Missverständnisse zur neuen E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland: Was Unternehmen unbedingt beachten sollten

Die Einführung der E-Rechnungspflicht in der EU und speziell in Deutschland sorgt für viele Diskussionen, Irrtümer und auch Missverständnisse. Gerade für Unternehmer:innen und Gründer:innen im Einzelhandel, die sich ohnehin mit einer Vielzahl an Regelungen auseinandersetzen müssen, ist es wichtig, die rechtlichen Anforderungen, aber auch die Vorteile der elektronischen Rechnungen zu kennen und zu verstehen.  

In diesem Blogbeitrag möchten wir mit Irrtümern und Missverständnissen aufräumen und Sie darüber aufklären, was hinter der E-Rechnungs-Pflicht steckt, welche Anforderungen und Pflichtangaben für elektronische Rechnungen gelten, welche Vorteile sie Unternehmen bringen und was Einzelhandelsgeschäfte – ob groß oder klein – bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht beachten sollten.

Was versteht man unter einer E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und digitale Weiterverarbeitung ermöglicht. Zu den in Deutschland am weitesten verbreiteten Formaten, die diese Anforderungen erfüllen, zählen die XRechnung sowie das hybride ZUGFeRD-Format, das ein PDF-Dokument mit einer XML-Datei kombiniert.

Inhaltlich unterscheidet sich die E-Rechnung nicht wesentlich von nicht elektronischen Rechnungen. Auch sie muss die umsatzsteuerrechtlich relevanten Pflichtangaben enthalten. Hinzu kommen ergänzende Angaben wie eine Leitweg-Identifikationsnummer, Bankverbindungsdaten oder Zahlungsbedingungen.

Das entscheidende Kriterium, das echte E-Rechnungen ausmacht und sie von falschen E-Rechnungen bzw. sonstigen Rechnungen wie der Papierrechnung oder einer PDF-Rechnung unterscheidet, ist, dass sie maschinenlesbar sein muss, um eine effiziente Verarbeitung in digitalen Systemen und damit letztendlich die Auszahlung zu ermöglichen.

Die Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen

Die Einführung der E-Rechnungspflicht mag insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) auf den ersten Blick wie eine große Herausforderung erscheinen. Wer sich aber einmal mit dem Thema E-Rechnungspflicht beschäftigt, wird feststellen, dass sie sowohl für Rechnungsstellende als auch für Rechnungsempfangende erhebliche Vorteile mit sich bringt. Eine echte Win-win-Situation für beide Seiten: Die E-Rechnung reduziert den Arbeitsaufwand, spart Kosten, erhöht die Datenqualität und ermöglicht flexibles Arbeiten. Unternehmen, die diese Vorteile frühzeitig erkennen und nutzen, profitieren nicht nur von einem Wettbewerbsvorteil, sondern tragen auch zu einer modernen und nachhaltigen Unternehmensführung bei.

Vorteile für Rechnungssteller

• Vereinfachte Rechnungsstellung: Dank standardisierter Formate und automatisierter Prozesse entfällt ein Großteil des manuellen Aufwands, der bei Papier- oder PDF-Rechnungen erforderlich ist. Mit der E-Rechnung wird die Erstellung von Rechnungen wesentlich erleichtert und die Prozesssicherheit gesteigert.

• Geringere Fehlerquote: Die automatisierte Erstellung und Validierung der Rechnungen minimiert nicht nur den Aufwand, sondern auch die Fehlerquote.

• Verkürzte Durchlaufzeiten: Durch die digitale Übertragung werden Rechnungen ohne Verzögerungen übermittelt. Damit wird die gesamte Abwicklung beschleunigt und der Verwaltungsaufwand reduziert.

• Schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlung: Rechnungen können direkt in die Systeme der Empfänger eingespeist werden. Die Bearbeitung der E-Rechnungen kann deutlich schneller erfolgen. Die Chance, dass Kunden pünktlich zahlen, wird damit erhöht, was insbesondere kleinen Unternehmen ihre Liquidität sichert.

• Sichere Aufbewahrung: Wer eine Software für E-Rechnungen benutzt, profitiert von einer sicheren und datenschutzkonformen Aufbewahrung.

• Kostengünstiger und nachhaltiger Rechnungsversand: Der Verzicht auf Papier, Druck und Porto führt zu erheblichen Kosteneinsparungen. Gleichzeitig werden Umweltressourcen geschont.

• Flexibles Arbeiten: E-Rechnungen können ortsunabhängig erstellt und versendet werden und ermöglichen Unternehmer:innen dadurch flexibles Arbeiten. Gute Rechnungssoftware befähigen Unternehmer:innen, ausgehende und eingehende Rechnungen nahtlos zu bearbeiten – mit Unterstützung für mehrere Plattformen und Geräte. Besonders in Zeiten von Homeoffice, Remote Work, Workation und anderen flexiblen Arbeitsmodellen sowie in dezentralen Teams bietet diese Flexibilität einen entscheidenden Vorteil.

Vorteile für Rechnungsempfänger

• Optimierte Rechnungsverarbeitung: E-Rechnungen können automatisiert in die Buchhaltungssysteme eingelesen werden. Manuelle Eingaben sind damit pas­sé: Unternehmen reduzieren den Aufwand im Rechnungsprozess und sparen wertvolle Zeit.

• Höhere Einsparpotenziale: Die automatisierte Verarbeitung spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten, da weniger manuelle Arbeitsschritte erforderlich sind. Personalkosten, die Unternehmen im Rechnungsprozess sparen, können sie in Mitarbeitende in anderen Bereichen investieren, um ihr Geschäft voranzutreiben.

• Gesteigerte Datenqualität: Durch die automatische Datenverarbeitung sinkt die Fehleranfälligkeit. Übertragungsfehler oder Leseschwierigkeiten bei Papierdokumenten, die Rückfragen beim Rechnungsstellenden erfordern, gehören der Vergangenheit an.

• Dezentrale Rechnungsbearbeitung: E-Rechnungen können nicht nur unabhängig vom Standort erstellt, sondern auch bearbeitet werden. Rechnungen ortsunabhängig zu prüfen und freizugeben, erleichtert die Zusammenarbeit in verteilten Teams oder in modernen, flexiblen Arbeitsumgebungen erheblich und stellt auch einen großen Vorteil gegenüber der traditionellen Rechnungsstellung dar.

Die 5 häufigsten Irrtümer und Missverständnisse bei der E-Rechnungspflicht

Trotz klarer gesetzlicher Regelungen kursieren in Bezug auf die E-Rechnungspflicht Irrtümer und Missverständnisse – angefangen bei falschen Annahmen über rechtliche Vorgaben bis hin zu technischen Herausforderungen. 

Irrtum 1: Die E-Rechnungs-Pflicht betrifft nur große Unternehmen

Ein häufiges Missverständnis ist, dass die E-Rechnungspflicht nur große Unternehmen betrifft. Zum einen stellt sich hier die Frage, was man unter einem großen Unternehmen versteht. Für die E-Rechnungspflicht sind Faktoren wie Anzahl der Mitarbeitenden, Rechtsform oder Anzahl der Standorte nicht relevant. Tatsächlich hängt die gesetzliche Pflicht, ab Januar 2025 elektronische Rechnungen zu empfangen und zu erstellen, vielmehr von anderen Faktoren ab. Grundsätzlich kann man sagen, die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen. Allerdings gilt dies ausschließlich für B2B-Umsätze. Das heißt, ein Unternehmen – beispielsweise ein Einzelhandelsgeschäft –, das seine Waren nur an Endverbraucher (B2C) verkauft, muss seinen Kunden keine E-Rechnung ausstellen. Da diese Geschäfte ihre Ware aber in der Regel von anderen Unternehmen beziehen, müssen sie ab 2025 mindestens in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Für bestimmte Erlöse besteht zwar eine umsatzsteuerliche Verpflichtung, eine Rechnung auszustellen. Es muss jedoch keine E-Rechnung sein. Dies betrifft beispielsweise Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Umsatz von 250 € oder auch Lieferungen und Leistungen von Kleinunternehmer:innen. Die Ausnahme von der E-Rechnungspflicht gilt ebenfalls für steuerfreie Umsätze – beispielsweise bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Ausfuhrlieferungen. Auch hier kann eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.

Neben der Art der Umsätze ist auch die Höhe der Umsätze für die Einführung der E-Rechnungspflicht relevant. So dürfen Unternehmen, deren Vorjahresumsatz unter 800.000 € liegt, mit Zustimmung der Kunden zunächst bis Ende 2027 auch weiterhin Rechnungen als PDF-Datei verschicken. Erst mit Ablauf der Übergangsphase (31. Dezember 2027) kommt für diese Unternehmen die E-Rechnungspflicht für alle im Inland steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Umsätze.

Irrtum 2: Ab 2025 führt kein Weg an der E-Rechnung vorbei

2025 steht vor der Tür. Wer jetzt noch nicht bereit ist, E-Rechnungen zu empfangen und zu versenden, hat schlechte Karten. Stimmt nicht. Zunächst müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Um den Empfang sicherzustellen, ist bereits ein E-Mail-Postfach ausreichend. Für mehr Übersichtlichkeit können Sie ein extra Postfach für E-Rechnungen einrichten. 

Für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen vorgesehen: 

• PDF-Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers bis zum 31.12.2026 zulässig.

• Unternehmen müssen E-Rechnungen für B2B-Umsätze ausstellen, wenn ihr Jahresumsatz über 800.000 € liegt. Sonstige Rechnungen sind bis Ende 2027 mit Zustimmung des Empfängers zulässig, wenn der Jahresumsatz eines Unternehmens geringer als 800.000 € ist.

• Ab 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen für ihre im Inland steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Umsätze ausstellen. Sonstige Rechnungen sind nur noch in Ausnahmefällen zulässig.

Irrtum 3: Eine PDF-Rechnung ist eine E-Rechnung

Viele Unternehmer:innen glauben, dass eine E-Rechnung lediglich eine digitale Rechnung im PDF-Format ist, die per E-Mail an den Kunden versendet oder zum Download im Kundenportal bereitgestellt wird. Dies ist jedoch ein Irrtum, der Konsequenzen haben kann – beispielsweise beim Vorsteuerabzug. 

Eine echte E-Rechnung zeichnet sich durch einen strukturierten XML-Datensatz aus, der elektronisch ausgetauscht und automatisch verarbeitet und gespeichert werden kann. Heißt, die Datei muss maschinenlesbar sein, um ohne Medienbruch den gesamten Rechnungsprozess zu durchlaufen. Dies ist bei einer Datei im PDF-Format nicht möglich.

Irrtum 4: Die Einführung der E-Rechnung ist teuer und kompliziert

Ob Einzelunternehmer:in, Freiberufler:in, Gesellschafter:in einer Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft: Unabhängig von Rechtsform und Branche müssen sich alle Unternehmen auf die Umstellung auf die E-Rechnung einstellen. Viele, insbesondere kleine Unternehmen, befürchten, dass diese Umstellung hohe Kosten und großen technischen Aufwand mit sich bringt. Tatsächlich gibt es aber zahlreiche Lösungen, die beispielsweise auch für kleinere Einzelhandelsgeschäfte, Handwerks- oder Gastronomiebetriebe erschwinglich und leicht zu implementieren sind. Viele Anbieter von Rechnungssoftware bieten heute bereits Module für E-Rechnungen an. Auch cloudbasierte Lösungen können eine kostengünstige Option für kleinere Unternehmen sein. Ein Beispiel für eine leicht zu bedienende Rechnungssoftware ist SumUp Rechnungen, mit dem Unternehmen E-Rechnungen einfach und unkompliziert erstellen und mit nur einem Klick an ihre Kunden versenden können.

Vergleichen Sie die Kosten mit dem Nutzen, den Ihnen die Umstellung auf E-Rechnungen bringt, werden Sie schnell feststellen, dass es sich gerade für kleine Unternehmen lohnt, mit dabei zu sein. Auf der Kostenseite stehen die monatlichen Kosten für die Software sowie ggf. Kosten für die Einrichtung und Schulung der Mitarbeitenden auf das neue Rechnungstool. Auf der Nutzenseite stehen Einsparung bei Papier, Druck und Porto. Hinzu kommt, dass Sie dank schnellerer Zahlungsabwicklung durch automatisierte Prozesse Zeit gewinnen und weniger manuelle Fehler bei der Bearbeitung von Rechnungen riskieren. 

Irrtum 5: Für Barkäufe gelten besondere Regelungen

Sofern der Rechnungsbetrag über 250 € liegt und der Aussteller der Rechnung nicht von den Übergangsregelungen Gebrauch machen kann oder will, unterliegen Einkäufe oder Leistungen, die Unternehmer:innen bar bezahlen, ebenfalls der E-Rechnungspflicht. Laden Sie beispielsweise Geschäftspartner zum Geschäftsessen ein und zahlen die Rechnung bar, benötigen sie ebenfalls eine E-Rechnung, um den Vorsteuerabzug geltend zu machen. In der Regel stellen Restaurants in diesem Fall zunächst eine sonstige Rechnung aus, die dann nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt wird. Was für den Restaurantbesuch gilt, gilt ebenfalls für Einkäufe im Baumarkt oder anderen Einzelhandelsgeschäften oder für Handwerksarbeiten und andere Dienstleistungen.

Handlungsempfehlungen für Unternehmer:innen

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist ein Schritt, der nicht nur die Effizienz im Rechnungswesen revolutioniert, sondern auch zahlreiche Vorteile für Einzelhandelsgeschäfte, Gastronomiebetriebe und Handwerksunternehmen mit sich bringt. In einer Zeit, in der digitale Prozesse zunehmend an Bedeutung gewinnen, stehen viele Betriebe vor der Herausforderung, sich auf diese neue Pflicht einzustellen. Doch welche konkreten Schritte sind notwendig, um den Übergang zur E-Rechnung erfolgreich zu gestalten?

Prüfen Sie Ihre Verpflichtung

Ob Ihr Unternehmen von der elektronischen Rechnungspflicht betroffen ist, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Arbeiten Sie ausschließlich mit anderen Unternehmen (B2B) oder mit öffentlichen Auftraggebern zusammen? Oder beschränken Sie sich auf Geschäfte mit Endverbrauchern (B2C)? Wie hoch sind Ihre Umsätze? Können Sie von den Übergangsregelungen Gebrauch machen? Je nachdem, was auf Ihr Unternehmen zutrifft, können Sie sich erstmal nur auf den Empfang von E-Rechnungen beschränken. Oder Sie machen Nägel mit Köpfen und profitieren gleich von den zahlreichen Vorteilen, die Ihnen die Umstellung auf die E-Rechnung bringt.

Nutzen Sie die Digitalisierung

Auch wenn Sie noch nicht zur Nutzung von E-Rechnungen verpflichtet sind, lohnt sich die frühzeitige Umstellung. So sparen Sie heute schon Kosten, steigern die Effizienz Ihrer Rechnungsprozesse, profitieren von einer höheren Wettbewerbsfähigkeit, können schneller und flexibler auf sich ändernde Marktanforderungen reagieren und sind für zukünftige Regelungen gewappnet. 

Investieren Sie in die richtige Software

Prüfen Sie Ihre eigenen Anforderungen, aber auch die Ihrer Geschäftspartner und Lieferanten, bevor Sie sich für ein Format (XRechnungen, ZUGFeRD o. a.) entscheiden. Setzen Sie auf eine Rechnungssoftware, die E-Rechnungen unterstützt. So bleibt die Umstellung einfach und Ihre Prozesse effizient. Alternativ nutzen Sie spezialisierte Lösungen. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, IT-Spezialisten oder eine Steuerberatung hinzuzuziehen. 

Schulen Sie Ihr Team

Informieren Sie Ihr Team zu den Hintergründen zur Einführung der E-Rechnungspflicht, machen Sie sie mit neuen Prozessen vertraut und schulen Sie sie in der Anwendung der neuen Rechnungssoftware. Eine gute Vorbereitung hilft, Fehler zu vermeiden. Denken Sie dabei daran, dass das Thema E-Rechnungen nicht nur die Buchhaltung, sondern auch weitere Bereiche betrifft. Achten Sie bei der Wahl einer Rechnungssoftware oder einem Anbieter für E-Rechnungen darauf, ob Ihnen ein Kundensupport zur Einführung und im laufenden Betrieb schnell und zuverlässig zur Seite steht.

Fazit: Die E-Rechnungs-Pflicht als Chance begreifen

Die Einführung der E-Rechnungs-Pflicht bringt für viele Unternehmer:innen Unsicherheiten mit sich, bietet aber auch eine große Chance, Kosten zu sparen und Prozesse zu optimieren. Gerade kleinere Unternehmen in Einzelhandel, Gastronomie oder im Handwerk können durch die Digitalisierung ihrer Rechnungsstellung profitieren und sich langfristig einen Wettbewerbsvorteil sichern.

Sich rechtzeitig mit den rechtlichen Vorgaben, geltenden Fristen, Pflichtangaben für E-Rechnungen und technischen Anforderungen vertraut zu machen, ist der Schlüssel, um Missverständnisse zu vermeiden und die Vorteile der E-Rechnung voll auszuschöpfen.

Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr Unternehmen fit für die Zukunft zu machen – denn die E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Vorgabe, sondern auch ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienz.