Erstellung eines Dienstplans für die Gastronomie: Tipps und Tools für erfolgreiche Planung

Vorausschauende Planung ist in einer Branche wie der Gastronomie von entscheidender Bedeutung. Das gilt insbesondere für die Personalplanung. In erster Linie muss sich Ihr Dienstplan natürlich am Gast orientieren. Auch in Stoßzeiten dürfen Schnelligkeit und guter Service nicht aufgrund von Personalmangel leiden. Die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden dürfen bei der Erstellung des Dienstplans aber auch nicht zu kurz kommen: Denn nur ausgeruhte und zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verschaffen Ihren Gästen das perfekte Restauranterlebnis. Wir zeigen Ihnen, was Sie bei der Erstellung eines Dienstplans in der Gastronomie beachten müssen, wie Sie die Bedürfnisse Ihres Teams und Ihrer Gäste bei der Planung am besten berücksichtigen und wie Sie eine geeignete Software finden, die Sie bei der Dienstplanerstellung unterstützt.

Wie organisieren Sie die Planung Ihres Teams?

Die Erstellung eines gut funktionierenden Dienstplans in der Gastronomie ist mit erheblichem Aufwand verbunden. Er muss gut durchdacht sein, zahlreiche Faktoren und Kennzahlen berücksichtigen und regelmäßig an den Personalbedarf angepasst werden.Dieser Planungsaufwand zahlt sich allerdings aus: Je mehr Sorgfalt Sie in die Erstellung eines gut durchdachten Dienstplans stecken, desto höhere Umsätze erzielen Sie.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die anfallenden Aufgaben

Ihr Dienstplan muss alle Aufgaben berücksichtigen, die in der Gastronomie anfallen. Dazu gehören nicht nur die Servicekräfte, die direkten Kontakt mit den Gästen haben, sondern auch um die Kolleginnen und Kollegen, die hinter den Kulissen für einen reibungslosen Ablauf sorgen. Hierzu zählen Restaurantmanager:innen, Barpersonal, Köchinnen und Köche, Küchenhilfen, Tellerwäscher:innen sowie Mitarbeitende im Lieferservice oder im Büro.

Verschaffen Sie sich einen Überblick die Qualifikationen Ihrer Mitarbeitenden

Klar ist: Um wirtschaftlich zu arbeiten, einen perfekten Service zu bieten und die Gäste zufrieden zu stellen, müssen die anfallenden Aufgaben professionell erledigt werden. Verschaffen Sie sich daher einen Überblick über die Qualifikationen Ihrer Mitarbeitenden, um sie entsprechend dort einzusetzen, wo sie den Betrieb am besten unterstützen. Hier können Sie zudem bei der Planung die Wünsche und Vorlieben Ihrer Teammitglieder berücksichtigen. Auf diese Weise stellen Sie nicht nur die Qualität der Arbeit, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und damit auch die Servicequalität und die Zufriedenheit der Gäste sicher.

Verschaffen sie sich einen Überblick über die relevanten Kennzahlen

Wenn Sie die Aufgaben entsprechend den vorhandenen Qualifikationen optimal verteilt haben, können Sie mit der Ermittlung der Kennzahlen fortfahren, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Personalressourcen optimal einsetzen.Um einen Dienstplan zu erstellen, der einen reibungslosen Betriebsablauf garantiert, finanzielle Leistungsfähigkeit und guten Service sicherstellt sowie für zufriedene Gäste und Mitarbeitende sorgt, betrachten Sie die personalbezogenen Kennzahlen. Hierzu zählen die Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz und der Umsatz pro Mitarbeiter.

Betrachtet man die personalbezogenen Kennzahlen, so wird schnell deutlich, dass die Personalplanung einen entscheidenden Einfluss auf den Umsatz und damit auf den wirtschaftlichen Erfolg eines Gastronomiebetriebes hat. 

Um Ihren Personalbedarf zu ermitteln, prüfenSie innerhalb Ihrer Öffnungszeiten

• zu welcher Tageszeit Sie durchschnittlich die meisten Kassenvorgänge verzeichnen,

• wie viele Kassenvorgänge Sie durchschnittlich pro Service-Kraft und Stunde verzeichnen und

• wie hoch der durchschnittliche Umsatz pro Service-Kraft ausfällt.

Gleichzeitig können Sie diese Betrachtung nutzen, um Ihr Personal so einzusetzen, dass Sie den größtmöglichen Gewinn erzielen. Mitarbeitende, die im Durchschnitt mehr Bestellungen abarbeiten und für höhere Umsätze sorgen, setzen Sie bei der Dienstplangestaltung entsprechend zu Zeiten ein, in denen besonders viele Gäste anwesend sind.  

Welche Regeln sind bei der Erstellung eines Dienstplans zu beachten?

Die genannten Kennzahlen bieten Ihnen eine gute Grundlage für die Erstellung eines vorausschauenden Dienstplans. Bei der Dienstplanerstellung in der Gastronomie müssen Sie allerdings noch weitere Faktoren berücksichtigen. Hierzu zählen beispielsweise saisonale Schwankungen, aber auch die persönlichen Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Teammitglieder.

Bleiben Sie flexibel

Die Gastronomie eine sehr schnelllebige Branche. Zwar liefern die oben genannten Kennzahlen eine gute Orientierung für Ihre Dienstplangestaltung. Um möglichst flexibel zu bleiben, sollten Sie für die Betrachtung aber keinen zu großen Zeitraum wählen. In der Regel eignet sich ein Betrachtungszeitraum von 14 Tagen. 

Vergessen Sie bei Ihrer Planung aber auch nicht saisonale Täler oder Spitzen wie Feiertage oder Ferienzeiten. Berücksichtigen Sie auch Sonderaktionen oder Buchungen von größeren Gruppen,, die Ihnen mehr Gäste als an einem durchschnittlichen Tag einbringen und entsprechend mehr Personal erfordern. 

Planen Sie zudem ausreichend Reserven ein, um bei Ihrer Personalplanung auch auf unvorhergesehene Bedarfe reagieren oder krankheitsbedingte Ausfälle kompensieren zu können.

Berücksichtigen Sie Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden

Neben den rein rechnerischen Faktoren spielt bei der Dienstplanerstellung in der Gastronomie der Faktor Mensch eine ebenso wichtige Rolle. Ihr Team wird es Ihnen danken, wenn Sie seine Wünsche und Bedürfnisse bei der Dienstplangestaltung berücksichtigen. 

In einer personalintensiven Branche wie der Gastronomie herrscht Personalmangel, die Fluktuation ist ebenfalls überdurchschnittlich hoch. Sorgen Sie mit einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit also dafür, gute Teammitglieder zu halten. Berücksichtigen Sie wenn möglich Vorlieben – beispielsweise Früh- oder Spätschichten, Wochenend- und Feiertagsdienste. Gibt es Mitarbeitende mit Kindern, die auf Urlaub in den Schulferien oder Öffnungszeiten der Kita angewiesen sind? Gibt es besondere Sympathien unter den einzelnen Teammitgliedern, welche Mitarbeitenden bilden ein eingespieltes Team?

Berücksichtigen Sie unterschiedliche Arbeitszeitmodelle

In der Gastronomie finden sich wie in allen anderen Branchen auch unterschiedliche Arten von Arbeitsverträgen: Angefangen bei Festangestellten in Vollzeit über Teilzeitkräfte, Mini-Jobber:innen, Aushilfskräfte bis hin zu Leiharbeiterinnen und -arbeitern und Saisonarbeitskräften. Diese Vielfalt können Sie sich bei der Erstellung eines Dienstplans in der Gastronomie zunutze machen. 

Bilden Sie ein Kernteam aus Festangestellten und ergänzen Sie dieses mit Aushilfskräften als zusätzliche Arbeitskräfte, die Sie je nach Bedarf einsetzen, zum Beispiel um saisonale Spitzen abzudecken. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass der Betrieb dank einer verlässlichen, gut eingespielten Mannschaft läuft. Gleichzeitig bleiben Sie durch Aushilfen, Leiharbeits- oder Saisonarbeitskräfte flexibel und vermeiden die Über- bzw. Unterbesetzung bei der Dienstplanung. Planen Sie darüber hinaus Mitarbeitende auf Abruf ein, um auch bei einem unerwartet hohen Gästeaufkommen flexibel reagieren zu können.

Welche arbeitsrechtlichen Regelungen müssen Sie beachten?

Bei der Erstellung eines Dienstplans in der Gastronomie müssen Sie verschiedene arbeitsrechtliche Regelungen beachten. Um sicherzustellen, dass die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden fair und rechtlich korrekt festgelegt werden, sollten Sie insbesondere die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) und des Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG) kennen und berücksichtigen. In vielen Gastronomiebetrieben gelten zudem Tarifverträge oder es wurden Betriebsvereinbarungen abgeschlossen, die zusätzliche Regelungen zur Arbeitszeit, zur Schichtarbeit und zur Dienstplanung enthalten können. Auch diese sind bei der Dienstplangestaltung zu berücksichtigen.

Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Arbeitszeitgestaltung regelt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Hier sind die werktägliche Arbeitszeit sowie arbeitsfreie Zeiten und Ruhezeiten in der Gastronomie, Ausnahmefälle und Sonderregelungen sowie Straf- und Bußgeldvorschriften festgehalten.

8-Stunden-Tag

Grundsätzlich gilt im Gastgewerbe an Werktagen von Montag bis Samstag der 8-Stunden-Tag, woraus sich eine zulässige Wochenarbeitszeit von 48 Stunden ergibt. Eine Verlängerung der täglichen Arbeitszeit auf zehn Stunden ist möglich, solange auf einen Zeitraum von sechs Monaten betrachtet, die durchschnittliche Arbeitszeit pro Tag acht Stunden beträgt. Eine Beschäftigung während der gesamten Öffnungszeit des Betriebes ist unzulässig, wenn der Betrieb länger als zehn Stunden geöffnet ist.

Ruhezeiten

Zwischen zwei Arbeitseinsätzen muss eine Mindestruhezeit eingehalten werden. In der Gastronomie beträgt diese in der Regel mindestens 11 Stunden. Gemäß § 4 ArbZG sind zudem weitere bestimmte Pausenzeiten einzuhalten:

• Ohne Ruhepause dürfen Beschäftigte nicht länger als sechs Stunden arbeiten.

• Bei einer Arbeitszeit von sechs bis neun Stunden haben sie Anspruch auf eine Ruhepause von 30 Minuten.

• Bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden haben sie Anspruch auf eine Pause von 45 Minuten.

• Die Pause kann am Stück oder in 15-Minuten-Intervallen genommen werden.

Nachtschichten

Schichten zwischen 23:00 und 6:00 Uhr gelten als Nacharbeit. Bei einer Nachtschicht darf die Arbeitszeit von acht Stunden ebenfalls nicht überschritten werden. Eine Verlängerung der Arbeitszeit auf maximal zehn Stunden ist aber auch hier zulässig, wenn die Arbeitszeit auf einen Zeitraum von vier Wochen betrachtet pro Nacht im Durchschnitt acht Stunden beträgt (vgl. § 6 ArbZG).

Urlaubsregelungen

Bei der Erstellung Ihres Dienstplans müssen Sie neben geltenden Arbeitszeitregelungen auch den Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen. Bei einer 6-Tage-Woche, die in der Gastronomie üblich ist, haben sie Anspruch auf mindestens 24 Tage pro Jahr. Dieser Urlaubsanspruch muss im laufenden Kalenderjahr gewährleistet werden. Heißt, an diesen 24 Tagen dürfen Sie Ihre Mitarbeitenden nicht in Ihren Dienstplan eintragen. 

Auch hier gibt es natürlich Ausnahmeregelungen. Gibt es dringende betriebliche Gründe, die es rechtfertigen, den Jahresurlaub nicht wie gesetzlich vorgeschrieben zu gewähren, kann der Urlaubsanspruch auf das Folgejahr übertragen werden, muss dann aber innerhalb der ersten drei Monate gewährt werden.

Jugendschutz

Minderjährige fallen unter das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG). Hier gelten für die Arbeits- und Ruhezeiten noch strengere Regelungen: Die tägliche Arbeitszeit darf auch hier acht Stunden nicht überschreiten. Ausnahmen an einzelnen Werktagen einer Woche sind nur erlaubt, sofern die wöchentliche Arbeitszeit nicht mehr als 40 Stunden beträgt.

Zudem dürfen Jugendliche nur an fünf Tagen in der Woche beschäftigt werden. Müssen Minderjährige sonntags arbeiten, ist ihnen in derselben Woche ein freier Tag als Ausgleich zu gewähren. Nachtarbeit ist grundsätzlich verboten: Jugendliche dürfen nur zwischen 6.00 und 20.00 Uhr beschäftigt werden, bei über 16-Jährigen bis 22.00 Uhr. Darüber hinaus haben Jugendliche Anspruch auf längere Ruhezeiten. Statt nach sechs Stunden muss spätestens nach 4,5 Stunden eine Pause von 30 Minuten gewährt werden. Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden haben Minderjährige Anspruch auf 60 statt 30 Minuten Pause.

Vorlagen für den Dienstplan in der Gastronomie

Die Erstellung eines Dienstplans in der Gastronomie ist eine komplexe Angelegenheit, bei der Sie zahlreiche Faktoren berücksichtigen müssen, um den reibungslosen Betrieb, die Wirtschaftlichkeit Ihres Restaurants sowie die Zufriedenheit Ihrer Gäste und Mitarbeitenden sicherzustellen und gleichzeitig alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Dazu können Sie sich eine eigene Vorlage in einem Textverarbeitungsprogramm oder einer Tabellenkalkulation erstellen. Um sich die Arbeit zu erleichtern, können Sie aber auch auf fertige Vorlagen, die sich für die Erstellung eines Dienstplans in der Gastronomie eignen, zurückgreifen. Im Internet finden Sie dazu zahlreiche kostenlose Vorlagen, die Sie herunterladen und an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können. 

Alternativ bietet Excel, das Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft, eine Vielzahl von Vorlagen für Dienstpläne an, die speziell auf die Bedürfnisse der Gastronomie zugeschnitten sind und es Ihnen ermöglichen, Arbeitszeiten, Schichten, Aufgaben, Urlaub und Mitarbeitende übersichtlich zu planen und zu organisieren. 

Diese Vorlagen eignen sich insbesondere für kleinere Betriebe. Bei großen Teams mit mehr als zehn Personen können die Vorlagen jedoch schnell unübersichtlich werden. Hinzu kommt, dass Dienstpläne in der Gastronomie besonders dynamisch sind. Häufig werden Schichten getauscht, Bedarfe an die jeweilige Auslastung angepasst, Einträge hinzugefügt oder verändert. Um hier die Übersicht zu behalten, bieten sich digitale Tools für die Dienstplanerstellung.

Apps und Softwarelösungen für die Dienstplangestaltung in der Gastronomie

Es gibt spezielle Apps und Softwarelösungen, die die Erstellung und Verwaltung von Dienstplänen erleichtern. Diese Programme ermöglichen es, Arbeitszeiten online zu planen, Mitarbeitende zu verwalten, Schichten zu erstellen und Änderungen vorzunehmen. Einige dieser Programme bieten auch Funktionen wie automatische Schichtplanung, Mitarbeiterkommunikation und Zeiterfassung, die Ihnen den Aufwand sowie Ihre Dokumentationspflicht erheblich erleichtern können. 

Zudem können sie über Schnittstellen häufig auch mit anderen Systemen wie einer Kassenlösung, einem Warenwirtschaftssystem oder einem Online-Reservierungssystem verbunden werden. So behalten Sie den Überblick über alle Abläufe und Prozesse.

Zu den gängigen Lösungen zählen beispielsweise

• Aplano

• Crewmeister

• Gastromatic

• Ordio

• Shiftbase

• Skello

Drei dieser Softwarelösungen möchten wir Ihnen hier kurz vorstellen.

Aplano

Die Online-Dienstplanungssoftware Aplano richtet sich an Unternehmen aus verschiedenen Branchen, darunter auch die Gastronomie. Aplano funktioniert vollständig online und kann von verschiedenen Endgeräten wie Computern, Tablets und Smartphones aus genutzt werden. Die Software bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine intuitive Bedienung, die es Unternehmen erleichtert, ihre Arbeitszeiten effizient zu planen und zu verwalten.

Besonders einfach geht’s mit der Funktion für die automatische Schichtplanung, die neben verschiedenen Schichtmodellen wie Früh-, Spät- und Nachtschichten auch die Arbeitszeitgesetze, individuelle Mitarbeiterpräferenzen, Mitarbeiterprofile und Unternehmensrichtlinien berücksichtigt.

Aplano übernimmt auch die Kommunikation: Mitarbeitende können über die Software über geplante Schichten und Änderungen im Dienstplan informiert werden. 

Darüber hinaus unterstützt die Software die Dokumentationspflicht, indem sie die Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden der Mitarbeitenden erfasst und auswertet. Funktionen zur Berichterstattung und Analyse von Arbeitszeiten helfen zudem dabei, relevante Kennzahlen zu ermitteln.

Die Kosten für die Software liegen je nach Funktionsumfang zwischen 0,50 und 4,50 Euro pro Monat und Mitarbeitenden.

Gastromatic

Gastromatic ist eine Softwarelösung, die speziell für die Gastronomie entwickelt wurde, um Betriebsabläufe zu vereinfachen und zu optimieren. Sie gilt als besonders benutzerfreundlich gestaltet und kann von Gastronomiebetrieben jeder Größe genutzt werden.

Zu den Hauptfunktionen von Gastromatic zählen

• Erstellung der Personalplanung und Dienstpläne

• Zeiterfassung und Arbeitszeitenmanagement

• Verwaltung von Mitarbeiterdaten (persönliche Daten, Arbeitsverträge, Gehaltsinformationen und Qualifikationen)

• Kommunikation und Teammanagement

• Berichterstattung und Analyse

Außerdem kann Gastromatic in bestehende Systeme wie Buchhaltungssoftware, POS-Systemen oder andere relevante Tools integriert werden, um den Datenaustausch zu erleichtern. Die Software ist in der Core-Version ab 109 Euro im Monat erhältlich. Der erweiterte Funktionsumfang der Versionen Plus und Pro ist ab 149 Euro bzw. 449 Euro monatlich erhältlich. 

Skello

Nutzen Sie eine digitale Kassenlösung von SumUp wie das Kassensystem Lite oder die All-in-One-Kassenlösung Kassensystem Pro und suchen eine Lösung, die mehr kann als nur Dienstpläne erstellen, empfehlen wir Ihnen Skello, die Onlinesoftware für Zeit- und Personalmanagement. Mit diesem Tool können Sie alle Aufgaben, die im Zusammenhang mit Ihrer Personalplanung anfallen, einfach und direkt in Ihrer SumUp-Kasse verwalten, da diese mit der Skello-Integration kompatibel ist.

Effektive Dienstplanung in der Gastronomie

Ein gut durchdachter Dienstplan sorgt dafür, dass die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden, um einen optimalen Service zu gewährleisten. Gleichzeitig berücksichtigt er arbeitsrechtliche Regelungen wie das Arbeitszeitgesetz und das Jugendarbeitsschutzgesetz.

Um den Aufwand für die Dienstplanung zu reduzieren und gleichzeitig eine effiziente Organisation zu gewährleisten, bieten sich verschiedene Tools und Vorlagen an. Textverarbeitungsprogramme und Tabellenkalkulationen können als einfache Lösungen dienen, während spezialisierte Apps und Softwarelösungen wie Aplano, Gastromatic und Skello erweiterte Funktionen zur Personalplanung, Zeiterfassung, Kommunikation und Analyse bieten. Durch den Einsatz geeigneter Tools können Gastronomiebetriebe ihre Effizienz steigern und die Zufriedenheit von Gästen und Mitarbeitern erhöhen.