Betriebsnummer beantragen: alles Wichtige im Überblick

Eine Betriebsnummer zu beantragen ist ein entscheidender Schritt für jeden Unternehmer, der in Deutschland durchstarten möchte. Ob Sie ein neues Unternehmen gründen oder Ihre bestehende Firma erweitern oder umstrukturieren – die Betriebsnummer spielt eine zentrale Rolle bei der Abwicklung von Sozialversicherungsbeiträgen Ihrer sozialversicherungspflichtigen Angestellten sowie der Kommunikation mit Behörden. 

In diesem Blogartikel geben wir Ihnen alle wichtigen Informationen an die Hand, damit Sie den Prozess unkompliziert und effizient meistern können. Von den notwendigen Unterlagen über die Schritte zur Beantragung bis hin zu häufigen Fragen – erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um Ihre Betriebsnummer schnell und sicher zu erhalten.

Was ist eine Betriebsnummer?

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sind in Deutschland gesetzlich dazu verpflichtet, Meldungen zur Sozialversicherung für ihre sozialversicherungspflichtig Beschäftigten, Minijobber, Auszubildenden sowie Praktikantinnen und Praktikanten zu erstatten.

Um an dem elektronischen Meldeverfahren teilnehmen zu können, benötigen Unternehmen eine Betriebsnummer (BBNR), die vom Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit vergeben wird. Diese eindeutige Identifikationsnummer ist im Bereich der Sozialversicherung ein wesentliches Instrument zur Verwaltung und Kommunikation zwischen Arbeitgebern und Sozialversicherungsträgern wie gesetzliche Krankenkassen oder die gesetzliche Rentenkasse. Gleichzeitig dient sie auch den Finanzbehörden bei der eindeutigen Zuordnung im Rahmen der Lohnsteuer.

Wer muss eine Betriebsnummer beantragen?

Alle Betriebe, die eigene Mitarbeitende beschäftigen, die in Deutschland sozialversicherungspflichtig sind, müssen eine Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Diese Verpflichtung gilt für 

• Arbeitgeber, die erstmals Arbeitnehmende beschäftigen. Dies betrifft alle Rechtsformen wie Einzelunternehmen, Freiberufler:innen, Personengesellschaften wie die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), der offenen Handelsgesellschaft (OHG) oder Kapitalgesellschaften wie die GmbH oder Aktiengesellschaften (AG).

• Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten: Eröffnen Sie einen Laden an nur einem Standort, benötigen Sie nur eine Betriebsnummer. Erweitern Sie Ihr Geschäft um weitere Betriebsstätten (Filialen) am selben Standort, gilt die Betriebsnummer auch für diese Niederlassungen. Eröffnen Sie weitere Niederlassungen an anderen Standorten, gelten diese als eigenständige Beschäftigungsbetriebe und Sie benötigen separate Betriebsnummern, um dort Ihre Angestellten zu melden.

• Unternehmen, die umstrukturiert werden: Entstehen bei einer Umstrukturierung des Unternehmens unabhängige Einheiten, müssen dafür neue Betriebsnummern beantragt werden.

• Unternehmen, die verschiedene wirtschaftliche Zwecke ausüben: Betriebe, die verschiedenen wirtschaftlichen Zwecken nachgehen, müssen für jeden Geschäftszweck eine eigene Betriebsnummer beantragen.

• Ausländische Unternehmen, die zwar keinen Sitz und auch keine Niederlassung in Deutschland haben, aber Mitarbeitende beschäftigen, die in Deutschland sozialversicherungspflichtig sind, sind dazu verpflichtet, die Sozialversicherungsbeiträge für diese Angestellten an die deutschen Sozialversicherungsträger abzuführen und eine entsprechende Meldung zu erstellen. Daher müssen in diesem Fall auch ausländische Unternehmen eine Betriebsnummer beantragen. 

• Landwirtschaftliche Betriebe, die Saisonarbeitskräfte oder andere Mitarbeitende beschäftigen.

• Arbeitgeber, die Minijobber im Privathaushalt beschäftigen (z. B. Haushaltshilfen). Hier wird die Betriebsnummer benötigt, um Meldungen an die Minijob-Zentrale korrekt übermitteln zu können.

• Vereine und gemeinnützige Organisationen oder Stiftungen, die Mitarbeitende einstellen – auch wenn es sich um geringfügige Beschäftigungen oder Ehrenämter mit Aufwandsentschädigung handelt.

Wozu wird die Betriebsnummer benötigt?

Die Betriebsnummer ist für verschiedene administrative und rechtliche Zwecke im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern erforderlich, damit Behörden wie das Finanzamt oder die Sozialversicherungsträger Meldungen und Beitragszahlungen eindeutig dem Konto eines Unternehmens zuordnen können.

Meldung zur Sozialversicherung

Die Betriebsnummer ist erforderlich, um Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bei der Krankenkasse, der Renten-, Arbeitslosen- und gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) anzumelden. Ohne Betriebsnummer kann ein Unternehmen seine Angestellten nicht korrekt bei den Sozialversicherungsträgern anmelden. Die Betriebsnummer muss in den Sozialversicherungsmeldungen – beispielsweise bei der An- und Abmeldung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern – angegeben werden. Im Rahmen des DEÜV-Verfahrens dient sie dazu, den Arbeitgeberbetrieb eindeutig zu identifizieren.

Sozialversicherungsbeiträge abführen

Anhand der übermittelten Daten berechnen die Sozialversicherungsträger die Höhe des Beitrags zur Sozialversicherung für die einzelnen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Anschließend führt der Arbeitgeber die entsprechenden Beiträge unter Angabe der Betriebsnummer ab. Damit dient sie als Nachweis, dass der Arbeitgeber die Beiträge in korrekter Höhe an die Krankenkasse und andere Versicherungsträger übermittelt hat.  

Lohnsteuer und Finanzamt

Die Finanzbehörden nutzen ebenfalls die Betriebsnummer, um Anmeldungen von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zur Lohnsteuer sowie übermittelte Lohnsteuerbescheinigungen eindeutig zuordnen zu können.

Meldungen an die Bundesagentur für Arbeit

Werden Daten zur Beschäftigung von Mitarbeitenden wie Arbeitsbescheinigungen oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt, muss die Betriebsnummer ebenfalls angegeben werden.

Statistische Bedeutung der Betriebsnummer

Die Betriebsnummer dient nicht nur der Zuordnung von Sozialversicherungsbeiträgen, sondern hat darüber hinaus auch eine statistische Bedeutung.

Über die Betriebsnummer werden sozialversicherungspflichtige Mitarbeitende eines Unternehmens einer Region, einer Branche und einer Wirtschaftsklasse zugeordnet. Diese Zuordnungen sowie Angaben über die Tätigkeit sozialversicherungspflichtiger Angestellter dienen der Bundesagentur für Arbeit zur Erstellung einer Beschäftigungsstatistik. Diese Statistik ist eine wichtige Informationsquelle für die Wirtschaft und Politik, um die Entwicklung der Beschäftigung in Deutschland zu verfolgen, und hilft, die Struktur der Unternehmen und Beschäftigungsverhältnisse in Deutschland besser zu verstehen.

Wann müssen Arbeitgeber die Betriebsnummer beantragen?

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber, die Mitarbeitende ohne Betriebsnummer beschäftigen, müssen mit schwerwiegenden finanziellen, strafrechtlichen, steuerrechtlichen und arbeitsrechtlichen Konsequenzen rechnen. 

Um Risiken zu vermeiden, sollten Unternehmen die erforderliche Betriebsnummer rechtzeitig vor der Einstellung des ersten Angestellten bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen, um die Sozialversicherungsmeldungen ordnungsgemäß zu übermitteln.

Verstoß gegen Meldepflichten

Eigene sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmende nicht ordnungsgemäß anzumelden, stellt einen Verstoß gegen das Sozialgesetzbuch (SGB) dar. Bei Meldeverstößen können Bußgelder von bis zu 25.000 € verhängt werden (vgl. § 111 SGB IV). Außerdem müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber die nicht entrichteten Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen – in der Regel inklusive Säumniszuschlägen und Verzugszinsen.

Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung

Beschäftigt ein Unternehmen Mitarbeitende ohne Betriebsnummer, könnte dies als Schwarzarbeit eingestuft werden. Schwarzarbeit liegt vor, wenn Beschäftigte nicht ordnungsgemäß bei der Sozialversicherung gemeldet werden, um Sozialabgaben und Steuern zu umgehen. 

Der Zoll und die FKS (Finanzkontrolle Schwarzarbeit der Bundeszollverwaltung) prüfen Unternehmen – insbesondere im Handwerk, aber auch in bargeld- und personalintensiven Branchen wie der Gastronomie – regelmäßig auf Verstöße gegen das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Bei nachgewiesener Schwarzarbeit drohen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz Geldstrafen oder je nach Schwere des Vergehens sogar Freiheitsstrafen.

Steuerrechtliche Konsequenzen

Ohne Betriebsnummer erfolgt keine ordnungsgemäße Meldung an die Finanzbehörden und die Lohnsteuer wird nicht korrekt abgeführt. Dabei handelt es sich um einen Verstoß gegen die Abgabenordnung (AO). Das Finanzamt kann die nicht abgeführte Lohnsteuer inklusive Verzugszinsen nachfordern. Werten die Behörden das Versäumnis als Steuerhinterziehung, drohen zudem strafrechtliche Konsequenzen in Form einer Geld- oder Freiheitsstrafe von 6 Monaten bis zu zehn Jahren (vgl. § 370 AO).

Arbeitsrechtliche Konsequenzen

Auch aus arbeitsrechtlicher Sicht kann die fehlende Anmeldung negative Folgen haben. Ohne Anmeldung bei den Sozialversicherungsträgern sind Arbeitnehmende nicht krankenversichert und haben keinen Anspruch auf Arbeitslosen- oder Rentenleistungen, was im Schadensfall zu Ansprüchen gegen den Arbeitgeber führen kann. Bei Unfällen oder berufsbedingten Erkrankungen können Arbeitnehmende Arbeitgeber zudem auf Schadensersatz verklagen, da diese ihren Fürsorgepflichten nicht nachgekommen sind.

Betriebsnummer online beantragen

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber können die Betriebsnummer in Deutschland ausschließlich online beantragen. Die Vergabe erfolgt über den Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit, die auch die erforderlichen Daten über ein Unternehmen erfasst.

Um die Betriebsnummer online zu beantragen, füllen Sie den Online-Antrag aus. Sie können den Antrag selbst ausfüllen oder z. B. auch eine Steuerberatung damit beauftragen. Antragstellerinnen oder Antragsteller müssen für die Beantragung der Betriebsnummer im Wesentlichen Angaben über den Betrieb, die Branche und die Kontaktdaten machen. In der Regel benötigen Sie dazu keine zusätzlichen schriftlichen Nachweise.

Angaben zum Unternehmen

• Name des Unternehmens: Offizieller Firmenname oder Bezeichnung des Betriebs.

• Rechtsform: Angabe der Rechtsform des Unternehmens, z. B. Einzelunternehmen, GmbH, GbR, AG, Verein, Stiftung.

• Bei Einzelunternehmen oder einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR): Vor- und Zuname der Inhaberin oder des Inhabers beziehungsweise der Gesellschafterin oder des Gesellschafters.

• Bei nicht im Handelsregister eingetragenen Einzelunternehmen: Die ausgeschriebenen Vor- und Zunamen der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers.

• Privathaushalte: Ausgeschriebene Vor- und Zunamen des Haushaltsvorstandes.

• Anschrift: Postanschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort) der Hauptniederlassung bzw. des Betriebs.

• Telefonnummer und E-Mail-Adresse: Kontaktdaten für Rückfragen durch die Bundesagentur für Arbeit.

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.).

Angaben zur Tätigkeit

• Art des Unternehmens: Beschreibung der wirtschaftlichen Betätigung des Beschäftigungsbetriebes (z. B. Handel, Dienstleistung, Produktion).

• Branche: Angabe der Branche, in der das Unternehmen tätig ist (z. B. Einzelhandel, Gastronomie, Handwerk, Baugewerbe, IT-Dienstleistungen, Gesundheitswesen).

Daten zur Betriebsstätte

• Eröffnung der Betriebsstätte: Datum der Eröffnung oder geplanten Eröffnung des Betriebes bzw. der Betriebsstätte.

• Angaben zur Betriebsstätte: Bei größeren Unternehmen mit mehreren Standorten sind zusätzliche Angaben zur jeweiligen Betriebsstätte erforderlich, für die die Betriebsnummer beantragt wird. Handelt es sich um Niederlassungen in einer anderen Gemeinde oder Betriebe mit einem anderen Geschäftszweck, muss eine eigene Betriebsnummer für diese beantragt werden. 

• Bezeichnung, Anschrift und Betriebsnummer der Stelle, wenn innerhalb eines Unternehmens ein anderer Beschäftigungsbetrieb die Meldung zur Sozialversicherung macht.  

Daten zu den Beschäftigten

• Anzahl der Beschäftigten: Wie viele Arbeitnehmende werden beschäftigt (inklusive Minijobber und Aushilfskräfte)?

• Beschäftigungsart: Handelt es sich um Vollzeit-, Teilzeit- oder geringfügig Beschäftigte?

Ansprechpartner im Unternehmen

• Name des Ansprechpartners: Person, die für den Antrag verantwortlich ist und für Rückfragen zur Verfügung steht (der Arbeitgeber selbst oder eine Steuerberatung).

• Kontaktdaten des Ansprechpartners: Telefon- und E-Mail-Adresse des Ansprechpartners.

Füllen Sie das Antragsformular sorgfältig und vollständig aus. Im Anschluss überprüfen Sie noch einmal alle Angaben auf Richtigkeit, um mögliche Fehler oder Unstimmigkeiten zu vermeiden. Ihre Betriebsnummer wird ohne Wartezeit direkt online automatisch vergeben und angezeigt. Den Bescheid über die Zuteilung Ihrer Betriebsnummer erhalten Sie aus datenschutzrechtlichen Gründen per Post. Die Beantragung der Betriebsnummer ist kostenlos.

Änderungsmitteilungen zu Unternehmensdaten

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, dass die betrieblichen Daten immer auf dem neuesten Stand sind. Fehlerhafte Angaben wirken sich zum einen auf die Beschäftigungsstatistik der Bundesagentur für Arbeit aus. Zum anderen können sie sich negativ auf die Umsatzsteuerverteilung der Gemeinden auswirken. Entsprechend müssen relevante Änderungen, die den Beschäftigungsbetrieb betreffen, umgehend dem Betriebsnummern-Service mitgeteilt werden. 

Die Änderungen müssen über den Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) elektronisch übermittelt werden. Änderungen per E-Mail, telefonisch oder per Post sind nicht zulässig. Kommen Unternehmen dieser gesetzlichen Verpflichtung nicht nach, können Verstöße mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 5.000 € geahndet werden.

Was ist die Betriebsdatenpflege?

Die Betriebsdatenpflege (DSBD) ist ein System der Bundesagentur für Arbeit, das Unternehmen zur Verwaltung und Pflege von Betriebsdaten dient. Der Begriff DSBD steht für „Datensatz Betriebsdatenpflege“ und bezieht sich auf die elektronische Erfassung, Aktualisierung und Verwaltung von relevanten Daten zu Betrieben, insbesondere in Bezug auf die Betriebsnummern.

Als zentraler Bestandteil des Meldewesens der Sozialversicherung in Deutschland dient die Betriebsdatenpflege dazu, sicherzustellen, dass Unternehmensdaten, die für verschiedene sozialversicherungsrechtliche Zwecke benötigt werden, korrekt und aktuell sind. Sie sorgt dafür, dass

• Arbeitgeber, die über eine gültige Betriebsnummer verfügen, korrekt im System erfasst sind,

• Änderungen in den Unternehmensdaten (z. B. Adressänderungen, neue Betriebsstätten) schnell aktualisiert werden können,

• der Datenaustausch zwischen Arbeitgebern, Krankenkassen und Sozialversicherungsträgern durch die Pflege der Betriebsdaten erleichtert wird,

• Fehler bei der Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen vermieden werden und

• Arbeitgebenden potenzielle Bußgelder oder Nachzahlungen, die durch falsche oder veraltete Daten entstehen könnten, erspart bleiben.

Welche Daten werden in der Betriebsdatenpflege erfasst?

Das System speichert eine Vielzahl von Informationen über den Betrieb, die bei Änderungen entsprechend umgehend aktualisiert werden müssen wie

• Name und Rechtsform des Unternehmens.

• Anschrift der Hauptniederlassung und gegebenenfalls weiterer Betriebsstätten.

• Kontaktdaten: Telefonnummer, E-Mail-Adresse des Ansprechpartners.

• Tätigkeitsbeschreibung: Angaben zur Branche und Haupttätigkeit des Unternehmens.

• Größe des Betriebs: Anzahl der Beschäftigten, aufgeschlüsselt nach Beschäftigungsart (Vollzeit, Teilzeit, Minijob).

• Datum der Eröffnung oder Schließung des Betriebs. 

Neben den mitteilungspflichtigen betrieblichen Ereignissen müssen auch Änderungen bei Beschäftigungsmeldungen umgehend mitgeteilt werden – beispielsweise, wenn Mitarbeitende innerhalb eines Unternehmens den Beschäftigungsbetrieb wechseln. Falsche, nicht vollständige oder nicht rechtzeitig mitgeteilte Änderungen einer Beschäftigungsmeldung können ebenfalls mit Geldbußen bis zu 25.000 € geahndet werden. 

Pflicht zur Sofortmeldung

In einigen Branchen gilt für alle Neueinstellungen – unabhängig davon, ob sie geringfügig, kurzfristig oder als Aushilfe beschäftigt sind – die Sofortmeldung bei Beschäftigungsbeginn. 

Die Pflicht zur Sofortmeldung besteht überwiegend für Branchen mit einem erhöhten Risiko für Schwarzarbeit. Hierzu zählen beispielsweise:

• Schaustellergewerbe

• Gaststättengewerbe (Hotels und Gastronomie)

• Hotels und Pensionen

• Baugewerbe

• Speditions-, Logistik- und Transportunternehmen

• alle Sparten der Personenbeförderung (Bahn- und Busbetriebe, Taxiunternehmen oder Berg- und Seilbahnen)

• Forstwirtschaft

• Gebäudereinigungsgewerbe

• Fleischwirtschaft

• alle Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen beteiligen

• Wach- und Sicherheitsgewerbe

Die Meldung erfolgt direkt an die gesetzliche Rentenversicherung. Wird die Meldung nicht abgegeben, gilt dies als Ordnungswidrigkeit und es droht ein Bußgeld in Höhe von bis zu 25.000 €. 

Fazit zur Beantragung und Bedeutung der Betriebsnummer

Die Betriebsnummer ist eine unverzichtbare Kennziffer für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber in Deutschland, die erforderlich ist, um Mitarbeitende korrekt bei den Sozialversicherungsträgern und den Finanzbehörden anzumelden. Alle Unternehmen, die sozialversicherungspflichtige Angestellte, Minijobber oder Praktikanten beschäftigen, müssen diese Nummer beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Sie dient der eindeutigen Identifizierung des Betriebs in administrativen Prozessen und erleichtert die Kommunikation zwischen Arbeitgebern, Sozialversicherungsträgern und Finanzbehörden.

Fehlt die Betriebsnummer, drohen Unternehmen schwerwiegende rechtliche Konsequenzen, wie Bußgelder, Nachzahlungen und potenzielle strafrechtliche Maßnahmen. Eine ordnungsgemäße Beantragung und laufende Pflege der Betriebsdaten sind daher essenziell, um rechtliche Risiken zu vermeiden und eine korrekte Abwicklung der Lohn- und Sozialversicherungsbeiträge sicherzustellen.