Kauf auf Rechnung: Bedeutung, Vorteile und Tipps für Onlineshops und Kunden

Der Kauf auf Rechnung ist eine der beliebtesten Zahlungsmethoden in Deutschland – sowohl im stationären Handel als auch in Onlineshops. Für Kundinnen und Kunden bietet diese Zahlungsart maximale Sicherheit und Komfort, da sie die Ware zuerst erhalten und prüfen können, bevor sie zahlen. Für Händler birgt die Zahlung auf Rechnung ebenfalls Chancen: Sie steigert das Vertrauen der Kundschaft, erhöht die Konversionsrate und reduziert Kaufabbrüche.

Doch was bedeutet es, auf Rechnung zu zahlen? Wie funktioniert es und wie können Sie als Händler diese Zahlungsart auf Rechnung erfolgreich in Ihr Geschäft integrieren – auch ohne externe Dienstleister wie Klarna? In diesem Leitfaden geben wir Ihnen einen umfassenden Überblick und praktische Tipps.

Was bedeutet Kauf auf Rechnung?

Die Zahlungsart „Kauf auf Rechnung“ ist einfach zu erklären: Bei der Zahlung auf Rechnung bezahlen Kundinnen und Kunden erst nach Erhalt der Ware. Sie bestellen ein Produkt im Onlineshop und lassen es liefern. Aber auch im stationären Einzelhandel ist der Kauf auf Rechnung möglich. Die Kundschaft nimmt die Ware direkt mit. Anschließend erhalten sie eine Rechnung mit einem Zahlungsziel – beispielsweise 14 oder 30 Tage. Innerhalb dieser Frist müssen sie den Betrag an den Händler überweisen.

So funktioniert der Kauf auf Rechnung

Beim Kauf auf Rechnung erhalten Kundinnen und Kunden die Ware also sofort oder zeitnah nach der Bestellung, während die Zahlung erst später erfolgt. Die Rechnung enthält alle wichtigen Angaben wie den Kaufbetrag, das Zahlungsziel und die Bankverbindung des Händlers.

Kauf auf Rechnung ohne Klarna oder andere Dienstleister

Viele Händler nutzen externe Anbieter wie Klarna, um den Kauf auf Rechnung abzuwickeln. Diese Dienstleister übernehmen das Risiko eines Zahlungsausfalls und garantieren eine schnelle Auszahlung an den Handel. Allerdings fallen hierfür oft hohe Gebühren an.

Ein Kauf auf Rechnung ohne Klarna ist jedoch genauso möglich. In diesem Fall wickeln Sie die Zahlungsart eigenständig ab. So können Sie Kosten sparen, müssen jedoch das Risiko eines Zahlungsausfalls selbst tragen.

Ablauf ohne Dienstleister

·      Bonitätsprüfung: Prüfen Sie die Kreditwürdigkeit des Kunden vorab. Dazu können Sie eine einfache Anfrage bei einer Wirtschaftsauskunftei wie der Schufa stellen.

·      Rechnungsstellung: Liefern Sie die Ware mit einer Rechnung, die alle relevanten Zahlungsinformationen enthält.

·      Mahnwesen: Bleibt die Zahlung aus, sollten Sie ein strukturiertes Mahnverfahren einleiten.

Warum ist der Kauf auf Rechnung so beliebt?

Der Kauf auf Rechnung ist im E-Commerce nach PayPal das beliebteste Zahlungsverfahren in Deutschland. Mit einem Marktanteil von knapp 27 Prozent bevorzugen deutsche Kundinnen und Kunden bei der Bezahlung ihrer Onlinekäufe diese Option (vgl. Statista).

Die Gründe liegen auf der Hand: Die Zahlung auf Rechnung bietet Verbraucherinnen und Verbrauchern maximale Sicherheit beim Onlineshopping. Sie können die Ware zunächst in Ruhe auf Passform oder Qualität überprüfen, bevor sie sich zur Zahlung verpflichten. Zudem entfällt für Kaufende das Risiko, für mangelhafte oder nicht gelieferte Ware in Vorkasse zu treten. Zwar können sie bei Käufen im Internet von ihrem Widerrufsrecht Gebrauch machen und die Ware an den Händler zurückschicken. Allerdings können Tage oder sogar Wochen vergehen, bis sie ihr Geld wieder auf dem Bankkonto haben.

Auf Rechnung zahlen ist aber auch im stationären Handel bei der Kundschaft beliebt. Sie nimmt die Ware direkt mit und begleicht die Rechnung später innerhalb der festgelegten Zahlungsfrist per Überweisung. 

Vorteile für Kundinnen und Kunden

·      Sicherheit: Die Zahlung erfolgt erst, wenn die Ware vollständig und in einwandfreiem Zustand vorliegt.

·      Flexibilität: Kundinnen und Kunden können die Zahlung innerhalb der Frist flexibel einplanen.

·      Vertrauen: Besonders im Onlinehandel vermittelt diese Zahlungsart Seriosität, schafft Vertrauen und reduziert die Angst der Kundschaft vor Betrug.

Kauf auf Rechnung: Welche Bedeutung hat die Zahlungsoption für den Handel?

Die Möglichkeit, auf Rechnung zu zahlen, bietet nicht nur der Kundschaft, sondern auch dem Einzelhandel zahlreiche Vorteile – insbesondere im Hinblick auf die Kundengewinnung und -bindung.

Diese Zahlungsmethode genießt bei Verbraucherinnen und Verbrauchern großes Vertrauen: Sie haben die Möglichkeit, die Ware vor der Zahlung zu prüfen und reduzieren das finanzielle Risiko, das durch die Vorkasse entsteht. Dies erhöht die Kaufbereitschaft und minimiert Kaufabbrüche, insbesondere bei Erstkunden. Für den Handel bedeutet dies eine höhere Conversion-Rate und potenziell steigende Umsätze. Zudem stärkt der Kauf auf Rechnung die Kundenbindung, da Verbraucherinnen und Verbraucher oft zu Anbietern zurückkehren, die diese bequeme und sichere Zahlungsmethode anbieten.

Als TOP 2 unter den Zahlungsmethoden im E-Commerce darf der Kauf auf Rechnung in keinem Zahlungsportfolio fehlen – weder in Onlineshops noch im stationären Handel.

Vorteile für den Handel

·      Höhere Konversionsrate: Viele Kundinnen und Kunden bevorzugen Shops, die die Option bieten, auf Rechnung zu zahlen.

·      Weniger Kaufabbrüche: Fehlt die gewünschte Zahlungsart, brechen potenzielle Kunden den Kauf oft ab.

·     Vertrauensgewinn: Im Online Shop auf Rechnung zahlen zu können, wirkt seriös und kundenfreundlich, was zu einer langfristigen Kundenbindung beitragen kann.

Nachteile für den Handel

In Summe bietet der Kauf auf Rechnung eine strategische Möglichkeit, Umsätze zu steigern und sich im Wettbewerb zu differenzieren. Trotz zahlreicher Vorteile bringt der Kauf auf Rechnung für Händler auch einige Nachteile und Risiken mit sich, die gut abgewogen werden müssen. 

Währen das Risiko der Vorkasse für die Kundschaft reduziert wird, riskieren Händlerinnen und Händler Zahlungsausfälle, da die Kunden erst nach Erhalt der Ware zahlen müssen. Dies kann insbesondere bei Neukunden oder Kundschaft mit geringer Bonität zu finanziellen Verlusten führen. Ein weiteres Risiko stellen Betrugsversuche dar – etwa durch die Angabe falscher Daten oder Identitätsdiebstahl. Zwar lassen sich diese Risiken reduzieren, doch entstehen dadurch in der Regel zusätzliche Kosten, die die Marge schmälern.

Hinzu kommt ein erhöhter Verwaltungsaufwand: Rechnungen müssen überwacht, Zahlungseingänge kontrolliert und gegebenenfalls Mahnverfahren eingeleitet werden. Gleichzeitig belastet die Zahlung auf Rechnung die Liquidität des Händlers. Die Einnahmen werden oft erst Wochen nach der Lieferung der Ware gutgeschrieben, während die Kosten für Einkauf, Lagerung und Versand bereits vorab anfallen. 

Allerdings lassen sich der erhöhte Verwaltungsaufwand und das Risiko von Zahlungsausfällen mithilfe von Bonitätsprüfungen oder der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern effektiv minimieren, sodass die Vorteile am Ende die Nachteile überwiegen. Entsprechend sollte der Kauf auf Rechnung als Zahlungsoption in keinem Onlineshop und auch im stationären Einzelhandel nicht fehlen.

Besonderheiten beim Kauf auf Rechnung

Ermöglichen Sie Ihrer Kundschaft auf Rechnung zu bezahlen, unterscheiden sich die Anforderungen an dieses rechtsgültige Dokument im Grundsatz nicht von einer „normalen“ Rechnung. Sie folgt dem gleichen Aufbau und muss die gleichen Pflichtangaben enthalten, um einer ordnungsgemäßen Buchhaltung und den steuerlichen Zwecken gerecht zu werden.

Allerdings gibt es einige Besonderheiten, die Sie berücksichtigen sollten, um Zahlungsbedingungen und Abwicklung beim Kauf auf Rechnung klar zu machen. Während der generelle Aufbau weitgehend gleich ist, unterscheidet sich die Rechnung bei dieser Zahlungsoption von einer normalen Rechnung durch den offenen Zahlungsstatus, die ausdrückliche Angabe der Zahlungsfrist und ggf. Hinweise auf Zahlungsdienstleister oder Mahnverfahren bei Verzug. 

Unterschiede zur normalen Rechnung im Überblick:

·      Zahlungsstatus: Eine normale Rechnung kann einen bereits beglichenen Betrag ausweisen (z. B. „Betrag erhalten“ oder „Bezahlt am xx.xx.xxxx“). Dagegen wird der Betrag beim Kauf auf Rechnung immer als „offen“ gekennzeichnet.

·      Zahlungsfrist: Beim Kauf auf Rechnung wird explizit eine Zahlungsfrist angegeben, da die Kundschaft die Ware oder Dienstleistung vorab erhält und erst danach bezahlen muss.

·     Zusammenarbeit mit Zahlungsdienstleistern (optional): Häufig arbeiten Onlineshops oder Geschäfte im stationären Einzelhandel mit Zahlungsdienstleistern wie Klarna, PayPal oder AfterPay zusammen, um den Kauf auf Rechnung abzuwickeln. Wird ein entsprechender Dienstleister dazwischengeschaltet, sollte die Rechnung Informationen über den Dienstleister und dessen Zahlungsabwicklung enthalten.

·      Mahnverfahren: Informieren Sie Ihre Kundschaft in Ihren Rechnungen darüber, dass Sie säumige Beträge über ein Mahnverfahren einfordern. Ergänzen Sie in Ihren Rechnungen entsprechend Hinweise auf mögliche Schritte bei Zahlungsverzug, die Höhe der Mahngebühren oder die Übergabe an ein Inkassobüro.

Kauf auf Rechnung: Integration in Onlineshops und Kassensysteme 

Die Integration der Zahlungsoption „Kauf auf Rechnung“ in ein Kassensystem erfordert sowohl technische als auch organisatorische Anpassungen. Der Prozess unterscheidet sich je nach Geschäftsmodell (Onlineshop vs. stationärer Handel), aber die grundlegenden Schritte sind ähnlich. 

Technische Integration ins Kassensystem im Ladengeschäft

Sofern Sie bereits ein modernes digitales Kassensystem in Ihrem Ladengeschäft nutzen, lässt sich der Kauf auf Rechnung als Zahlungsoption ganz leicht integrieren. Kassensysteme wie das Kassensystem Lite oder das Kassensystem Pro von SumUp bieten Module für den Kauf auf Rechnung an, die Sie einfach nur aktivieren und konfigurieren müssen, um den Kauf auf Rechnung selbst abzuwickeln. Alternativ können Sie einen externen Anbieter (z. B. Klarna, PayPal oder Ratepay) integrieren, der die Rechnungsstellung für Sie übernimmt.

Wenn Sie ein neues Kassensystem anschaffen, achten Sie darauf, dass es in der Lage ist, direkt beim Kauf eine Rechnung zu generieren, die alle rechtlichen Vorgaben erfüllt. Zudem ist es hilfreich, wenn Sie Rechnungen mit Ihren Kundendaten verknüpfen und digital speichern können. 

Um Zahlungsausfälle zu vermeiden, führen Sie vor Ort eine Bonitätsprüfung durch. Im stationären Handel kann die Bonitätsprüfung in Echtzeit über eine Verbindung zu Auskunfteien – beispielsweise der Schufa – erfolgen. Alternativ legen Sie Ihre eigenen Regeln für den Kauf auf Rechnung fest. Denkbar ist beispielsweise, diese Option nur Stammkunden anzubieten, deren Zahlungsmoral sich in der Vergangenheit als zuverlässig erwiesen hat.

Damit Sie die Liquidität Ihres Unternehmens sicherstellen können, ist ein automatisierter Mahnprozess erforderlich. Entsprechend sollte Ihr Kassensystem Zahlungserinnerungen und Mahnprozesse automatisiert unterstützen. Zusätzlich kann ein externer Partner – ein Inkassounternehmen oder Zahlungsdienstleister – für das Mahnwesen hinzugezogen werden.

Technische Integration in Onlineshops

Erweitern Sie die Zahlungsoptionen in Ihrem Onlineshop um den Kauf auf Rechnung, sollte diese Zahlungsart im Checkout-Prozess klar ersichtlich und einfach wählbar sein. Viele Betreiberinnen und Betreiber von Onlineshops binden dazu Zahlungsdienstleister wie Klarna, PayPal (Pay Later), AfterPay ein. Diese übernehmen die Prüfung der Bonität, das Risiko bei Zahlungsausfall und oft auch die Zahlungsabwicklung. Die Integration erfolgt entweder über API-Schnittstellen des Dienstleisters oder die Einbindung von Plug-ins für gängige Shopsysteme (z. B. WooCommerce, Shopify, Magento).

Auch in Onlineshops ist eine Bonitätsprüfung zur Risikoabsicherung erforderlich, um Zahlungsausfälle beim Kauf auf Rechnung zu vermeiden. Diese kann durch den Zahlungsdienstleister oder über externe Auskunfteien (z. B. Schufa, Creditreform) erfolgen. Die entsprechende Prüfung sollte automatisiert beim Checkout erfolgen.

Ggf. ist es erforderlich, den Rechnungsprozess anzupassen. Rechnungen sollten automatisiert erstellt und per E-Mail versendet werden. Handelt es sich um Unternehmenskunden, ist eine E-Rechnung erforderlich. Anschließend erfolgt die Zahlungsüberwachung mithilfe von Rechnungsprogrammen, die offene Rechnungen und Zahlungsfristen verwalten. 

Organisatorische Maßnahmen

Neben technischen Anpassungen sind ebenfalls organisatorische Maßnahmen erforderlich, um den Kauf auf Rechnung als zusätzliche Zahlungsoption zu integrieren.

Klare Zahlungsrichtlinien definieren

Legen Sie Bedingungen für den Kauf auf Rechnung fest, z. B.

·      nur für bestimmte Beträge (z. B. Mindest-/Höchstbeträge)

·      nur für registrierte Kunden oder nach positiver Bonitätsprüfung

·      Zahlungsfrist (z. B. 14 oder 30 Tage)

·      Gebühren bei Zahlungsverzug

Kundenkommunikation optimieren

Machen Sie Ihre Kundschaft darauf aufmerksam, dass sie bei Ihnen auf Rechnung zahlen kann. Onlineshops, die auf Rechnung verkaufen, weisen im Checkout auf die Zahlungsoption hin und kommunizieren transparent die entsprechenden Zahlungsbedingungen wie Zahlungsfristen etc.

Im stationären Handel weisen Sie oder Ihr Personal die Kundschaft persönlich oder durch einen Hinweis am POS (Point of Sale) auf die zusätzliche Zahlungsoption hin.

Mahnwesen organisieren

Definieren Sie standardisierte Prozesse für Zahlungserinnerungen und Mahnungen und klären Sie, ob Ihr Unternehmen selbst das Mahnwesen übernimmt oder ein Dienstleister dies für Sie abwickeln soll.

Test- und Optimierungsphase

Starten Sie eine Testphase, um die erfolgreiche Integration im Onlineshop oder Ihrem Kassensystem zu testen. Im stationären Handel ist zudem die Schulung des Personals wichtig, damit diese die Option effektiv erklären und nutzen können.

Auf Rechnung bezahlen: So gelingt die erfolgreiche Einführung

Damit die Zahlungsabwicklung reibungslos verläuft und Sie das Risiko von Zahlungsausfällen minimieren, sollten Sie einige Punkte beachten:

·      Klare Zahlungsbedingungen formulieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre Zahlungsbedingungen klar und verständlich kommuniziert werden. Legen Sie das Zahlungsziel und mögliche Mahngebühren transparent dar.

·      Bonität prüfen: Führen Sie vorab eine Bonitätsprüfung durch, um zahlungsunfähige oder zahlungsunwillige Kundinnen und Kunden auszuschließen. Wirtschaftsauskunfteien bieten hier einfache Lösungen an.

·      Automatisierung nutzen: Nutzen Sie Software-Lösungen – beispielsweise SumUp Rechnungen –, um den Prozess des Rechnungsversands und der Zahlungskontrolle zu automatisieren. So sparen Sie Zeit und reduzieren Fehler. · Mahnprozess definieren: Legen Sie einen klaren Mahnprozess fest, falls Zahlungen ausbleiben. Ein erster freundlicher Hinweis per E-Mail reicht oft aus, bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden müssen. · Kombinierte Zahlungsmethoden anbieten: Bieten Sie zusätzlich zu Zahlungsarten auf Rechnung auch andere Optionen wie Girocards (ehemals EC Karte), Debitkarten, Kreditkarten, Sofort- oder Echtzeitüberweisungen oder PayPal an. So haben Kundinnen und Kunden die Wahl und finden sicher ihre bevorzugte Zahlungsart.

Fazit: Warum Sie den Kauf auf Rechnung anbieten sollten

Die Möglichkeit, im Online Shop auf Rechnung zu bezahlen, gehört zu den erfolgreichsten Strategien zur Kundengewinnung und -bindung. Es vermittelt Vertrauen, steigert die Konversionsrate und sorgt für eine positive Kundenerfahrung. Auch im stationären Handel können Sie von der Zahlungsart profitieren, da sie besonders bei Stammkunden beliebt ist.

Ob Sie externe Dienstleister nutzen oder den Kauf auf Rechnung ohne Klarna & Co. selbst abwickeln, hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen ab. Mit klaren Prozessen, einer Bonitätsprüfung und einem effizienten Mahnwesen schaffen Sie die Grundlage für eine sichere und erfolgreiche Abwicklung.

Zögern Sie nicht, diese Zahlungsart auf Rechnung in Ihrem Shop zu implementieren – Ihre Kundschaft wird es Ihnen danken.