Warenfluss im Blick: Warenwirtschaftssysteme in der Gastronomie und im Einzelhandel

In Branchen wie der Gastronomie und dem Einzelhandel, in denen eine Vielzahl von Produkten, Bestellungen, Lieferungen und Kundenanfragen täglich verwaltet werden müssen, sind effiziente Prozesse und präzise Steuerung von Ressourcen entscheidend für den Geschäftserfolg. Hier kommen Warenwirtschaftssysteme zum Einsatz, um den Arbeitsablauf zu optimieren und den Unternehmen zu helfen, ihre Ressourcen effektiv zu nutzen.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Die Warenwirtschaft (WaWi) bzw. ein Warenwirtschaftssystem (WWS) ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre gesamte Warenwirtschaft zu organisieren und zu kontrollieren. Es wird häufig in Branchen wie der Gastronomie oder im Einzelhandel, in denen umfangreiche Waren- und Materialbewegungen zum Tagesgeschäft gehören, eingesetzt. Die Software registriert die Lagerbestände sowie Warenzugänge und Warenabgänge.

Auf diese Weise werden Bestände, Bestellungen, Lieferungen, Verkäufe und vieles mehr effizient verwaltet. Gleichzeitig trägt die Implementierung eines Warenwirtschaftssystems dazu bei, Geschäftsprozesse zu automatisieren, Fehler zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und sich stärker auf kundenorientierte Aktivitäten zu konzentrieren.

Ziel ist es, mithilfe eines Warenwirtschaftssystems alle Waren und Materialien, die benötigt werden, in der erforderlichen Menge, am richtigen Ort und zu möglichst geringen Kosten zur Verfügung zu stellen. In diesem Zusammenhang stellen die Organisation des Warenein- und ausgangs, die Steuerung des Warenvertriebs und -versands sowie die Verwaltung und Steuerung von Lagerbeständen wesentliche Aufgaben dar. Darüber hinaus binden sie neben der Warenverwaltung auch die Kunden- und Lieferunternehmenverwaltung sowie die Rechnungsstellung mit ein.

Welche Daten sind im WWS enthalten?

Warenwirtschaftssysteme speichern Stamm- und Bewegungsdaten aus den Bereichen Einkauf und Wareneingang, Verkauf und Warenausgang sowie der Lagerhaltung. Zu den Stammdaten zählen beispielsweise Informationen über Lieferunternehmen, Kunden oder Einkaufs- und Verkaufspreise sowie mögliche Rabattstaffeln. Zu den Bewegungsdaten, die das WWS verarbeitet, zählen beispielsweise Angebote, Bestellungen, Mengen, Informationen zum Kaufverhalten, Lagerbestände, Zu- und Abgänge, Reklamationen oder Retouren.

Offene, geschlossene und integrierte Warenwirtschaftssystem

Warenwirtschaftssysteme umfassen je nach Anbieter unterschiedliche Module.

• Einkauf und Wareneingang (Angebotsverwaltung, Bestellungen, Disposition und Reklamation, Warenanlieferung, Warenannahme, Warenkontrolle und Rechnungsprüfung)

• Verkauf und Warenausgang (Vertriebsplanung, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Retouren, Vertriebskanälen, Kommissionierung, Warenausgang, Versand- und Logistik-Abwicklung)

• Lagerverwaltung (Warenauszeichnung, Bestandsführung, Lagerverwaltung und Inventurabwicklung).

Je nachdem, welche Module enthalten sind, spricht man von einem offenen, einem geschlossenen oder einem integrierten Warenwirtschaftssystem.

Über die Basismodule hinaus können je nach Softwarelösung zusätzlich sinnvolle Erweiterungen beispielsweise für die Finanzbuchhaltung, Shop- oder Kassensysteme, Onlinebanking oder Zahlungsdienstleister in das WWS integriert werden.

Welche Vorteile bietet der Einsatz von Warenwirtschaftssystemen?

Warenwirtschaftssysteme tragen dazu bei, die betriebliche Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen in dynamischen Märkten wie der Gastronomie oder dem Einzelhandel zu stärken. Dabei verschaffen Sie Betrieben einige zahlreiche Vorteile:

• Effizientes Bestandsmanagement: Ein WWS ermöglicht eine präzise Überwachung des Lagerbestands in Echtzeit. Dies hilft, Überbestände oder Engpässe zu vermeiden. Ist der Bestand niedrig, können Bestellungen zudem automatisch generiert werden.

• Optimierung von Bestellprozessen: Durch die Analyse von Verkaufsdaten und die Prognose von Nachfrage ermöglichen WWS eine effizientere Bestellabwicklung. Dies reduziert Lagerkosten und verbessert die Effizienz der Lieferketten.

• Kostentransparenz: Warenwirtschaftssysteme bieten detaillierte Einblicke in Kostenstrukturen, einschließlich Einkaufspreise, Lager- und Logistikkosten. Dies ermöglicht eine genaue Kalkulation von Preisen und trägt zur Maximierung der Rentabilität bei.

• Zeitersparnis und Automatisierung: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben, wie der Bestellabwicklung und der Verfolgung von Lagerbewegungen, können Mitarbeitende ihre Zeit effizienter nutzen und sich auf kundenorientierte Aufgaben konzentrieren.

• Fehlervermeidung: Die manuelle Verwaltung von Beständen und Bestellprozessen birgt das Risiko von Fehlern. WWS minimieren diese Fehlerquellen, indem sie automatisierte Prozesse implementieren und genaue Daten liefern.

• Verbesserte Kundenbeziehungen: Durch die Integration von CRM-Funktionen ermöglichen Warenwirtschaftssysteme detaillierte Analysen von Kundenpräferenzen und -verhalten. Dies ermöglicht personalisierte Angebote und trägt zur Steigerung der Kundenzufriedenheit und -bindung bei.

• Bessere Planung und Kontrolle: Mit den Berichts- und Analysefunktionen eines WWS erhalten Betriebe einen umfassenden Überblick über ihre Leistungskennzahlen. Dies erleichtert die strategische Planung und Entscheidungsfindung.

• Flexibilität und Skalierbarkeit: Warenwirtschaftssysteme sind oft flexibel und können an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden. Sie sind auch skalierbar, sodass sie mit dem Wachstum des Unternehmens mitwachsen können.

• Compliance und Dokumentation: In einigen Branchen wie der Lebensmittelindustrie sind strenge Vorschriften zu beachten. Warenwirtschaftssysteme erleichtern die Einhaltung dieser Vorschriften, indem sie die erforderliche Dokumentation und Rückverfolgbarkeit ermöglichen.

Wettbewerbsvorteil: Gastronomiebetriebe und Einzelhandelsunternehmen, die effektive WWS einsetzen, sind in der Lage, ihre Betriebsprozesse zu optimieren und sich somit einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Die Möglichkeit, Ressourcen effizient zu nutzen, trägt dazu bei, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Das richtige Warenwirtschaftssystem finden

Die Auswahl eines geeigneten Warenwirtschaftssystems (WWS) ist entscheidend für den reibungslosen Betrieb von Gastronomiebetrieben und Einzelhandelsgeschäften. Damit ein Warenwirtschaftssystem optimal zu den spezifischen Anforderungen passt und einen positiven Beitrag zur Effizienz und Rentabilität des Betriebes leistet, ist eine gründliche Analyse der individuellen Anforderungen an das WWS erforderlich.

Grundsätzlich besteht die Wahl zwischen einer Standardsoftware, einer Branchensoftware oder einer Individuallösung, die sich allerdings meist nur für besonders große und spezialisierte Betriebe lohnt. Unabhängig davon sollten Betriebe bei der Wahl ihres WWS die folgenden Aspekte beachten.

Gibt es branchenspezifische Anforderungen?

Jede Branche hat ihre eigenen spezifischen Anforderungen. In der Gastronomie geht es beispielsweise darum, günstig einzukaufen und den Lagerbestand besonders frisch zu halten. Überbestände verderben schnell und stellen damit finanzielle Verluste dar. Im Einzelhandel geht es neben günstigen Einkaufspreisen immer auch darum, den Bestand so zu halten, dass Waren jederzeit umgehend geliefert werden können. Ein geeignetes WWS sollte daher Funktionen und Module bieten, die den speziellen Bedürfnissen von Gastronomie oder Einzelhandel gerecht werden.

Wie anpassungsfähig ist ein WWS?

Jedes Unternehmen in der Gastronomie und dem Einzelhandel hat individuelle Anforderungen. Ein flexibles WWS ermöglicht es, die Software an spezifische Geschäftsprozesse anzupassen und individuelle Anpassungen vorzunehmen, ohne die Stabilität des Systems zu gefährden.

Integration mit anderen Systemen

Zudem sollte das WWS problemlos in andere geschäftskritische Systeme wie einer Buchhaltungssoftware, CRM-Systemen oder Kassensystemen integrierbar sein. Eine gute Integration verhindert Dateninkonsistenzen und ermöglicht einen reibungslosen Informationsaustausch zwischen verschiedenen Systemen und Bereichen.

Ist die Datensicherheit gewährleistet?

Daten, insbesondere Kunden- und Transaktionsdaten, müssen sicher geschützt werden. Das WWS sollte daher über angemessene Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen verfügen, um Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Skalierbarkeit: Das WWS wächst mit

Die Geschäftsanforderungen ändern sich mit der Zeit. Ein WWS sollte daher skalierbar sein und mit dem Unternehmen wachsen können. Dies ist besonders wichtig, wenn das Unternehmen expandiert oder sich die Geschäftsstrukturen ändern. Ist beispielsweise geplant, weitere Standorte zu eröffnen, Waren zusätzlich über einen Onlineshop anzubieten oder einen Restaurantbetrieb mit einem Lieferdienst zu erweitern, sind entsprechende Erweiterungen des Systems erforderlich.

Benutzerfreundlichkeit, Support und Schulung

Die Benutzerfreundlichkeit des Systems ist entscheidend, um einen effizienten Arbeitsablauf zu gewährleisten. Ein intuitives und benutzerfreundliches Interface erleichtert die Einarbeitung der Mitarbeitenden und minimiert Schulungsaufwände. Darüber hinaus sind zuverlässiger Kundensupport und Schulungsmöglichkeiten wichtig, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitende das System effektiv nutzen können und bei Problemen schnelle Hilfe erhalten.

Gibt es mobile Zugriffsmöglichkeiten?

In der Gastronomie und im Einzelhandel ist Mobilität oft von großer Bedeutung. Ein WWS mit mobilen Zugriffsmöglichkeiten ermöglicht es Manager:innen und Mitarbeitenden, auch von unterwegs auf wichtige Informationen zuzugreifen und Geschäftsprozesse zu überwachen.

Welche Kosten fallen für das WWS an?

Die Kosten für die Anschaffung, Implementierung und Wartung des WWS müssen in einem angemessenen Verhältnis zu den erwarteten Vorteilen stehen. Eine transparente Preisstruktur und klare Lizenzmodelle sind wichtig, um unerwartete Kosten zu vermeiden.

Wie unterstützt SumUp Unternehmen in der Warenwirtschaft?

SumUp bietet eine Reihe von Zahlungslösungen an, die sich für Gastronomiebetriebe und Einzelhändler eignen. Mit mobilen Kartenterminals, die mit Smartphones oder Tablets verbunden werden, können sie beispielsweise Kartenzahlungen direkt am Tisch oder an jedem beliebigen Ort im Laden annehmen. Darüber hinaus bietet SumUp auch Online-Zahlungslösungen, mit denen Handel und Gastronomie Zahlungen auch online beispielsweise über einen individuellen Zahlungslink, eine Websiteintegration oder Rechnungen annehmen können.

Gleichzeitig bietet SumUp E-Commerce-Lösungen für den Online-Verkauf von Produkten und Dienstleistungen. Dies kann die Integration von Zahlungsbuttons auf Websites oder die Verwendung von SumUp APIs für benutzerdefinierte Integrationen umfassen. Über diese Schnittstellen können Gastronomiebetriebe und Einzelhändler ihre SumUp Kassenlösungen beispielsweise mit einem Warenwirtschaftssystem verbinden. Wer ein SumUp Kartenterminal oder das SumUp Kassensystem Lite benutzt, kann seine Warenbestände alternativ auch über die SumUp App oder ihr SumUp Profil verwalten. Um dieses Feature nutzen zu können, müssen Sie lediglich mit wenigen Schritten die Bestandsverwaltung aktivieren. Schließen Sie nun einen Verkauf ab, wird der Lagerbestand des jeweiligen Artikels automatisch aktualisiert. Sobald der Bestand den Wert Null erreicht, wird der Artikel als „ausverkauft“ angezeigt. Wer mit dem SumUp Kassensystem Pro eine komplette Kassenlösung nutzt, kann ebenfalls die Bestandsverwaltung aktivieren. Darüber hinaus stehen viele weitere nützliche Funktionen zur Verfügung, die Sie dabei unterstützen, Ihr Geschäft von einem einzigen Gerät aus zu verwalten.

Effiziente Betriebsführung durch Warenwirtschaftssysteme

Warenwirtschaftssysteme spielen eine entscheidende Rolle in der Optimierung von Betriebsprozessen in der Gastronomie und im Einzelhandel. Durch die präzise Verwaltung von Beständen, Bestellprozessen, Kosten und Personalressourcen tragen diese Systeme dazu bei, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen zu stärken. In einer Zeit, in der Ressourcenmanagement entscheidend ist, sind Warenwirtschaftssysteme zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden, um den Erfolg in diesen Branchen nachhaltig zu sichern.