt wird. In einem Personalfragebogen, der während des Bewerbungsprozesses eingesetzt wird, sind Fragen nach Eigenschaften, in denen sich Menschen voneinander unterscheiden, nicht zulässig (vgl. Gleichbehandlungsgesetz (AGG)). Ziel ist es, dadurch die Diskriminierung von Bewerberinnen und Bewerber in Bezug auf

• ihre Rasse oder ethnische Herkunft

• ihres Geschlechts,

• ihres Alters,

• ihrer Religion oder Weltanschauung,

• ihrer sexuellen Orientierung oder

• aufgrund einer Behinderung

zu vermeiden. Wird der Personalfragebogen ausgefüllt, nachdem die Person bereits eingestellt wurde, ist die Frage nach der Religionszugehörigkeit beispielsweise durchaus legitim, da Sie als Arbeitgebender verpflichtet sind, die Kirchensteuer für Ihre Mitarbeitenden zu entrichten.

Welche Fragen sind zulässig?

Bei einem Personalfragebogen bei einer Einstellung sind in der Regel Fragen zur Person, der Qualifikation, dem beruflichen Werdegang sowie in bestimmten Fällen auch weitere Angaben zulässig.

Persönliche Angaben

Die persönlichen Angaben werden für die Anmeldung von Arbeitnehmenden beim Finanzamt oder den Sozialversicherungsträgern sowie für die Lohnabrechnung benötigt. Hierzu zählen

• Vor- und Nachname

• Adresse

• Telefonnummer

• Geburtsort und -datum

• Familienstand

• Name und Geburtsdatum minderjähriger Kinder

• Name der Krankenkasse und Art der Versicherung (gesetzlich, privat, familienversichert)

• Steuer-ID und Lohnsteuerklasse

• Steuerfreibeträge

• Sozialversicherungsnummer

• Bankverbindung

• Gesetzliche Vertretung bei minderjährigen Arbeitnehmenden

• Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis bei ausländischen Arbeitnehmenden

Ausbildung und berufliche Qualifikation

Gerade im Handwerk spielen eine abgeschlossene Berufsausbildung (Gesellenbrief) sowie weitere Qualifikationen wie der Meisterbrief oder ein vergleichbarer Abschluss eine wichtige Rolle bei der Auswahl geeigneter Bewerber:innen. Dafür werden folgende Angaben erhoben

• Schulausbildung (Ort, Abschluss, Note)

• Berufsausbildung (Ort, Abschluss, Note)

• Meisterprüfung

• Hochschulausbildung (Ort, akademischer Grad, Note)

• Arbeitszeugnisse

• Fortbildungen

• Sonstige Kenntnisse und Fertigkeiten (Führerschein, Computerkenntnisse etc.)

Beruflicher Werdegang

Neben der fachlichen Qualifikation ist die Erfahrung im Handwerk von großem Interesse. Hier werden bisherige Beschäftigungsverhältnisse abgefragt, um einen Eindruck über die Berufserfahrung zu erhalten. Darüber hinaus können Sie hier auch mögliche Referenzen, Gründe für Unterbrechungen oder bestehende Wettbewerbsvereinbarungen erfragen.

Zusatzangaben

Je nach Tätigkeit und besonderen Umständen sind auch Fragen zum allgemeinen Gesundheitszustand, schweren Behinderungen, Vorstrafen, Vermögensverhältnissen, bestehenden Lohn- und Gehaltspfändungen oder dem bisherigen Verdienst zulässig, wenn diese in direktem Zusammenhang mit der zu besetzenden Position stehen.

Welche Fragen sind nicht zulässig?

Fragen, die die Persönlichkeitsrechte von Bewerber:innen und Mitarbeitenden verletzen oder sie in ihrer freien Entfaltung einschränken, sind in Personalfragebögen nicht zulässig. Hierzu zählen beispielsweise Fragen

• zum Gesundheitszustand (sofern dadurch mögliche Hygienevorschriften verletzt oder der Gesundheitsschutz beispielsweise durch Ansteckungsgefahr gefährdet wird)

• zu Behinderungen (sofern keine Schwerbehinderung vorliegt)

• zu Schwangerschaft oder Kinderwunsch

• zu Vermögensverhältnissen (außer in Verbindung mit Unternehmenskapital)

• Vorstrafen (sofern diese nicht im Zusammenhang mit der zu besetzenden Position stehen)

• zur Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit

• zur Religionszugehörigkeit (sofern diese Angabe nicht aus steuerlichen Gründen. benötigt wird)

Was macht einen guten Personalfragebogen aus?

Ein guter Personalfragebogen zeichnet sich durch verschiedene Merkmale aus, die sicherstellen, dass er effektiv, praxisnah und rechtlich einwandfrei ist. Ein praxisnaher Personalfragebogen sollte übersichtlich strukturiert sein. Er kann in Abschnitte unterteilt werden, die Informationen zu persönlichen Daten, beruflicher Qualifikation, Erfahrungen, Weiterbildungswünschen und speziellen Fähigkeiten erfassen.

Eine klare Gliederung erleichtert Ihnen nicht nur die Auswertung, sondern auch die regelmäßige Aktualisierung des Fragebogens. Ein guter Personalfragebogen sollte regelmäßig aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass die erfassten Informationen stets aktuell und relevant sind. Dies ist besonders wichtig, wenn es Veränderungen in der Unternehmensstruktur oder den Mitarbeiterqualifikationen gibt. Achten Sie darauf, dass der Personalfragebogen den Datenschutzbestimmungen entspricht, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Informieren Sie die Mitarbeiter transparent über den Zweck der Datenerhebung und holen Sie ihre Zustimmung ein.

Der Fragebogen sollte einfach auszufüllen sein und ggf. klare Anweisungen zum Ausfüllen enthalten. Bieten Sie zudem eine Möglichkeit an, um Rückmeldung zu geben oder Fragen zum Fragebogen zu stellen. Eine offene Kommunikation fördert das Vertrauen der Befragten. Achten Sie zudem darauf, die Fragen klar und verständlich zu formulieren. Verwenden Sie eine einfache Sprache und vermeiden Sie Fachbegriffe, die Bewerber:innen oder Mitarbeitenden unklar sein könnten. Vermeiden Sie zudem übermäßig lange Formulare und stellen Sie nur Fragen, die für die betrieblichen Anforderungen und die Personalverwaltung wirklich relevant sind. Berücksichtigen Sie dabei auch die spezifischen Anforderungen und Besonderheiten Ihres Handwerksbetriebs.

Integrieren Sie Fragen zur Weiterbildungsbereitschaft und zu den beruflichen Zielen der Bewerber:innen und Mitarbeitenden. Dies ermöglicht Ihnen eine gezielte Planung von Schulungsmaßnahmen und fördert die berufliche Entwicklung im Unternehmen. Unnötige oder zu persönliche Fragen, die nicht im direkten Zusammenhang mit der beruflichen Qualifikation stehen, sollten Sie dagegen unbedingt vermeiden.

Vorlage Personalfragebogen

Um Ihnen die Erstellung eines Personalfragebogens für Ihren Handwerksbetrieb zu erleichtern, haben wir Ihnen ein Muster vorbereitet, an dem Sie sich orientieren können.

Der Personalfragebogen als Unterstützung im Bewerbungs- und Einstellungsprozess

Der Personalfragebogen hat sich als unverzichtbares Instrument in der Personalplanung von Handwerksbetrieben etabliert. Er ermöglicht die strukturierte Erfassung und Verarbeitung tätigkeitsrelevanter Daten von Bewerber:innen und Mitarbeitenden. Sie leisten einen entscheidenden Beitrag zur Professionalisierung der Personalverwaltung und helfen dabei den Betrieb besser auf die Herausforderungen des Marktes ausrichten können. Trotz der vielfältigen Vorteile birgt der Personalfragebogen aber auch Konfliktpotenzial, insbesondere im Hinblick auf mögliche Verletzungen von Persönlichkeitsrechten. Die Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist unerlässlich, und die Zustimmung der Mitarbeitenden zur Datenerhebung muss schriftlich und freiwillig erfolgen.

Zudem erfordert die Auswahl der Fragen im Personalfragebogen besondere Aufmerksamkeit. Unzulässige Fragen können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Entsprechend muss ein guter Personalfragebogen praxisnah, übersichtlich strukturiert und rechtlich einwandfrei sein, um seinen Zweck zu erfüllen.