E-Rechnung erstellen: Der komplette Guide zur Einführung der E-Rechnung in Deutschland

Die E-Rechnung wird ab 2025 in Deutschland Pflicht und betrifft nahezu alle Unternehmen, die regelmäßig Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen. Viele Einzelhändler:innen, Dienstleister:innen und Gründer:innen fragen sich nun: Was genau ist eine E-Rechnung? Warum wird sie eingeführt? Welche Änderungen kommen auf uns zu? Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht? Dieser Blogbeitrag liefert Ihnen alle wichtigen Informationen und eine praktische Checkliste, damit Sie optimal darauf vorbereitet sind, E-Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu empfangen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung, auch als elektronische Rechnung bezeichnet, ist eine besondere Form der digitalen Rechnung. Dabei handelt es sich um einen strukturierten XML-Datensatz, der elektronisch ausgetauscht wird und eine nahtlose automatische Verarbeitung ermöglicht. Dieses maschinell ausgelesene Format vereinfacht den Dokumentenaustausch zwischen Käufern und Verkäufern und optimiert die Kreditorenbuchhaltung. 

Die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) legt fest, dass Rechnungen nur dann als elektronisch gelten, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und das Format die automatisierte und elektronische Verarbeitung der Rechnung unterstützt. Entscheidend bei der Wahl des Formats ist, dass es die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung, die in der europäischen Norm EN 16931 festgelegt sind, erfüllt.

In Deutschland zählen XRechnung und ZUGFeRD zu den zulässigen Formaten für die E-Rechnung, die hierzulande weit verbreitet sind.

• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): Dieses Format kombiniert strukturierte XML-Daten mit einem eingebetteten PDF-Dokument. Es eignet sich besonders für Unternehmen, die bislang PDF-Rechnungen verwenden und einen einfachen Einstieg in die E-Rechnung suchen.

• XRechnung: Dieses Format ist ein reines XML-Datenformat und basiert auf den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Als Standard zur elektronischen Rechnungsstellung enthält die XRechnung ausschließlich strukturierte Daten und ist besonders für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern vorgesehen

Hintergrund: Warum wird die E-Rechnung eingeführt?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Diese schreibt vor, dass öffentliche Verwaltungen elektronische Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern akzeptieren müssen. Deutschland hat die Richtlinie bereits für den öffentlichen Sektor umgesetzt und die Erweiterung auf den B2B-Bereich ist der nächste Schritt, um den Binnenmarkt weiter zu harmonisieren.

Darüber hinaus verfolgt die Einführung der E-Rechnung weitere wichtige Ziele:

• Kampf gegen Steuerhinterziehung: Mit E-Rechnungen, die standardisiert und maschinell auswertbar sind, können Steuerbehörden schneller und genauer prüfen, ob Steuern – insbesondere die Umsatzsteuer – korrekt deklariert und abgeführt werden.

• Effizienzsteigerung und Kostenreduktion: Die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten spart Zeit, reduziert Fehler, minimiert den administrativen Aufwand sowie die Kosten im Rechnungsprozess. Unternehmen profitieren dadurch von schnelleren Buchhaltungsprozessen und einem vereinfachten Abgleich zwischen Rechnungen und Zahlungseingängen.

• Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit: Unternehmen, die frühzeitig auf digitale Rechnungsprozesse umsteigen, profitieren von einer höheren Wettbewerbsfähigkeit: Sie können schneller und flexibler auf Marktanforderungen reagieren. Gleichzeitig erleichtert die Integration von E-Rechnungen in digitale Geschäftsprozesse die Zusammenarbeit mit internationalen Geschäftspartnern, die in vielen Ländern bereits ähnliche Systeme nutzen.

• Förderung der Digitalisierung: Als Teil der Digitalisierungsstrategie der Bundesregierung soll die E-Rechnungspflicht Unternehmen – insbesondere mittelständische Betriebe – und Behörden dazu bewegen, ihre Geschäftsprozesse zu modernisieren und auf digitale Lösungen umzustellen, statt weiterhin auf papierbasierte Systeme zu setzen.

• Nachhaltigkeit und Umweltschutz: Damit soll gleichzeitig der Papierverbrauch gesenkt und die Umwelt geschützt werden. Schätzungen zufolge könnten in Deutschland durch die Einführung der E-Rechnung jährlich Millionen von Tonnen Papier eingespart werden, was wiederum den CO₂-Fußabdruck verringert.

Was ändert sich durch die E-Rechnung?

Bereits seit 2020 muss für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, also, wenn Ihr Unternehmen Leistungen an Behörden erbringt, im elektronischen Format ausgestellt werden. 2025 wird nun in Deutschland die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) ausstellen, eingeführt: Dies betrifft auch kleine Betriebe, die anderen gewerblichen Kunden Rechnungen ausstellen.

Damit dürfen Unternehmen bei der Rechnungsstellung an andere Unternehmen nur noch elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format ausstellen. Die E-Rechnungspflicht gilt dabei für alle im Inland steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Umsätze.

Grundsätzlich gilt, dass alle Unternehmen ab 2025

• E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können müssen.

• für bestimmte Umsätze E-Rechnungen erstellen und versenden können müssen. Hier ist der Zeitpunkt des Umsatzes entscheidend. Wurde er noch 2024 ausgeführt, können Sie die Rechnung noch nach den alten Regeln erstellen, auch wenn Sie diese erst nach dem 1. Januar 2025 schreiben.

Welche Übergangsfristen gelten für die Ausstellung von E-Rechnungen?

Trotz aller Vorteile bringt die Verpflichtung, E-Rechnungen auszustellen, also einige Veränderungen für Unternehmen mit sich. Die Umsetzung der E-Rechnungspflicht im unternehmerischen Alltag kann insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) einen hohen Umsetzungsaufwand bedeuten. Um die Unternehmen zu entlasten, hat der Gesetzgeber daher Übergangsregelungen vorgesehen.

Die Übergangsfristen erstrecken sich auf einen Zeitraum von 2025 bis 2028. Phase 1 startet am 1. Januar 2025: Bis Ende 2026 dürfen Sie nach wie vor Papierrechnungen für inländische B2B-Umsätze erstellen und per Post oder über einen anderen Briefzusteller an B2B-Kunden versenden. Alternativ können Sie auch weiterhin Rechnungen als PDF-Datei per E-Mail versenden. Diese Möglichkeit setzt jedoch das Einverständnis des Rechnungsempfängers voraus. Lehnt ein Kunde den Empfang einer PDF-Rechnung als Mail-Anhang ab, müssen Sie also trotzdem eine E-Rechnung im zulässigen Format erstellen und versenden.

Phase 2 läuft bis Ende 2027. Hier ist die Ausstellung von Papierrechnungen oder der Versand von PDF-Dateien nur noch Unternehmen gestattet, deren Vorjahresumsatz unter 800.000 € liegt. Für den E-Mail-Versand einer PDF-Rechnung benötigen Sie auch hier wieder die Zustimmung des Kunden. Haben Sie in 2026 diese Umsatzgrenze überschritten, müssen Sie für Ihre B2B-Umsätze eine E-Rechnung ausstellen. Darüber hinaus ist bis zum 31. Dezember 2027 aber auch das EDI-Verfahren zulässig. 

Ende 2027 endet die Übergangsphase. Das bedeutet, dass alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2028 dazu verpflichtet sind, für ihre steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Umsätze, die mit Lieferungen und Leistungen im Inland erzielt wurden, E-Rechnungen auszustellen.

Die Übergangsfristen im Überblick

Wer ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?

Besteht keine umsatzsteuerliche Pflicht, eine Rechnung auszustellen, muss auch keine E-Rechnung erstellt werden und es können weiterhin Rechnungen in Papierform oder als PDF-Datei als E-Mail-Anhang zustimmungsfrei versendet werden. In diesem Fall spricht der Gesetzgeber von „sonstigen Rechnungen“. Diese sind in den folgenden Anwendungsfällen zulässig:

• Rechnungen an Endverbraucher (B2C): Hier bleibt die Nutzung von Papierrechnungen und PDF-Rechnungen weiterhin ohne Zustimmung des Rechnungsempfängers möglich.

• Steuerfreie Lieferungen und Leistungen: Nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) wird auf bestimmte Geschäfte keine Umsatzsteuer erhoben (vgl. § 4 UStG). Hierzu zählen beispielsweise innergemeinschaftliche Lieferungen (innerhalb der EU), Ausfuhrlieferungen (Drittstaaten außerhalb der EU), Gesundheitsleistungen, Finanz- und Versicherungsdienstleistungen, Bildungsleistungen, Umsätze im Bereich Sport und Kultur, Sozialleistungen oder Briefporto. Aber auch, wenn eine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht besteht, gibt es Ausnahmefälle, in denen eine sonstige Rechnung zulässig ist:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 €: Für Rechnungen mit geringfügigen Beträgen besteht keine E-Rechnungspflicht.

• Fahrausweise, die als Rechnung gelten.

• Leistungen, die von Kleinunternehmer:innen erbracht werden.

• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. Vereine oder staatliche Einrichtungen).

• Bestimmte Leistungen an Endverbraucher, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen.

Inhalte der E-Rechnung: Was bleibt?

Grundsätzlich gilt, dass die E-Rechnung genau wie alle anderen Rechnungen alle umsatzsteuerrechtlichen Informationen enthalten muss. Welche Angaben dazu gehören, regelt § 14 Absatz 4 UStG.

Darüber hinaus muss die E-Rechnung mindestens folgende Angaben enthalten:

• die Bankverbindungsdaten,

• die Zahlungsbedingungen und

• die E-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

• eine Bestellnummer

• Für B2G (Business-to-Government) Unternehmen: 

  • eine Leitweg-Identifikationsnummer; und

  • die Lieferantennummer und, sofern diese dem Rechnungssteller bereits bei der Erteilung eines Auftrags übermittelt wurden.

Wie werden E-Rechnungen zugestellt?

Die Zustellung von E-Rechnungen kann auf verschiedenen Wegen erfolgen. 

• Zustellung per E-Mail: Die E-Rechnung wird als Anhang an eine E-Mail verschickt, z. B. im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format.

• API-Schnittstellen: In größeren Unternehmen und Organisationen ist der Austausch von E-Rechnungen über direkte Schnittstellen (APIs) zwischen den Buchhaltungssystemen üblich.

• Cloudbasierte Rechnungssoftware: Viele Dienstleister und Softwarelösungen bieten cloudbasierte Plattformen an, mit denen Unternehmen E-Rechnungen erstellen, versenden und archivieren können. 

• Über das PEPPOL-Netzwerk: PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist ein europaweites Netzwerk für den Austausch elektronischer Dokumente, einschließlich E-Rechnungen. Sender und Empfänger nutzen zertifizierte Access Points, um Rechnungen sicher und standardisiert zu übermitteln. Die Übertragung erfolgt im EN-16931-Standard, der in der EU einheitlich ist.

• Elektronische Rechnungsportale: Viele Unternehmen und öffentliche Auftraggeber nutzen spezielle Portale für den Austausch von E-Rechnungen (beispielsweise das ZRE-Portal (Zentrale Rechnungseingangsplattform) der Bundesverwaltung in Deutschland).

Bevor Sie sich für eine Methode entscheiden, prüfen Sie, was am besten zu Ihren Geschäftspartnern und technischen Gegebenheiten passt. Stellen Sie anschließend sicher, dass die notwendigen Systeme rechtzeitig implementiert werden, um Ihre gesetzliche Verpflichtung erfüllen zu können.

Wie können Sie E-Rechnungen empfangen?

Als Unternehmer:in sind Sie dazu verpflichtet, sicherzustellen, dass Sie zum 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Grundsätzlich ist dazu ein E-Mail-Postfach ausreichend. Obwohl E-Rechnungen die elektronische Weiterverarbeitung ermöglichen müssen, sind Sie nicht dazu verpflichtet, diese Möglichkeit auch tatsächlich zu nutzen. Allerdings zählen E-Rechnungen zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten und müssen in der Form, in der sie empfangen wurden, unveränderbar aufbewahrt werden und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden(vgl. GoBD 119). Für die E-Rechnung bedeutet das, dass Sie zumindest den strukturierten Teil so aufbewahren müssen, dass dieser unveränderbar in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Neben dem Empfang per E-Mail kann die E-Rechnung auch über die oben genannten Wege zur Zustellung empfangen werden.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für E-Rechnungen?

Die Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen beträgt wie bei herkömmlichen Rechnungen 10 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Ein Beispiel: Eine E-Rechnung vom 15. Juni 2025 muss bis zum 31. Dezember 2035 aufbewahrt werden.

Neben der Einhaltung der Aufbewahrungsfrist müssen Sie sicherstellen, dass Ihre E-Rechnungen korrekt archiviert und jederzeit maschinell lesbar sind. Sie müssen zum einen den steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben (vgl. Abgabenordnung (AO), Handelsgesetzbuch (HGB), Umsatzsteuergesetz (UStG)) entsprechen sowie den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gerecht werden.

Checkliste: Einführung der E-Rechnungspflicht für Unternehmen in Deutschland

Mit der E-Rechnungspflicht stehen Unternehmen vor der Aufgabe, ihre Rechnungsprozesse entsprechend anzupassen. Diese Checkliste hilft Ihnen dabei, alle wichtigen Schritte zu planen und umzusetzen, um rechtzeitig vorbereitet zu sein. 

1. Grundlagen verstehen

• Verpflichtung klären: Prüfen, ob Ihr Unternehmen von der E-Rechnungspflicht betroffen ist.

• Basiswissen: Machen Sie sich schlau, was eine E-Rechnung ist und welche Formate (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) gefordert werden.

• Rechtliche Anforderungen: Informieren Sie sich über die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV), Norm EN 16931, die steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben sowie die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD).

2. Technische Infrastruktur schaffen

·      Software auswählen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Rechnungsprogramm die Anforderungen an die E-Rechnung erfüllt. Wählen Sie ein System, das Formate wie XRechnung und ZUGFeRD unterstützt.

·      Schnittstellen prüfen: Überprüfen Sie, ob Ihr ERP-System (z. B. SAP) kompatibel ist oder angepasst werden muss.

·      API oder Netzwerke nutzen: Klären Sie, ob Sie über das PEPPOL-Netzwerk oder andere Portale mit Geschäftspartnern und Behörden kommunizieren können.

·      Cloud-Archivierung: Entscheiden Sie, ob Ihre Rechnungen in der Cloud oder lokal archiviert werden sollen – unter Beachtung der DSGVO und GoBD.

3. Prozesse und Abläufe anpassen

·      Rechnungserstellung überarbeiten: Identifizieren Sie, welche Rechnungen künftig als E-Rechnung erstellt werden müssen.

·      E-Mail-Versand umstellen: Stellen Sie sicher, dass Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format versendet und empfangen werden können und nicht nur als PDF-Anhang.

·      Kundenkommunikation: Informieren Sie Ihre Geschäftspartner frühzeitig über den Wechsel zur E-Rechnung und klären Sie technische Details wie Format und Übertragungsweg.

·      Leitweg-ID ermitteln: Wenn Sie mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, fragen Sie deren Leitweg-Identifikationsnummer an.

4. Schulungen durchführen

·      Mitarbeitende schulen: Bringen Sie Ihrem Team die Unterschiede zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnungen bei und erklären Sie die neuen Prozesse.

·      Compliance sicherstellen: Klären Sie die gesetzlichen Anforderungen, wie Unveränderbarkeit, Aufbewahrung und Datenzugriff, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

5. Pilotphase starten

·      Testläufe durchführen: Senden Sie Test-E-Rechnungen an Partner oder an sich selbst, um die technische Funktionalität zu überprüfen.

·      Fehler beheben: Identifizieren und korrigieren Sie Probleme im Format, bei der Übermittlung oder im Empfang der E-Rechnung.

·      Feedback einholen: Lassen Sie sich von Kunden und Lieferanten Rückmeldung zur Lesbarkeit und Verarbeitung der E-Rechnungen geben.

6. Integration in den Geschäftsbetrieb

·      Standardprozesse etablieren: Entwickeln Sie feste Abläufe für Erstellung, Prüfung, Versand, Empfang und Archivierung von E-Rechnungen.

·      Sicherheitsmaßnahmen: Implementieren Sie Maßnahmen für Datenschutz und Datensicherheit (z. B. Verschlüsselung, Zugangskontrollen).

·      Revisionssicherheit prüfen: Kontrollieren Sie, ob Ihr Archivierungssystem den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

·      Langfristige Planung: Passen Sie Ihre IT-Infrastruktur und Buchhaltungsprozesse so an, dass Sie zukünftige Änderungen (z. B. neue Formate) berücksichtigen können.

7. Fristen einhalten

·      Startdatum klären: Prüfen Sie, ab wann die E-Rechnungspflicht für Ihr Unternehmen gilt.

·      Übergangsregelungen: Nutzen Sie eventuell vorhandene Übergangsfristen, um Ihre Umstellung abzuschließen.

8. Unterstützung einholen

·      Dienstleister nutzen: Ziehen Sie Anbieter oder Softwarelösungen hinzu, die Ihnen bei der Umstellung helfen können.

·      Steuerberatung einschalten: Lassen Sie sich von Experten beraten, um sicherzustellen, dass Ihre E-Rechnungen steuerrechtlich korrekt sind.

·      IT-Support: Binden Sie technische Spezialisten ein, falls Anpassungen an Ihrer Software oder IT notwendig sind.

9. Aufbewahrung sicherstellen

·      Archivierung einrichten: Sorgen Sie für eine revisionssichere und DSGVO-konforme Speicherung Ihrer E-Rechnungen für mindestens 10 Jahre.

·      Backup-Systeme: Richten Sie regelmäßige Backups ein, um Datenverluste zu vermeiden.

·      Zugriff sicherstellen: Gewährleisten Sie, dass Rechnungen jederzeit für Prüfungen durch das Finanzamt verfügbar sind.

10. Nachkontrolle und Optimierung

·      Regelmäßige Kontrolle: Überprüfen Sie Ihre Prozesse regelmäßig auf Effizienz und Rechtskonformität.

·      Feedback nutzen: Holen Sie Feedback von Kunden, Lieferanten und internen Teams ein, um den E-Rechnungsprozess zu optimieren.

·      Aktuelle Entwicklungen: Halten Sie sich über gesetzliche Änderungen und technische Weiterentwicklungen auf dem Laufenden. Die E-Rechnung ist nur der Anfang: langfristig sollen Unternehmen ihre steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Umsätze an ein einheitliches, elektronisches System der Finanzverwaltung melden.

Wie kann SumUp Unternehmen bei der Umstellung auf E-Rechnungen unterstützen?

Die Umstellung auf E-Rechnungen stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen, insbesondere wenn es darum geht, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und bestehende Prozesse zu digitalisieren. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen finden bei SumUp benutzerfreundliche Technologien und praxisnahe Lösungen, die sie dabei unterstützen, den Übergang zur E-Rechnung effizient und stressfrei zu gestalten.

Unternehmen profitieren von einer intuitiven Rechnungssoftware, mit der sie E-Rechnungen schnell und unkompliziert erstellen können. Die Plattform unterstützt gängige Formate wie XRechnung und ZUGFeRD, wodurch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sichergestellt ist.

Zusätzlich unterstützt SumUp Unternehmen beim Übergang zur E-Rechnung mit umfangreichen Schulungs- und Support-Angeboten. Von Schritt-für-Schritt-Anleitungen bis hin zu persönlichem Kundenservice stehen wir bei technischen Fragen oder rechtlichen Unsicherheiten mit Rat und Tat zur Seite. 

Nicht zuletzt hilft SumUp Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, ihre Prozesse zu modernisieren und langfristig effizienter zu gestalten. Die automatisierte Erstellung, der digitale Versand und die rechtskonforme Archivierung von Rechnungen senken den Verwaltungsaufwand und schaffen mehr Zeit für das Kerngeschäft. 

Fazit: Machen Sie sich bereit für die E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnungspflicht stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet jedoch gleichzeitig auch die Chance, Prozesse zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Nutzen Sie die Zeit bis zur endgültigen Einführung der Pflicht, um Ihre Systeme anzupassen und von den Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren. 

SumUp kann Ihnen dabei helfen, die Umstellung reibungslos zu gestalten und eine rechtskonforme Lösung zu implementieren. Sie möchten mehr erfahren oder benötigen Unterstützung bei der Umstellung auf die E-Rechnung? Kontaktieren Sie uns, und wir helfen Ihnen, den nächsten Schritt in die Digitalisierung zu gehen.