Der komplette Leitfaden zur Optimierung von Versandkosten sowie Logistik- und Lagerkosten für Unternehmer

Effizientes Kostenmanagement in den Bereichen Versand, Logistik und Lagerhaltung ist für Unternehmen jeder Größe entscheidend. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen kann die Optimierung dieser Kostenstrukturen nicht nur die Wettbewerbsfähigkeit erhöhen, sondern auch die Marge deutlich verbessern. In diesem Leitfaden erhalten Sie praktische Tipps, wie Sie Versandkosten senken, Lagerkosten berechnen und durch clevere Strategien Ihre Logistikkosten minimieren können. 

Was macht den Versand für Unternehmen so teuer? 

Sprechen wir über Versandkosten, muss klar sein, dass dieser Begriff unterschiedliche Faktoren umfasst, die die Höhe dieser Kosten beeinflussen. Dazu gehören in der Hauptsache

• Transportkosten

• Verpackungskosten

• Retourenmanagement

• Lagerhaltung und Fulfillment

• Personalkosten

Zu den Hauptursachen, die den Versand im E-Commerce oder anderen Geschäftsfeldern für Unternehmen so teuer machen,zählen insbesondere die Transportkosten. Versanddienstleister wie DHL, Hermes, DPD, UPS oder FedEx berechnen Gebühren, die vom Gewicht, der Größe, dem Zielort und der Liefergeschwindigkeit der Pakete abhängen. Steigende Kraftstoffpreise treiben diese Transportkosten zusätzlich in die Höhe, während internationale Sendungen durch Zölle, Steuern und längere Lieferwege noch teurer werden. Besonders teuer ist zudem die sogenannte Last-Mile-Delivery, also die Zustellung der Pakete an den Endkunden. Dieser letzte Abschnitt der Lieferung ist logistisch herausfordernd, da viele Stopps nötig sind, oft in Wohngebieten mit geringem Paketaufkommen pro Straße. 

Die wachsende Erwartung der Kundschaft nach schneller Lieferung, beispielsweise am nächsten Tag, macht Expressoptionen zudem deutlich teurer. Darüber hinaus können unvorhersehbare Faktoren wie Wetterbedingungen, Streiks oder geopolitische Ereignisse Lieferketten unterbrechen und Zusatzkosten verursachen. Auch Rückfragen von Kunden bei Problemen, etwa bei verlorenen Paketen, erhöhen den Aufwand.

Trotz dieser Kosten, die die Gewinnmargen schmälern, und weiteren zahlreichen Herausforderungen bieten Unternehmen häufig dennoch den kostenlosen Versand an, um wettbewerbsfähig zu bleiben. 

Auch die Verpackung spielt eine wesentliche Rolle, da Materialkosten für Kartons, Füllmaterial und Klebeband schnell ins Gewicht fallen. Insbesondere nachhaltige Verpackungslösungen oder individualisierte Markenverpackungen erhöhen diese Ausgaben nochmals.

Ein weiterer kostentreibender Faktor ist das Retourenmanagement. Im E-Commerce gehören kostenlose Retouren oft zum Service der Onlineshops. Dieser Service ist für die Unternehmen aber nicht nur mit zusätzlichen Versandkosten, sondern auch einem erheblichen Aufwand für die Bearbeitung und Wiederaufbereitung der zurückgesendeten Ware verbunden. 

Parallel dazu entstehen Kosten für die Lagerhaltung und das Fulfillment. Die Lagerung von Produkten, das Kommissionieren und Verpacken sind kostenintensive Prozesse, insbesondere wenn Unternehmen externe Fulfillment-Anbieter wie Amazon FBA nutzen, die ihre eigenen Gebühren erheben. 

Nicht zu vergessen die Personalkosten im eigenen Betrieb, da Mitarbeitende diese Prozesse verwalten und entsprechend bezahlt werden müssen. Zwar kann ein hoher Automatisierungsgrad langfristig die Kosten senken, jedoch sind die initialen Investitionen in entsprechende Technologien oft beträchtlich.

Versand-, Logistik- und Lagerkosten optimieren

Die hohen Versandkosten im Onlinehandel entstehen also durch eine komplexe Kombination aus logistischen Herausforderungen, Kundenanforderungen und betrieblichem Aufwand. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), denen nur geringe Kapitalreserven zur Verfügung stehen, kommen hier schnell an ihre Grenzen. Natürlich können Sie die Kosten für Versand, Lager und Logistik in ihrer Preiskalkulation berücksichtigen und auf den Verkaufspreis aufschlagen. Onlineshops, die diese Kosten an die Kundschaft weitergeben, müssen aber damit rechnen, dass diese sich nach einem günstigeren Anbieter umsehen.

Viele Unternehmen setzen daher auf Automatisierung, Partnerschaften und nachhaltige Logistiklösungen, um diese Kosten möglichst effizient zu senken. Im Folgenden möchten wir Ihnen ein paar Strategien vorstellen, mit denen Sie Ihre Ausgaben reduzieren können, ohne Ihre Kundschaft zu verlieren.

Versandkosten: Günstig Pakete versenden leicht gemacht

Starten wir zunächst mit der Wahl des richtigen Versanddienstleisters. Die Auswahl hat einen großen Einfluss auf Ihre Versandkosten. Es lohnt sich, die Angebote der verschiedenen Anbieter wie DHL, UPS, Hermes oder DPD sorgfältig zu vergleichen. Dabei sollten Sie nicht nur die Portokosten pro Paket betrachten, sondern auch Zusatzleistungen wie Tracking, Versicherung und die Zustelldauer sowie die Zuverlässigkeit in der Zustellung.

Hier ein Beispiel – angenommen, Sie verschicken 50 Pakete pro Monat:

·      Versanddienstleister A berechnet 5,00 € Versandkosten pro Paket: 50 × 5,00 € = 250 €/Monat

·      Versanddienstleister B bietet einen Mengenrabatt von 10 % ab 50 Paketen: 50 × 4,50 € = 225 €/Monat

Der Wechsel zu Versanddienstleister B spart Ihnen 25 € im Monat – 300 € pro Jahr. 

Vergleichbar mit den unterschiedlichen Zahlungsmethoden wie Girocards (ehemals EC Karte), Debit- oder Kreditkarten, Zahlungsdienstleister wie PayPal, Klarna, Apple oder Google Pay sowie Sofort- und Echtzeitüberweisung, setzen Sie auch bei der Wahl Ihrer Versanddienstleister auf mehrere Optionen. So können Ihre Kunden den Dienstleister ganz nach ihren persönlichen Vorlieben selbst aussuchen.

Cloudbasierte Versandlösungen

Statt sich auf einen oder wenige Versanddienstleister festzulegen, können Sie auch Online-Tools wie Sendcloud oder Shippo nutzen, um die Versandkosten pro Paket automatisiert zu optimieren. Diese Tools bündeln verschiedene Versanddienstleister auf einer Plattform, sodass Sie flexibel den besten Anbieter für Ihre Bedürfnisse auswählen können. Mithilfe einer Vergleichsfunktion für Versandtarife finden Sie immer den günstigsten oder schnellsten Dienstleister und können flexibel zwischen den Versanddienstleistern wechseln, ohne mehrere Plattformen verwenden zu müssen.

Gleichzeitig erleichtern die Tools Ihnen den administrativen Aufwand: Sie unterstützen bei der Erstellung von Versandetiketten, stellen Tracking-Links für Endkunden bereit, über die sie den Status ihrer Bestellung in Echtzeit verfolgen können, generieren Rücksendeetiketten für Retouren und liefern durch Reports und Analysen wertvolle Einblicke in Versanddaten wie Versandvolumen, Kosten pro Versanddienstleister oder Lieferzeiten.

Sendcloud ist stärker auf den europäischen Markt ausgerichtet und bietet zusätzliche Services wie Branded Tracking und ein integriertes Retourenportal an. Shippo fokussiert den US-amerikanischen Markt, mit guten Preisen und Zugang zu US-Carriern wie USPS, FedEx und UPS. Beide Tools lassen sich nahtlos in E-Commerce-Plattformen wie Shopify, WooCommerce, Magento oder Amazon integrieren. Bestellungen aus dem Shop werden automatisch in das Tool importiert, wodurch manuelle Eingaben entfallen.

Auf Paketdienstleister verzichten

Unter Umständen können Sie auch direkt mit Ihren Lieferanten verhandeln, eine direkte Zustellung der Artikel an Ihre Kundschaft vereinbaren und damit die Paketdienstleister umgehen. Eine andere Möglichkeit, die großen Paketdienstleister aus der Gleichung herauszunehmen und die Versandkosten zu reduzieren, besteht darin, einen lokalen Zustelldienst zu beauftragen. 

Alternativ können Sie Bestellungen auch selbst ausliefern. Onlineshops und stationären Einzelhandelsgeschäften, die einen regionalen Markt adressieren, bietet sich damit eine gute Möglichkeit, die Versandkosten zu senken. Sie können in Ihrer Versandrichtlinie eine maximale Entfernung für lokale Zustellung festlegen und damit das Liefergebiet eingrenzen.

Click and Collect

Die Abholung im Geschäft ist eine weitere gute Möglichkeit, um Versandkosten zu sparen. Mit Click and Collect hat sich eine praktische und zeitsparende Lösung im Handel und der Gastronomie etabliert, die die Vorzüge des Online-Shoppings mit dem traditionellen Einkaufserlebnis vor Ort verbindet und es Ihrer Kundschaft ermöglicht, Produkte bequem von zu Hause auszuwählen und sie dann zum gewünschten Zeitpunkt bei Ihnen abzuholen, statt lange auf DHL und Co. zu warten. Der Handel profitiert ebenfalls: Er spart nicht nur die Kosten für den Versand, sondern auch Verpackungsmaterial und Aufwand. Gleichzeitig bietet sich eine gute Gelegenheit, persönlich mit Ihrer Kundschaft in Kontakt zu kommen. Möglicherweise findet diese bei der Abholung sogar noch weitere Produkte, die sie direkt mitnehmen und damit Ihren Umsatz steigern.

Artikel effizienter verpacken

Eine weitere gute Möglichkeit, Versandkosten zu optimieren, ist, an der Verpackung zu sparen. Ein wesentlicher Kostenfaktor ist hier das Gewicht. Auf das Gewicht Ihrer Ware haben Sie kaum Einfluss, aber es gibt durchaus Möglichkeiten, sie effizienter und kostengünstiger zu verpacken. 

·      Verwenden Sie Wellpappkarton: Schachteln aus Wellpappe sind stärker und leichter als Standardkarton. Sie weisen zwischen der inneren und der äußeren Schicht luftgefüllte Räume auf. 

·      Verwenden Sie leichtes Verpackungsmaterial: Sie sollten Ihre Artikel immer gut verpacken. Das heißt aber nicht, dass Sie dafür schweres Material benutzen müssen. Luftpolsterfolie, Luftkissen und leichteres Papier sind gute Optionen. Selbst gebrauchte Kartons lassen sich mit einem Gerät zu Füllmaterial wiederverwerten.

·      Entwerfen Sie spezielle Versandverpackung: Selbst wenn Ihr Artikel eine komplexe Form hat, brauchen Sie umso weniger Material, je genauer die Verpackung der Form angepasst ist.

Neben dem Gewicht beeinflusst auch die Wahl der passenden Verpackung die Kosten. Statt Geld für zusätzliches Füllmaterial auszugeben, weil der Karton zu groß für die Ware ist, wählen Sie größenspezifische Verpackungen, um die Portokosten pro Paket zu minimieren. Verwenden Sie kleinere Kartons, Versandtaschen oder gepolsterte Kuverts. Auf diese Weise sparen Sie sich unnötige Mehrkosten, ohne zu riskieren, dass die Ware auf dem Versandweg beschädigt wird. 

Internationaler Versand: Möglichkeiten und Risiken

Beim internationalen Versand fallen neben Versandkosten oft auch Zollgebühren und Steuern an. Um hier Kosten zu sparen, können Sie spezielle Tarife nutzen, wie sie von internationalen Dienstleistern oder Fulfillment-Centern angeboten werden. Auch Lieferungen aus grenznahen Lagerstandorten können helfen, die Kosten zu senken.

Versandkostenpauschale

Versandbestimmungen und -preise ändern sich ständig. Selbst wenn Sie alles tun, um die Kosten bei der Verpackung zu reduzieren, ist es oft nicht leicht. Aus diesem Grund sind viele Geschäfte zu Pauschalversandpreisen übergegangen, um ihre Kosten zu senken. 

Pauschalversandpreise gelten unabhängig von Gewicht, Größe oder Form des Artikels und bleiben stets unverändert. Oft ist es günstiger, einen Pauschalpreis zu zahlen, dies ist jedoch nicht der einzige Vorteil. Der Umstand, dass der Preis stets gleich bleibt, vereinfacht Ihnen auch die Kostenkalkulation. Sie können mit Fixkosten rechnen, statt mit variablen Ausgaben rechnen zu müssen. Möglicherweise wird auch Ihre Kundschaft diese klare Preisstrategie zu schätzen wissen.

Lagerkosten berechnen und senken

Kommen wir zum nächsten großen Kostenblock im Versandhandel: den Lagerkosten. Diese setzen sich aus mehreren Komponenten zusammen, die Sie bei der Berechnung berücksichtigen müssen. Hierzu zählen im Wesentlichen:

·      Raumkosten: Miete und Nebenkosten, Abschreibung der Immobilie bei Eigentum

·      Personalkosten: Löhne der Mitarbeitenden im Lager

·      Kapitalbindungskosten: Kosten, die durch das gebundene Kapital in unverkauften Waren entstehen

·      Verwaltungskosten: Software, Organisation

Berechnung der Lagerkosten: ein Beispiel

Die exakte Berechnung dieser Kosten ist entscheidend, um den Lagerbetrieb effizient zu gestalten. Wie das geht, möchten wir Ihnen anhand einer Beispielrechnung zeigen:

Angenommen, Ihr Lager umfasst eine Fläche von 100 m² und Sie zahlen eine Miete von 5 €/m².

·      Raumkosten: 100 m² × 5 € = 500 €/Monat

·      Personalkosten: 2 Mitarbeitende im Lager à 2.000 € = 4.000 €/Monat

·      Verwaltungskosten: Software und sonstige Verwaltung = 500 €/Monat

·      Kapitalbindungskosten: Warenvorrat im Wert von 100.000 € mit 5 % Zinsen = 5.000 €/Jahr (416 €/Monat)

Damit betragen die gesamten Lagerkosten 5.416 € im Monat.

Die Berechnung der Lagerkosten zeigt oft Einsparpotenziale. Beispielsweise können Sie Ihren Warenvorrat reduzieren, um die Kapitalbindungskosten zu senken. Eine gute Strategie ist hier das Just-in-Time-Bestandsmanagement (JIT), das darauf abzielt, Lagerbestände auf ein Minimum zu reduzieren. Das Konzept basiert darauf, Materialien, Komponenten oder Produkte genau dann zu liefern oder herzustellen, wenn sie benötigt werden – nicht früher und nicht später. Ziel ist es, auf diese Weise Kosten für Lagerhaltung, Überproduktion und Verschwendung – beispielsweise von Lebensmitteln – zu minimieren – beispielsweise mit einem Warenwirtschaftssystem (WWS), einer Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre gesamte Warenwirtschaft zu organisieren und zu kontrollieren.

Zusätzlich kann eine effiziente Raumnutzung Kosten sparen. Indem Sie beispielsweise in Hochregallager oder Lagermöbel investieren, können Sie den Platz effizienter nutzen, kommen möglicherweise mit weniger Fläche aus und können die Kosten für den benötigten Palettenstellplatz senken. 

Outsourcing: Dropshipping und Fulfillment

Abhängig vom vorhandenen Kapital, Ihrer Risikoaffinität und der gewünschten Kontrolle über Ihr Geschäft bieten sich mit Dropshipping und Fulfillment zwei unterschiedliche Strategien an, um Lagerkosten zu sparen. Der Hauptunterschied der beiden Strategien liegt in der Art und Weise, wie die Lagerung, Verpackung und der Versand von Produkten organisiert werden. 

Dropshipping

Beim Dropshipping besitzen Verkaufende keinen physischen Lagerbestand. Die Produkte werden direkt vom Lieferbetrieb oder Hersteller an den Kunden verschickt. Sie bieten Ihre Produkte online an. Sobald ein Kunde eine Bestellung aufgibt, leiten Sie diese an den Lieferbetrieb oder Hersteller weiter, der das Produkt direkt an Ihren Kunden versendet.

Vorteile

·      Geringe Anfangsinvestitionen (kein Lager notwendig).

·      Weniger Risiko, da kein unverkaufter Bestand bleibt.

·      Flexibilität, eine Vielzahl von Produkten anzubieten.

Nachteile

·      Wenig Kontrolle über die Qualität und den Versandprozess.

·      Abhängigkeit von den Lieferanten.

·      Engere Gewinnmargen, da der Lieferant einen großen Teil des Umsatzes einbehält.

Fulfillment

Beim Fulfillment lagert der Handel den eigenen Warenbestand in einem Lager eines Fulfillment-Dienstleisters (z. B. Amazon FBA, DHL Fulfillment oder andere spezialisierte Anbieter) aus. Sie kaufen die Produkte vorab, lassen sie an das Fulfillment-Center liefern und lagern sie dort. Wenn eine Bestellung bei Ihnen eingeht, übernimmt der Fulfillment-Anbieter die Verpackung und den Versand an Ihren Kunden.

Vorteile

·      Professionelle Logistik (schnelle Lieferzeiten, optimierte Prozesse).

·      Kontrolle über die Qualität des Warenbestands.

·      Bessere Gewinnmargen, wenn die Lagerkosten gut kalkuliert sind.

Nachteile

·      Höhere Anfangskosten (Waren müssen vorab gekauft und eingelagert werden).

·      Risiko von Lagerkosten bei unverkäuflichem Bestand.

·      Komplexität bei der Bestandsverwaltung.

 Die Hauptunterschiede in Kürze

Logistikkosten: Minimieren Sie Ihre Gesamtausgaben

Nach Versand und Lager sind Onlineshops mit Logistikkosten konfrontiert. Diese Ausgaben umfassen alle Kosten, die durch die Bewegung und Lagerung von Waren entstehen. Dazu zählen also auch die schon genannten Transportkosten für den Versand von Waren, die Lagerkosten sowie Verwaltungskosten (Planung, IT-Systeme, Management). Um diese Kosten zu reduzieren, haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten.

Logistikkosten minimieren durch Digitalisierung

Durch den Einsatz eines modernen Warehouse Management System (WMS) können Sie die Abläufe in Ihrem Lager optimieren, um unnötige Kosten zu vermeiden. Die Integration von Tools zur Versandabwicklung wie Sendcloud oder Shippo kann zusätzlich helfen, Prozesse zu automatisieren.

Logistikkosten senken durch Outsourcing

Das Outsourcing von Lagerhaltung und Versand an Fulfillment-Dienstleister wie Amazon FBA oder Drittanbieter wie Logistikzentren kann langfristig Kosten sparen. Prüfen Sie, ob Ihre Eigenleistungen teurer sind als die Angebote externer Partner.

Nachhaltigkeit stärkt das Image

Investieren Sie in nachhaltige Logistik: Weniger Verpackungsmaterial und energieeffiziente Lagertechnologien können langfristig Kosten sparen und gleichzeitig das Markenimage verbessern.

Fazit: So optimieren Sie Ihre Versand-, Logistik- und Lagerkosten

Durch eine Kombination aus effizientem Management, der Nutzung digitaler Tools und strategischer Planung können Sie Ihre Kosten in den Bereichen Versand, Logistik und Lagerhaltung erheblich reduzieren. Nutzen Sie die in diesem Leitfaden vorgestellten Tipps, um Ihre Versandkosten zu optimieren, Lagerkosten zu berechnen und Ausgaben in der Logistik zu senken.

Mit einer klaren Kostenübersicht und strategischen Entscheidungen schaffen Sie nicht nur Einsparpotenziale, sondern verbessern gleichzeitig die Effizienz Ihrer gesamten Lieferkette. Für Unternehmer:innen im E-Commerce und stationären Handel ist dies der Schlüssel zu langfristigem Erfolg in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Markt.