Kassenbuch führen in der Gastro: digital, effizient, konform

Mit einem gut geführten Kassenbuch sind Sie in der Gastronomie auf der sicheren Seite. Dann muss auch die Kassennachschau – der unangekündigte Besuch der Prüfer vom Finanzamt – Sie nicht nervös werden lassen. Erfahren Sie gleich mehr darüber,

• welche gesetzlichen Bestimmungen gelten,

• wie Sie ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen,

• warum Ihr Kassenbuch in das Kassensystem integriert sein sollte und

• wie Sie bei der Organisation Zeit sparen und Übertragungsfehler reduzieren.

Sie sind in der Gastronomie tätig oder eröffnen bald ein Restaurant, einen Food Truck oder ein Café? Dann lesen Sie in diesem Blog-Artikel, wofür Sie ein Kassenbuch brauchen und wie Sie es effizient führen.

Was ist ein Kassenbuch?

Wer an ein „Kassenbuch" denkt, hat vielleicht einen dicken Wälzer oder eine Art Quittungsheft vor Augen. Nun noch eine Feder und ein Tintenfass dazu und Sie können sich stundenlang mit dem Führen des Kassenbuchs statt mit Ihrer Gastronomie beschäftigen.

So ist es natürlich nicht. In einem Kassenbuch müssen betroffene Gastro-Betreiber:innen per Gesetz täglich alle Ein- und Entnahmen ihres Bargeldes festhalten. So kann das Finanzamt bei einer Prüfung jederzeit überblicken, ob Soll- und Ist-Bestand aus dem Kassenbuch mit dem tatsächlichen Bestand in der Kasse übereinstimmen.

Mit einem Kassenbuch erfassen Sie auf Basis des Kassenberichts alle Geschäftsvorfälle in Restaurant & Co., die in Barzahlungen erfolgen. Das bedeutet: Alle Einzahlungen und Auszahlungen aus der Geschäftskasse werden im Kassenbuch erfasst und der Kassenbestand daraus ermittelt.

Ein Kassenbuch kann sowohl in Form von Zetteln bzw. handschriftlich als auch digital geführt werden, solange es die Vorgaben an Inhalt und Form erfüllt.

Warum Gastronomen ein Kassenbuch führen müssen

Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen ein Kassenbuch führen. Selbst für Betriebe, die nur eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen müssen, aber einen überwiegenden Teil ihrer Geschäfte mit Bargeld abwickeln, ist ein Kassenbuch Pflicht. Dazu können insbesondere Gastronomiebetriebe, Metzger, Bäcker, Tankstellen, Friseure und Händler zählen.

Zwar nimmt die Bargeldzahlung insgesamt, also auch in der Gastronomie, weiter ab, dennoch darf sie nicht vernachlässigt werden, wenn die Buchhaltung ordnungsgemäß durchgeführt werden soll. Das Finanzamt erwartet bei einer Überprüfung einen schnellen, übersichtlichen und vollständigen Überblick über die Geschäfte. Zudem werden Bareinnahmen gern unterschlagen und dem Staat gehen Steuereinnahmen verloren.

Grundsätzlich steht es jedem Unternehmen frei, ein Kassenbuch zu führen, selbst wenn es nicht dazu verpflichtet ist. Es dient dann dem Zweck, einen Überblick über die Bargeschäfte zu behalten und somit die finanzielle Lage des Geschäfts permanent einschätzen zu können. Wer sich freiwillig entscheidet, ein Kassenbuch zu führen, muss ebenso die dazu geltenden Vorschriften zur ordnungsgemäßen Buchführung einhalten.

Wie führt man ein Kassenbuch in der Gastronomie?

Wie ein Kassenbuch von Gastronomen und anderen Gewerbetreibenden zu führen ist, gibt unter anderem die Abgabenordnung (AO) und die darin enthaltenen Mitwirkungspflichten vor. Es gilt bei der Buchführung die Einzelaufzeichnungspflicht – das heißt, alle Buchungen brauchen einen eigenen Eintrag. Außerdem müssen Einträge zeitnah, möglichst täglich, erfasst werden. Das Kassenbuch muss bei einer Prüfung zudem für alle simpel nachvollziehbar sein.

Das Kassenbuch darf nicht manipulierbar sein. Deshalb sind Excel-Tabellen auch nicht erlaubt – man könnte jederzeit Einträge ändern, löschen oder hinzufügen. Aus demselben Grund kann ein Kassenbuch auch nicht mit Bleistift geführt werden. Bei einer handschriftlichen Korrektur müssen die Änderungen kenntlich gemacht und unterschrieben werden, im digitalen Kassenbuch gibt es dafür Korrekturbuchungen.

Zu jeder Buchung braucht es einen Beleg, der gemeinsam mit Speisekarten oder Preislisten zehn Jahre lang aufbewahrt werden muss. Private Entnahmen und Einlagen sowie Geldverschiebungen mittels Bank müssen ebenfalls dokumentiert werden. Wichtig ist ein regelmäßiges Nachzählen, damit der Soll-Bestand mit dem Ist-Bestand verglichen werden kann.

Damit das Kassenbuch ordnungsgemäß geführt werden kann, braucht man eine Geschäftskasse. In der Gastronomie haben sich als Geschäftskasse weitestgehend digitale Gastro-Kassensysteme durchgesetzt. Dabei gilt seit 2020 die neue Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV. Sie schreibt vor, dass alle elektronischen Registrierkassen mit einem zertifizierten Sicherheitsmodul ausgestattet sein müssen, um Manipulation vorzubeugen.

Seitdem müssen die Steuerpflichtigen ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme sowie die verwendete technische Sicherheitseinrichtung (TSE) der Finanzverwaltung melden. Außerdem muss für jeden Kunden ein Beleg ausgestellt werden, auch wenn der Kunde diesen nicht mitnehmen möchte. Auch hier sind gegebenenfalls Ausnahmen möglich, wenn der Aufwand nicht zumutbar ist.

Was passiert, wenn die Buchführung nicht stimmt?

Bei einer fehlerhaften Buchführung kommt schnell der Verdacht der Steuerhinterziehung auf. Gastro-Betreibenden drohen dann Geldbußen und gewerberechtliche Sanktionen. Steuerhinterziehung kann ein Strafverfahren und Freiheitsstrafen nach sich ziehen.

Ein nicht ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch kann außerdem zur Folge haben, dass Umsätze vom Finanzamt geschätzt werden. Unstimmigkeiten, die bei der Betriebsprüfung festgestellt werden, können unter Umständen teuer werden. Bei fehlerhaften Daten kann die Behörde eine Berichtigung oder Ergänzung fordern. Hat der Steuerpflichtige kein Kassenbuch geführt, obwohl er dazu verpflichtet gewesen wäre, droht sogar der Verlust der Gaststätten-Konzession.

Schließlich dient das Kassenbuch in erster Linie dazu, Unterschlagungen von Bareinnahmen zu verhindern. Seien Sie daher auf jede unangekündigte Betriebsprüfung gut vorbereitet und führen Sie Ihr Kassenbuch ordnungsgemäß und übersichtlich.

Optionen zum Führen eines Kassenbuchs

Zunächst einmal: Es gibt keine Pflicht zur digitalen Kassenführung. Sie können also ein Kassenbuch sowohl handschriftlich als auch digital führen. Wenn Sie allerdings ein digitales Kassensystem haben, müssen Sie auch das Kassenbuch digital führen - die Lösung für alle, die jetzt schon an Schreibmaschinenkurse und viele Stunden mühsamer Aufzeichnungen denken.

Kassenbuch handschriftlich führen? Pro und Kontra

Um ein Kassenbuch handschriftlich zu führen, können Gastronomen beispielsweise ein vorgedrucktes Kassenbuch mit Tabellen erwerben oder eine Vorlage in Excel ausdrucken und diese dann handschriftlich füllen. Das ist dann erlaubt, wenn Sie noch keine elektronische oder digitale Registrierkasse benutzen, und ist tatsächlich immer noch bei manchen gängige Praxis. Einige fürchten den Aufwand, sich in ein elektronisches Gerät einzuarbeiten, was in der Regel unbegründet ist. Auch der Kaufpreis für ein digitales Kassenbuch ist ein häufiges Argument.

Fehler müssen deutlich durchgestrichen und mit Datum und Initialen bestätigt werden. Das handschriftliche Aufzeichnen birgt außerdem einige Nachteile:

• Die Aufzeichnungen müssen ohne Probleme zu entziffern sein – sowohl für relevante Mitarbeitende als auch wenn das Finanzamt an die Restauranttür klopft.

• Jede Einnahme mit allen nötigen Daten zu verzeichnen, braucht vor allem viel Zeit, oft nach Ladenschluss.

• Handschriftliche Übertragungen sind eine Fehlerquelle – Beleg und Eintrag müssen immer übereinstimmen. Fällt in der Endsumme ein Fehler auf, ist es schwieriger, ihn zu finden.

• Zettelwirtschaft von 10 Jahren an Kassenbüchern benötigt Platz und für die Papierproduktion werden Bäume gefällt (Stichwort Nachhaltigkeit in der Gastronomie).

Handschriftliche Kassenbücher sollten demnach maximal für sehr kleine Geschäfte überhaupt in Betracht gezogen werden. Je größer das Geschäft ist, desto größere Zeiteinbußen drohen und desto fehleranfälliger werden die Aufzeichnungen.

Vorteile von digitalen Kassenbüchern

Diese Nachteile gibt es bei digitalen Kassenbüchern nicht. Mit Online-Tools wird es daher wesentlich effizienter und einfacher, die Vorgaben an Sicherheit und Vollständigkeit einzuhalten. Dazu zählen Kassenbuch- und Buchhaltungs-Software sowie digitale Kassenbücher.

Vor allem Gründerinnen und Gründer stehen hier vor einer wichtigen Entscheidung. Oft lohnt sich die Investition in professionelle Software – bei Online-Tools muss auf hohe Datensicherheit geachtet werden.

Bei einem guten Programm sind oftmals Funktionen enthalten, die die Buchführung in der Gastronomie weiter erleichtern. Mit einem digitalen Kassenbuch sind Sie für die Zukunft gerüstet und erfüllen die GoBD-Richtlinien. GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Nur so können Sie sicher sein, dass keine Buchung vergessen und alle Beträge genauestens erfasst werden. Sie haben jeden Vorgang und jedes Detail unter Kontrolle – und das Finanzamt kann kommen.

In einem guten Kassensystem mit Kassenbuchfunktion sind die durchzuführenden Schritte selbsterklärend. Eine Rollenzuordnung stellt sicher, dass nur ausgewählte Personen Eingaben vornehmen können. Bargeldbewegungen aus Verkäufen werden automatisch erfasst - andere Bewegungen wie Bareinzahlungen oder Lohnauszahlungen müssen manuell im Kassenbuch eingetragen werden.

Welche Vorteile hat das digitale Kassenbuch von SumUp?

Das digitale Kassenbuch von SumUp ist Teil der SumUp Kassensoftware und kann ganz einfach zum Kassensystem dazu gebucht werden.

Sie werden sehen: Die Anwendung ist intuitiv und leicht verständlich.

• Auch wenn jede Aufzeichnung nach GoBD unveränderbar ist, sind Korrekturen möglich. Einzahlungen und -entnahmen von Bargeld werden automatisch erfasst.

• Ihre Bons fotografieren Sie einfach ab und ordnen Sie der jeweiligen Buchung zu. Gesamtbeträge werden automatisch berechnet.

• Die Cloud bietet Ihnen jederzeit eine Zusammenfassung.

• Zusätzlich gibt es Tagesübersichten und Statistiken, um immer den Überblick über Restaurant, Food Truck oder Bar zu behalten.

Bringen Sie Ihr Geschäft auf den neuesten Stand

Bereiten Sie sich vor: Durch die neuen gesetzlichen Bestimmungen ist jetzt ein guter Moment, um die Kassenbuchführung in Gastronomiebetrieben auf digital umzustellen. Digitale, sichere Tools helfen auch neu gegründeten Unternehmen, ihre Zusammenarbeit mit den Behörden auf ein solides und vertrauensvolles Fundament zu stellen.

Wechseln Sie zu einfacher Bedienung, schnellen Abläufen und einem umfassenden Überblick. Es rechnet sich gleich mehrfach.