So finden Sie das beste Reservierungssystem für Ihr Restaurant

Online-Reservierungssysteme für Restaurants sind praktische Tools, die Ihnen und Ihren Gästen zahlreiche Vorzüge bei der Tischreservierung bieten. Welche Funktionen Sie nutzen können, welche Anbieter es gibt und welche Vorteile Ihnen der Einsatz einer modernen Reservierungssoftware bietet, erfahren Sie in unserem Ratgeber.

Wie funktioniert ein Restaurant-Reservierungssystem?

Statt in der Gastronomie Reservierungen über das Telefon anzunehmen oder Daten aus Reservierungs-E-Mails in ein Reservierungsbuch zu schreiben, nehmen Gäste direkt online ihre Reservierung im Restaurant vor. Die Gäste sehen im System, wann freie Tische verfügbar sind, buchen einen Tisch zur gewünschten Zeit und hinterlassen ihre Kontaktdaten. Auf diese Weise sparen Restaurants Zeit und vermeiden Fehler bei der Übertragung. Zudem haben alle Mitarbeitenden über das System Einblick auf die Reservierungen.

Gleichzeitig liefert Reservierungssoftware je nach Funktionsumfang weitere wertvolle Features, um das Reservierungs- und Gästemanagement zu optimieren und die Auslastung und den Umsatz eines Restaurants zu steigern. Die Daten, die Gäste bei der Restaurant- Reservierung im Tool hinterlassen, liefern zudem wertvolle Informationen, die Restaurants für ihr Controlling, Reportings und Analysen, die Personalplanung sowie zur Steuerung ihres Marketings und der Kundenbindung nutzen können.

Gute Gründe, ein Restaurant-Reservierungssystem zu verwenden

Zugegeben: In der Gastronomie macht ein ledergebundenes Reservierungsbuch, eigenhändig gefüllt mit schönen handschriftlichen Einträgen von der Restaurantinhaberin oder dem Restaurantinhaber höchstpersönlich schon etwas her. Es wirkt sehr edel, sehr persönlich und verleiht einem Restaurant Charme und Charakter. Dagegen wirken Online-Reservierungssysteme eher kalt und unpersönlich. Die digitalen Plattformen sind aber durchaus effizient und bieten Restaurantbesitzer:innen, Mitarbeitenden und Gästen unschätzbare Vorteile im täglichen Betrieb. 

Die Digitalisierung des Reservierungsprozesses bietet Restaurants den Vorteil, ihre Tischbelegung für eine effektivere Auslastung zu optimieren, um Leerzeiten zu reduzieren. Gleichzeitig ermöglicht sie eine genauere Planung der vorhandenen Ressourcen:Personal und Vorräte können so optimal auf die Auslastung abgestimmt werden. 

Damit haben Online-Reservierungen im Restaurant auch positive Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit: Zum einen können Gäste ihre Online-Restaurant-Reservierung schnell, einfach und bequem selbst über das Internet tätigen. Zum anderen können sie mit einem reibungslosen Betrieb und exzellenten Service rechnen.

Optimale Auslastung

Eine optimale Tischbelegung ist neben einer guten Speisekarte und serviceorientiertem Personal für einen erfolgreichen Restaurantbetrieb unerlässlich. Online-Reservierungssysteme oder Reservierungssoftware können erheblich dazu beitragen, die Auslastung eines Restaurants zu optimieren, die Tischverfügbarkeit effizient zu verwalten, Leerzeiten zu minimieren und sicherzustellen, dass keine wertvollen Ressourcen ungenutzt bleiben.  

Restaurants legen die Verfügbarkeit ihrer Tische selbst fest und können die Anzahl der verfügbaren Tische in Echtzeit verfolgen. Sobald Gäste eine Reservierung über die Plattform vornehmen, erhält das Restaurant Informationen über Datum, Zeit, Anzahl der Gäste sowie deren Kontaktdaten. Auf diese Weise werden Überbuchungen vermieden und die Anzahl der Tische kann flexibel entsprechend der erwarteten Nachfrage angepasst werden. Durch Funktionen wie Wartelisten oder Last-Minute-Reservierungen kann die Auslastung zusätzlich maximiert werden.

Die Integration in Kalender und Benachrichtigungssysteme erleichtert dem Personal zudem die Verwaltung und Koordination von Reservierungen: Auf diese Weise behält das gesamte Team jederzeit alle Reservierungen im Blick. Unabhängig ob Küchen- oder Servicepersonal haben alle Mitarbeitenden einen einheitlichen Blick auf die Auslastungen und können ihre Kapazitäten besser planen. Änderungen lassen sich schnell und einfach vornehmen, ohne dass die Übersichtlichkeit leidet.

Controlling, Reportings und Analysen

Ein weiterer Vorteil von Online-Reservierungssystemen ist, dass sie nahtlos mit weiteren Systemen wie einem POS-System, Warenwirtschaftssystem, einer Preiskalkulationssoftware oder einer Software für die Personalplanung integriert werden kann, um einen ganzheitlichen Ansatz für das Restaurantmanagement zu bieten. Durch die Integration dieser Systeme können Restaurants den Lagerbestand verfolgen, Bestellungen effizienter verwalten und die Preiskalkulation der Menüs entsprechend der Nachfrage und Verfügbarkeit anpassen. Dieses Vorgehen ermöglicht eine präzisere Kontrolle der Kosten, reduziert die Lebensmittelverschwendung in der Gastronomie und verbessert insgesamt die Rentabilität eines Gastronomiebetriebes.

Die Personalplanung spielt eine entscheidende Rolle für die Servicequalität und die Wirtschaftlichkeit eines Restaurants. Auch hier hilft ein Reservierungssystem, den Personaleinsatz möglichst effizient zu planen. Auf Basis der Reservierungsdaten können Restaurants präzise Vorhersagen über die erwartete Auslastung in bestimmten Zeiträumen treffen und auf dieser Grundlage die benötigten Arbeitskräfte effektiv einsetzen. Restaurantmanager:innen sind in der Lage, den Personalplan flexibel an die Auslastung anzupassen. Auf diese Weise wird Überbesetzung vermieden und sichergestellt, dass genügend Personal verfügbar ist, um den Servicequalitätsstandards gerecht zu werden. 

Die Optimierung des Personalplans ist nicht nur wirtschaftlich, sondern auch im Hinblick der Mitarbeiterzufriedenheit wichtig: Überbelastung durch Überstunden oder zu wenig Personal wird vermieden. Das Gleiche gilt für Unterbelastung: Statt sich bei geringer Auslastung auf der Arbeit zu langweilen, genießen Mitarbeitende einen freien Tag und erscheinen erholt und zufrieden zur nächsten Schicht. Denn jeder Verantwortliche in der Branche weiß: Zufriedene Mitarbeitende sind bei dem herrschenden Personalmangel in der Gastronomie Gold wert.

Bestmögliche Kundenbindung

Je besser ein Restaurant seine Gäste kennt, desto genauer kann es sein Angebot auf ihre Bedürfnisse und Vorlieben abstimmen. Unterstützt werden sie dabei von den Informationen, die die Online-Reservierungssoftware über die Gäste sammelt und verwaltet. 

Kundendaten wie Namen und Kontaktinformationen können entsprechend um die Vorlieben, Besonderheiten oder frühere Besuche der Gäste erweitert und für die Kundenbindung genutzt werden. So können Restaurants ihren Gästen einen personalisierten Service bieten - etwa den bevorzugten Tisch reservieren oder Gerichte empfehlen, die den Vorlieben des Gastes entsprechen. Oder das Servicepersonal überrascht Gäste an ihrem Geburtstag mit einer kulinarischen Köstlichkeit auf Kosten des Hauses.

Damit es auch schmeckt, wird im System vermerkt, was ein Gast gerne isst oder trinkt. Wichtig im Hinblick auf die Allergenkennzeichnung auf der Speisekarte, die verhindern soll, dass Gäste einen allergischen Schock erleiden, kann hier zudem vermerkt werden, wenn ein Gast gegen bestimmte Nahrungsmittel allergisch ist. So steigern Restaurants die Zufriedenheit Ihrer Gäste und machen Sie zu Stammgästen, die sich gut aufgehoben fühlen und immer wieder gerne reservieren.

Feedback und Bewertungen

Bleiben wir noch kurz bei zufriedenen Gästen. Viele Reservierungssysteme bieten die Möglichkeit, Feedback von Gästen einzuholen und Bewertungen zu sammeln. Diese Rückmeldungen sind äußerst wertvoll, um die Kundenzufriedenheit zu messen, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungen vorzunehmen. Gäste fühlen sich gehört und geschätzt, wenn ihre Meinungen ernst genommen werden, und sind dann eher geneigt, einem Restaurant treu zu bleiben.

Treue Gäste hinterlassen zudem positive Bewertungen und empfehlen ein Restaurant auch im Familien-, Freundes- oder Bekanntenkreis weiter. Damit sorgt das Online-Reservierungssystem indirekt auch für neue Gäste und stellt eine gute Möglichkeit dar, die Bekanntheit eines Restaurants zu steigern.

Marketing-Unterstützung

Was haben Reservierungssysteme mit Marketing zu tun? Ganz einfach: Reservierungssysteme liefern detaillierte Analysen und Berichte über Buchungstrends, Auslastungsmuster und Umsatzleistung. Diese Informationen können Restaurants dabei helfen, ihre Marketingstrategien zu optimieren. Sie liefern Einblicke in das Verhalten der Gäste und die Wirksamkeit der Werbemaßnahmen, wodurch sie eine höhere Sichtbarkeit und Reichweite sowie eine personalisierte Kommunikation möglich machen. 

Online-Sichtbarkeit und Reichweite

Restaurants, die ein Reservierungssystem nutzen, werden auf verschiedenen Plattformen und in Suchmaschinen gelistet. Dadurch erhöhen sie ihre Online-Präsenz und können von potenziellen Gästen leichter gefunden werden, was zu einer höheren Reichweite und mehr Buchungen führt. 

Personalisierte Kommunikation

Die Buchungshistorie und Präferenzen der Gäste sind wertvolle Daten, die Restaurants nutzen können, um basierend auf diesen Informationen personalisierte Marketingkampagnen durchzuführen, Geburtstagsangebote erstellen oder spezielle Empfehlungen aussprechen, um die Kundenbindung zu stärken.

Bewertungen sammeln

Viele Reservierungssysteme bieten die Möglichkeit, Feedback von Kunden einzuholen und Bewertungen zu sammeln. Positive Bewertungen und Kommentare dienen als effektive Werbung und stärken das Vertrauen potenzieller Gäste. Konstruktives Feedback hilft Restaurants, ihre Dienstleistungen zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Gezielte Werbeaktionen

Sind noch viele Tische zu einer bestimmten Zeit frei, sorgen Restaurants mit gezielten Marketingmaßnahmen für mehr Auslastung – beispielsweise mit einem günstigen Mittagsangebot, einem ganz besonderen 4-Gänge-Menü oder anderen Aktionen. Der Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt. 

Veranstaltungen und Sonderangebote

Restaurants können über Reservierungssysteme nutzen, um ihre Gäste über Veranstaltungen, Sonderangebote oder spezielle Menüs zu informieren und sie dazu ermutigen, an einem Event teilzunehmen oder besondere Angebote zu nutzen. 

Treueprogramme oder Belohnungen

Einige Reservierungssysteme bieten integrierte Treueprogramme oder Belohnungen für wiederkehrende Gäste. Durch die Vergabe von Treuepunkten, exklusiven Angeboten oder Rabatten können Restaurants die Treue ihrer Stammkunden regelmäßig belohnen.

10 Online-Reservierungssysteme für die Gastronomie 

Der Markt an Online-Reservierungssystemen für Restaurants ist groß. Restaurantbesitzer:innen können sich zwischen Reservierungssoftware, die auf dem Rechner installiert wird, oder einer meist cloudbasierten Onlinelösung entscheiden. Welches System zu Ihnen und Ihrem Restaurant passt, hängt letztendlich von den jeweiligen Gegebenheiten – beispielsweise von der Größe Ihres Restaurants – und Ihren persönlichen Anforderungen an eine Tischreservierungssoftware ab. 

Für einen ersten Überblick haben wir von SumUp Ihnen eine kleine Auswahl zusammengestellt.

Aleno

Aleno ist der smarte Alleskönner, der Online-Reservierung, Planung und Marketing miteinander verbindet. Die Guest-Management-Plattform verfolgt einen integrativen Ansatz, der durch die Daten entlang der gesamten Guest Journey digital erfasst, zusammenführt und verwertet, um die Mitarbeitenden im Restaurant zu entlasten und Gästen nicht nur gutes Essen, sondern auch perfekten Service zu bieten. Das System lässt sich über eine offene Schnittstelle einfach mit weiteren Systemen wie Ihrer Gastrokasse verbinden. Preise gibt es je nach Umfang der Integrationen und Größe des Restaurantbetriebes auf Anfrage.

Central Planner

Eine ganz einfache Variante erhalten Sie mit der intelligenten Reservierungssoftware von Central Planner, mit der Sie Restaurant-Reservierungen schnell und einfach am Computer, Tablet oder über das Smartphone verwalten. Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, personen- und kundenbezogene Daten sowie Bemerkungen zu Ihren Gästen im Reservierungsbuch zu vermerken, die Sie nutzen können, um ganz individuell auf die Vorlieben Ihrer Gäste einzugehen.

Im Gratispaket „Starter“ ist die Anzahl der Reservierungen auf 50 begrenzt. Umfangreichere Funktionen und eine unbegrenzte Anzahl an Reservierungen bieten die kostenpflichtigen Pakete ab 19,90 € pro Monat. 

Dish

Dieses System bietet eine Vielzahl von Funktionen und Tools, um den Reservierungsprozess nahtlos zu gestalten und eine erstklassige Kundenerfahrung zu bieten. Über eine benutzerfreundliche, intuitive Buchungsoberfläche tragen Gäste das gewünschte Datum, die Uhrzeit und die Anzahl der Gäste ein und erhalten anschließend eine automatisierte Bestätigungs- und Erinnerungsnachricht, um No-Shows zu reduzieren.

Dish kann nahtlos in andere Systeme und Plattformen wie Kassensysteme am POS, Warenwirtschaftssysteme und Online-Marketingplattformen integriert werden. Dank umfangreicher Berichterstellungsfunktionen können Buchungstrends analysiert, Auslastungsmuster überwacht und Umsatzleistungen verfolgt werden, um wertvolle Einblicke zur Optimierung des Restaurantbetriebs und zur Entwicklung von Marketingstrategien zu erhalten. Zudem speichert Dish Kundeninformationen und Buchungshistorien, um ein effektives Kundenbeziehungsmanagement zu ermöglichen.

Als Starter gibt es Dish kostenlos. Die professionellen Lösungen mit erweitertem Funktionsumfang kosten pro Monat zwischen 44 und 79 €.

Fleksa

Als relativ neuer Akteur auf dem Markt bietet Fleksa Restaurantbetreiber:innen eine All-in-One-Lösung mit einer Vielzahl an Funktionen, die den Restaurantbetrieb vereinfachen. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, nahtloser Integration in andere Fleksa-Dienste und Anpassungsmöglichkeiten überzeugt Fleksa durch innovative Funktionen wie der „Ein-Klick-Buchung“ und flexible Preisoptionen.

Die Kosten für die Online-Tischreservierungskosten hängen von verschiedenen Faktoren wie der Größe und den Bedürfnissen eines Restaurants ab. Die maßgeschneiderten Preismodelle beginnen bei 99 €. Zudem wird eine Demoversion mit eingeschränkten Funktionen angeboten. 

Open Table

Open Table ist ein Anbieter von Online-Reservierungen, der Gästen Tischreservierungen in Echtzeit ermöglicht und Restaurants eine umfangreiche Lösung für Reservierungen und Gästemanagement anbietet. Die Plattform gilt als branchenführendes Tool für jede Art von Restaurant. Der Vorteil: Ihr Restaurant profitiert von der großen Reichweite des Gästenetzwerkes, über das nach eigenen Angaben jeden Monat über 31 Millionen Gäste ihren Tisch im Restaurant reservieren. 

Mit „Core“ sind die grundlegenden Funktionen ab 99 € pro Monat erhältlich, den größeren Funktionsumfang gibt es ab 199 € pro Monat mit „Pro“.

Seven Rooms

Der New Yorker Anbieter Seven Rooms bietet eine cloudbasierte Datenplattform, mit der Reservierungen für Restaurants, Bars, Hotels und andere Veranstaltungsorte entgegengenommen, Buchungen verwaltet und Gästeinformationen gesammelt werden können. Sie bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter Reservierungsmanagement, Gästedatenverwaltung, Tischzuweisung, Marketingautomatisierung und Analyse-Tools, die Restaurants dabei unterstützen, ihren Gästeservice zu optimieren, die Kundenerfahrung zu personalisieren und den Umsatz zu steigern. 

Eine kostenlose Version wird nicht angeboten. Preisinformationen erhalten Interessierte auf Anfrage.

Tablein

Das Tischverwaltungs- und Buchungssystem Tablein ist eine All-in-One-Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner Restaurants zugeschnitten ist. Tablein bietet verschiedene Preispläne an, die bei 17 € pro Monat beginnen. Für kleinere Restaurants, die im Monat maximal 200 Reservierungen verzeichnen, bietet sich der „Growth Plan“ für monatlich 97 € an. Größere Restaurants bewältigen ihren gesamten Online-Reservierungsbedarf mühelos mit dem „Success Plan“ für monatlich 157 €.

Teburio

Das Teburio Tischreservierungssystem macht Schluss mit Zettelwirtschaft und ständig klingelnden Telefonen und stellt die Bedürfnisse von Gastronomen in den Vordergrund. Sie können standort- und geräteunabhängig auf die Reservierungs- und Kundendaten zugreifen, Tischreservierungen ganz einfach in grafischen Übersichten wie einem Tischplan ganz einfach per Drag & Drop bearbeiten oder Ihre Kapazitäten über eine App eine vollautomatisch verwalten. Alles, was Sie dazu brauchen, sind ein moderner Browser und ein Internetzugang. Das System ist in vier unterschiedlichen Paketen ab 29 € pro Monat erhältlich. Es kann in die Website und Social-Media-Auftritte eingebunden werden und schickt automatisch eine Reservierungsbestätigung per E-Mail an Ihre Gäste.

Tock

Neben traditionellen Tischreservierungen bietet Tock auch die Möglichkeit, Tickets für spezielle Ereignisse, Verkostungsmenüs oder kulinarische Erlebnisse zu buchen. Kunden können aus verschiedenen Buchungsoptionen wählen, die von den Restaurants angeboten werden.

Besonders interessant ist das Vorauszahlungs- und Ticketing-System, bei dem Gäste im Voraus für ihre Reservierung bezahlen. Dies hilft Restaurants, No-Shows zu reduzieren und ihre Auslastung besser zu planen.

Preisinformationen erhalten Interessierte auf Anfrage.

Resmio

Die Reservierungssoftware von Resmio unterstützt Restaurants beim Reservierungsmanagement, Außer-Haus-Verkauf und Marketing. Unterschiedliche Widgets für die Online-Reservierung, Restaurant-Management, Außer-Haus-Bestellungen und Vermarktung werden auf Ihrer Restaurant-Website integriert und können individuell an das Branding Ihres Restaurants und Ihrer Website angepasst werden. Die Nutzung der Basis-Variante von Resmio ist grundsätzlich kostenlos. Die kostenpflichtigen Tarife umfassen weitere Leistungen rund um Reservierung- und Gästemanagement sowie Online-Marketing.

Wie finden Restaurants das passende Reservierungssystem?

Um das passende Reservierungssystem für Ihr Restaurant auszuwählen, identifizieren Sie zunächst die spezifischen Anforderungen und Ziele Ihres Restaurants in Bezug auf Reservierungen. Möchten Sie die Auslastung optimieren, No-Shows reduzieren, personalisierte Dienstleistungen anbieten oder die Effizienz Ihrer Betriebsabläufe verbessern? Anschließend können Sie sich an den folgenden Schritten orientieren:

• Erstellen Sie eine Liste der Funktionen und Tools, die Sie von Ihrem Reservierungssystem erwarten. Dies könnte die Buchungsoberfläche für Gäste, automatisierte Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten, flexible Tischverwaltung, Integrationen mit anderen Systemen und Analysefunktionen umfassen.

• Vergleichen Sie die verschiedenen Reservierungssysteme auf dem Markt im Hinblick auf ihre Funktionen, Preise und Kundenbewertungen. Berücksichtigen Sie sowohl bekannte Anbieter als auch neuere Akteure, da diese möglicherweise innovative Lösungen bieten.

• Überprüfen Sie, ob das Reservierungssystem nahtlos in andere Systeme und Plattformen in Ihrem Restaurant wie POS-Systeme – beispielsweise das Kassensystem Lite oder das Kassensystem Pro von SumUp –, Warenwirtschaftssysteme und Marketingplattformen integriert werden kann.

• Stellen Sie sicher, dass das System auch skalierbar ist und das Wachstum Ihres Restaurants unterstützt.

• Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, fordern Sie Demos und Testläufe der ausgewählten Reservierungssystemen an, um ihre Benutzeroberfläche, Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität zu testen. Fragen Sie auch nach Referenzen von anderen Restaurants, die das System bereits nutzen.

• Informieren Sie sich über die Kosten und Vertragsbedingungen des Reservierungssystems, einschließlich Einrichtungsgebühren, monatlichen Abonnements, Transaktionsgebühren und Vertragslaufzeiten.

• Stellen Sie sicher, dass das Unternehmen einen zuverlässigen Kundenservice bietet und Schulungen oder Ressourcen zur Verfügung stellt, um Ihr Team bei der Einführung und Nutzung des Systems zu unterstützen.

Auslastung optimieren, Gästeerlebnis verbessern, Umsatz steigern

Reservierungssysteme bieten eine Vielzahl von Funktionen, um das Reservierungs- und Gästemanagement zu optimieren, die Auslastung in Restaurants zu steigern und damit den Umsatz zu erhöhen. Gleichzeitig liefern sie wertvolle Daten für Controlling, Personalplanung und Marketing. Um die Vorteile der Reservierungssysteme für Ihr Restaurant zu nutzen, berücksichtigen Sie bei der Auswahl die spezifischen Anforderungen Ihres Betriebes. Vergleichen Sie verschiedene Anbieter und fordern Sie Demos oder Testläufe an, um die Systeme auf Herz und Nieren zu prüfen. Die Integration in andere Systeme, die Skalierbarkeit, die Kosten und der Kundensupport sind ebenfalls wichtige Kriterien bei der Entscheidungsfindung.