Betriebsprüfungen in der Gastronomie meistern

2022 fanden deutschlandweit über 150.000 Betriebsprüfungen statt. Ein Aufwand, der sich für den Staat lohnt: Die Prüfungen ergaben, dass über zehn Milliarden Euro an den Geschäftsbüchern vorbei eingenommen wurden. Im Kampf gegen die Steuerhinterziehung geraten bargeldintensive Branchen wie die Gastronomie, die zu dem auch den größten Anteil geringfügig Beschäftigter verzeichnet, immer wieder ins Visier der Steuerprüfer. Gastronomiebetriebe müssen häufiger mit Betriebsprüfungen rechnen als andere Unternehmen.

Was die Betriebsprüfung ist, was bei der Prüfung im Fokus steht, welche Folgen Verstöße haben und wie Gastronomiebetriebe sich auf die Prüfung vorbereiten können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist die Betriebsprüfung?

Die Betriebsprüfung, die auch als Außenprüfung bezeichnet wird, ist eine steuerliche Überprüfung, die durch das Finanzamt in Unternehmen durchgeführt wird. Sie wird sowohl in gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieben sowie bei Selbstständigen, die eine freiberufliche Tätigkeit ausüben, durchgeführt und kann verschiedene Steuerarten umfassen, darunter die Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Lohnsteuer, Einkommensteuer, Körperschaftsteuer.

Der Begriff Außenprüfung weist darauf hin, dass die Prüfung nicht in den Räumen des Finanzamts, sondern in den Geschäftsräumen der Unternehmen stattfindet. Die Prüfer haben die Aufgabe, die Buchführung des Unternehmens zu analysieren, Unstimmigkeiten aufzudecken und sicherzustellen, dass die steuerlichen Vorschriften und Pflichten korrekt eingehalten wurden.

Ziel ist es, festzustellen, ob die Steuerschuld korrekt berechnet wurde und Steuerhinterziehung zu vermeiden. Als Prüfungsgrundlage dienen sämtliche Unterlagen, die für die Bemessung der Steuer in einem bestimmten Besteuerungszeitraum relevant sind, wie die Geschäftsbücher, Steuererklärungen oder Steuerbescheide der Steuerpflichtigen. Dabei ist es unerheblich, ob ein Steuerbescheid endgültig, vorläufig oder unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergangen ist.

Die rechtliche Grundlage für die Betriebsprüfung bildet der vierte Abschnitt der Abgabenordnung (AO).

Wie werden Betriebsprüfungen durchgeführt?

Der Ablauf einer Betriebsprüfung beginnt oft mit einer Vorankündigung durch das Finanzamt. In dieser Ankündigung wird sowohl der Prüfungstermin als auch der Zeitraum, auf den sich die Prüfung bezieht, mitgeteilt. Bis zum Termin erwartet Steuerpflichtige eine Menge Arbeit: Im Rahmen ihrer Mitwirkungspflicht müssen sie alle steuerrelevanten Aufzeichnungen und Belege zusammenstellen und so aufbereiten, dass sie während der Prüfung schnell auffindbar sind.

Die Prüfer führen die Analyse der Daten mithilfe der Software IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) durch. Entsprechend müssen die Daten, die sie für die Prüfung benötigen, in elektronischer Form von den Betrieben zur Verfügung gestellt werden.

Gut, wer sich an die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) hält. Die ordnungsgemäße Buchführung verlangt, dass sämtliche Geschäftsvorfälle laufend, vollständig, richtig, zeitnah und geordnet aufgezeichnet werden müssen. Die Prüferinnen und Prüfer achten hier insbesondere auf mögliche Fehler, Unregelmäßigkeiten oder Manipulationen in Bezug auf die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Am Ende der Prüfung wird dem Unternehmen ein Prüfbericht vorgelegt, der die Ergebnisse der Überprüfung sowie eventuelle Feststellungen von Unregelmäßigkeiten und die daraus resultierenden Konsequenzen enthält.

Welche Strafen drohen bei Verstößen?

Deckt die Betriebsprüfung Unregelmäßigkeiten auf, die darauf hinweisen, dass ein Betrieb zu wenig Steuern gezahlt hat, erwartet die Betriebe eine Strafe in Form einer Nachzahlung. Auch hier kann die ordentliche Buchführung wieder den Unterschied machen: Ist die Buchführung formell in Ordnung, wird die Höhe der Nachzahlung auf Basis der Aufzeichnungen festgelegt. Ist die Buchführung fehlerhaft oder weist sie Lücken auf, wird die Nachzahlung geschätzt. Diese Schätzungen fallen selten zugunsten der Gastronomiebetriebe aus und können sogar so hoch ausfallen, dass sie ihre Existenz bedrohen.

Verschiedene Schätzungsmethoden

Stellen die Prüferinnen und Prüfer Unstimmigkeiten oder Mängel in der Buchführung oder fehlende Unterlagen fest, können verschiedene Schätzungsmethoden angewendet werden, um eine Grundlage für die Festsetzung von Steuern zu schaffen. Grundsätzlich liegt es in ihrem eigenen Ermessen, welche Methode sie anwenden, solange diese zu einer möglichst realistischen Schätzung führt.

30/70-Methode

Eine dieser Methoden, die in der Gastronomie häufig angewendet wird, ist die sogenannte 30/70-Methode. Die Erfahrung hat gezeigt, dass 30 Prozent der Umsätze üblicherweise auf Getränke und 70 Prozent auf Speisen anfallen. Um den Gesamtumsatz zu berechnen, wird auf Basis des gebuchten Getränkeumsatzes der Speisenumsatz geschätzt.

Richtsatzsammlung

Häufig orientieren Prüferinnen und Prüfer sich auch an der sogenannten Richtsatzsammlung, einem Hilfsmittel, mit dem die Finanzverwaltung Umsätze und Gewinne der Gewerbetreibenden verproben und schätzen kann, wenn geeignete Unterlagen fehlen.

Wo liegen die Prüfungsschwerpunkte in der Gastronomie?

Bei der Gastronomie handelt es sich um eine Branche, die zum einen besonders bargeldintensiv ist. Zum anderen sind in der Gastronomie überdurchschnittlich viele geringfügig Beschäftigte tätig. Entsprechend stehen bei der Betriebsprüfung die Kassenführung sowie der Personaleinsatz im Fokus.

Kassenführung in der Gastronomie

In Deutschland herrscht keine Registrierkassenpflicht. Das bedeutet, dass Sie in Ihrem Gastronomiebetrieb entweder eine offene Ladenkasse oder ein elektronisches Kassensystem einsetzen dürfen.

Die offene Ladenkasse

Entscheiden Sie sich für eine offene Ladenkasse, gilt grundsätzlich die Pflicht zur Einzelaufzeichnung. Das bedeutet, Sie sind dazu verpflichtet, jeden Tag nach Geschäftsschluss einen Kassenbericht zu erstellen, aus dem tagesaktuell, lückenlos und unveränderbar Anfangs- und Schlussbestand sowie sämtliche Einnahmen, Ausgaben und Entnahmen hervorgehen. Das gilt nicht nur für den Verkauf von Speisen und Getränken, sondern auch für andere Einnahmen wie Trinkgelder.

Dieses Vorgehen ist mit großem Aufwand verbunden. Zudem schleichen sich nicht selten Fehler ein. Hinzu kommt, dass Gastronomiebetriebe dazu verpflichtet sind, ihren Kunden einen Beleg auszuhändigen, der alle relevanten Informationen enthält, wie den Umsatz, das Ausstellungsdatum und den Betrag. Auch hier entsteht mit einer offenen Ladenkasse zusätzlicher Aufwand.

Aufbewahrungspflicht

Belege, Unterlagen und elektronisch erzeugte Kassenaufzeichnungen müssen gemäß den gesetzlichen Vorschriften in Deutschland mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Moderne Kassensysteme speichern Daten und Belege in einer gesicherten Cloud, sodass sie nicht verloren gehen können. Zudem sind sie mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet . Die TSE dient dazu, die Integrität der Kassendaten zu gewährleisten und Manipulationen zu verhindern.

Personaleinsatz in der Gastronomie

Im Rahmen einer Betriebsprüfung stehen neben der ordnungsgemäßen Kassenführung auch der ordnungsgemäße Einsatz von Personal im Fokus. Hier wird überprüft, ob Gastronomiebetriebe ihre Pflichten als Arbeitgeber im Zusammenhang mit der korrekten Meldung der Lohnsteuer ordnungsgemäß erfüllen. Nicht selten werden Mitarbeitende nicht ordnungsgemäß angemeldet, um Steuern zu sparen.

Darüber hinaus müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber im Gastronomiebereich die Regelungen des Mindestlohngesetzes (MiLoG) beachten:

• Sie sind dazu verpflichtet, allen Mitarbeitenden den Mindestlohn zu zahlen. Dieser liegt aktuell bei 12,41 Euro pro Stunde.

• Wer Minijobber beschäftigt, muss aber die Verdienstgrenze von 538 Euro pro Monat berücksichtigen. Legt man den Mindestlohn zugrunde, können Minijobber bis zu 10 Stunden pro Woche eingesetzt werden, ohne die Grenze zu überschreiten. Als Nachweis ist es erforderlich, die Arbeitszeiten geringfügig Beschäftigter genau zu erfassen und zu dokumentieren. Werden beispielsweise Überstunden nicht korrekt erfasst, ist die 538-Euro-Grenze schnell überschritten. Der Status als Minijobber geht verloren und die Zahlung der Lohnsteuer wird fällig.

Betriebsprüfung durch den Rentenversicherungsträger

Vergleichbar mit der Betriebsprüfung durch die Finanzbehörde sind auch die Träger der Rentenversicherung berechtigt, Betriebsprüfungen in Unternehmen vorzunehmen. Bei diesen Prüfungen geht es in erster Linie darum festzustellen, ob die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosenversicherung ordnungsgemäß gemeldet und abgeführt werden.

Diese Prüfung findet in der Regel ebenfalls in den Betrieben statt. Zu den Dokumenten, die in erster Linie geprüft werden, gehören

• Entgeltunterlagen wie Stundenzettel, Entgeltabrechnungen, Reisekostenabrechnungen,

• Beitragsabrechnungen und -nachweise,

• Meldungen und sonstigen versicherungs-, beitrags- und melderechtlich relevanten Unterlagen aus dem Rechnungswesen sowie

• Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden.

Auch hier haben die Betriebe eine Mitwirkungspflicht und müssen sicherstellen, dass alle erforderlichen Unterlagen vollständig und übersichtlich zur Verfügung stehen, damit sich die Prüferinnen und Prüfer einen Überblick verschaffen können.

Wie kann man Betriebsprüfungen vermeiden?

Grundsätzlich können Betriebsprüfungen sowohl stichprobenartig als auch auf einen konkreten Verdacht durchgeführt werden. Das heißt, selbst wenn Sie sich an alle Vorschriften und Regelungen halten, kann es passieren, dass Ihr Betrieb geprüft wird. Statistisch betrachtet ist die Wahrscheinlichkeit geprüft zu werden, bei großen Betrieben allerdings höher als bei kleineren Unternehmen.

Wie können Gastronomiebetriebe sich auf Betriebsprüfungen vorbereiten?

Unabhängig von ihrer Größe sollten alle Gastronomiebetriebe auf eine Betriebsprüfung vorbereitet sein, indem sie ihren Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nachkommen und alle steuerlichen Vorschriften beachten. Darüber hinaus gibt es verschiedene präventive Maßnahmen, mit denen Gastronomiebetriebe die Betriebsprüfung zwar nicht umgehen können, aber dem Finanzamt zumindest möglichst wenig Grund zur Beanstandung geben können.

• Vermeiden Sie Unregelmäßigkeiten in Ihrer Buchführung, verbuchen Sie alle Einnahmen und Ausgaben – auch Trinkgelder – ordnungsgemäß und bewahren Sie alle Belege – insbesondere für Wareneinkäufe – sorgfältig auf.

• Kontrollieren Sie regelmäßig Ihren Wareneinsatz: Die Ausgaben für den Einkauf sollten im Verhältnis zum Verbrauch stehen.

• Achten Sie darauf, Ihre Steuererklärungen und die Steuervoranmeldungen – beispielsweise bei der Umsatzsteuer – fristgerecht abzugeben. Leisten Sie alle Zahlungen fristgerecht – am besten stellen Sie dem Finanzamt ein Lastschriftmandat aus, dann brauchen Sie sich nicht selbst darum zu kümmern, Zahlungen rechtzeitig anzuwenden.

• Verwenden Sie ein modernes manipulationssicheres Kassensystem, das alle gesetzlichen Vorschriften an Aufzeichnungspflicht und ordnungsgemäße Buchführung erfüllt, alle Zahlungsinformationen automatisch aufzeichnet und speichert und damit Ihren Zeitaufwand und Ihr Fehlerrisiko reduziert und alle relevanten Daten digital und fehlerfrei an die Kassenbuch-Software überträgt.

• Melden Sie Ihre Mitarbeitenden ordnungsgemäß bei den zuständigen Behörden an und führen Sie die Lohnsteuer sowie die Beiträge zur Sozialversicherung fristgerecht an die zuständigen Stellen ab.

• Beachten Sie die Regelungen des Mindestlohngesetzes: Alle Angestellten haben Anspruch auf den Mindestlohn. Zudem müssen die Arbeitszeiten geringfügig Beschäftigter sorgfältig dokumentiert werden.

• Schulen Sie Ihr Personal, um sicherzustellen, dass alle routiniert mit dem Kassensystem umgehen können und die entsprechenden Regelungen beispielsweise in Bezug auf die Kassenführung, die Annahme von Trinkgeld oder die Dokumentationspflicht der Arbeitszeiten kennen und sich daran halten.

Fazit: Betriebsprüfungen erfolgreich meistern

Die Betriebsprüfung ist kein seltenes Ereignis, wie die über 150.000 Prüfungen deutschlandweit im Jahr 2022 zeigen. Insbesondere bargeldintensive Branchen mit zahlreichen geringfügig Beschäftigten wie die Gastronomie stehen regelmäßig im Fokus der Finanzbehörden. Der Staat zieht dabei eine positive Bilanz, denn durch diese Prüfungen können regelmäßig unversteuerten Einnahmen aufgedeckt werden.

Leider lassen sich Betriebsprüfungen nicht ganz vermeiden. Allerdings tragen präventive Maßnahmen wie eine ordnungsgemäße Buchführung sowie moderne Kassensysteme, die es Gastronomiebetrieben erleichtern, ihre Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, dazu bei, mögliche Beanstandungen seitens des Finanzamts zu minimieren und so Betriebsprüfungen erfolgreich zu meistern.