Rechnungen schreiben leicht gemacht: E-Rechnungsprogramme im Fokus

Die E-Rechnungspflicht kommt und damit beginnt die Suche nach einem geeigneten Programm, um konforme Rechnungen schreiben und empfangen zu können. Wir geben einen Überblick über die Anbieter – von Apps über kostenlose Rechnungssoftware bis zu effizienter Automatisierung Ihrer gesamten Buchhaltung.

Gute Gründe, die Rechnung in einem Programm zu schreiben

Wer bisher in Word, Excel oder ähnlichen Programmen manuell Rechnungen geschrieben hat, hat spätestens mit der E-Rechnungspflicht einen guten Grund, dieses Vorgehen zu überdenken. Diese Programme können nämlich von Haus aus keine E-Rechnungen erstellen. Es ist zwar absehbar, dass zu diesem Zweck Add-ons entwickelt werden, aber warum auf ein Hilfsprogramm warten, das nachher den Zweck vielleicht nur unzureichend erfüllt?

Schließlich gibt es bereits heute dedizierte Rechnungssoftware, die nicht nur zum Erstellen, sondern auch zum Auslesen von Rechnungen nützlich ist. Und diese Möglichkeit spielt im Hinblick auf die kommende E-Rechnungspflicht eine wichtige Rolle: Es ist für alle Unternehmen Pflicht, ab 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Theoretisch ist zum Empfangen von E-Rechnungen zum Beispiel ein E-Mail-Postfach ausreichend. Im ZUGFeRD-Format ist auch eine lesbare PDF enthalten.

Die dazugehörigen XML-Daten sind aber nicht mit den Standard-Programmen wie Word auslesbar und sie können sich theoretisch von der PDF-Datei unterscheiden. Die XML-Daten müssen zudem nach GoBD validiert und archiviert werden. Nun kann man zum Auslesen auch einen E-Rechnung Viewer bzw. Validator verwenden, die oft kostenfrei sind. Allerdings muss dabei auf den Datenschutz geachtet werden. 

Da hat professionelle Rechnungssoftware einen Vorteil: Häufig gibt es schon kostenfreie Versionen, die von Haus aus E-Rechnungen auslesen. Darüber hinaus sparen Programme zum Rechnungen schreiben vor allem Zeit und helfen dabei, Eingabefehler zu vermeiden. Außerdem bieten sie diese Vorteile:

• Sie können damit E-Rechnungen erhalten und automatisiert verarbeiten.

• Es sind alle Pflichtangaben enthalten.

• Die Berechnung von Steuern, Rabatten und Summen erfolgt automatisch.

• Die Bedienung ist oft selbsterklärend und kann daher von unterschiedlichen Mitarbeitenden übernommen werden.

• Ortsunabhängig arbeiten? Dann ist ein Online-Rechnungsprogramm wie für Sie geschaffen.

• Durch Anbindung (Schnittstellen) etwa an das Geschäftskonto lassen sich Zahlungen zuordnen und Automatisierungen schaffen: Erinnerungen an offene Rechnungen, automatisches Versenden von Zahlungserinnerungen und andere.

• Fehlerhafte Eingangsrechnungen können schneller reklamiert werden.

Programm zum Rechnungen schreiben: Chance für Digitalisierung

Möchten Sie ein Programm anschaffen, um Rechnungen zu schreiben, ist das eine gute Gelegenheit, im gleichen Zug weitere Prozesse zu digitalisieren. Die gesamte Buchhaltung kann von vernetzten Programmen profitieren: Geldeingänge auf dem Geschäftskonto werden automatisch mit offenen Posten abgeglichen und vermerkt, Zahlungserinnerungen erstellt, mit wenigen Klicks aus Angeboten Rechnungen aufgesetzt und vieles mehr.

Zusätzlich zu den Geschäften, für die ohnehin ab 2025 die E-Rechnungspflicht besteht, können Sie auch die sogenannten „sonstigen Rechnungen“ elektronisch versenden. Das schont Sie und beispielsweise private Kundschaft vor Zettelwirtschaft und trägt sogar ein wenig zur Nachhaltigkeit bei. Im besten Fall erfolgt auch die Zahlung schneller, weil der Postweg entfällt.

Lust auf Digitalisierung? Bevor Sie sich mit dem Angebot der verschiedenen Anbieter auseinandersetzen: Analysieren Sie die aktuelle Vorgehensweise, wenn bereits Rechnungen geschrieben werden und definieren Sie, wo die Reise hingehen soll. Nur dann können Sie einschätzen, welche Programme sich für Sie eignen, um Rechnungen zu schreiben. Wer langfristig plant, muss den Prozess nicht nach einem Jahr erneut aufsetzen.

Worauf achten beim Kauf des Rechnungsprogramms?

Sie haben sich bereits ein Ziel gesetzt, wie Sie im Unternehmen in Zukunft Rechnungen schreiben wollen. Nun gleichen Sie ab, welche der vorhandenen Rechnungsprogramme die dafür notwendigen Funktionen bietet. Ebenso gilt es, Datenschutz und Vertragsmodalitäten zu vergleichen. Die folgenden Kriterien sind bei der Wahl relevant.

Funktionalitäten

Die wichtigste Frage ist zunächst, welches Format Sie für E-Rechnungen nutzen wollen – die gängigsten in Deutschland sind XRechnung oder ZUGFeRD. Ihre Entscheidung ist insbesondere davon abhängig, ob Sie vermehrt mit öffentlichen Stellen zusammenarbeiten, die XRechnung verwenden. Im Idealfall kann die Rechnungssoftware beide Formate auslesen und erstellen.

Weitere relevante Features sind:

• Online-Zahlungen ermöglichen z. B. via Kreditkarte. Die zusätzlichen Zahlungsoptionen erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass die Zahlung zeitnah und auf dem Weg erfolgt, den Kundinnen und Kunden bevorzugen.

• Wiederkehrende Rechnungen schreiben, etwa, wenn Sie regelmäßig dieselben Posten an denselben Kunden in Rechnung stellen.

• Ortsunabhängiges Arbeiten dank online Rechnungsprogramm

  Sind Sie Handwerker, könnten Sie darüber nachdenken, ob es sich lohnt, Rechnungen direkt vor Ort bei der Kundschaft auszustellen. Dann müssen Sie das bei der Wahl beachten.

• Erstellen von Angeboten, Mahnungen, Zahlungserinnerungen, Lieferscheinen oder Gutschriften

• Stammdaten, Kunden und Artikel verwalten

• Überblick behalten: Übersichtlich aufbereitete Rechnungsdaten für Ihr Reporting

• Verschiedene Sprachen oder auch Währungen nutzen: Insbesondere Englisch kann schnell relevant werden, wenn sich mal potenzielle Kundschaft meldet, die nicht in Deutschland sitzt.

• Von Schnittstellen profitieren: Kommuniziert das Programm mit dem Geschäftskonto und können die Daten an den Steuerberater oder die Steuerberaterin weitergereicht werden? Beziehen Sie Dienstleister bei der Wahl am besten mit ein.

• Benachrichtigungen bei Überschreitung des Zahlungsziels oder sogar automatisch versendete Zahlungserinnerungen erstellen lassen

• Erstellen und Versenden von Umsatzsteuervoranmeldungen oder EÜR möglich

• Individualisierung erreichen: Wie sehr lässt sich das Design an das eigene Marketing anpassen? Dies reicht vom Hinzufügen des Logos über individuelle Textergänzungen bis hin zum Anpassen von Farben und Schriften.

Datenschutz

Um eine Rechnung zu schreiben, braucht es personenbezogene Daten. Deshalb ist es wichtig, dass der Datenschutz beim Anbieter gewährleistet ist. Es sollten zuverlässige Sicherheitsvorkehrungen bestehen, die gleichzeitig gewährleisten, dass das System verlässlich arbeitet. Dazu gehören die Verschlüsselung der Daten, falls sie übertragen bzw. auf fremden Servern gespeichert werden, eine Authentifizierung, die vor Fremdzugriff schützt und regelmäßige Updates.

Gleichzeitig muss die relevante Archivierung sichergestellt werden: E-Rechnungen müssen ebenso wie andere Rechnungen bisher 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Prüfen Sie, ob das in Frage kommende Rechnungsprogramm diese Anforderung erfüllt oder Sie manuell nachhelfen müssten.

Vertragsmodalitäten

Preis, Zahlweise, Kündigungsfrist und Testzeitraum – jetzt geht es an die harten Fakten. Ein Großteil der Anbieter von Rechnungssoftware arbeitet mit dem Abomodell, man zahlt also für jeden Monat. Manche Modelle sehen eine Mindestvertragslaufzeit vor, andere bieten eine Kündigung jederzeit an, was bereits ein wichtiges Kriterium sein kann.

Die Preise liegen bei maximal 20 € im Monat für die wichtigen Funktionen. Was darüber liegt, ist oft sehr umfangreich und eher für größere Unternehmen relevant. Sparen lässt sich häufig bei jährlicher Zahlweise. Sind Sie bereits sicher und haben die Rechnungssoftware ausführlich getestet, lohnt sich dieses Abrechnungsintervall bestimmt für Sie.

Einige Anbieter locken mit weiteren Rabatten – bedenken Sie auf jeden Fall die Kosten über mehrere Jahre. Immerhin ist es wahrscheinlich, dass Sie das Programm über das erste Jahr, das vielleicht reduziert ist, hinaus verwenden.

Nun kommt langsam der Punkt, an dem die Liste an potenziellen Kandidaten kürzer wird. Und jetzt sollen sie tatsächlich liefern: Wir empfehlen, auf jeden Fall einen kostenlosen Testzeitraum in Anspruch zu nehmen, bevor ein Abonnement abgeschlossen wird. Dieser beträgt in der Regel 7 oder 14 Tage. Prüfen Sie dabei alle relevanten Besonderheiten und Dokumente in der Anwendung.

Support

Apropos prüfen: Egal um welche Software es sich handelt – haken kann es immer mal. Wie ist der Support des Wunschkandidaten organisiert? Gibt es einen Chat, eine Telefonnummer oder ist das Supportlevel vom gewählten Abo-Modell abhängig?

Die Zuverlässigkeit lässt sich am besten während des Testzeitraums feststellen. Außerdem ist der Support sehr wichtig für die Kundenzufriedenheit; man kann dessen Qualität also gut an Online-Bewertungen ablesen.

Programm zum Rechnungen schreiben – ein Vergleich

Jetzt geht es ans Eingemachte: Die Kandidaten für Rechnungsprogramme sind zahlreich und vielfältig. Von kostenfreien online Rechnungen über Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen bis hin zur vollautomatisierten Buchhaltung, finden alle eine zugeschnittene Option.

Rechnung schreiben kostenlos & online

Muster oder Vorlagen im Internet waren bislang eine beliebte Möglichkeit, um Rechnungen kostenlos online zu schreiben. Oft gibt es auch Rechnungsgeneratoren, bei denen man die Daten manuell eingibt und dann eine PDF-Datei erhält. Und da liegt auch die Krux: Die bisherigen handelsüblichen Generatoren erstellen keine E-Rechnung.

Sie sind zudem deutlich eingeschränkt, beispielsweise, wenn man mehrere Mehrwertsteuersätze in einer Rechnung nutzen muss, oder bei der Anzahl der hinterlegbaren Kontakte. Bedenken Sie auch, dass es vorkommen kann, dass Sie eine Rechnung einmal korrigieren müssen – ist das ohne Weiteres möglich oder muss sie neu erstellt werden?

Ebenso wollen Sie vielleicht zusätzlich zu Rechnungen auch weitere Dokumente erstellen, darunter Mahnungen oder Angebote. Hier überschneiden sich viele Daten, kostenlose Online-Generatoren bieten aber meist nicht die Möglichkeit, davon zu profitieren.

Und zuletzt leidet auch die Individualisierung. Die ist auf kostenfreien Seiten nicht enthalten, Sie nutzen ein Standard-Layout. Damit verpassen Sie die Chance, einen guten Eindruck bei Ihrer Kundschaft zu hinterlassen und durch den professionellen individuellen Auftritt die Kundenbindung zu stärken.

Wird die Seite oder das Angebot eingestellt, müssen Sie wieder auf ein anderes Layout zugreifen und sich in ein neues System eindenken. Und was ist, wenn das Programm einmal nicht funktioniert?

Bei kostenfreien Lösungen ist außerdem zu bedenken:

• Stammdaten können häufig nicht oder nur begrenzt hinterlegt werden.

• Vieles muss weiterhin manuell erfolgen, etwa die Vergabe der laufenden Rechnungsnummer.

• Die rechtskonforme Archivierung ist in der Regel nicht enthalten, bei Betriebsprüfungen, beispielsweise in der Gastronomie, müssen die Dokumente einfach auffindbar sein.

• Möglicherweise lassen sich Sonderfälle wie die Kleinunternehmerregelung oder Rechnungen für Unternehmen im EU-Ausland nicht abbilden.

• Rechnungen lassen sich nur auf Deutsch erstellen.

Kostenfreie Abo-Modelle als Alternative

Es gibt allerdings bei vielen professionellen Anbietern kostenlose Rechnungssoftware, beispielsweise bei WISO MeinBüro oder SumUp Rechnungen. Datenschutz und Wartungen sind dann sichergestellt. Wenn Sie lediglich E-Rechnungen auslesen möchten und nur wenige Rechnungen im Monat schreiben müssen, oft sind maximal 4 inklusive, können Sie die kostenlosen Versionen durchaus in Betracht ziehen. Wenn das Geschäft wächst, hat das den weiteren Vorteil, dass Sie ganz simpel auf ein günstiges Abo mit zusätzlichen Funktionen wechseln können.

E-Rechnung-Programm – Anbieter im Vergleich

Sobald Gründerinnen und Gründer mehr als drei oder vier Rechnungen im Monat schreiben oder wirklich Zeit sparen wollen, um sie anderweitig zu investieren, lohnt sich die Anschaffung eines Programms, um E-Rechnungen auszulesen und zu schreiben. Auf dem Markt gibt es einige Anbieter mit unterschiedlichen Modellen und Funktionen. Mit allen der erwähnten Rechnungsprogramme lassen sich spätestens zum 1. Januar 2025 E-Rechnungen erstellen.

WISO MeinBüro

WISO ist vielen ein Begriff, die ihre eigene Steuererklärung machen: Die gelben Büchlein mit Steuertipps und -Software kommen aus dem Hause buhl. Für die Buchhaltung gibt es bei buhl ebenso Lösungen, diese hören auf den Namen WISO MeinBüro.

Unter MeinBüro werden insbesondere zwei Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme angeboten:

WISO MeinBüro Desktop –  Bietet das Gesamtpaket von der Angebotserstellung über E-Rechnung schreiben, Lieferschein bis zu Online-Bezahlungen anbieten und EÜR sowie Umsatzsteuervoranmeldung übermitteln. MeinBüro Desktop hat eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten.

WISO MeinBüro Rechnungen – Ein cloudbasiertes Online-Rechnungsprogramm mit sehr ähnlichen Funktionen. Hiervon gibt es auch eine kostenfreie Version, mit der sich E-Rechnungen erstellen und auslesen lassen. Es kann endgerätunabhängig verwendet werden und die Daten befinden sich auf mehrfach geschützten Servern in Deutschland. Ebenso ist eine Rechnungs-App enthalten.

Die kostenpflichtigen Modelle starten bei 9,00 € im Monat zzgl. USt. für Gründer und Nebenberufler bis 22.000 € Jahresumsatz. Die Testphase beträgt 2 Wochen. Außerdem gibt es Zusatzmodule, beispielsweise für Dokumenten-/Vertragsmanagement oder Aufträge & ERP.

Die Anwendungen eignen sich für Unternehmen aller Branchen und Größen. Durch die Anbindung an die hauseigene Steuersoftware bietet es sich besonders für diejenigen an, die die Steuererklärung selbst erledigen – beispielsweise Freiberufler.

Sevdesk

Sevdesk Buchhaltung ist in den letzten Jahren stets als Gewinner im Rechnungsprogrammvergleich von fuer-gruender.de hervorgegangen. Die Bedienung soll sehr einfach von der Hand gehen und man kann direkt mit dem Schreiben von Rechnungen starten.

Insgesamt gibt es drei Tarife: Rechnung, Buchhaltung und Buchhaltung Pro. Alle drei enthalten das Erstellen von Angeboten und Rechnungen sowie das Versenden von Zahlungserinnerungen. Wer Lieferscheine, Gutschriften, EÜR oder Umsatzsteuervoranmeldung erstellen will, muss mindestens zum Abo Buchhaltung greifen. Dasselbe gilt zum Erfassen von eingehenden E-Rechnungen. Sie können in jedem Fall unterschiedliche Währungen wählen, nicht nur Euro.

Die Preise von Sevdesk beginnen bei 8,90 € im Monat für sevdesk Rechnung bei einer Laufzeit von 24 Monaten. Für sevdesk Buchhaltung, das für die meisten Unternehmer:innen zu empfehlen ist, werden 19,90 € veranschlagt. Die Testphase beträgt ebenso wie bei WISO 2 Wochen.

Sevdesk ist eine Webapp, also ein Online-Rechnungsprogramm. Die Daten werden GoBD-konform auf Servern in Deutschland gespeichert. Es gibt eine dazugehörige Mobile App, die insbesondere für die Belegerfassung konzipiert ist und sich deshalb eigentlich erst ab dem mittleren Paket eignet.

Lexware Office

Lexoffice heißt seit Kurzem Lexware Office. Es punktet mit einer hervorragenden, übersichtlichen Benutzeroberfläche und ist eine Online-Anwendung.

Die Pakete reichen von S bis XL, wobei in S lediglich die Belegverwaltung und das Auslesen von E-Rechnungen enthalten sind. Ab M lassen sich Rechnungen, Angebote und auch Lieferscheine erstellen. In diesem Abo ist auch das Mahnwesen bereits inklusive.

Wer zusätzlich die Umsatzsteuervoranmeldung und GuV oder EÜR sowie in der Gastronomie oder im Einzelhandel ein elektronisches Kassenbuch in der Anwendung erledigen möchte, muss mindestens zu L greifen. Mit der Rechnungs-App fürs Smartphone können Rechnungen auch von unterwegs geschrieben werden.

Rechnungen lassen sich zwar auf Englisch schreiben, aber nur in Euro. Besonders im Vergleich zu den beiden vorgenannten: das Kundenportal, mit dem die Kundschaft selbst Zugang auf ihre Rechnungen hat und sie, wenn aktiviert, via QR-Code bezahlen können.

S ist schon für 6,90 € erhältlich, das volle Paket gibt es dann für 29,90 € im Monat (zzgl. MwSt.). Der gesamte Funktionsumfang lässt sich ganze 30 Tage kostenlos testen. Es gibt zudem keine Mindestlaufzeit und die Preise sind demnach unabhängig von der Nutzungszeit gleich – ein besonderer Vorteil für Gründerinnen und Gründer.

Rechnungen schreiben mit SumUp Rechnungen

SumUp bietet ein umfangreiches Paket für Unternehmen aller Art: von Kassensystemen und Kartenlesegeräten über Onlineshop und Geschäftskonto bis zum Rechnungsprogramm. Die einzelnen Tools sind ideal miteinander kombinierbar.

Gerade kleine und mittlere Unternehmen finden bei SumUp benutzerfreundliche Technologien und praxisnahe Lösungen, die sie dabei unterstützen, den Übergang zur E-Rechnung effizient und stressfrei zu gestalten.

Unternehmen aus allen Branchen profitieren von einer intuitiven Rechnungssoftware, mit der sie E-Rechnungen schnell und unkompliziert erstellen können. Die Plattform unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD.

Mit SumUp Rechnungen lassen sich bis zu vier Rechnungen online kostenlos schreiben pro Monat. Für 10 € zzgl. USt. pro Monat erhalten Sie den vollen Funktionsumfang, wie 14 einstellbare Rechnungssprachen und ein individualisierbares Design. Bei jährlicher Zahlweise sparen Sie zusätzlich 20 %.

Weitere Funktionen, die Ihr Geschäft weiterbringen:

• Automatische Berechnung, Überblick über den Umsatz behalten

• Verschiedene Zahlungsmöglichkeiten für Ihre Kunden anbieten

• Direkt über eine App Rechnungen und Angebote senden – auch von unterwegs

• Automatische Vergabe der Rechnungsnummer und Berechnung der Mehrwertsteuer – so entstehen keine Fehler

• Rechnungsstatus überblicken – z. B. über App-Benachrichtigung

• Automatisiert Zahlungserinnerungen versenden

• Weitere Automatisierung und Vereinfachung Ihrer Workflows – dazu gehören wiederkehrende Rechnungen, der Rechnungsdesigner, Banküberweisungen und Echtzeitbenachrichtigungen

• Rechnungen mit einem Klick per E-Mail versenden

Zudem wird großer Wert auf Kundensupport gelegt, der Ihnen weiterhilft, wenn Fragen oder Probleme auftreten. Das klingt interessant für Sie? Informieren Sie sich über alle Details von SumUp Rechnungen.

Fazit: E-Rechnungspflicht zur Digitalisierung nutzen

Die Regierung räumt zwar eine zweijährige Übergangsfrist ein, um auf E-Rechnungen umzustellen. Aber wenn Sie sich frühzeitig damit befassen, blicken Sie gelassen in die Zukunft.

Um E-Rechnungen schreiben und auslesen zu können, bieten sich professionelle Rechnungsprogramme wie SumUp Rechnungen an. Damit sparen Sie Zeit und minimieren Fehler – Effizienz und ein professionelles Auftreten gegenüber der Kundschaft sind gesichert.

Sehen Sie die Auswahl eines Rechnungsprogramms als Startschuss für die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen, von dem alle Beteiligten profitieren.