Kassenbon optimieren: QR-Codes, Bondrucker und moderne Lösungen für Ihr Geschäft

Seit der Einführung der Belegausgabepflicht im Januar 2020 sind Einzelhandelsgeschäfte und Gastronomiebetriebe in Deutschland dazu verpflichtet, bei jedem Verkauf oder jeder Bewirtung einen Kassenbon auszustellen. Was zunächst wie eine reine Formalität erscheint, birgt in Wahrheit ein enormes Potenzial: Der Kassenzettel kann nicht nur steuerrelevante Informationen enthalten, sondern auch ein wertvolles Marketinginstrument sein. Mit modernen Technologien wie QR-Codes, digitalen Kassenbons und mobilen Bondruckern können Sie Ihre Kassenbons optimieren und dadurch die Kundenbindung deutlich verbessern.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie als Geschäftsinhaber innovative Ansätze zur Optimierung Ihrer Kassenbelege nutzen können. Wir geben Ihnen praktische Tipps und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Prozesse effizienter gestalten.

Warum Sie Ihren Kassenzettel optimieren sollten

Aus Sicht der Behörden dient die Belegausgabepflicht in erster Linie der verstärkten Transparenz im Kampf gegen Steuerbetrug. Gemäß der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) müssen Kassenbons bestimmte steuerrelevante Informationen enthalten, um Geschäftsvorfälle sauber zu dokumentieren. Zu diesen Informationen zählen Datum, 

·      Uhrzeit, 

·      Betrag, 

·      Steuersatz sowie 

·      der von der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) erstellte Code. 

Unternehmersicht: Saubere Buchführung und Steuern

Anhand dieser Angaben auf dem ausgegebenen Beleg können die Steuerbehörden im Rahmen einer Kassen-Nachschau oder einer steuerlichen Außenprüfung leichter nachprüfen, ob Geschäftsvorfälle – wie gesetzlich vorgeschrieben – einzeln festgehalten, aufgezeichnet und die dazugehörigen Dokumente sorgfältig aufbewahrt werden. Stimmen die Angaben auf dem Kassenbon bei einem Abgleich mit den Aufzeichnungen der Kassensoftware nicht überein, können auf diese Weise Manipulationen an der Kasse einfacher festgestellt werden.

Unternehmen dient der Kassenbon also dazu, eine gesetzeskonforme Buchhaltung nachzuweisen und ihren steuerlichen Pflichten ordnungsgemäß nachzukommen. Entsprechend haben Unternehmer:innen ein gewisses Interesse daran, der Kundschaft einen Kassenzettel auszuhändigen.

Kundensicht: lästiges, aber notwendiges Übel

Von der Kundschaft wird der klassische Kassenzettel dagegen oft eher als unnötiges Übel angesehen. Der Beleg über den Einkauf im Supermarkt beispielsweise wird meist gleich weggeschmissen oder gar nicht erst mitgenommen. Kundschaft und Handel kritisieren hier die Belegausgabepflicht zu Recht: ein gedruckter Bon, der links liegen gelassen oder gleich entsorgt wird, ist nicht besonders nachhaltig, sondern verbraucht unnötig Papier und Tinte und schadet damit der Umwelt.

Anders sieht es beim Kauf von höherpreisigen Waren aus – beispielsweise bei Unterhaltungselektronik, Küchengeräten oder anderen Gebrauchsgegenständen, auf die Hersteller oder Handel Garantie geben. Hier dient der Kassenbon bei Reklamationen als Nachweis, wann und wo die Ware gekauft wurde und ob ein Umtausch noch in den Garantiezeitraum fällt. Aber auch ohne Garantieanspruch gilt in den meisten Geschäften: kein Umtausch ohne Kassenbon.

Echter Mehrwert für beide Seiten

Der Kassenbon wird also weder von Kunden noch Unternehmen besonders geschätzt. Zu Unrecht: Denn ein durchdacht gestalteter Kassenbeleg kann wesentlich mehr sein als nur ein Stück Papier und sowohl Unternehmen als auch der Kundschaft zahlreiche Vorteile bieten. Statt den Kassenbon also nur als weitere bürokratische Hürde hinzunehmen, um steuerrechtliche Vorgaben zu erfüllen, betrachten Sie ihn doch künftig als vielseitiges Instrument, um Ihre Zielgruppe besser zu erreichen. Unternehmen, die die Gestaltung bewusst für die Kundenbindung, Optimierung ihres Marketings und zur Verbesserung des Services nutzen, können daraus einen echten Wettbewerbsvorteil ziehen.

Markenpräsenz stärken und Kundenbindung fördern

Verankern Sie Ihre Marke fest im Gedächtnis Ihrer Kundschaft, indem Sie Ihr Logo, die Farben und Schriften Ihres Unternehmens auf dem Kassenbon sichtbar machen. Statt der Kundschaft das Gefühl zu geben, dass sie Ihnen nach einem abgeschlossenen Verkauf nicht mehr wichtig ist, können Sie mit persönlichen Botschaften einen positiven Eindruck hinterlassen. Mit einem „Danke für Ihren Einkauf!“ oder „Wir freuen uns auf Ihren nächsten Besuch!“ zeigen Sie deutlich, dass Sie sich in jeder Phase der Customer Journey Gedanken um Ihre Kundschaft machen und auch großen Wert auf kleine Details legen. 

Und indem Sie Treueprogramme, Kundenkarten oder Rabattsysteme direkt auf dem Bon bewerben, können Sie Ihre Kundschaft zu weiteren Einkäufen motivieren und damit gleichzeitig die Kundenbindung fördern.

Effektives Marketing- und Upselling-Instrument

Darüber hinaus kann der Kassenbon ein effektives Marketing- und Upselling-Instrument sein. Nutzen Sie Cross-Selling-Potenziale, indem sie beispielsweise Empfehlungen, Hinweise auf ergänzende Produkte oder besondere Angebote aufdrucken. Gleichzeitig bieten sich Ankündigungen zu kommenden Aktionen, Rabatten oder Veranstaltungen an. Platzieren Sie Rabattcodes oder Coupons direkt auf dem Kassenbon, um Kundschaft zu einem weiteren Besuch in Ihrem Geschäft zu animieren.

Transparenz und guter Service

Nutzen Sie den Kassenbon, um Kauf und Rückgabe möglichst transparent zu gestalten. Ein klar strukturierter und gut lesbarer Kassenbon sorgt dafür, dass Kundinnen und Kunden alle wichtigen Informationen wie Artikel, Preise, Steuersätze und Rückgabebedingungen auf einen Blick erfassen können. Hinweise zu Rückgaberechten oder Garantien sind transparent und schaffen zusätzlich Vertrauen. Ebenso können nachhaltigkeitsbezogene Informationen, wie die Herkunft der Produkte oder das Engagement des Unternehmens in Sachen Umweltfreundlichkeit, sinnvoll integriert werden.

Rechtliche Aspekte und Steuerkonformität

Vergleichbar mit den Pflichtangaben auf einer Rechnung, muss auch der Kassenbon gemäß der Kassensicherungsverordnung bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllen, wenn Sie eine elektronische Registrierkasse oder ein digitales Kassensystem nutzen. Berücksichtigen Sie bei der Gestaltung, dass Ihr Kassenbeleg alle steuerrelevanten Informationen enthält, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Dazu gehören mindestens:

·      vollständiger Name und Anschrift Ihres Unternehmens

·      Datum und Uhrzeit des Verkaufs

·      Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen (Menge und Art)

·      Brutto- und Nettobeträge sowie der jeweilige Mehrwertsteuersatz

·      Transaktionsnummer

·      Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems sowie die Seriennummer der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)

·      Prüfwert und fortlaufender Signaturzähler, der vom Sicherheitsmodul festgelegt wird 

Digitalisierung und Nachhaltigkeit

Der Kassenbon darf nach der Kassensicherungsverordnung in Papierform oder auch in elektronischer Form ausgegeben werden, solange er die entsprechenden Pflichtangaben enthält. Ein digitaler Kassenbon bietet sowohl für Unternehmen als auch für Kunden zahlreiche Vorteile:

· Kundinnen und Kunden können ihre Belege direkt auf ihr Smartphone erhalten, beispielsweise per E-Mail, über eine App oder einen QR-Code. · Digitale Kassenbons sparen Unternehmen die Kosten für teures Druckerpapier. · Unternehmen, die den Papierverbrauch reduzieren, sparen nicht nur Kosten, sondern leisten einen Beitrag zum Umweltschutz. · Auf diese Weise unterstützen digitale Kassenbons Unternehmen dabei, Kundschaft anzusprechen, die Wert auf Nachhaltigkeit legt. · Digitale Belege lassen sich einfacher archivieren und sind schnell wieder auffindbar.

QR-Codes reduzieren aber nicht nur die Umweltbelastung, sondern bieten Ihnen darüber hinaus eine gute Möglichkeit, mit Ihrer Kundschaft zu interagieren und wertvolle Informationen zu sammeln – beispielsweise über eine Kunden-App oder eine Online-Bewertung. Links oder QR-Codes können unter anderem zu Umfragen führen, mit denen Sie die Kundenzufriedenheit erfassen. Dieses Feedback hilft Ihnen dabei, Ihren Kundenservice zu verbessern. Gleichzeitig dient der digitale Kassenbon als wertvolles Analysewerkzeug, das Ihnen wertvolle Einblicke in das Kaufverhalten und die Produktpräferenzen Ihrer Kundschaft liefert und Sie dabei unterstützt, Ihr Geschäft zu optimieren.

Mehr Effizienz durch mobile Bondrucker

Möchten Sie Ihrer Kundschaft einen digitalen Kassenbon als Alternative zum Papierausdruck anbieten? Kein Problem, denn diese Funktion ist in vielen modernen Kassensystemen – beispielsweise in den digitalen Kassenlösungen von SumUp – bereits integriert. Kundschaft, die Wert auf Nachhaltigkeit legt, wird diese Option zu schätzen wissen. Bestehen Kundinnen oder Kunden auf einen Papierbeleg, ist das auch kein Problem – sie haben die Wahl. Noch mehr Flexibilität für Ihr Geschäft und Ihre Kundschaft bietet Ihnen ein mobiler Bondrucker. Nutzen Sie ein Kartenterminal, ein stationäres Kassensystem oder die kostenlose Kassensystem-App von SumUp, können Sie diese optional mit einem mobilen Bondrucker ergänzen und von den zahlreichen Vorteilen eines modernen und flexiblen Belegaustauschs profitieren. Doch was genau ist ein mobiler Bondrucker und welche Einsatzmöglichkeiten gibt es?

Was ist ein mobiler Bondrucker?

Ein mobiler Bondrucker ist ein tragbares Gerät, mit dem Sie sowohl an der Ladentheke als auch unterwegs Kassenbons drucken können. Diese kompakten und leichten Geräte sind meist mit Bluetooth ausgestattet, sodass sie problemlos mit mobilen Kassensystemen verbunden werden können. Sie verfügen über ausreichend Akkuleistung und eröffnen Unternehmen zahlreiche Einsatzmöglichkeiten. Ob im Einzelhandel, der Gastronomie oder auch im Handwerk: mobile Bondrucker sind die ideale Lösung, um flexibel und unabhängig von einem festen Standort Belege auszustellen – sei es direkt am Tisch der Gäste in einem Restaurant, auf Märkten, bei Veranstaltungen oder in Pop-up-Stores. Entsprechend profitieren auch Lieferdienste von der mobilen Erweiterung, da sie Ihrer Kundschaft bei der Übergabe der Ware den Beleg direkt überreichen können.

Die Vorteile eines mobilen Bondruckers

Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Mobile Bondrucker ermöglichen ein Höchstmaß an Flexibilität, da sie nicht an einen festen Standort gebunden sind. Zudem sparen sie wertvolle Zeit, da der Belegdruck direkt vor Ort erfolgt, und sorgen für einen besseren Kundenservice, indem Kundinnen und Kunden ihre Belege sofort und unkompliziert erhalten. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass mobile Bondrucker nicht nur die Effizienz und Flexibilität Ihres Unternehmens steigern, sondern auch das Einkaufserlebnis Ihrer Kunden verbessern. In Kombination mit der Option digitaler Kassenbons schaffen Sie eine moderne und nachhaltige Lösung, die den Anforderungen des heutigen Marktes gerecht wird.

5 Gestaltungstipps für Kassenbons

Ein Kassenbon kann weit mehr sein als ein Beleg für eine geschäftliche Transaktion. Gut gestaltet kann er ein effektives Kommunikationsmittel sein, um Kundenbindung und Marketing in Unternehmen zu fördern. Hier sind einige Tipps für die ideale Gestaltung eines Kassenbons, sowohl in Bezug auf Design als auch auf seinen Nutzen als Kommunikationsmedium:

Klarheit und Übersichtlichkeit

Klar strukturierte Informationen sorgen dafür, dass Ihre Kundschaft alle wichtigen Informationen mit einem Blick erfassen kann. Eine gute Struktur könnte wie folgt aussehen:

·      Überschrift: „Ihr Einkauf bei [Geschäftsname]“

·      Klare Trennung zwischen Produktdetails (Artikelname, Menge, Preis), Gesamtbetrag und Mehrwertsteuer.

·      Deutliche Darstellung des Kaufdatums, der Uhrzeit und der Kassenbonnummer.

Für eine gute Lesbarkeit verwenden Sie möglichst serifenlose Schriftarten (z. B. Arial, Helvetica), die auch in kleiner Größe gut erkennbar sind. Nutzen Sie zudem dezente Schriftfarben, um wichtige Bereiche wie Gesamtbetrag oder Rabatte hervorzuheben. Hier geht es neben der Optik auch um die Barrierefreiheit, die es ebenso Menschen mit eingeschränktem Sehvermögen problemlos ermöglicht, den Kassenbon zu lesen.

Branding und Wiedererkennung

Nutzen Sie Ihren Kassenbon als kostengünstige Art des Printmarketings, indem Sie einen hohen Wiedererkennungswert Ihrer Marke schaffen.

·      Logo des Unternehmens: Positionieren Sie Ihr Logo prominent oben auf dem Bon, um die Markenwahrnehmung zu stärken.

·      Unternehmensdaten: Stellen Sie Adresse, Website, Telefonnummer und Social-Media-Kanäle klar und übersichtlich dar.

·      Corporate Design: Integrieren Sie möglichst Designelemente, die zu Ihrem Markenauftritt passen (z. B. Farben, Schriftarten oder Symbole).

Marketing und Kundenbindung

Es gibt neue Produkte in Ihrem Sortiment oder saisonale Speisen auf der Karte? Sie planen Veranstaltungen, haben Ihre Öffnungszeiten geändert oder bieten jetzt auch einen Lieferservice an? Nutzen Sie beispielsweise die Fußzeile Ihres Kassenbons, um Ihre Kundschaft über Neuigkeiten oder besondere Aktionen und Angebote zu informieren. 

Zeigen Sie darüber hinaus Wertschätzung für Ihre Kundinnen und Kunden mithilfe von personalisierten Botschaften oder laden Sie sie dazu ein, Feedback oder eine Bewertung zu hinterlassen. Auf diese Weise schaffen Sie Anreize für Folgegeschäfte und stärken die Kundenbindung.

·      Personalisierte Botschaften: Nutzen Sie den unteren Bereich für personalisierte Botschaften wie „Vielen Dank für Ihren Einkauf!“ oder „Wir freuen uns auf Ihren nächsten Besuch.“

·      Rabattaktionen und Gutscheine: Integrieren Sie zeitlich begrenzte Angebote („10 % Rabatt bei Ihrem nächsten Einkauf bis [Datum]“).

·      Treueprogramme: Verweise Sie auf Kundenkarten, Punktesysteme oder Mitgliedschaften.

·      Feedback-Möglichkeiten: Laden Sie Ihre Kundschaft ein, Feedback oder eine Bewertung zu hinterlassen, z. B. „Teilen Sie uns Ihre Meinung unter [URL] mit und erhalten Sie 5 % Rabatt.“

·      Call-to-Action: Fordern Sie Ihre Kunden auf, aktiv zu werden, z. B. durch eine Einladung: „Besuchen Sie unsere Website für exklusive Angebote."

·      Zusätzlicher Nutzen: Die Rückseite des Kassenbons bietet Platz für nützliche Informationen – beispielsweise Öffnungszeiten, eine Wegbeschreibung zu Ihrem Laden oder Rückgabebedingungen.

 Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein

Machen Sie Ihre Kundschaft darauf aufmerksam, dass Sie Wert auf Umweltschutz und nachhaltiges Handeln legen. Lassen Sie ihnen die Wahl zwischen einem Kassenzettel aus Papier oder einem digitalen Kassenbon. Stellen Sie außerdem die Option bereit, den Bon per E-Mail oder App zu erhalten, um insbesondere Ihre jüngere und moderne Kundschaft, die bevorzugt mit dem Smartphone bezahlt, anzusprechen. Für Kundschaft, die die Papiervariante bevorzugt, verwenden Sie farbentwicklerfreies Thermopapier. 

Zusätzlich können Sie Botschaften wie „Dieser Bon wurde auf recyceltem Papier gedruckt“ oder „Erhalten Sie Ihren Bon per E-Mail!“ ergänzen, um auf die Nachhaltigkeit Ihres Betriebes hinzuweisen.

QR-Codes für mehr Interaktion

Ein QR-Code auf Ihrem Kassenbeleg erleichtert Ihrer Kundschaft den Zugang zu weiterführenden Informationen oder Services. Beispiele hierfür sind:

Treueprogramme: Ein QR-Code, der direkt zur Anmeldung in Ihrem Kundenbindungsprogramm führt.

·      Interaktive Elemente: Verwenden Sie dynamische QR-Codes, die je nach Kauf individuell generiert werden und z. B. zu einer personalisierten Produktseite führen.

·      Feedback-Formulare: Kundinnen und Kunden können über den QR-Code schnell und unkompliziert Bewertungen hinterlassen.

·      Produktinformationen: Über einen Link im QR-Code gelangen Kundinnen und Kunden zu einer Webseite mit detaillierten Angaben zu den gekauften Artikeln sowie weiteren Produkten.

·      Omnichannel-Kommunikation: Verlinken Sie den Kassenbon über den QR-Code mit Kundenprofilen, damit diese ihn in einer App oder auf einer Website abrufen können.

Fazit: Nutzen Sie den Kassenbon als Chance

Ein einfacher Kassenbeleg muss nicht langweilig oder nutzlos sein. Durch den gezielten Einsatz von Technologien wie QR-Codes, digitalen Kassenbons und mobilen Bondruckern können Sie Ihren Kassenzettel in ein effektives Werkzeug für Marketing und Kundenbindung verwandeln.

Investieren Sie in moderne Kassensysteme und Bondrucker, um Ihre Prozesse zu optimieren und Ihren Kundinnen und Kunden ein besseres Erlebnis zu bieten. Gleichzeitig leisten Sie durch digitale Lösungen einen Beitrag zur Nachhaltigkeit.

Schaffen Sie mit einem gut gestalteten Kassenbon einen echten Mehrwert – für Ihre Kundschaft und Ihr Unternehmen.