Projektmanagement im Handwerk hilft skalieren

Projektmanagement im Handwerk, ist das sinnvoll? Spätestens wenn Aufträge zahlreicher und komplexer werden, auf jeden Fall. Dieser Beitrag soll einen Überblick geben, was Projektmanagement eigentlich bedeutet, welche Herausforderungen sich dabei insbesondere für Handwerker zeigen und welche Tools und Schritte für die Umsetzung hilfreich sind.

Prinzipien des Projektmanagements

Das Geheimnis von Projektmanagement: Wahrscheinlich machen Sie es schon. In allen Arbeitsbereichen muss man sich selbst organisieren und den Überblick über offene Aufgaben und Termine behalten. Im Projektmanagement geht es im Prinzip darum, das möglichst effizient zu tun. Um das zu erreichen, gibt es heutzutage viele Richtlinien und Software, die die klassische To-do-Liste in einen größeren Kontext einbetten und somit auf eine ganz neue Ebene heben. Es ist also auch ein mächtiges Werkzeug, um als Handwerker Ressourcen einzuplanen, Aufträge zu steuern und zu überwachen.

Hauptsächlich Geschäftsführer und Führungskräfte profitieren davon, das Projektmanagement im Unternehmen zu optimieren. Sie haben die Zügel in der Hand und behalten stets den Überblick, um an kritischen Projektpunkten frühzeitig eingreifen zu können und somit Schwierigkeiten vorzubeugen. Als Basis können Modelle wie Scrum, Kanban oder Tools des agilen Projektmanagements dienen. Grundlegend für den Handwerksbereich sollten folgende Ziele im Fokus stehen:

• Kostentreue

• Termintreue

• Klar definierter Auftrag wurde zufriedenstellend erfüllt

Sollten Ihre Kunden doch einmal Reklamationen haben, finden Sie in diesem Artikel hilfreiche Ansätze, um damit umzugehen: mit Reklamation umgehen.

Agile, also flexible Modelle wiederum, sind häufig in der Softwareentwicklung relevant. Das Feld wandelt sich sehr schnell, Kunden stellen während der Umsetzung neue Anforderungen oder es ergeben sich Hürden, die nachträglich noch eingeplant werden müssen. Im klassischen Handwerk, wie Schreiner, Elektriker, Heizungsinstallateure und Co. muss diese Flexibilität nicht unbedingt im Vordergrund stehen. Definieren Sie ein Modell mit Zielen, das für Ihr individuelles Unternehmen passend ist.

Wichtige Begriffe bei der PM-Arbeit

Magisches Dreieck

Ein wichtiger Begriff für jedes Business. Im magischen Dreieck stehen die drei Faktoren Kosten, Qualität und Zeit in Relation zueinander. Fordert ein Kunde beispielsweise die dringende Erledigung eines Auftrags, entstehen für ihn mehr Kosten oder er muss Abstriche bei der Qualität machen, zum Beispiel weil kein Meister verfügbar ist. Projektmanagement hilft dabei, Aufträge anhand der Parameter vorausschauend zu planen und im Vertriebsprozess mitzudenken.

Kanban

Kanban stammt ursprünglich aus Japan und sollte mehr Übersicht bieten, wo sich Ressourcen für die Produktion befinden. Von links nach rechts werden dabei Projekte den einzelnen Schritten zugeteilt. Das kann beispielsweise von „Pipeline“ bis „Rechnungsstellung“ oder „Nachfassen“ reichen. Digitale Kanban-Boards werden Sie in vielen Projektmanagement-Tools finden.

Gantt

Das Gantt-Diagramm zeigt unterschiedliche Aktivitäten in Balkenform zur jeweils eingeplanten Zeit an. Unterschiedliche Farben heben hervor, wie viel Prozent der Aufgaben abgeschlossen sind und wo es eventuell eng werden könnte. Um langsam ins Projektmanagement zu starten, ist auch Gantt-Diagramm in Form einer Excel-Vorlage möglich.

Scrum

Scrum ist eine agile Projektmanagementmethode und daher besonders bei der Programmierung beliebt. Viele Stellen bieten Weiterbildungen an, durch die man zum sogenannten Scrum-Master wird.

Aufgepasst, Handwerker: Eure Vorteile von Projektmanagement

Zettelwirtschaft mit To-do-Listen, Papierkalender und versuchen, alles im Kopf abzuspeichern – ist das, wie Sie sich bisher als Handwerkerin oder Handwerker organisiert haben? Bis zu einem gewissen Punkt funktioniert das natürlich und hat auch Jahrzehnte über für Übersicht gesorgt. Wird das Unternehmen aber größer, Projekte komplexer und Kunden stellen neue Anforderungen, macht es Sinn, sich über effizientere Werkzeuge Gedanken zu machen. Bessere Organisation und ein besserer Informationsfluss sind hilfreich, um die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Das Projektmanagement hilft im Handwerk dabei, dass nichts durchrutscht. Durch die Visualisierung von Aufträgen sehen Nutzer auf einen Blick, wo es kritisch werden könnte. Ein Tool sendet Benachrichtigungen, Erinnerungen und hilft dadurch auf die Sprünge, auch wenn es mal wieder (wortwörtlich) viele Baustellen gibt. Ebenso unterstützen Programme bei der Einhaltung der gesetzten Budgets. Aufgewandte Arbeitszeiten werden gegebenenfalls sogar direkt dort erfasst – wird es dann einmal eng, erkennt man das frühzeitig und kann das dem Kunden kommunizieren oder Alternativen finden.

Insbesondere führt ein gutes Projektmanagement dazu, dass alle Daten und Informationen, die ein Handwerker braucht, an einem Ort zusammenlaufen. Das Projekt erhält eine Nummer, wird mit dem passenden Kundendatensatz verknüpft, die Auftragsdaten sind für alle Beteiligten einsehbar und Technikerinnen und Techniker können regelmäßig den aktuellen Stand oder getane Arbeiten dokumentieren.

Durch diese Transparenz kann bei Nachfrage durch jeden beliebigen Mitarbeiter zeitnah Auskunft erteilt werden – Führungskräfte müssen ihre Zeit nicht dafür aufwenden und sich nicht alles im Kopf behalten.

Ein weiterer Vorteil ist, dass sich durch diese Form der Kommunikation vielleicht das ein oder andere Meeting oder Einzelgespräch sparen lassen, weil der aktuelle Stand bei einem Projekt immer im Tool gepflegt wird und einsehbar ist. Dennoch ist Projektmanagement für die Zusammenarbeit eher förderlich, egal von welchem Ort.

Herausforderungen für Handwerker, die Projektmanagement betreiben wollen

Das mag für einige Handwerker nach einer Menge Bürokratie klingen. Und tatsächlich: Ist die Einführung eines neuen Prozesses für Projektmanagement nicht gut durchdacht, kann sie einem Unternehmen sogar schaden. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen wie Handwerksbetriebe haben noch mit einigen besonderen Herausforderungen zu kämpfen.

Dazu gehört beispielsweise, was genauso für die Einführung von KI im Handwerk zentral ist: die digitale Datenbasis. Pflegen Sie Telefonnummern, Absprachen und erledigte Aufgaben nur im Notizbuch, behalten Sie dadurch vielleicht den Überblick, aber das macht den Betrieb auch sehr von Ihnen abhängig.

Das ist ohnehin in Handwerksbetrieben oft der Fall und wird spätestens bei einer nötigen Nachfolge zum Problem. Es lassen sich also gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen: Alle haben transparent Zugang zu den Daten und durch die digitale Aufbewahrung lassen sich gewisse Prozesse automatisieren, mindestens aber vereinfachen.

Außerdem sind viele Mitarbeitende im Handwerk im Außeneinsatz, was Kommunikation und zentrale Anlaufstelle schwierig, aber umso relevanter macht. Das heißt aber auch, es muss dafür gesorgt werden, dass die Belegschaft möglichst häufig und verlässlich Zugang und Zeit hat, um das Projektmanagement-Werkzeug zu nutzen. Firmenhandy, Laptops oder Tablets sind dafür wichtig, betriebliche E-Mailadressen für alle eine Voraussetzung.

Natürlich wollen wir auch den Kostenfaktor nicht verschweigen. Kann es sich ein kleines Unternehmen leisten, in Projektmanagement zu investieren? Das ist abhängig von der jeweiligen Ausgangssituation, also wie viel zu tun ist, um überhaupt mit dem neuen Prozess zu starten. Tatsächlich kostet höherpreisige Software für 5 Nutzer bis zu 3000 € im Jahr. Gleichzeitig gibt es auch kostenfreie Versionen von einigen Tools wie Trello oder Asana.

Man kann es sich also durchaus leisten, sollte aber auch die positiven Effekte und Zeiteinsparung gegenrechnen. Oftmals wird Projektmanagement-Software erst mal angetestet und zu einem anderen Programm gewechselt, wenn es nicht den Wünschen entsprochen hat. Dann kann man sich immer noch für teurere Optionen entscheiden.

Ein letzter Punkt, den man bedenken sollte, ist die Angst der Projektbeteiligten vor zu viel Bürokratisierung. Diesen Ängsten begegnen Sie durch transparente Kommunikation: Was wird wirklich von jedem einzelnen gefordert? Und indem Sie selbst steuern, wie detailreich die Projektsteuerung tatsächlich aussehen soll. Dafür hinterfragen Sie möglichst bei allen Schritten, ob die Dokumentation das Unternehmen wirklich weiterbringt. Je schlanker und klarer, desto besser.

Projektmanagement-Software fürs Handwerk

Wie wählt man nun als Handwerker das richtige Tool für Projektmanagement? Da Handwerksbetriebe in der Regel kleiner sind und sie vielleicht nicht so einen Umfang benötigen wie größere Firmen, stellen wir hier drei Programme vor, die auch einen kostenfreien Plan anbieten.

Factro

Ein Tool aus Deutschland, das sich selbst als handwerkerfreundlich bezeichnet, ist Factro. Factro hat sich in Bereichen wie Maschinen- und Anlagenbau, Bauwesen oder Qualitätsmanagement bereits etabliert, weitere Zweige können ebenso profitieren, darunter Schreiner, Elektriker oder auch Installateure.

Diagramme, Ampelsysteme und Projektstrukturpläne sorgen für den Überblick. Einzelne Aufgaben können den jeweiligen Kolleg:innen zugewiesen werden, durch eine App gelingt die Auftragsdokumentation auch beim Kunden vor Ort. Alle relevanten Daten werden dabei in der Cloud gespeichert.

Was Factro besonders ansprechend für KMU macht: Bis zu 10 Nutzer pro Firma können das Tool kostenfrei nutzen. Was in der Version nicht enthalten ist, ist die Nutzerverwaltung. Wenn Sie nichts zu verbergen haben und keine Kunden ins System einladen wollen, können Sie darauf aber auch verzichten. Kundenverwaltung könnte hingegen interessant sein – die gibt es ab der Version für ca. 20 € pro User und Monat.

Monday

Monday liegt gerade als Projektmanagement-Tool total im Trend. Es setzt dabei auf unterschiedliche, möglichst selbsterklärende Ansichten, Boards und Zeitleisten, die die einzelnen Aufgaben je Person anzeigen. Dazu kommt auf einen Blick der Status (farblich unterlegt) und die Dringlichkeit. Das Tool bietet außerdem eine passende App für die Nutzung mit Android oder iOS für unterwegs, was wiederum im Außendienst hilfreich sein kann.

Bis zu zwei Benutzer sind bei Monday dauerhaft kostenfrei. Manche Funktionen, wie Vorlagen oder Automatisierungen, gibt es aber erst ab 8 € pro Nutzer und Monat. Dasselbe gilt für die Möglichkeit, „Beobachter“, die nicht zur Firma gehören, einladen zu können. Ebenso sollte man im Auge behalten, ob man damit rechnen kann, Support zu benötigen, wenn mal etwas nicht funktioniert. In den Bezahlmodellen ist ggf. bevorzugter Support enthalten.

Trello

Auch Trello ist eine der beliebten Projektmanagementlösungen. Im Zentrum steht das Board, das Aufgaben in unterschiedliche Phasen aufteilt. Empfohlen werden „To Do“ „Doing“ und „Done“, bzw. „zu erledigen“, „in Arbeit“ und „erledigt“. Alternativ gibt es auch hier eine zeitliche Übersicht der Projekte. Die Oberfläche zeigt sich intuitiv und eben wie eine digitale, betriebsübergreifende To-do-Liste.

Die Preisstruktur ist ähnlich wie bei den anderen Kandidaten – hier kann ein ganzes Team kostenlos arbeiten, aber Funktionen wie Gäste sind dann nicht dabei. Die preispflichtigen Pläne starten bei 5 Dollar pro Monat pro Benutzer. Gegebenenfalls besteht hier das Risiko, dass das Tool nicht für den deutschen Markt optimiert ist.

Praxisanleitung – so klappt es mit dem Einführen von Projektmanagement

Wer Projektmanagement als Handwerker einführen will, sollte das nicht Hals über Kopf machen. Ansonsten droht es, Prozesse noch ineffizienter zu machen und Unmut in der Belegschaft hervorzurufen. Mit dieser Praxisanleitung finden Sie einen groben Leitfaden, wie Ihr Vorhaben erfolgreich wird.

Bestandsaufnahme

Ein Schritt, der sehr relevant ist, aber gern einmal übersprungen wird, ist die Bestandsaufnahme. Folgende Fragen unterstützen dabei, den Ist-Zustand möglichst genau zu erfassen und die eigenen Ideen zu Papier zu bringen:

• Was ist Ihr Ziel bei der Einführung von Projektmanagement?

• Wie wurden Aufträge bislang bearbeitet?

• Wie steht es um die technischen Voraussetzungen?

• Welche Vorlieben und Anforderungen haben Sie an die Software?

• Wie viel Budget/Zeit möchten Sie investieren?

• Gibt es einen Zeitraum, der sich für die Einführung von Projektmanagement besonders anbietet, weil es dann vielleicht weniger Aufträge gibt?

Vorbereitung

Nun kündigen Sie Ihr Vorhaben der Belegschaft an. Erklären Sie dabei deutlich, welche Vorteile Sie sich erhoffen und in welchen Schritten die Einführung vonstattengehen soll. Außerdem ist es Zeit, sich für ein Tool zu entscheiden, das Ihnen zusagt. Die meisten Programme haben sehr ähnliche Funktionen und es geht vielleicht auch um Vorlieben im Design oder was Ihnen intuitiver erscheint. Um Ihren Favoriten zu finden, eignen sich kostenlose Testzeiträume.

Wie wir zudem gesehen haben, ist es wichtig, dass Sie die neuen Prozesse möglichst genau definieren: Welche Dateien und Informationen sollen von wem gepflegt werden? Welche Teile des Unternehmens sollen im neuen System abgebildet werden? Denken Sie daran, dass es eine Umgewöhnungsphase geben wird, in denen sich manche Schwierigkeiten erst zeigen und während der noch öfter Fehler passieren oder Dinge vergessen werden.

Umsetzung

Jetzt geht es ans Eingemachte. Sie beschaffen die gewählte Software, wenn noch nicht geschehen, und legen für die Belegschaft Zugänge an. Vielleicht ist es hilfreich, erst einmal in einem kleinen Rahmen zu starten oder mit einem dedizierten Testprojekt. Schulen Sie in jedem Fall die Mitarbeiter und machen Sie deutlich, was von Ihnen bei den neuen Abläufen erwartet wird. Außerdem müssen im neuen System Daten angelegt werden oder es ist eine Verknüpfung mit der Kundendatenbank möglich. Denken Sie für den langfristigen Ablauf daran, dass es einen Ansprechpartner für Fragen und Probleme geben sollte und dass auch neue Mitarbeiter wieder eine Einführung erhalten.

Ausblick: Projektmanagement wird Teil des Handwerks

Wer sich im Handwerk das Projektmanagement zunutze macht, kann damit rechnen, dass Abläufe effizienter werden und Kunden zufriedener. Gerade für die Branche, die unter dem Fachkräftemangel leidet, sollte das eine Erleichterung bedeuten.

Projektmanagement unterstützt dabei, auch bei vielen und umfangreichen Projekten den Überblick zu behalten. Wenn ein paar Hürden bedacht werden und gut geplant wird, können Handwerker bereits mit kostenfreien Programmen starten und nach und nach skalieren.