Mahnung im Handwerk schreiben: Bedeutung, Mahnverfahren, Vorlagen

Es ist nicht nur ärgerlich, wenn Kunden ihre Rechnungen nicht fristgerecht zahlen. Insbesondere in kleineren Handwerksbetrieben führt dieses Zahlungsverhalten auch schnell zu finanziellen Engpässen. Die Folge: Sie können ihre eigenen Rechnungen nicht mehr bezahlen. Um Zahlungsausfälle zu vermeiden, spielt das Forderungsmanagement eine zentrale Rolle für den wirtschaftlichen Erfolg eines Handwerksbetriebs. Hierzu gehört es auch, Mahnungen zu schreiben. Mit diesem Artikel möchten wir Sie dabei unterstützen, ein effektives Mahnwesen aufzubauen, das Ihrem Betrieb die erforderliche Liquidität sichert.

Die Bedeutung eines effektiven Forderungsmanagements im Handwerk

Handwerksbetriebe sind oft kleine und mittelständische Unternehmen, die auf eine stabile Finanzlage angewiesen sind, um operative Kosten zu decken, Lohnzahlungen zu gewährleisten oder Material zu beschaffen. Zahlungsverzögerungen oder -ausfälle sind für sie schwerwiegender als für größere Betriebe, die über größeren finanziellen Spielraum verfügen.

Sie sind darauf angewiesen, dass Rechnungen fristgerecht beglichen werden, um den Betrieb am Laufen halten zu können. Sie gehen zunächst in Vorkasse, um die Materialien, die für die Erledigung eines Auftrags oder die Herstellung eines Produkts benötigt werden, zu beschaffen. Bis zur Begleichung einer offenen Forderung bleiben sie auf den Ausgaben sitzen. Im schlimmsten Fall fehlt ihnen das Geld, um weitere Aufträge ausführen zu können.

Ein gut durchdachtes Forderungsmanagement trägt hier maßgeblich dazu bei, säumige Kunden rechtzeitig zu identifizieren und zeitnah und konsequent auf ausstehende Zahlungen zu reagieren, das finanzielle Risiko, das offene Forderungen bergen, zu minimieren und Handwerksbetrieben ihre Liquidität zu sichern.

Mahnungen schreiben gilt als ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Forderungsmanagements. Sie dienen nicht nur dazu, Kunden an ausstehende Zahlungen zu erinnern, sondern ermöglichen es Handwerksbetrieben, bei Zahlungsverzug frühzeitig entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Auf diese Weise verhindern sie, dass sich Zahlungsrückstände häufen und zu einem erheblichen finanziellen Verlust führen. Dies ist besonders wichtig für Handwerksbetriebe, die auf regelmäßige Zahlungseingänge angewiesen sind, um ihre Betriebskosten zu decken und Gehälter pünktlich zu zahlen.

Ein professionelles Forderungsmanagement ist aber nicht nur auf den finanziellen Aspekt beschränkt. Ein weiterer wichtiger Aspekt, den Handwerksbetriebe nicht außer Acht lassen sollten, ist, dass ihr guter Ruf nicht nur von ihrer handwerklichen Qualität abhängt, sondern auch von der Art und Weise, wie finanzielle Angelegenheiten behandelt werden.

Ein effizientes Mahnwesen zeigt, dass ein Betrieb professionell und verantwortungsbewusst agiert und trägt dazu bei, die Kundenbeziehungen zu stärken. Klare Kommunikation über offene Forderungen und transparente Zahlungsbedingungen fördern das Vertrauen zwischen Handwerksbetrieb und Kunde. Ein fair gestaltetes Mahnwesen signalisiert Professionalität und Kundenorientierung, was wiederum die Kundenbindung fördert.

Wie helfen Mahnungen dabei, Zahlungsausfälle zu vermeiden?

Voraussetzung, um ein effektives Mahnwesen im Handwerk aufzubauen, ist die klare Kommunikation der Zahlungsbedingungen. Ein transparentes und gut strukturiertes Angebot sowie klare Angaben zu Zahlungsfristen legen den Grundstein für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung.

Kommunizieren Sie Preise für Ihre Produkte und Dienstleistungen oder den Stundensatz für Ihre Arbeitsleistung beispielsweise auf Ihrer Website. Alternativ erstellen Sie für Ihre Aufträge einen verbindlichen Kostenvoranschlag. Sollten Abweichungen erforderlich sein, weil sich beispielsweise die Preise für den Materialeinkauf verteuert haben, sprechen Sie umgehend mit Ihren Kunden.

Zusätzlich legen Sie in Ihren Rechnungen eine klare Zahlungsfrist fest. Geben Sie dazu entweder einen konkreten Zeitpunkt als Zahlungsziel an. Oder legen Sie einen Zeitraum fest, in dem die Rechnung beglichen werden soll. So wissen Ihre Kunden genau, wann Zahlungen fällig sind, und können sich darauf einstellen. So zeigen Sie ihnen, dass Ihr Handwerksbetrieb Wert auf eine zuverlässige Geschäftsbeziehung legt. Auf dieser Basis können Mahnungen auf unterschiedliche Weise dazu beitragen, die Zahlungsmoral Ihrer Kunden zu verbessern.

Zahlungsschwierigkeiten frühzeitig identifizieren

Oft vergessen Kunden aufgrund von Stress oder Unachtsamkeit, Rechnungen rechtzeitig zu begleichen. Im Rahmen des Forderungsmanagements überprüfen Sie regelmäßig die Zahlungseingänge, um potenzielle Schwierigkeiten rechtzeitig zu identifizieren. So können Sie schneller reagieren, um Zahlungsausfälle zu vermeiden.

Druck aufbauen

Häufig reicht bereits eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung aus. Sie gibt Ihren Kunden die Gelegenheit, Zahlungen nachzuholen, um den Mahnprozess abzuwenden. Führt die Zahlungserinnerung allerdings nicht zum gewünschten Ergebnis, erhöhen Mahnungen den Druck auf säumige Kunden. Mithilfe eines gut strukturierten Forderungsmanagements machen Sie deutlich, dass Zahlungsrückstände ernsthafte Konsequenzen haben können. So sorgt es dafür, dass Kunden ihre Zahlungsverpflichtungen ernster nehmen und diese mit höherer Priorität behandeln.

Klare Kommunikation von Konsequenzen

Mahnungen verdeutlichen die Konsequenzen eines fortgesetzten Zahlungsverzugs. Je klarer Sie diese Konsequenzen in Ihren Mahnungen kommunizieren, desto deutlicher wird Ihren Kunden der Ernst der Lage bewusst. Eine klare Kommunikation und konsequente Einhaltung eines definierten Mahnprozesses können abschreckend wirken und Kunden dazu motivieren, die notwendigen Schritte zur Zahlung einzuleiten, um rechtliche oder weitere finanzielle Folgen zu vermeiden.

Klare Handlungsanleitung

Ein strukturierter Mahnprozess, der mit freundlichen Zahlungserinnerungen beginnt, mit fortschreitend formellen Mahnungen weitergeht und gegebenenfalls in rechtlichen Schritten endet, schafft eine klare Abfolge von Maßnahmen, mit denen Sie den Druck auf säumige Zahler Schritt für Schritt erhöhen können. Zudem helfen Mahnungen, die klare Informationen über ausstehende Beträge, Fälligkeitsdatum und mögliche Konsequenzen enthalten, Missverständnisse zu vermeiden und geben Ihren Kunden klare Handlungsanweisungen.

Mittel zur Kundenbindung

Denken wir an Mahnungen, betrachten wir sie vorrangig als Druckmittel. Richtig eingesetzt, kann sie aber auch als Chance zur Kundenbindung betrachtet werden. Ein fairer und respektvoller Umgang mit den Kunden im Mahnprozess kann dazu beitragen, die Kundenbeziehung zu erhalten. Auch wenn Sie ihnen keinen Zahlungsaufschub gewähren können, fühlen sich Ihre Kunden ernst genommen, wenn Sie verständnisvoll auf Zahlungsschwierigkeiten reagieren.

Rechtliche Grundlagen für Mahnungen im Handwerk

Der Mahnprozess ist in Deutschland nicht gesetzlich geregelt. Es ist lediglich geregelt, dass Gläubiger den Mahnprozess starten dürfen, sobald der Schuldner in Verzug gerät (vgl. § 286 Bürgerliches Gesetzbuch). Voraussetzung, um den Mahnprozess zu starten, ist, dass der Kunde zuvor eine ordnungsgemäße Rechnung erhalten hat. Diese Rechnung muss die nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) erforderlichen Pflichtangaben enthalten. Hierzu zählt neben dem Rechnungsdatum auch ein Zahlungsziel. Um auf der sicheren Seite zu sein, geben Sie bei der Rechnungsstellung am besten das genaue Datum (Tag/Monat/Jahr) an, an dem der Betrag Ihrem Konto gutgeschrieben werden soll.

Der Mahnprozess im Handwerk

Lässt ein Kunde das genannte Zahlungsziel verstreichen, ohne die Rechnung zu begleichen, spätestens jedoch mit Erhalt der ersten Mahnung gerät er in Zahlungsverzug. Rechtlich betrachtet, dürften Sie jetzt rechtliche Schritte einleiten, um Ihr Geld zu bekommen. In der Praxis hat sich allerdings ein vierstufiger Mahnprozess etabliert, der einem klar definierten Ablauf folgt. Erst wenn die vier Stufen durchlaufen wurden, ohne dass der säumige Zahler seiner Zahlungsverpflichtung nachkommt, ist es üblich, einen Anwalt einzuschalten oder ein Inkassobüro damit zu beauftragen, offene Forderungen einzutreiben.

Stufe 1: Zahlungserinnerung

Nicht immer steckt Absicht oder gar böser Wille dahinter, wenn Kunden ihre Rechnung nicht fristgerecht begleichen. Entsprechend sieht die erste Stufe im Mahnprozess zunächst eine Zahlungserinnerung vor. Hierbei handelt es sich um eine freundliche Mitteilung an den Schuldner, dass eine Zahlung noch aussteht. In der Regel wird die Zahlungserinnerung 10 bis 14 Tage nach Verstreichen der Zahlungsfrist versenden. Eine Mahngebühr wird mit der Erinnerung noch nicht erhoben.

Mit der Zahlungserinnerung fordern Sie säumige Zahler erneut dazu auf, ihren Zahlungsverpflichtungen nachzukommen. Dazu setzen Sie erneut ein Zahlungsziel von 5 bis 10 Tagen fest. Um es Ihren Kunden so einfach wie möglich zu machen, sollte die Zahlungserinnerung zudem alle erforderlichen Informationen wie den Rechnungsbetrag und Ihre Bankverbindung enthalten.

Stufe 2: Die 1. Mahnung

Bleibt die Zahlungserinnerung wirkungslos, folgt 20 bis 30 Tage nach Fälligkeit des ursprünglichen Zahlungsziels in Stufe 2 die 1. Mahnung. Diese beinhaltet oft bereits Mahngebühren und eine deutlichere Aufforderung zur Zahlung. In der Mahnung setzen Sie erneut eine angemessene Frist, um den ausstehenden Betrag zu begleichen. Üblich sind maximal zehn weitere Tage. Gleichzeitig weisen Sie Ihre Kunden darauf hin, welche Konsequenzen sie erwarten, sollten sie der Zahlung auch weiterhin nicht nachkommen. In der 1. Mahnung führen Sie erneut alle zahlungsrelevanten Informationen auf. Zudem können Sie Verzugszinsen und eine Mahngebühr erheben. Die Höhe der Verzugszinsen hängt dabei vom Rechnungsbetrag ab und davon, ob es sich bei Ihrem Kunden um ein anderes Unternehmen oder einen Verbraucher handelt (vgl. § 288 BGB).

Die Höhe der Mahngebühren ist dagegen nicht geregelt. Handelt es sich bei Ihrem Kunden um ein anderes Unternehmen, können Sie zusätzlich zu den Verzugszinsen eine Pauschale in Höhe von 40 Euro erheben. Handelt es sich um Privatkunden, können Sie in der Regel nur die tatsächlich nachweisbaren Kosten für Porto, Papier etc. geltend machen. Üblich sind hier meist 2,50 bis 5,00 Euro. Je nach Auftragswert kann aber auch eine höhere Gebühr angemessen sein.

Stufe 3: Die 2. Mahnung

Falls die 1. Mahnung unbeachtet bleibt, wird 40 bis 50 Tage nach Fälligkeit des ursprünglichen Zahlungsziels üblicherweise eine 2. Mahnung verschickt. In dieser Stufe werden die Mahngebühren oft erhöht, um den Druck auf den Schuldner zu verstärken. Bei Verbrauchern bewegen sich die Mahnkosten zwischen 5,00 und 7,50 Euro, können aber auch hier je nach Rechnungsbetrag höher angesetzt werden. Die Frist zur Zahlung bleibt bestehen, und es wird erneut auf mögliche Konsequenzen bei weiterem Zahlungsverzug hingewiesen.

Stufe 4: Die 3. und letzte Mahnung

Wenn auch die 2. Mahnung unbeachtet bleibt, folgt 60 Tage nach Fälligkeit des ursprünglichen Zahlungsziels die 3. und letzte Mahnung, bevor Sie rechtliche Schritte einleiten. In dieser Stufe teilen Sie dem Schuldner mit, dass Sie bei weiterer Nichtzahlung Ihren Anwalt einschalten oder ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wird. Sie setzen eine letzte Frist, innerhalb derer die Zahlung zu erfolgen hat, um die angekündigten rechtlichen Konsequenzen zu vermeiden. Auch hier wird eine Mahngebühr zwischen 7,50 und 10,00 Euro oder einer dem Rechnungsbetrag angemessene Höhe erhoben.

Gerichtliches Mahnverfahren

Wenn der Schuldner auch nach der letzten Mahnung nicht zahlt, kann der Gläubiger 80 Tage nach Fälligkeit des ursprünglichen Zahlungsziels ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Dazu reichen Sie ein entsprechendes Formular beim zuständigen Amtsgericht ein. Das Gericht prüft den Antrag auf Plausibilität und erlässt einen Mahnbescheid, der dem Schuldner zugestellt wird. Der Schuldner hat nun die Möglichkeit, innerhalb einer festgelegten Frist von 14 Tagen Widerspruch einzulegen. Falls der Schuldner keinen Widerspruch einlegt oder das Gericht den Widerspruch ablehnt, wird der Mahnbescheid rechtskräftig. Sie können dann einen Vollstreckungsbescheid erwirken, um die Zwangsvollstreckung gegen den Schuldner einzuleiten und mithilfe eines Gerichtsvollziehers durchzusetzen.

Inkassobüro beauftragen

Alternativ können Sie ein Inkassobüro damit beauftragen, den geschuldeten Betrag inklusive der erhobenen Mahngebühren bei säumigen Kunden einzutreiben. Dabei übernimmt es Aufgaben des Forderungsmanagements wie die Überwachung von Zahlungsfristen, die Identifizierung von Zahlungsverzögerungen und die Kommunikation mit säumigen Zahlern. So versuchen Sie beispielsweise oft, Ratenzahlungsvereinbarungen mit Schuldnern zu treffen, um ihnen die Rückzahlung zu erleichtern und eine Einigung zu erzielen, die für beide Seiten akzeptabel ist. Sie versenden Mahnschreiben und Zahlungsaufforderungen an säumige Schuldner und überwachen die Zahlungseingänge. Wenn säumige Schuldner weiterhin nicht zahlen, kann das Inkassobüro zudem rechtliche Schritte einleiten. Dies kann die Beantragung eines Mahnbescheids, Vollstreckungsbescheids oder sogar gerichtliche Schritte zur Zwangsvollstreckung umfassen.

Praxisbeispiele: Formulierungen für effektive Mahnschreiben

Wie gesagt: Mahnungen stellen in den Köpfen häufig ein Druckmittel dar, um säumige Zahler zur Begleichung offener Rechnungen zu bewegen. Schließlich hängt die Liquidität von Handwerksbetrieben davon ab, dass Kunden Ihre Rechnungen fristgerecht bezahlen. Dennoch sollten Sie im Hinblick auf ein gutes und vertrauensvolles Verhältnis zu Ihren Kunden im Forderungsmanagement genauestens auf Ihre Formulierungen achten. Unabhängig davon, ob es sich um eine Zahlungserinnerung oder um eine Mahnung handelt, formulieren Sie Ihre Vorlagen und Schreiben sachlich und höflich. Geben Sie Ihren Kunden durch die Formulierung Ihrer Forderungen die Chance, zu reagieren. Finden Sie heraus, welche Gründe es gibt, dass Ihre Kunden nicht zahlen. Sofern es Ihnen möglich ist, finden Sie im gemeinsamen Gespräch eine alternative Möglichkeit, um die offene Forderung zu begleichen. Denkbar wäre beispielsweise Ratenzahlung. Neben dem Ziel, säumige Zahler zur Begleichung Ihrer Rechnungen zu motivieren, sollte im Forderungsmanagement immer auch die Kundenbindung berücksichtigt werden.

Vorlage für die Zahlungserinnerung

Die Formulierung einer Zahlungserinnerung sollte freundlich, aber dennoch bestimmt sein.

Betreff: Zahlungserinnerung - Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] Sehr geehrte/r [Kundenname],

wir hoffen, es geht Ihnen gut.

Sicherlich haben Sie übersehen, dass unsere Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Datum] noch nicht beglichen wurde. Wir möchten Sie höflich daran erinnern, dass der Zahlungstermin bereits überschritten wurde. Bitte überweisen Sie den ausstehenden Betrag von [Betrag] Euro bis spätestens [neues Zahlungsdatum].

Eine Kopie der Rechnung haben wir Ihnen noch einmal beigefügt.

Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Muster für Handwerker: 1. Mahnung schreiben

Die Formulierung der 1. Mahnung ist bestimmter als die Zahlungserinnerung. Sie weist auf den Zahlungsverzug hin und enthält möglicherweise Mahngebühren.

Betreff: Erste Mahnung - Rechnung Nr. [Rechnungsnummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

leider müssen wir feststellen, dass die Zahlung für die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Datum] bisher nicht eingegangen ist. Der Zahlungstermin war der [ursprüngliches Zahlungsdatum].

Wir gewähren Ihnen eine letzte Frist bis zum [neues Zahlungsdatum], um den ausstehenden Betrag von [Betrag] Euro zu begleichen. Bitte berücksichtigen Sie, dass ab diesem Datum Mahngebühren in Höhe von [Mahngebühren-Betrag] Euro fällig werden.

Wir möchten darauf hinweisen, dass wir ab dem genannten Datum gezwungen sind, Verzugszinsen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zu berechnen.

Für eventuelle Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Muster für Handwerker: 2. Mahnung schreiben

Die Formulierung der 2. Mahnung sollte etwas dringlicher und deutlicher sein, da der Zahlungsverzug fortbesteht.

Betreff: Zweite Mahnung - Rechnung Nr. [Rechnungsnummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

trotz vorangegangener Mahnung und Fristsetzung haben wir leider bisher keine Zahlung für unsere Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Datum] verzeichnen können. Der Zahlungstermin war der [ursprüngliches Zahlungsdatum].

Wir möchten Sie eindringlich daran erinnern, dass der ausstehende Betrag von [Betrag] Euro samt Mahngebühren in Höhe von [Mahngebühren-Betrag] Euro bis spätestens [neues Zahlungsdatum] auf unserem Konto eingegangen sein muss. Sollten wir bis zum genannten Datum keinen Zahlungseingang verzeichnen können, sind wir gezwungen, weitere rechtliche Schritte in Erwägung zu ziehen.

Bitte beachten Sie, dass ab dem genannten Datum zusätzlich zu den Mahngebühren auch Verzugszinsen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen berechnet werden. Zudem möchten wir Sie in Kenntnis setzen, dass Sie bis zum Ausgleich der Rechnung keine weiteren Leistungen oder Lieferungen von uns erhalten.

Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre umgehende Kooperation.

Mit freundlichen Grüßen

Vorlage: 3. und letzte Mahnung schreiben

Die Formulierung der 3. Mahnung ist entschieden und betont klar die Ernsthaftigkeit der Situation.

Betreff: Letzte Mahnung - Rechnung Nr. [Rechnungsnummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

trotz vorheriger Mahnungen und Fristsetzungen haben wir bis heute keine Zahlung für unsere Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Datum] verzeichnen können. Der Zahlungstermin war der [ursprüngliches Zahlungsdatum].

Wir möchten Sie nachdrücklich darauf hinweisen, dass dies nun die letzte Mahnung vor weiteren rechtlichen Schritten ist. Der ausstehende Betrag von [Betrag] Euro, zzgl. Mahngebühren in Höhe von [Mahngebühren-Betrag] Euro, muss bis spätestens [neues Zahlungsdatum] auf unserem Konto eingegangen sein.

Falls die Zahlung bis zu diesem Datum nicht erfolgt, sehen wir uns gezwungen, gerichtliche Schritte einzuleiten, um unsere offene Forderung einzufordern. Verzugszinsen werden ebenfalls gemäß den gesetzlichen Bestimmungen berechnet.

Wir appellieren an Ihre Verantwortung und erwarten eine umgehende Begleichung des offenen Betrags.

Mit freundlichen Grüßen

Forderungsmanagement als strategischer Erfolgsfaktor im Handwerk

Ein effektives Forderungsmanagement und ein gut durchdachtes Mahnwesen sind unverzichtbare Bestandteile für den wirtschaftlichen Erfolg eines Handwerksbetriebs. Neben der Sicherung der Liquidität tragen sie zur Risikominimierung, Stärkung der Kundenbeziehungen und zur Vermeidung von Zahlungsausfällen bei. Handwerksbetriebe sollten nicht nur auf handwerkliche Excellence setzen, sondern auch auf eine professionelle finanzielle Steuerung, um langfristig erfolgreich am Markt bestehen zu können.

Durch klare Kommunikation, transparente Zahlungsbedingungen und einen strukturierten Mahnprozess können Handwerksbetriebe nicht nur finanzielle Stabilität gewährleisten, sondern auch das Vertrauen ihrer Kunden festigen und ihren guten Ruf bewahren. In einer Welt, in der Professionalität und Kundenorientierung entscheidend sind, ist ein durchdachtes Forderungsmanagement ein Schlüssel zur nachhaltigen Entwicklung eines Handwerksbetriebs.