Wie Unternehmer ihren Firmenwagen richtig versteuern

Viele Selbstständige und Arbeitnehmer:innen sind beruflich auf einen Dienstwagen angewiesen. Wie Sie die Nutzung Ihres Firmenwagens korrekt versteuern und welche wichtigen Aspekte Sie dabei beachten sollten, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag. 

Insbesondere klären wir, was es bei der privaten und beruflichen Nutzung zu beachten gibt, welche Versteuerungsmethoden zur Auswahl stehen und wie Sie den Firmenwagen in der Steuererklärung angeben. Abschließend geben wir Ihnen Empfehlungen, wann welche Versteuerungsmethode am sinnvollsten ist und was Unternehmer:innen beachten müssen, die ihren Angestellten einen Dienstwagen zur Verfügung stellen. 

Was ist ein Firmenwagen?

Ein Firmenwagen, oft auch als Dienstwagen bezeichnet, ist ein Fahrzeug, das von einem Unternehmen gekauft, geleast oder gemietet wird und für berufliche Zwecke genutzt wird. Viele Unternehmer:innen nutzen einen Firmenwagen, um damit ihre geschäftlichen Fahrten wie Kundenbesuche, Dienstreisen oder Lieferungen abzudecken. Handwerkerinnen und Handwerker beispielsweise fahren mit dem Firmenwagen zu ihrer Kundschaft und führen Reparaturen direkt vor Ort aus. In der Gastronomie fahren Betreiber:innen eines Restaurants, eines Foodtrucks oder eines Cafés auf den Markt oder zum Großhandel, um ihren Betrieb mit frischen, oft auch regionalen Produkten zu versorgen. Oder Einzelhändler nutzen das Firmenfahrzeug, um Waren direkt beim Lieferanten abzuholen.

Gleichzeitig stellen Unternehmen ihren Angestellten einen Firmenwagen zur Verfügung – sei es, um Dienstfahrten damit zu unternehmen oder als attraktiven zusätzlichen Gehaltsbestandteil.

Der Firmenwagen wird häufig aber nicht nur für berufliche Zwecke, sondern auch privat genutzt – etwa für die Fahrt in den Urlaub oder den Einkauf am Wochenende. Diese Mischung aus privater und beruflicher Nutzung macht die korrekte steuerliche Handhabung des Firmenwagens besonders relevant.

Private und berufliche Nutzung des Firmenwagens: Worauf Sie achten müssen

Unternehmer:innen, die einen Firmenwagen nicht nur beruflich, sondern auch privat nutzen, müssen die private Nutzung in ihrer Steuererklärung korrekt angegeben. Grundsätzlich gilt: Die berufliche Nutzung ist steuerfrei, während die private Nutzung als geldwerter Vorteil gilt und versteuert werden muss, da er das zu versteuernde Einkommen erhöht.

Berufliche Nutzung

Die Kosten für Fahrten, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit anfallen, wie Kundenbesuche oder Dienstreisen, können uneingeschränkt als Betriebsausgaben angesetzt werden. Hierbei ist es wichtig, die berufliche Nutzung nachzuweisen, etwa durch ein Fahrtenbuch oder andere Aufzeichnungen.

Private Nutzung

Die private Nutzung des Firmenwagens gilt als geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss. Das bedeutet, dass Unternehmer:innen, die das Fahrzeug auch privat nutzen, diesen Anteil als zusätzliches Einkommen in ihrer Steuererklärung versteuern müssen.

Firmenwagen in der Steuererklärung: Methoden zur Versteuerung 

Es gibt zwei gängige Methoden, um einen Firmenwagen zu versteuern: die 1-%-Regelung und die Fahrtenbuchmethode. Beide haben ihre Vor- und Nachteile, und welche Methode für Sie am besten geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Die 1-%-Regelung

Die 1-%-Regelung – auch Pauschalversteuerung genannt – ist die einfachere und unbürokratischere Methode zur Besteuerung eines Firmenwagens. Bei dieser Methode wird monatlich 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil angesetzt und dem Einkommen hinzugerechnet. Als Listenpreis gilt dabei der Fahrzeugpreis zuzüglich der Kosten für die Sonderausstattung inklusive der Umsatzsteuer. Zusätzlich werden für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer addiert.

Ein Beispiel: Angenommen, der Bruttolistenpreis Ihres Firmenwagens beträgt 40.000 € und Sie haben eine einfache Entfernung von 10 Kilometern zwischen Wohnort und Arbeitsstätte, dann würde sich der geldwerte Vorteil folgendermaßen berechnen:

·      private Nutzung: 1 % von 40.000 € = 400 € pro Monat

·      Fahrten zur Arbeitsstätte: 0,03 % von 40.000 € × 10 km = 120 € pro Monat

Insgesamt würden somit 520 € im Monat als geldwerter Vorteil versteuert werden. 

Die Fahrtenbuchmethode

Bei der Fahrtenbuchmethode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen privaten Nutzung des Firmenwagens ermittelt. Dafür müssen Sie als Unternehmerin oder Unternehmer ein detailliertes Fahrtenbuch führen. Zu diesem Zweck zeichnen Sie jede Fahrt auf – einschließlich Start- und Zieladresse, Zweck der Fahrt, Datum und Kilometerstand. Aus diesen Daten wird dann der Anteil der privaten Nutzung ermittelt, den Sie als geldwerten Vorteil versteuern müssen. 

Wann lohnt sich welche Versteuerungsmethode?

Ob die 1-%-Regelung oder die Fahrtenbuchmethode für Sie vorteilhafter ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab, insbesondere vom Anteil der privaten Nutzung und dem Bruttolistenpreis des Fahrzeugs. 

Die Versteuerung nach der 1-%-Regelung lohnt sich, wenn:

·      Sie den Firmenwagen häufig privat nutzen, da Sie hier unabhängig von der tatsächlichen Nutzung einen festen Prozentsatz versteuern.

·      der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs relativ niedrig ist, denn die Steuerlast wird anhand dieses Preises berechnet.

 Die Fahrtenbuchmethode lohnt sich, wenn:

·      Sie den Firmenwagen überwiegend beruflich nutzen, da bei dieser Methode nur die tatsächliche private Nutzung versteuert wird.

·      der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs hoch ist und Sie im Vergleich zur 1-%-Regelung eine geringere Steuerlast erzielen möchten.

Firmenwagen absetzen: So versteuern Selbstständige ihren Dienstwagen

Bei Selbstständigen spielt bei der steuerlichen Einordnung des Dienstwagens das Verhältnis der beruflichen und privaten Nutzung eine entscheidende Rolle. Bei Selbstständigen zählt ein Firmenwagen je nach Anteil der betrieblichen Nutzung zum gewillkürten oder zum notwendigen Betriebsvermögen.

• Beträgt der Anteil der betrieblichen Nutzung mehr als 50 %, zählt der Wagen zum notwendigen Betriebsvermögen.

• Bei einer dienstlichen Nutzung zwischen 10 und 50 % wird der Firmenwagen als gewillkürtes Betriebsvermögen betrachtet.

Liegt die dienstliche Nutzung unter 10 %, betrachtet das Finanzamt Ihr Fahrzeug als Privatfahrzeug und ordnet es Ihrem Privatvermögen zu. Von der steuerlichen Einordnung Ihres Fahrzeugs hängt es ab, ob Sie Ihr Fahrzeug pauschal mit der 1-%-Regelung versteuern oder die Fahrtenbuchmethode anwenden müssen. Darüber hinaus entscheidet die Einordnung auch, welche Kosten Sie im Zusammenhang mit dem Firmenwagen steuerlich geltend machen können.

Notwendiges Betriebsvermögen

Ein Fahrzeug, das zu mehr als 50 % dienstlich genutzt wird, zählt automatisch zum notwendigen Betriebsvermögen. Das Fahrzeug wird in der Bilanz dem Anlagevermögen zugerechnet. In diesem Fall können Sie sämtliche Aufwendungen für Ihren Firmenwagen als Betriebsausgaben geltend machen.

Zu diesen Aufwendungen zählen

• Anschaffungskosten bei Kauf oder Leasing

• Leasingraten

• Finanzierungszinsen

• Abschreibungen (Abnutzung laut Afa-Tabelle)

• Betriebskosten (Kraftstoff, Reparaturen, Wartung, Pflege)

• Inspektionen

• TÜV- und HU-Untersuchungen

• Kfz-Steuer

• Kfz-Versicherung

• Mautgebühren

• Parkgebühren im Rahmen beruflicher Fahrten

Verkaufen Sie Ihr Fahrzeug, wird der Verkaufserlös als Gewinn verbucht.

Was müssen Sie bei der privaten Nutzung beachten?

Das Finanzamt geht davon aus, dass Sie als selbstständige Unternehmerin oder Unternehmer Ihren Firmenwagen auch privat nutzen. Die private Nutzung darf dabei allerdings den steuerlichen Gewinn nicht mindern. Das bedeutet, Sie müssen den Anteil der privaten Nutzung Ihres Firmenwagens separat berechnen. Wird Ihr Firmenwagen dem notwendigen Betriebsvermögen zugerechnet, haben Sie die Wahl zwischen der Pauschalversteuerung mit der 1-%-Regelung und der Fahrtenbuchmethode. 

Kosten, die durch private Nutzung beispielsweise im Urlaub entstehen, werden steuerrechtlich als Privatentnahme behandelt. Das bedeutet, dass diese Ausgaben in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) aus den Betriebsausgaben herausgerechnet werden müssen. Sie gelten als vorweggenommene Gewinnauszahlung, die nicht den Gewinn, sondern das Eigenkapital des Unternehmens verringert. Hierzu zählen beispielsweise Ausgaben für

• Fähren

• Maut- oder Straßennutzungsgebühren

• Parkgebühren

Gewillkürtes Betriebsvermögen

Das gewillkürte Betriebsvermögen umfasst Wirtschaftsgüter, die nicht eindeutig dem Privatvermögen oder dem notwendigen Vermögen einer Unternehmerin oder eines Unternehmers zugeordnet werden können. Wie ein Firmenfahrzeug, das Sie sowohl privat als auch beruflich nutzen. Auch hier kommt es wieder auf den Anteil der dienstlichen Nutzung an. 

Der Firmenwagen wird in vollem Umfang dem gewillkürten Betriebsvermögen zugeordnet, wenn die betriebliche Nutzung eines Pkw zwischen 10 und 50 % liegt. In diesem Fall haben Sie die Wahl, ob Sie Ihren Firmenwagen als Betriebsvermögen oder als Privatvermögen angeben. 

Entscheiden Sie sich für das Betriebsvermögen, kann es bei der Gewinnermittlung durch einen Betriebsvermögensvergleich oder durch einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) gebildet werden. Auch hier gilt, dass Sie sowohl die Anschaffungskosten als auch sämtliche Aufwendungen für Ihr Fahrzeug als gewinnmindernde Betriebsausgaben steuerlich geltend machen können. Entsprechend wird auch hier der Verkaufserlös als Gewinn verbucht.

Private Nutzung mit Fahrtenbuch belegen

Bei der privaten Nutzung eines Firmenwagens, der dem gewillkürten Betriebsvermögen zugeordnet wird, müssen Sie ebenfalls einen Nachweis über die berufliche Nutzung erbringen. Allerdings haben Sie hier bei der Methode keine Wahlfreiheit, sondern müssen den Anteil der privaten Nutzung mit einem Fahrtenbuch belegen.

Privatvermögen

Zählt der Wagen zu Ihrem Privatvermögen, können Sie weder die Anschaffungskosten noch die weiteren Aufwendungen für Ihr Fahrzeug als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Allerdings können Sie alle betrieblich veranlassten Fahrten von der Steuer absetzen. Ohne einen Nachweis Ihrer individuellen Ausgaben können Sie in Ihrer Steuererklärung pauschal 0,30 € pro gefahrenem Kilometer angeben.

Alternativ ermitteln Sie die tatsächlichen Ausgaben, die für Ihr Fahrzeug entstehen. Die Gesamtsumme teilen Sie durch die im Jahr gefahrenen, beruflich veranlassten Kilometer. Das Ergebnis ist Ihre individuelle Kilometerpauschale, die in der Regel über dem pauschalen Satz liegt. Allerdings müssen Sie bei der sogenannten Vollkostenkalkulation Ihre Ausgaben beispielsweise anhand eines vereinfachten Fahrtenbuchs nachweisen.

Zählt das Fahrzeug, das Sie auch für berufliche Fahrten nutzen, zu Ihrem Privatvermögen, können Sie die gezahlte Mehrwertsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen. Allerdings erhöht sich der Erlös, den Sie mit dem Verkauf Ihres privaten Pkw erzielen, auch nicht Ihren Gewinn.

Firmenwagen für Angestellte: Was müssen Unternehmer beachten?

Unternehmen gewähren ihren Angestellten häufig einen Firmenwagen. Zum einen benötigen diese ihn für beruflich veranlasste Fahrten. Zum anderen dient er als Statussymbol und zusätzlicher Bestandteil des Gehalts. 

Vorteile für Unternehmen

Die Bereitstellung eines Firmenwagens kann ein attraktiver Bestandteil des Vergütungspakets für Ihre Mitarbeiter sein. Gleichzeitig bietet sie Ihnen als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber einige Vorteile:

• Steuerliche Absetzbarkeit: Sie können die Kosten für den Firmenwagen einschließlich der Betriebskosten und der Abschreibungen als Betriebsausgaben absetzen.

• Motivation und Bindung: Ein Firmenwagen kann die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden erhöhen und Ihre Attraktivität als Arbeitgeber steigern.

Versteuerung des geldwerten Vorteils bei Mitarbeitenden

Wenn Sie als Unternehmerin oder Unternehmer Ihren Angestellten einen Firmenwagen zur Verfügung stellen, gelten für die Versteuerung ähnliche Regelungen wie für Sie selbst. Das Finanzamt geht davon aus, dass ein Firmenwagen, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern überlassen wird, sowohl für dienstliche als auch für private Fahrten genutzt wird. 

Auch hier stellt die private Nutzung des Dienstwagens einen geldwerten Vorteil dar, der den Arbeitslohn erhöht. Entsprechend muss er von den Mitarbeitenden versteuert werden und unterliegt auch der Sozialversicherungspflicht. Sie als Arbeitgeber sind verpflichtet, diesen geldwerten Vorteil im Rahmen der Lohnabrechnung zu berücksichtigen und die Lohnsteuer sowie die Sozialabgaben abzuführen. Um die Höhe der Abgaben zu berechnen, wird der geldwerte Vorteil dem Bruttoarbeitslohn zugerechnet und anschließend von den Nettobezügen wieder abgezogen.

Pauschalversteuerung oder Fahrtenbuch?

Wie bei der eigenen Nutzung eines Firmenwagens haben Sie auch für Ihre Mitarbeitenden die Möglichkeit, entweder die 1-%-Regelung oder die Fahrtenbuchmethode für die Versteuerung des geldwerten Vorteils anzuwenden. Die Wahl der Methode kann für jede Arbeitskraft individuell erfolgen, abhängig von Fahrzeug und Nutzung.

Pauschalversteuerung mit der 1-%-Regelung

Bei der Pauschalversteuerung wird die private Nutzung eines Firmenwagens pro Kalendermonat mit einem Prozent versteuert. Grundlage für die Berechnung ist der inländische Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung für das jeweilige gekaufte, gemietete oder geleaste Fahrzeug. 

Der geldwerte Vorteil, der sich beispielsweise für ein Fahrzeug mit einem Wert von 55.000 € ergibt, beträgt 550 € pro Monat. Zu diesem Betrag werden die Kosten für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte, also dem Unternehmensstandort, dem eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer fest zugeordnet ist, gerechnet. Dazu werden pro Kilometer 0,03 % des Listenpreises angesetzt. Bei einer Entfernung von 10 Kilometern kämen also noch einmal 165 € dazu. Dieser Betrag in Höhe von 715 € wird auf den Bruttoarbeitslohn aufgeschlagen und muss versteuert werden. Zudem werden auch Sozialversicherungsabgaben auf den geldwerten Vorteil fällig. 

Fahrtenbuch führen

Alternativ zur Pauschalbesteuerung können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch führen. Diese Methode ist zwar deutlich aufwendiger als die Pauschalbesteuerung. Die Mühe kann sich für Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer allerdings durchaus lohnen. 

In dem Fahrtenbuch müssen sämtliche Fahrten – privat und beruflich – lückenlos und zeitnah aufgeführt werden. Bei privaten Fahrten ist die Angabe der gefahrenen Kilometer ausreichend. Bei beruflichen Fahrten sind die folgenden Angaben erforderlich:

• Datum

• Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt

• Reiseziel und Reiseroute

• Zweck der Fahrt

• Angaben zum Kunden, Geschäftspartner, Veranstaltung etc., die beruflich besucht wurden

Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte, also dem Unternehmensstandort, dem eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer zugeordnet ist, werden hier ebenfalls erfasst.

Firmenwagen versteuern: Wer trägt die laufenden Kosten?

Firmenwagen, die Sie Ihren Angestellten überlassen und mindestens zu 50 % betrieblich genutzt werden, zählen automatisch zu Ihrem Besitz. Entsprechend tragen Sie sowohl die Anschaffungskosten als auch die laufenden Kosten wie Wartung, Pflege, Kfz-Steuer, Reparaturen, Versicherung und Kraftstoff für den Firmenwagen. Je nach Fahrzeugmodell müssen Sie hier geschätzt durchschnittlich mit Ausgaben in Höhe von 300 € pro Monat rechnen. Diese Kosten zählen zu Ihren Betriebsausgaben, die Sie steuerlich geltend machen können. Ein weiterer Vorteil für Arbeitgeber: Sie können die Umsatzsteuer als Vorsteuer in voller Höhe geltend machen.

Zudem können Sie Ihre Lohnnebenkosten senken, indem Sie den Firmenwagen im Rahmen einer Gehaltsumwandlung gewähren. In diesem Fall verzichten Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer auf einen Teil des Gehalts und bekommen stattdessen einen Firmenwagen. 

Fazit: So versteuern Sie Ihren Firmenwagen richtig

Die richtige Versteuerung eines Firmenwagens erfordert sowohl Sorgfalt als auch strategische Überlegungen. Während die 1-%-Regelung einfach anzuwenden ist, kann die Fahrtenbuchmethode bei geringer privater Nutzung zu einer geringeren Steuerlast führen. Wichtig ist, dass Sie die für Ihre Situation passende Methode wählen und die anfallenden Kosten und Ausgaben korrekt dokumentieren, um steuerliche Vorteile zu nutzen.

Egal, ob Sie den Firmenwagen versteuern, die optimale Methode ermitteln oder die Betriebsausgaben absetzen wollen: Eine gute Planung und sorgfältige Dokumentation erleichtern Ihnen die steuerliche Handhabung und verhindern unnötige Nachzahlungen. Als Unternehmer sollten Sie zudem darauf achten, dass Sie Ihre Mitarbeiter über die steuerlichen Auswirkungen der privaten Nutzung eines Firmenwagens informieren und die richtige Methode zur Besteuerung des Dienstwagens wählen.

In jedem Fall gilt: Konsultieren Sie im Zweifel einen Steuerberater, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Firmenwagen in der Steuererklärung korrekt angeben und alle steuerlichen Vorteile ausschöpfen.